コピー機・複合機・プリンターの選び方

業務用コピー機・複合機の導入方法(リース・買取)

業務用コピー機・複合機・プリンターの導入方法(リース販売・買取)

リースの仕組みとは? 分かりやすく解説!

新品・中古のコピー機の導入方法

コピー機の価格は印刷速度に比例して高くなるため、平均的な月の使用枚数はどれくらいかきちんと確認してから、それに応じた製品を選ぶのが大切です。また、どんな機能を求めるかという点も、あらかじめ考えておいた方が良いでしょう。コピー機の使い方は、印刷枚数だけでなく、使う機能も会社によって異なります。フルカラー印刷はほとんど必要ないという企業もあるでしょうし、セキュリティの観点から使用時にはユーザー認証が必須という企業もあれば、その逆もあります。

普段どのようなコピー機の使い方をし、どのような機能が最低限必要なのか踏まえておくと、コピー機選びも比較的スムーズです。更に、「あると便利な機能」についても確認しておくべき点です。最近のコピー機は機能が多様化しており、インターネットにつないでクラウド連携できる製品が多くなっています。他にも、モバイル端末につないで、スマートフォンで文書の閲覧ができるようにするなどの機能もありますから、必要かどうか検討しておく必要があります。同時に保守契約の加入についても考えておくべき内容です。保守契約という修理サービスを結ぶことで、コスト面の負担を減らし修理自体も円滑に進められるようになっています。保守契約には様々な種類があり、内容や料金もそれぞれ異なりますので、検討することが大切です。
※中古のコピー機・複合機を購入する場合は、本体機種の金額にプラスして感光ドラムの金額もかかります。

リース 買取り(購入) レンタル
新品 ◯(保守加入必須) ◯(保守加入必須) ×
中古 ◯(保守加入必須) ◯(保守加入必須)

リースとは

リース契約(ファイナンスリース)とは、ユーザー(企業)が選択した機械設備などをリース会社が購入し、そのユーザーに対して「賃貸」する取引のことを言います。物件代金や諸費用の概ね全額をリース料として支払うフルペイアウトで、ノンキャンセラブル(中途解約不可)の賃貸借契約を指します。物品の所有権はリース会社にありますが、企業は自社で購入した場合とほぼ同様にして物件を使用できる為、日本を含め世界中で設備投資の手段として広く普及しています。主に料金面や、会計上資産ではなく経費扱いできるといった理由もあり、コピー機もリースで導入することは企業としては一般的となっています。所有権はお客様には無く、保守契約を結んでいないとメンテナンスができないため加入が必須です。現金買取りや割賦・ローンといった「購入」と比較すると高額になりますが、トナー交換や部品交換代、メンテナンスや修理代は全て保守契約に含まれているので安心して利用できます。

お客様と当社とリース会社の相関図

お客様と当社とリース会社の相関図

リースしたコピー機の所有権は?

コピー機を資産として見た際に、リース契約と購入とでは、最終的にコピー機が誰の資産になるかという点が大きな違いです。コピー機を購入した場合、購入者に所有権があります。しかしリース契約の場合は所有権がリース会社にあるのです。リース会社はコピー機の利用をサービスの一環として提供しているため、契約期間満了後、コピー機はリース会社に返却しなければなりません。そして、原則契約した年数でリースを組んでしまうと中途解約ができません。この中途解約についてはリース会計基準で定められております。リース契約ではリース会社がお客様に代わって商品を購入するため厳しい規定があるのです。「リース期間中だけど新しい機種にしたい」「諸事情によりどうしても解約しなければならない」といった場合もあると思います。そのような場合は、残存期間の料金を支払うことで解約できる場合がございます。そして、残存期間の料金に新しいコピー機のリース料金を組み込むことによって、結果的にお得に最新のコピー機を利用できる可能性もあるのです。
賃貸借契約

リース契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

初期コストが大幅に抑えられる

リース契約を選択された企業様に理由を伺うと、「初期費用が安いから」「毎月安価に導入できるから」「購入する予算が不足していたため」「手軽・月々の支払いでコスト管理しやすい」といった初期費用やランニングコストを考慮した回答が多く挙がっています。加えて、「会社に頻繁に訪問してサポートしてくれる」「メンテナンスサービスがあるため」といったリース契約のサポート面への評価や、「新しい機種に換えやすかったから」「新しい商品が今後出るため」などの将来的な新機種の利用を見越してリース契約を選択したとの回答も複数ありました。
初期コストが大幅に抑えられるコピー機を一括購入するための設備投資費用が不要になり、初期費用が抑えられ、その他の必要な費用に資金を回し有効活用ができます。このためリース期間終了後、新しい機種を導入するときも資金繰りがしやすい事は大きなメリットです。

