見積書の正しい見方と、信頼できる販売店の選び方

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コピー機は大変高価な買い物なので、絶対に失敗はしたくないですよね。そのためには価格だけで選ぶのではなく、信頼できて末長く付き合える販売店かどうかを見極めることが重要です。信頼できる販売店とは、商品知識の豊富さはもちろんですが、お客様の立場に立った提案力、レスポンスの早さから対応力に至るまで、さまざまなポイントから判断することができます。

コピー機をリース契約する際、多くのお客様は複数の販売店から見積書を取り寄せ、比較検討して契約先を決めるでしょう。では、見積書のどの部分を比較して契約先を決めると良いのでしょうか。一番に目につく箇所は料金かと思います。パッと見ただけで分かり、単純に比較しやすいですよね。同じ製品であれば、少しでも安い販売店から購入したいと考えるでしょう。しかし、価格だけでなく見積書の内容を正しく理解していないと、導入後に思わぬコストがかかってしまったり、トラブルの元になったりするかもしれません。
今回は、正しい見積書の見方や見積もりの際に注意するポイントをご紹介します。

<目次>
見積もりが必要な理由
見積もり内容のチェックポイント
見積書と一緒に確認すべき、保守契約
見積書でみる、販売店の選定

見積もりが必要な理由

各販売店の営業担当者が見積書を作成します。見積書は、金額や内訳などの、お客様が知る必要のある情報を、正確に得るためのものです。

実際の相場確認

コピー機の導入の際は、まず複数の販売店に希望の機種と予算などを提示します。これにより、各販売店から見積書という回答があるため、コピー機のリース契約時の相場価格を知ることができます。

インターネットで検索をすれば「コピー機本体」の相場を知ることは可能ですが、「コピー機 リース契約」の相場となれば話は別。お客様が希望している機種での相場を知るためには、見積書で確認することが必要です。

見積書の比較で、明らかに価格が低すぎる、高すぎるというような、不審な販売店を見つけることができます。

費用の内訳確認

しっかりと見積書を見る見積書にはリースの価格以外に、品目欄に内訳が記載されています。この内訳により、導入する上でどのような品目にどのくらいの費用がかかるのかを把握することができます。

費用の内訳を確認することで、不要なオプションをつけられていないか、もしくは不足している機能はないか、そして価格の間違いはないかなどの確認が可能です。

見積もり内容のチェックポイント

見積書

こちらの見積書はイメージです。

① 機種

販売店の営業担当者は、機種に沿った提案をし見積書を作成します。機種が決まっていない場合でしたら、営業担当者がおすすめの機種やプランを見積書に取り入れることがあります。そしてデキる営業担当者であれば、お客様が気づいていない問題をヒアリングから引き出して提案してくれます。

その内容が、見積書に反映されるわけですが、ここで重要なのは機種の特徴のチェックです。

例えば、「発色を重視したい」「簡単な操作が良い」「印刷が速い方が良い」などのご要望がある場合、その要望と見積書に記載された機種の特徴を確かめましょう。もしかしたら見積書に提示された機種が、下位機種になっていたり、メーカーは同じですが機種名が違ったり…ということもあり得なくはないのです。
営業担当者の説明を鵜呑みにぜずに確認することが大切です。

② リース期間・リース料率

基本的にコピー機のリース期間は5年間となっています。これは法定耐用年数に合わせて契約されていることが多いからです。もちろん、6年、7年の契約を希望される際の対応も可能です。リース期間が長くなると支払いの期間も延びますが、月々の支払い額は減少します。ご希望のリース期間に設定されているか確認しましょう。

リース料率はリース期間によって異なります。また、導入する方の業績や経済面の状況などによっても変動します。そのため、このリース料率については、その料率が適切なのか、何%で計算されているものなのかを確認することが大切です。
また、以前使用していたコピー機の残債となるリース料金がある場合は、新しく導入するコピー機のリース料金に含まれていることもあります。「なぜこの価格なのか?」その疑問を解決するためにも見積書のリース項目は忘れずに確認しておきましょう。

③ 設置費用

コピー機の搬入は素人ではできないため、専門の業者に依頼する必要があり、基本的には設置費用がかかります。大型であれば複数人員が必要ですし、時間もかかります。そして、設置費用にはコピー機の運搬だけでなく、パソコンとの接続やLAN回線の組み込みなども含まれる場合もあります。これに関しては販売店によって異なるため、別途請求されるのかどうか確認すると良いでしょう。

ちなみに事務機器ねっとでは、設置費用は無料にて提供中です!(※離島やエレベーターのないビル、設置場所の入口が極端に狭い場合など、搬入にクレーン車を用いる必要がある場合は別途費用がかかります。また、前述の例外の設置場所に対しては、メーカーによって費用の違いもございます。)

