近年さまざまなもののIoT化が進み、日常生活やオフィスでもIT機器に囲まれていることが当たり前になりました。家を丸ごとIoT化（※）した「スマートハウス」が誕生し、オフィスでは部屋の空き状況管理や在席状況の可視化、セキュリティ管理などを一括で行う「スマートオフィス」もあるくらい、「IoT」は身近な存在です。IoT技術をコピー機やシャープ製品に搭載し、その技術の開発を積極的に進めているメーカーの１つがシャープです。
今回はシャープの新機種紹介に欠かせない、「COCORO OFFICE（ココロオフィス）」をご紹介します。
※IoT：従来インターネットに接続されていなかった様々なモノ（住宅・建物、車、家電製品、電子機器など）が、ネットワークを通じてサーバーやクラウドサービスに接続され、相互に情報交換をする仕組みです。
＜目次＞
・COCORO OFFICEとは
・COCORO OFFICEでできる４つのこと
・オンライン会議やチャット機能で多様化する働き方に適したサービス ・勤怠管理や業務決済を効率よく進めるサービス
・目に見えない脅威から守るセキュリティサービス ・お客様のトラブルを解決するサポートサービス
・コピー機＋COCORO OFFICE＋NASで対応できる便利な機能
・最新情報！ COCORO OFFICE、タイムスタンプサービスの提供を開始！
・COCORO OFFICE対応機種
COCORO OFFICEとは
かつてはオフィスに出勤して働くことがあたりまえでしたが、いまではテレワークが急増するなど働き方は大きく変化しました。出勤することが少なくなってしまった中で、オフィスで使用していた機器を効率的に使用すべく開発されたサービスが、COCORO OFFICEです。
COCORO OFFICEは、これからご紹介するサービスだけではなく、最新の機能やセキュリティ対策を続々アップデートします。2022年１月に施行された「改正電子帳簿保存法」。これにより、義務化された電子データの保存にも、既に対応した機能を備えるなどの柔軟な対応力は、きっとあなたの業務にとっても大きなメリットになります。
オフィスで使用していた機器を効率的に使用すべく開発されたサービス。
そしてシャープの強みはオフィス機器だけではなく、冷蔵庫や空気清浄機、イオン発生機といった家電も取り扱っていることです。今後は、これら自社製品との連携も視野に入れ、さらなる業務効率化や生産性の向上に寄与したいとも考えているそうです。 COCORO OFFICEが幅広いIoT化を推進します。
COCORO OFFICEでできる４つのこと
オンライン会議やチャット機能で多様化する働き方に適したサービス
新型コロナウイルスの蔓延により、企業に勤めている多くの方の働き方は多様に変化しました。今までの会議やミーティングは同じ空間にて直接行っていましたが、Web会議が増え、自宅や出先で手軽にコミュニケーションがとれるビジネスチャット機能が必須になっています。
COCORO OFFICEでは、クラウド型Web会議サービスとビジネスチャットを備え、最適な働く環境を提供しています。
TeleOffice
今まで必要だったホワイトボードも、会議室も必要ありません。場所を選ばずリアルタイムで映像と音声を繋げて共有できるサービスです。インターネットにつながっているパソコンやスマホがあれば、どのような場所でも利用できるため、テレワークや出先、出張先でのコミュニケーションの共有に最適です。（使用例：遠隔会議、営業同行、現場連携、教育研修、ペーパーレス会議など）
LINC Biz
今までメールでやり取りしていたメッセージも、チャットによって手軽になりました。こちらもインターネットにつながっているパソコンやスマホによって簡単にコミュニケーションをとることが可能です。パソコンであれば、ファイルもドラッグ＆ドロップでスマートに共有できるため、業務の効率を向上させます。
勤怠管理や業務決済を効率よく進めるサービス
業務決済ソリューション
クラウド型ワークフロー
稟議書や交通費の申請など、各種申請の電子決済に対応できる、クラウド型のワークフローシステムです。ワークフローシステムはパソコンからの操作が一般的ですが、このクラウド型ワークフローは、スマホからも申請や承認ができます。後回しにされがちな上司からの承認も、この機能によりスピーディな対応が可能に。申請書によって違う回付ルートも簡単に設定ができます。
コンビニプリントサービス
ネットワークプリント
パソコンやスマホからアプリに登録した文書や画像を、ファミリーマートやローソンなどのコンビニにてプリントが可能です。テレワーク中の自宅にプリンターがない方や、出張先でプリントしたい資料がある方にとって、とても便利な機能になります。プリント料金はモノクロで20円、カラーで60円ですが、チリツモで使用料金が増えてしまうことがありますよね。このネットワークプリントのサービスでは、領収書も発行でき印刷費用を会社に請求できるため安心です。
