コピー機の導入方法がまるわかり!機種えらびで失敗しない“初心者ガイド”

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初めてコピー機を導入する方へ向けて、コピー機の導入手順から導入方法までを解説いたします。
起業して新しくオフィスを開設した方や、コピー機の導入担当になったものの、前任からの引き継ぎがなく右も左もわからない方には、この記事を読めば導入の仕方がイチからまるっと分かります!
ザックリと4つのステップにまとめた「コピー機初心者向けガイド」を参考に、コピー機の導入にお役立てください。

初めての方導入方法

1:コピー機を「購入する」か「借りる」か選ぶ

まずはコピー機を「購入する」か「借りる」のかを選びます。

「借りる」場合は方法がリース・レンタルの2つありますが、それぞれの特徴を以下の表にまとめてみました。
所有権、減価償却手続き、保守・修繕、動産保険、途中解約に関しての項目がポイントです。
これらのポイントに関する詳細を、メリットとデメリットに分けて解説いたします。

購入 借りる
リース契約 レンタル契約
契約期間 永続的 通常4年〜7年(長期間) 最低1日〜(比較的短期間)
契約者 お客様 お客様 お客様
所有権 お客様 リース会社 レンタル会社
初期費用 全額負担 販売店による レンタル会社による
審査 必要なし 必要 必要
減価償却手続き お客様 リース会社 レンタル会社
導入可能機種 新製品可能。
自社に適したコピー機を選ぶことができる。
新製品可能。
自社に適したコピー機を選ぶことができる。
中古製品。
要望が通るとは限らない。

選べない可能性もある。
保守・修繕 コピー機が故障した場合、自己負担で問い合わせる。 保守契約を結ぶ。
メンテナンスマンが来社して修理する。
遠隔(電話等)で
修理の対処法をサポート。
動産保険 なし あり なし
途中解約 原則上できない できる
契約期間満了後のコピー機 自己負担で廃棄処理をする。 リース会社に返却か、
そのまま使い続けて再リースする。
レンタル会社に返却するか、
レンタルを延長する。

「購入する」場合のメリット・デメリット

<メリット>
企業がコピー機を完全に自己保有することができます。それにより、10万円以上のコピー機を購入していれば、資産として計上することができるメリットがあります。資産として計上
<デメリット>
導入する際に一括購入するためのまとまった資金を用意しなければならない点がデメリットです。企業がコピー機に対して必要とするスペックにもよりますが、何百万円もする複合機を一括で購入される方は少ない傾向にあります。
また、固定資産税の支払いやそれに伴う減価償却の手続きを行わなければなりません。
メンテナンスも手配や、不要になれば自己責任で処分しなければならないという手間があります。

「借りる(リース契約)」場合のメリット・デメリット

<メリット>
コピー機を一括購入するための設備投資費用が不要になり、初期費用が抑えられ、その他の必要な費用に資金を回し有効活用ができます。
また、リースは動産総合保険という保険が付保されているので、災害などでコピー機が壊れて動かなくなってしまった場合も、罹災証明対象として動産総合保険が適用されるメリットがあります。
<デメリット>
リース契約を結ぶと契約満了まで解約ができません。契約書

「借りる(レンタル)」場合のメリット・デメリット

<メリット>
数カ月から数年程度の短期契約が一般的であり、業者によっては数日からの利用も可能です。機器が不要になれば契約途中の解約が可能です。
<デメリット>
基本的にレンタルするコピー機は中古品で、新機種を選ぶことはできないというデメリットがあります。

 

リース契約とレンタル契約の共通点として、どちらもコピー機の所有権をお客様が持つことはありません。借りたコピー機に対して、料金を支払うというシステムも同じです。

リースとレンタルの比較に関しては、『コピー機はリースとレンタル、どちらが得なのか比較してみた!』の記事に詳細が記載されているのでご覧ください。

多様な働き方が増えているため、レンタル契約の利用は増加しています。レンタル契約は、個人でも利用できる・数日間という短い期間でも使用できる・審査がいらない等のリース契約には真似できないメリットもあります。ただし、長期利用が一般的なコピー機では、リース契約がメンテナンス面でも安心ができ、結果として最もお得であるといって良いでしょう。

