【解説】改正 電子帳簿保存法。コピー機で文書管理対策が完結

電帳法
勤怠管理システム「Dr.オフィスLookJOB2」は登録できる従業員数無制限で定額制

2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されます。「電子帳簿」とだけ聞くと、なんだか難しそうと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか? 電子帳簿保存法は全ての企業で必ず対応しなければならないため、今のうちに「電子帳簿保存法」について知っておくことと、しっかりと対応するための文書管理方法を考えておくことが重要になります。

<目次>
電子帳簿保存法とは?
文書管理ソフトの大まかな役割
メーカー3社の文書管理ソフト紹介
SHARP Sharpdesk
富士フイルムビジネスイノベーション DocuWorks
Canon  Document Navigator
比較表

電子帳簿保存法とは?

各税法で原則として紙での保存が義務付けられている書類があります。例えば、見積書や契約書、請求書などの取引関係書類です。これらは一定の要件を満たした上で電子データによる保存が可能になりました。このように電子帳簿保存法とは、国税庁が定めた会計帳簿や国税関係書類を電子データとして保存することを認めた法律になります。

そして、この電子帳簿保存法は、大きく3区分に分けられます。

① 電子帳簿等保存
  • 電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存
  • 電子帳簿等保存の導入を希望する事業者が対象
    (ペーパーレス化が進んでいない事業者向けに保存要件が緩和されました。)
② スキャナ保存
  • 紙で受領・作成した書類をスキャン文書で保存
  • スキャナ保存の導入を希望する事業者が対象
    (ペーパーレス化が進んでいない事業者向けに保存要件が緩和されました。)
③ 電子取引
  • 電子的に授受した取引情報をデータで保存
  • 全ての事業者が対象

そして今回、この上記の3区分を含めた電子帳簿保存法の中の、6つのポイントが改正されます。

① 電子化導入がスムーズに!
事前承認制度の廃止

税務署長の事前承認制度が廃止されます。現行の運用3ヶ月前までの申請が不要になり、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやスキャナ等を導入次第、電子保存を開始できるようになるのです。
(1:電子帳簿等保存 2:スキャナ保存 施行)

② タイムスタンプ要件緩和で
ゆとりある付与期間に

タイムスタンプとは、ある時刻に電子データが存在していたという証明と、それ以降改ざんされていないということを証明する技術です。
そのタイムスタンプの付与期間が3営業日以内でしたが、最長2ヶ月+7営業日以内まで緩和します。また、スキャニング時の自署が不要に。そしてスキャンを利用した際、訂正・削除のログを確認できるシステムを利用した場合にはタイムスタンプも不要になるのです。
(2:スキャナ保存 3:電子取引 施行)

③ 可視性を確保、検索要件の緩和

電子化した書類の検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに変更されます。ダウンロードに応じる場合は、検索要件の範囲指定、項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要になります。
(1:電子帳簿等保存 2:スキャナ保存 3:電子取引 施行)

④ スキャナ保存後、原本の廃棄が可能に

相互けん制・定期検査、または再発防止策の整備の要件が廃止になります。スキャナ保存後、書面とデータの同等確認を行えば、すぐに書面原本を破棄できるようになります。これは社内のペーパーレス化に大いに貢献しますね。
(2:スキャナ保存 施行)

⑤ 電子データの保存義務化、セキュリティ強化

電子取引でやりとりしたデータを、紙面で出力した書面のみの保存が原則認められます。電子取引の情報は電子データでの保存が義務化され、違反すると青色申告の承認の取消対象となり得ます。
(3:電子取引 施行)

⑥ 不正に対して重加算税+10%、厳しい対策

保存要件が緩和される代わりに、不正に対して厳しい措置がなされます。電子データに関して改ざん等の不正があった場合には、通常の重加算税の税率にさらに10%が加重されます。
(2:スキャナ保存 3:電子取引 施行)

上記の改正ポイントのうち、5番以外がスキャナ保存区分の対象になります。
長々と電子帳簿保存法について解説してきましたが、今回はその電子帳簿保存法でも対象となっているスキャナ保存に大きく関係する、複合機メーカー3社の文書管理ソフト(ファイリングソフト)をご紹介したいと思います。ペーパーレスで業務効率を向上させましょう!

文書管理ソフトの大まかな役割

複合機の文書管理ソフトは、契約書や提案書、見積書などを、複合機の中にデータとして整頓し、保存しておくシステムです。文書管理ソフトを活用すると、書類を紙で保管する必要がなくなり、改正ポイントの4つ目であるペーパーレス化に繋がります。また、複合機の中で管理することによって、業務の効率・生産性向上を図り顧客とのやり取りをサポートする役割があります。

メーカー3社の文書管理ソフト紹介

SHARP   Sharpdesk

概要
Sharpdeskは、小規模グループの情報共有と協働をサポート。スキャナで読み込んだ紙文書やパソコンで作成したデジタル文書と画像ファイルなどを、シームレスに扱うための統合型文書管理ソフトウェアです。

SHARP

出典:SHARP公式HP 文書管理ソフトウェアSharpdesk 特徴

機能

紙文書を電子化して
他の電子ファイルと統合管理

紙文書をシャープの複合機でスキャンし、簡単に電子ファイルとして取り込むことが可能です。また、様々な形式のファイルをサムネイルで一覧表示でき、ファイルを開くことなくプレビュー表示できるので、素早く内容確認をすることが可能になります。自分のパソコンだけではなく、共有フォルダーやNASに保存されたファイルを参照し、編集や加工をすることができるのです。