勤怠管理
パソコンやスマホから勤怠管理が可能です。テレワーク時や直行直帰の際に気になる打刻場所も、GPS打刻管理が可能な勤怠管理サービスになります。
目に見えない脅威から守るセキュリティサービス
クラウドバックアップサービス
COCORO OFFICEバックアップ
COCORO OFFICEサービスを利用しているパソコン、もしくは専用のネットワーク接続ストレージ端末に保存されたデータをクラウドへ自動的にバックアップします。間違えて消してしまったデータや、災害などで機器が破損してしまったとしてもパソコンからCOCORO OFFICEへログインができ、保存されたバックアップデータを復元できるのです。
万が一のストレージデータ復旧サービス
データ復旧サービス
データを間違えて削除してしまったり、上書きして保存してしまったり、取り返しのつかないミスをしてしまうこともありますよね。また、水害などの災害で機器が故障してしまうこともあるかもしれません。そのような状態の際に、データを復旧するサービスがあります。万が一の対策として、このサービスがあることが分かっていると安心しますね。
パソコンのセキュリティ対策
エンドポイントセキュリティ
2022年３月現在、「Emotet（エモテット）」というウイルスが再び急増しています。このように日常的にウイルスは増えているため、対策をしていないと感染する可能性が大いにあります。エンドポイントセキュリティは、パソコンにインストールしてあるソフトウエアと、クラウド上の管理サーバーが連携し、パソコンを保護してくれるセキュリティソリューションです。パソコンを守るため、機能を統合して提供してくれるので管理も簡単です。
お客様のトラブルを解決するサポートサービス
COCORO OFFICE専用コールセンター
オフィスITサポートサービス
パソコンのトラブルは突然発生するものです。そのようなトラブルが発生した際に、専門のスタッフが解決をサポートするサービスです。ソフトの使い方が分からない、メールの送信ができないというトラブルを、お客様のパソコン画面を共有しリモート操作をします。
出張によるお客様サポート
オンサイト保守
お客様だけでは対応が難しいネットワーク障害や機器の故障などに対して、直接エンジニアを派遣し、障害を診断します。現地に訪問して障害復旧をしてくれるため、お客様も安心できますよね。
コピー機＋COCORO OFFICE＋NASで対応できる便利な機能
SHARP公式HP 引用 受信ファクスの自動仕分け保存
コピー機が受信したファックスをネットワークストレージ（NAS）に仕分けて保存できます。保存したデータは出先やテレワークの際も閲覧することができます。仕分けはファイル名を元にし、名前や日時で自動的にフォルダーを作成して仕分けするよう設定が可能です。仕分けした際に受信をお知らせする通知がCOCORO OFFICEアプリに届くため、受信したことに気づき、すぐに対応することができます。
SHARP公式HP 引用 全文ファイルの検索機能
ネットワーク接続ストレージ（NAS）に保存したファイルを素早く検索します。ファイル名が思い出せないという際にも、覚えている関連キーワードで検索すると即座に見つけ出すことができます。 ファイル名だけでなく、ファイルの内容も検索対象になっているため、お探しのファイルが見つけやすく、検索実行時にはすぐに検索結果が表示されます。
SHARP公式HP 引用 NASへリモートアクセス
社内に設置されたネットワーク接続ストレージ（NAS）に社外からアクセスできます。出先やテレワークの際にも、ネットワーク接続ストレージ（NAS）のデータを閲覧することができ、操作も可能です。 アクセスした後は、ファイルのフォルダーのダウンロードやアップロードが可能です。
SHARP公式HP 引用 コピー機から直接スキャン
コピー機の操作パネルを操作して、ネットワーク接続ストレージ（NAS）へ直接スキャンすることができます。オフィスで日常的に使用している操作感で、簡単にスキャンが可能です。 スキャンしたデータを保存するフォルダーは、コピー機の操作パネルから指定可能です。
SHARP公式HP 引用 受信ファクスの一時保存
コピー機が受信したファクスをCOCORO OFFICEで一時停止できます。保存したデータは出先やテレワークの際にも閲覧が可能です。一時保存した受信ファクスのデータは、保存先のURLリンクをメールで共有することができ、受信ファクスのデータの対応指示をする際に便利です。
SHARP公式HP 引用 データをクラウドにバックアップ