2:販売店に見積もりを依頼する

「購入するor借りる」を決め、それを元に販売店から見積もりを取ります。

見積もりを取り寄せましょう。

まずは、販売店に見積もりを作成してもらいます。
コピー機導入前の準備として、コピー機の選定基準を販売店に伝え、必要な機能や条件をもとに、販売店にコピー機を選んでもらいましょう。この時、いくつかの販売店に見積もりを依頼すると、金額の比較や相場感を知ることができます。
・適切な金額
・正確な内訳(機種やリース期間・料率)
・設置費用の有無
・必要なオプション

インターネットで検索をすれば「コピー機本体」の相場を知ることは可能ですが、「コピー機リース契約」の相場となれば話は別。お客様が希望している機種での相場を知るためには、見積書で確認することが必要です。見積書の比較で、明らかに価格が低すぎる、高すぎるというような、不審な販売店を見つけることができます。失敗しない見積書の見方として、上記の点に注目して見積書を見ていきましょう。価格基準だけでなく、お客様が本当に必要としている機能やオプションを理解した上で、最適な提案をしてくれる見積もりを選択しましょう。

3: 見積もりをチェック

販売店からの見積もりにはコピー機の様々な情報が載っています。どの機種が良いか判断するためには次の4つを指標にしてチェックしましょう。

✅ 価格:安すぎるコピー機は画質や印刷速度に注意する
✅ 画質:印刷する予定の印刷物に最も近い用紙や、表現の仕方を考える
✅ 機能:「ファックス機能つき、給紙カセット4つ」をベースに選ぶ
✅ 印刷速度:最低分速20~25枚の印刷ができる機種を選ぶ

✅ 価格

金コピー機は高価なものなので、少しでも安く手に入れたいというお客様が多い印象です。
しかし、安いものは安いなりの機能、画質になります。
予算の都合はあると思うので、価格で選定することは悪いことではありません。
ただ、安い製品だけに目がいき、価格で導入すると、想像と違い劣った画質であったり、印刷速度の遅さ、操作しにくさが目立ってしまうでしょう。
また、導入してから後悔しないためにも、価格を重視される方は、カウンター契約を理解しておくことが重要です。導入初期には見えない、ランニングコストを把握できます。

価格を重視されるお客様は、安すぎるコピー機の画質や印刷速度に注意してから、導入するようにしましょう。

✅ 画質

プレゼン資料お客様の業務内容によっては、フルカラーでの印刷が必須な方もいらっしゃるでしょう。特にデザイン業や出版関係、アニメ制作など、クリエイティブな事業に関係される場合は画質が第一の選定基準になる場合もあります。画質を重視される方は「トナー」「顔料インク」「染料インク」に関して調べてみると良いかもしれません。
ここで簡単にご説明いたします。

<トナー>
大量印刷に対応可能です。
そのためインクと比較すると印刷料金も安価になります。
オフィスでよく印刷する資料(文書、図面、イラスト)の印刷に向いています。
<顔料インク>
作品のクオリティを担保したいという方には顔料インクがお勧め。用紙表面にインクがしっかりと定着するので、用紙に美しく印刷ができます。コピー機の機能によりますが、幅広い用紙(マット系の用紙、画材紙、ファインアート)にも品質良く印刷が可能です。
<染料インク>
染料インクは紙に染み込むので、印刷表面が滑らかで光沢感が現れます。
光沢系の用紙を使う方や光沢感を重視される方にお勧めです。
インクが乾くまでに時間がかかり、乾燥前と乾燥後の見え方が異なります。

以上、画質を軸に選ぶお客様は、トナーやインクに注目。
お客様が印刷する予定の印刷物に最も近い用紙や、表現の仕方を考えて後悔しないコピー機を選びましょう。

✅ 機能

スキャンコピー機の基本的な機能として、プリンタやファックス、スキャナの3点は必須でしょう。ファックスは必要ないという方は、オプションから抜いて価格を抑えるという手段もありますが、絶対使わないと言い切れない場合は、ファックス機能をつけておいて損はありません。また、給紙カセットに関しても同様に、価格を抑えるために2段にする場合もありますが、A3、B4、A4、B5の4種類の用紙を使い分ける機会が多いのであれば、はじめから用紙サイズ毎に4段に分かれていた方が圧倒的に便利です。

機能面を重視されるなら、「ファックス機能はあり、給紙カセットは4つ」をベースに選定しましょう。

✅ 印刷速度

スピード印刷枚数が少ない企業の場合でも、最低でも分速20~25枚の印刷ができるコピー機を導入した方が良いでしょう。印刷速度が分速20枚以下のコピー機になると、1枚の印刷に4秒以上かかることになり、そのコピー機しかオフィスにない場合は大渋滞となってしまいます。
このように、あまりにも印刷速度が遅いと業務に支障がでたり、大量印刷の場合のストレスが大きいと思われます。
印刷速度を軸に選ぶ場合は、月間印刷枚数を算出して問い合わせた方が良いでしょう。