面倒な手続き、税金が発生しない

面倒な手続き、税金が発生しない毎月の料金は、法律上全額経費で処理が可能であり、所有権がリース会社にあるため、減価償却の手続きや固定資産税の支払いなどが発生しません。

万が一の補償がつき安心して使用できる

万が一の補償がつき安心して使用できる契約でコピー機を導入した場合、一般的に「動産総合保険」という保険が付保されています。リース契約における動産保険は、日本国内での偶発的な原因によって生じたさまざまな損害に対し、補償が受けられるようになっています。動産保険が適用されるため火災や盗難があった場合に補償が受けられます。

保険でお支払いできる損害 保険でお支払いできない損害
火災・爆発・破裂・煙害・風水害・盗難 故意又は重大な過失・故障・自然消耗・虫食い・原子力による損害・詐欺・横領
置き忘れ・紛失・地震・噴火・津波

※「保険期間」はリース開始日から満了日までとなります。

廃棄処分時もリース会社が対応してくれる

廃棄処分時もリース会社が対応してくれる一括購入の場合は、不要になった時の廃棄処分費用も自己負担ですが、リースだと所有者はリース会社なので、期間満了のときに、撤去するのはリース会社負担となります。

 

リース契約もメリットだけではございません。「途中で解約できない」、「審査が必要」、「基本は中古のコピー機・複合機には適用できない(一部例外もございます。)」、「料金とは別に保守料金がかかる」などリース契約にもデメリットはございます。しかし、デメリットはあれど、一括で購入するメリットよりも、リース契約の方が多くのメリットを含んでいるのです。特に補償や税金など、購入後にもサポートがあり、リース契約は結果として購入者様がお得になる事が多く、事務機器ねっとはおすすめしております。

リース年数によるメリット/デメリット

3年〜4年半の短期契約

メリット
  • 常にほぼ最新のコピー機を利用できる。
  • 故障や経年劣化のリスクが低い。
デメリット
  • 月々のリースが高額になる。

5年半〜7年の長期契約

メリット
  • 分割回数が多くなり月額リース料金が安い。
  • 料金が安いため高品質コピー機の導入が可能。
デメリット
  • 契約期間中にコピー機の入れ替えを行う場合、残債が多くなってしまう。
  • 期間中に耐用年数を超えてしまい、故障しやすい。
コピー機をリースする場合、期間は法定耐用年数の5年が一般的です。しかし資金に余裕があり、最新のコピー機が発売された場合すぐにでも替えたい方などは、期間を3〜4年半に設定できます。契約サイクルを短くすることも可能です。しかし月額の料金を安く抑えたいという方も多いでしょう。そのような方には長期リースをおすすめします。7年(84回払い)のため、総リース料金は高くなりますが、月額のリース料金自体は抑えることができます。
短期と長期でのリースのメリット

コピー機の法定耐用年数の5年を過ぎてしまうと故障を繰り返すようになる可能性が高まり、オフィスの生産性が落ちてしまうかもしれません。短期契約・長期恵契約にはメリット・デメリットがあるため、契約期間はオフィスの状況に合わせて設定し契約を行ってください。

リース料率・価格の相場を比較!

何年も使用していく複合機のため、コストが気になる、リース価格ってどのように決められているのか、という興味や疑問は当たり前に出てきます。リース料率や価格の相場の相場は、こちらの記事にて解説しております。どのようにしてリースが決まっているのか詳しくご紹介させていただきます。

印刷枚数によりリース料金が変わる!(5年の場合)

枚/分 20枚機 30枚機 40枚機 50枚機
リース相場 11,000円 17,000円 20,000円 22,000円

一番金額が低いものでも10,000円を超えています。月額4,000円で販売している会社もありますが、モノクロのみや1分間に印刷可能な枚数が少なかったり、中古やリファビッシュ商品、レンタル商品の可能性もあります。それぞれのコピー機に合わせたリース価格になっており、価格が安くてもご希望の商品とは違う場合があるのです。
この表からも分かる通り、購入者様が欲している機能があるコピー機の相場は10,000~20,000円となっております。事務機器ねっとの商品の中で最安値は6,300円からであり、この商品はカラー・モノクロ、ネットワーク機能など、他と比べても遜色ないコピー機です。相場の値段よりも、かなり安く提供が可能となっております。