COCORO OFFICEサービスを利用中のパソコン、専用のネットワーク接続ストレージ（NAS）端末に保存された任意のデータをクラウドへ自動的にバックアップが可能です。バックアップされたデータは、専用のWebサイトや専用の復元ツールを利用してパソコンへ復元することもできます。
最新情報！ COCORO OFFICE、タイムスタンプサービスの提供を開始！
コピー機でスキャンしたデータにクラウド上でタイムスタンプを付与します。タイムスタンプが付与されることによって、スタンプが付与された日の存在証明、その日以降の非改ざん証明が可能です。
タイムスタンプは、改正電子帳簿保存法におけるスキャナ保存や電子取引の保存の１つとして導入が進んでいます。
コピー機の操作パネル上でタイムスタンプサービスを選択し、COCORO OFFICE IDでログインします。そしてスキャンをするとタイムスタンプを付与されたデータがクラウド上に保存されます。保存が完了した後、登録済みのCOCORO OFFICE IDのメールアドレス宛にURLが記載されたメールが届き、タイムスタンプが付与された電子データを簡単にダウンロードすることが可能です。
「【解説】改正 電子帳簿保存法。コピー機で文書管理対策が完結」にて紹介中！
改正電子帳簿保存法は2022年１月に施行され、電子取引に関わる電子データの保存が義務化されました。このように、COCORO OFFICEには新機能が次々と追加されアップデートします。
Web会議システムやチャット機能だけではなく、オフィス機器と業務を繋げてくれ、セキュリティも万全な状態で働くことができます。働き方をトータルでサポートしてくれることがCOCORO OFFICEを導入するメリットになります。
COCORO OFFICE対応機種
シャープではCOCORO OFFICEのようなサービスをAIoTと呼んでいます。AIoTとは、AI（Artificial Intelligence：人工知能）とIoT（Internet of Things：モノのインターネット）を組み合わせてシャープが作った造語だそうです。シャープはモノがインターネットに接続してデータをやり取りするだけでなく、人工知能によって学習し、成長していくシステムを目指しているのだとか。シャープのAIoTは、もとは家電製品やモバイル機器のために作られた技術でしたが、この技術をビジネス用途に展開しました。ビジネス領域での、デバイスのIoT化、サービス連携、自動応答など柔軟な働き方を推奨するサービスは、働き方や効率を見える化し「ビジネスパートナー」として役立っています。
COCORO OFFICEは現在も進化しており、日々新機能が拡充されています。最新機種であるBPシリーズにももちろん対応しています。幅広い機能と新しい働き方をサポートするCOCORO OFFICEに対応したコピー機をお求めの方は、事務機器ねっとまでご相談ください！
| “事務機器ねっとコラム”監修者 プロフィール |
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 複合機のメンテナンスエンジニアとして業界歴25年以上のキャリアから、フィールドエンジニアグループのマネージャーとして事業部を統括。凡そ3万5,000回以上の複合機メンテナンス実績があり、コピー機やプリンターを隅々まで熟知。お客様が抱えられている課題やお悩みに対して真摯に向き合ってサポートすることがモットー。これまでに培った多くの知見と経験を活かした有益な情報を発信いたしますので、少しでもお役立ていただけると幸いです。 [ 富士フイルム、キヤノン、シャープ、エプソンの複合機メンテナンス許可認定 ] |
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事務機器ねっとでは、これまでコンビニのマルチコピー機に関していくつか記事を掲載してきました。お誕生日新聞や、ブロマイド印刷だったりと、特別な日に贈れるものや個人の趣味で活用もできるマルチコピー機。今回は、LAWSONやFamily Mart、ポプラグループを中心に全国約30,000店舗のコンビニに設...
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音楽のサブスク解禁や、ゲームの課金、ラーメンのトッピングなど。自分の好きな機能や欲しいサービスを購入して、カスタマイズしていく時代です。欲しいものを取り入れ、自分だけのオリジナルのものを作成していくことが自由にできます。 最新の複合機にはオプションで色々な機能が搭載可能です。こんなこともできるの？...
事務機器ねっとは｢コピー機･プリンターリース価格満足度 第１位｣と｢コピー機･プリンター販売サイト導入後のサポート満足度 第１位｣の二冠を獲得しました。
第37号‐24020002
（適用範囲:ＨＣグループ）