④ オプション

コピー機のオプションには給紙デスクやフィニッシャーなどがあります。お客様が本当に必要な機能としてオプションを追加しなければならない場合もありますし、不要なオプションもあります。

Adobe Illustratorなどを使用する場合、PostScript拡張キットが必要になります。使用したい機能を営業担当者に話し、必要なオプションをつけてもらい、不要なオプションが見積書に含まれている場合は削除してもらうなど、念入りに確認しましょう。

見積書と一緒に確認すべき、保守契約

コピー機をリース契約で導入する際は、保守契約も結ぶことが可能です。契約自体はリース契約と別内容であるため必須ではありませんが、保守契約は結んでおくことをオススメします。
コピー機が故障した場合は修理を頼むことになりますが、保守契約に加入していないと個別に業者へ修理を依頼することになり、部品代などを含め高額な修理代がかかる可能性も大きいからです。
リース契約を結んでしまった後に、保守契約を結ぶと、別途料金の追加請求となる可能性もあります。このため、見積書で同時に契約されているかどうかも忘れずに確認することが重要です。

保守契約の種類は導入する機種によって違いがあり、大きく分類して4つあります。
この4つのうち、最もポピュラーな保守契約が「カウンター保守」になります。

・カウンター保守
・キット(キットトナー)保守
・スポット保守
・年間保守

カウンター保守はモノクロ印刷、カラー印刷それぞれ1枚あたりの単価設定がされ、コピー機に設置されているカウンターでカウントし、印刷枚数に応じてカウンター料金を毎月支払います。
キット(キットトナー)保守は専用トナーを購入することでコピー機の保守サービスを受けることができる契約で、スポット保守はサービスを利用した時のみ料金を支払う契約になります。そして、年間保守は1年間の期間を設けて修理などのサービスを保証する契約になります。

これらはリース契約とは別に費用がかかり、最低枚数の基本料金が設定されていることが多いため、全くコピー機を使用しない月でもカウンター料金は発生します。一度契約してしまうと、カウンター料金の変更は困難なため、見積もりの際にしっかりと確認しておきましょう。また、保守サービスの範囲が見積書に明記されていることを確認しましょう。

消費したトナー代金や、修理、部品代金、メンテナンスマンの出張代金などが保守範囲に含まれています。これらのことが見積書に明記されていることを確認すると良いでしょう。もし記載されていない場合は、営業担当者に聞き、明記してもらうと安心です。

見積書でみる、販売店の選定

見積書にはお客様が知るべき情報が多く記載されています。新規事業の立ち上げのためのコピー機導入や、オフィス移転時のコピー機導入などの際は、忙しくて値段のみでの比較検討になってしまいがちかもしれませんが、販売店ごとに個性があるので隅々までチェックすると良いでしょう。

販売店側も利益を出したいという思いが本心です。そのため活用できるか分からない高スペックなコピー機を薦めたり、過剰なオプションを追加させようとするヤンチャな営業担当者もいます。どの販売店から導入するのが良いか、失敗しない見積書の見方として、

見積書・適切な金額
・正確な内訳(機種やリース期間・料率)
・設置費用の有無
・必要なオプション

上記の点に注目して見積書を見ていきましょう。高価格すぎる、低価格すぎる金額に対してお客様は不安になるかと思います。特に低価格の販売店に対しては、どこがどのように割引されているのか内訳をきちんと聞いておくべきです。価格基準だけでなく、お客様が本当に必要としている機能やオプションを理解した上で、最適な提案をしてくれる販売店を選ぶと良いでしょう。

今回は失敗しないコピー機の見積書の見方と、信頼できる販売店の選び方について解説いたしました。
コピー機は販売店ごとに扱っている機種や、リース期間などによって価格が大きく変わります。冒頭でご説明した通り、まずは費用の相場を知ることが重要です。相見積もりをした際は、リース期間やリース料率の数字が間違っていないかなどを注意すると良いでしょう。そして、リース契約をした後のトラブルやギャップを防ぐためにも、見積書に記載されている内容に対してしっかり納得することが重要です。

価格だけで販売店を選ぶのではなく、信頼できて末長く付き合える販売店かどうかも見極めましょう。

マルチベンダーの当社は、一部のメーカーや特定の機器にこだわることなく、お客様に本当にメリットある機種選定から、国内最安値のリース契約・購入等の最適な提案をできることがアドバンテージです。お客様の真意を理解することに努め、ご利用ニーズや知りたい情報からのご質問、お悩み事の解決にいたるまで、正確な情報を提供しながら、お客様のニーズにベストマッチのコピー機・プリンターを提案いたします。事務機器ねっとを運営するコウシングループの総合力で、誠心誠意尽くして提案をいたします。当社が提示する見積書の見方やご不明点、契約内容について気になることなどがございましたら、些細なことでも納得できるまで気軽にお問い合わせください。

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