リース審査基準も一度見直しましょう。

「このお客様にコピー機を貸しても良いのか」という部分を見極めている間は、リース会社との契約はできません。リース契約を行う場合、お客様が長期間続く毎月のリース料金を支払う持久力があるのかどうかを見定めております。

コピー機のリース契約に必要な情報は、
① 業績情報
 ② 財務情報
③ 評点
起業したばかりという方は、会社としての「信用」のある情報が薄い状況です。今まで使用してきたクレジットカードの滞納履歴や、ローンの返済の滞納など、金銭面でルーズになりがちの部分があった方は、その後の未納金の対応時間により信用情報に傷がついてしまいますので、要注意ということになります。

リース契約の流れをご紹介、事務機器ねっとがサポート!

① コピー機の選択・リースのシミュレーション

お客様と事務機器ねっとでご相談を重ね、お客様が利用したいコピー機を決めていきます。導入するコピー機を決定し、リースの具体的な内容を組み立てていきます。前述の通り、リースは年数によって料金が変わります。お客様に適したリース契約年数、コスト面や機能面なども考慮して決定していきます。お見積は最短で当日提出することも可能です。
コピー機の選択・リースのシミュレーション

② リースのお申し込み・ご契約・リース審査

コピー機を決定しシミュレーションも済ませた後、いよいよお申し込みになります。リース契約には与信審査の申し込みが必須です。審査の通過基準は経営状態が関わってきますが、ある程度余裕を持って運営ができている企業や個人様であれば多くの人が契約可能です。審査基準は前述しておりますので、そちらをご覧ください。
リースのお申し込み・ご契約・リース審査

与信審査の申し込み後、審査が承認されると契約が結ばれます。ここまでの流れで貸借対照表や損益計算表などの書類が必要になります。このようなお申し込みに必要な書類の準備や書き方のご案内、提出、分からないことがございましたら、事務機器ねっとがサポートいたします。

③ コピー機導入

契約が締結されると、コピー機が導入されます。搬入、設置、コピー機の設定などは事務機器ねっとにお任せください。コピー機の導入の詳細は「コピー機の搬入から設置までの流れを解説。“納品はリアルタイムで進行中!”」の記事にて掲載しております。初期設定が済みましたら、納品した当日からコピー機の使用が可能です。
契約締結後にコピー機が導入

④ リース料金お支払いスタート

コピー機の導入が完了しましたら、リース料金のお支払いが始まります。リース契約時に決めた年数によっても料金は変わってきますが、月々のリース料金を毎月リース会社にお支払いしていただきます。
コピー機の導入が完了しましたら、リース料金のお支払いが始まります

⑤ 契約満了・更新

契約したリース年数が満了を迎えると、前述した通り、コピー機はリース会社に返却しなければいけません。その後、契約者様にはいくつかの選択肢がございます。買取オプションがついている場合でしたら、今まで使用してきたコピー機を買取り、会社の資産としてそのまま使用できます。また、買取はしないが今まで使用してきたコピー機をそのまま使用し続けたいという方には、再リースという選択肢もございます。再リースの詳細は後述いたします。
契約したリース年数が満了

そして多くの方がお選びになる選択肢としては、新しいモデルのコピー機のご利用です。リースが満了した頃には今まで使用してきたコピー機よりも遥かに優れたコピー機が発売されているため、お客様がお求めになる機能が搭載されており、業務の生産性の向上に繋がる新規リース契約をされる方が多いのです。

再リースはコストが安い!でも良いことだけではない…?

再リースとは

再リースとは、リース契約をしているコピー機がリース契約満了した際に、再契約することを言います。

メリット

再リースのメリットは「コストが安い」ことです。再リースの料金は、リース契約の際の1〜2ヶ月分の料金で年間契約が可能になります。リース会社の利益は大丈夫?と思われるかもしれませんが、今まで支払い続けてきたリース料金でカバーできるため、追加で料金を請求されることはありません。基本的に再リースは1年ごとの更新です。引き続き使用中の機種を使い続けたいという方は1年ごろに更新ができるため、繰り返し安い価格でコピー機を使用し続けることが可能です。
再リース料金が1/12に抑えられる

デメリット

再リースのデメリットは「最新機能や保守の対応はない」ということです。リース契約をして5年ほど使用してきたコピー機を引き続き使用していくため新しい機能はもちろん搭載されていません。日々進化していくコピー機の最新機能を使用できないため、業務効率は上がらないでしょう。