<月間印刷枚数の算出方法>
事務機器ねっとも、お客様からのお問い合わせがあった場合は「月間印刷枚数」をお聞きします。
すでにコピー機がオフィスにある場合、「月間印刷枚数」は請求書の枚数やコピー機の設定画面で確認することが可能です。初めて導入をされる方は、以下の方法で月間印刷枚数を確認することが可能です。

従業員数×1人あたりの1日の印刷枚数(およそ)×月の営業日数

 

あくまで概算なので100%正確な数値ではありませんが、この数字を基準にして自社に必要なコピー機の印刷速度を考えましょう。(1人あたりの1日の印刷枚数が不明な方はおよその数字を算出しましょう。)

4:販売店からコピー機を導入する

販売店からコピー機を導入します。「購入するor借りる」という導入方法を決め、販売店から見積もりを取りました。
次は、販売店から実際にコピー機を導入するまでの流れを説明します。

販売店を1社に決めましょう

販売店選び1社または複数の販売店から入手した見積もりをそれぞれ比較・チェックしましょう。
見積もりの比較する時に重要なポイントは「価格」ですが、問い合わせた時の対応やアフターサポートなどに関してもチェックすると、導入時や導入後の対応がスムーズに進みます。

契約をしましょう

契約コピー機の契約は、信頼できて末長く付き合える販売店かどうかを見極めることが重要です。信頼できる販売店とは、商品知識の豊富さはもちろんですが、お客様の立場に立った提案力、レスポンスの早さから対応力に至るまで、さまざまなポイントから判断することができます。

また、リース契約の場合はリース与信を通過している必要があります。リース契約を行う場合、お客様が長期間続く毎月のリース料金を支払う持久力があるのかどうかを見定めております。リースの審査基準を見直しておきましょう。

納期日を確認しましょう

納品日チェックコピー機の納品時には、お客様の設置立ち合いが必要です。
そのため、確実にスケジュールが空いている日を選択しましょう。万一の事態に備え、代表者様の電話番号だけでなく、従業員に通じる緊急連絡先を伝えておくと良いでしょう。

導入完了

コピー機導入導入当日は初期設定が完了しだいコピー機が使用可能になります。
快適にコピー機を使用するために、販売店の営業やメンテナンスマンに、便利な機能や操作方法を聞いておくことをおすすめします。

 

初めてコピー機を導入される方は、分からないことだらけの高額な買い物で不安だと思います。そういったお客様の不安点やご不明点を、私たち事務機器ねっとが解消いたします。お客様に本当にメリットのある機種選定から、リース契約・購入等の最適な提案をさせていただきます! お気軽にお問い合わせください。

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“事務機器ねっとコラム”監修者 プロフィール
大塚さん

複合機のメンテナンスエンジニアとして業界歴25年以上のキャリアから、フィールドエンジニアグループのマネージャーとして事業部を統括。凡そ3万5,000回以上の複合機メンテナンス実績があり、コピー機やプリンターを隅々まで熟知。お客様が抱えられている課題やお悩みに対して真摯に向き合ってサポートすることがモットー。これまでに培った多くの知見と経験を活かした有益な情報を発信いたしますので、少しでもお役立ていただけると幸いです。 [ 富士フイルム、キヤノン、シャープ、エプソンの複合機メンテナンス許可認定 ]

富士ゼロックス 富士フィルムビジネスイノベーションApeos C6580コピー機リース シャープBP-60C26コピー機リース imageRUNNER ADVANCE DX C3835Fコピー機リース
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コピー機・プリンターリース価格満足度 第1位事務機器ねっとは「コピー機・プリンターリース価格満足度 第1位」と「コピー機・プリンター販売サイト導入後のサポート満足度 第1位」の二冠を獲得しました。

経済産業省認定
経済産業省認定「スマートSMEサポーター」第37号‐24020002

JIS Q 27001:2006(ISO/27001:2005)
ISO/ISMS(適用範囲:HCグループ)
一般人材派遣業:労働大臣許可 派13-01-0526
人材紹介業:労働大臣許可 13-ュ-010435
宅地建物取引業:東京都知事(2)第98397号
一般建設業:東京都知事許可(般-1)第150856号
高度管理医療機器等販売/貸与業第5502205165号

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