コピー機・複合機・プリンターの選び方

複合機・プリンターの違いと、家庭用・業務用の違い

複合機・プリンターの違いと、家庭用・業務用の違い

コピー機・プリンター・複合機の違い

コピー機とプリンターはどちらも印刷を目的としたOA機器です。また、複合機も印刷物を出力できるという点では、同じように使われます。いずれも同一視されがちですが、それぞれの機能に注目すると大きな違いがあります。

 

コピー機は『複写できる』
「コピー(copy)」は「写し、複写をすること」という意味です。昔は「複写機」とも呼ばれていました。一般的なコピー機では、ガラス面(スキャナー)に原稿を置いてスイッチを押すと原稿と同じ内容の物が印刷されます。つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機と言います。

 

プリンターは『データをプリントできる』
「プリンター」は通常、パソコンに接続して使います。パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送し、紙に印刷する事務機器が「プリンター」です。つまり、プリンターは主にパソコンやタブレット、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷するものです。構造がシンプルなため印刷速度が速く、印刷が込み合う時間帯の待ち時間が減り、業務効率を上げることが出来ます。プリンターには印刷する機能しか搭載されていないため、複合機に比べ低価格です。 スキャナーやFAXを使わない方にとっては、導入時の費用を抑えることができます。 また、一般的に軽く、お手入れが容易である点もメリットとして挙げられます。

 

複合機は『多機能』
複合機(デジタル複合機)は、コピー機とプリンター双方の機能をあわせ持ち、さらに業務で使用するにあたって便利な機能がついた事務機器です。一般的にはコピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能の4役をこなせる機器が複合機として認識されています。それぞれを別に購入しなくてもよいため、オフィスのスペースを有効活用することができます。複合機の機能はオフィスのニーズに対応し近年ますます多岐にわたっています。スキャンした画像から文字を認識し、ドキュメントデータに変換できる機種も登場しています。複合機とコピー機の外見は似ていますが、オフィスではコピー機以上にさまざまな場面で活用できる優秀な機器です。定義上は明確な違いがあるコピー機・プリンター・複合機ですが、一般的な区別はあいまいです。複合機を指して「コピー機」という名称が用いられることも多いです。現在は純粋なコピー機は流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えて良いでしょう。

 

家庭用と業務用の違い

家庭用のほうが業務用より機能が少ない分、初期コストの面では安くなります。ただしランニングコストを視野に入れると、業務用のほうが結果的に得になるケースも多くあります。

家庭用
家庭用の小さなプリンターは多くの場合がインクジェット式で、業務用はトナー(インク)を使用するレーザープリント式が一般的です。例えば写真をプリントしたい場合、インクジェット式の方が美しく精緻に印刷できます。これは家庭用のプリンターが写真を印刷することを主眼として作られているためです。またカラーコピーもインクジェットの方が、鮮やかな色が表現することができます。ただし、家庭用のインクジェット式プリンターは、水に濡れるとインクが滲む、日光で色あせてしまうといったデメリットがあります。

 

業務用
一方、レーザープリント式の業務用複合機は、大量のビジネス文書の効率的なコピーに長けています。スピードが速く、大容量に給紙出来たり、表裏プリントも自動ですることができます。コピーサイズも、家庭用はA4までしか印刷できないものが多いですが、業務用はA3サイズまで対応しています。また、いかに効率的に、よりスピーディーに大量印刷ができるかが追求されているので、家庭用とは比べ物にならないくらい頑強な作りになっています。他にもICカード式の本人確認認証システムや、拡大・縮小コピーする際に画面で事前に印刷の仕上がりを確認できるといった機能が追加され、日々便利になってきています。

家庭用はインクジェットなので、写真や画像を印刷する際にはインクも大量に使うことになります。そのためインクの減りが早くなり、そのインクがなくなるごとに都度購入する必要があります。一方、業務用の場合はリース契約をしてしまえば、保守契約にも加入するためトナーの使用量は問われません。どんなに文字の多い文書でも、写真でも同じ料金となります。月に印刷する枚数が少なく、写真や画像をより美しく印刷したい場合は家庭用でも良いかもしれませんが、1ヵ月に500枚を超えるなど大量に印刷をする場合にスピード、堅牢性、セキュリティなども求めるのでしたら、業務用をオススメします。

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業務用コピー機・複合機の導入方法

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保守契約とカウンター料金

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ランニングコストを削減するには

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コピー機・複合機の導入までの流れ

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豆知識(機種選びや運用時のお役立ち情報)

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