また、5年以上経過したコピー機はモデルが古くなっております。そのような古い機種は故障や不具合の際に交換パーツの入手が困難になるというケースもあるのです。そして先ほどご紹介した「動産総合保険」が付保されません。従って、火災・爆発・破裂・煙害・風水害・盗難などが起きても補償は受けられないのです。再リースの保守費用はリース時と同じ場合が多いのですが、生産がストップしてしまうレベルの古い機種の場合、保守契約もできないことがありますので、気をつけましょう。

再リースはオフィスのコストの大幅な削減に繋がります。しかし、リース期間の5年間で機能性や故障、メンテナンスの頻度などにデメリットを感じるかもしれません。再リースする際は、料金やオフィスの状況を考えて検討をすると良いでしょう。

事務機器ねっとが対応しているリース契約年数は何年?

対応リース契約期間はリース会社によって違ってきます。5年でなければいけないというリース会社や、3年・4年でも問題ないといいうリース会社もあるため、コピー機導入の際は営業担当者とご相談のうえ決められると良いでしょう。

事務機器ねっとのリース提携会社

オリックス株式会社
株式会社クレディセゾン
株式会社ビジネスパートナー
シャープファイナンス株式会社
三井住友トラスト・パナソニックファイナンス株式会社
三井住友ファイナンス&リース株式会社
三菱HCビジネスリース株式会社
リコーリース株式会社

 

企業名に馴染みがあるリース会社様8社と協力し提携していることも、事務機器ねっとを信頼できる要素の一つです。この8社の企業は、前述でご説明した動産総合保険の補償の対象となります。そのため、お客様は事務機器ねっとを安心して利用し、リース契約を結ぶことが可能になります。
広く認知されている企業ですので安心安全はばっちりです。リース契約は途中での解約が出来ない事がほとんどですので、契約を結ぶ業者選びはとても大切になってきます。

リース以外の導入方法

購入・買取り(新品・中古)
中古の場合は、比較的短期(2~3年)での使用で支払い総額を抑えたい企業様向けです。コピー機の耐用年数は一般的に5年ほどとされており、ある程度期間を経た中古コピー機の故障リスクが比較的高くなるのは確かと言えます。また、中古車を購入する場合に走行距離を気にするのと同じく、プリンターには耐久性があり、60万枚が目安と言われています。中古コピー機を購入する場合、使用年数と共にカウンター枚数も確認が必要です。購入を選択された企業様の理由は、「資産として計上できる上、自社の物だから好きなように扱える」「自己管理できるから」など管理の自由さがポイントとなりました。また、コスト面では「買う方が安上がりだと思ったから」「高くない複合機だったので」「家庭用のプリンターで十分だったから」などの理由が出ました。

メリット
  • 中古の場合、本体価格がかなり安い
  • 導入時の審査が必要ない
  • 保守契約の加入は任意(ではあるが、中古の場合はその分故障しやすいので加入をお勧めします)
  • 廃棄・売却・譲渡は自由にできる
デメリット
  • 本体費用は勿論、搬入費など初期費用がかかる
  • 品物が中古であることからどうしても故障の可能性が高くなるため、保守契約費用が比較的高額
  • 保守契約に未加入の場合、トナー代や部品交換代、いざ故障した時に費用がかかる
  • 資産勘定されるため、原価償却や固定資産税が発生する

 

レンタル(中古のみ)
数日~数カ月での比較的短期(セミナー・展示会・インターン・建設現場など)で使用される場合に利用されます。

メリット
  • 数カ月から数年程度の短期契約が一般的であり、業者によっては数日からの利用も可能
  • 機器が不要になれば契約途中の解約も可能
  • 導入時の審査が必要ない
デメリット
  • 初期費用がかかる場合がある
  • レンタル料金とは別に基本料金や保守の中のカウンター料金がかかる
  • 製品は中古品で選べない

コピー機・コピー機・プリンターの選び方

複合機・プリンターの違いと家庭用・業務用の違い

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業務用コピー機・複合機の導入方法

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保守契約とカウンター料金

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ランニングコストを削減するには

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コピー機・複合機の導入までの流れ

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メーカーごとの特徴

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豆知識(機種選びや運用時のお役立ち情報)

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よくあるご質問(FAQ)

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用語辞典

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コピー機販売店で選ばれる6つの理由

事務機器ねっとがお客様から信頼・支持され、選ばれる6つの理由をご紹介いたします。

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