SHARP

出典:SHARP公式HP 文書管理ソフトウェアSharpdesk 統合管理

自動仕分けをして整理と閲覧

スキャンする文書の保存先に指定したフォルダー内へ、保存する日付やファイル名をもとに自動的にフォルダーを作成してファイルを保存します。複数の条件を指定することで階層型に仕分けられ、作業を効率的に行うことが可能です。

sharp

出典:SHARP公式HP 文書管理ソフトウェアSharpdesk 自動仕分け

文章の編集と加工

PDFや画像ファイルへ回覧印や日付印のほか、図形などのオリジナルのスタンプを作成して書類に貼り付けて使用できます。また、テキストやペン、マーカーでコメントも書き込めます。まさに紙文書のような操作が可能に。さらに画像の傾きを補正したり、ページを正しい向きに自動的に揃えてくれます。

高性能OCRによるテキスト認識

スキャン画像や既存ファイルから文字を抽出・テキスト変換後、PDFやOfficeファイル(.docx /.xlsx/.pptx)で保存することが可能です。また、日本語をはじめ、英語、韓国語、中国語など195言語もの豊富な辞書を内蔵し、固有名詞などを登録できるユーザー辞書と併用して文字の認識率を向上しています。

 

富士フイルムビジネスイノベーション   DocuWorks

概要
文書のスキャン時に複合機の操作パネルで画面をタッチすることで、属性を付与して自動的に仕分けを保存します。文書管理の操作ルールを周知できていなくても画面を見ながら簡単に操作が可能です。

富士フイルム

出典:富士フイルムビジネスイノベーション公式HP DocuWorks概要

機能

異なるアプリケーションファイルを一元管理

DocuWorksを使うとスキャンした文書や、Webページ、MicrosoftWord、Excel、PowerPoint、画像や各種データなど、それぞれ異なるアプリケーションからなるファイルを簡単に一元管理することができます。

富士フイルム

出典:富士フイルムビジネスイノベーション公式HP DocuWorks

電子データはいつでもプリントアウトが可能

一元管理、編集した電子データは富士フイルムビジネスイノベーションの複合機であればいつでもプリントアウトすることが可能です。たとえば会社の階違いに富士フイルムBI製の複合機がある場合、2階で複合機のジョブをスタートしても選択で3階の複合機へ書類を印刷させることができます。

富士フイルム

出典:富士フイルムビジネスイノベーション公式HP DocuWorks

アノテーションツールでDocuWorks文書を自由に加工

DocuWorks文書に付箋を貼ったり、スタンプを押したり、マーカーで線を引いたり、文字や図形を書き込んだりと、紙文書と同じような様々な編集・加工をアノテーションツールにより、画面上で自由に行うことが可能です。

PDF変換機能で社外とのやり取りを簡単に

DocuWorks7では、DocuWorks Desk上でDocuWorks文書を PDF化することが可能です。PDF変換ボタンにより、DocuWorks文書をワンクリックでPDFに変換できます。文字認識(OCR)処理された書類をもとに、PDFを作成することが可能で、文中に記載された語句での検索もできるのです。

 

Canon   Document Navigator

概要
複合機のスキャナーから読み込んだ文書データの保存先を、PCサーバー、クラウドストレージのフォルダー階層一覧を表示してナビゲートします。以前、「複合機もスマホ感覚のアプリ追加で機能拡張。MEAPは痒いところに手が届く使い勝手を向上」の記事でもご紹介いたしました、MEAPアプリケーションの一つです。

canon

出典:Canon HP MEAPアプリケーションDocument Navigator

機能

ファイル名を自在に付け替えることが可能

辞書項目には、管理者が登録した辞書のキーワードや、「環境変数」「日付・時刻」「フォルダー名」「自由入力」など業務に合わせて様々な言葉を登録できます。ユーザーは、辞書項目のボタンから、ファイル名に付けるべき項目を選択し、表示される辞書のキーワードから、ファイル名に付けたい言葉を選択できます。例えば、取引先や商品名などの辞書に登録されている名前を選択するだけで簡単にファイル名へ入力できます。

Canon

出典:Canon HP MEAPアプリケーションDocument Navigator特徴

ユーザー認証で安心のセキュリティ

宛先を選択すると、宛先の名前と説明文を表示したユーザー認証画面が表示されます。ユーザー名、パスワードの入力値を確認・入力し、宛先にログインします。ICカード認証などの複合機のログインサービスを活用している場合、複合機にログインした時のユーザー表示名が「ユーザー名」の領域に表示されます。パスワード入力して権限が正しければ進めるため、セキュリティ面は安心です。

canon

出典:Canon HP MEAPアプリケーションDocument Navigator特徴

スキャンデータをPDFや名刺ベースに変換

メディアドライブ社製のPCアプリケーションと連携し、Document Navigatorからフォーム付PDFやOfficeデータに変換が可能です。これにより、紙の電子化だけではなく、紙の有効活用を実現できます。Document Navigatorメディアドライブ社スタートパック付きを導入していただけると、より快適な操作性で、オフィス文書の電子化と業務システム連携による活用ができます。

プルプリントでラクラク文書印刷

プルプリントでは、フォルダー選択画面で「文書印刷」ボタンが表示され、文書印刷をすることができます。印刷設定の変更などはできませんが、わざわざ印刷したい文書のデータが入っているパソコンのもとに行かなくても、複合機から印刷することができる便利機能です。例えば、よく使用する報告書のテンプレートなどを現場の複合機で印刷し、手書き記入した紙文書をスキャンして文書登録するなど日常業務に応用が可能です。

比較表

SHARP
Sharpdesk
富士フイルムBI
DocuWorks
Canon
Document Navigator
文書を一元管理
  • できる
    紙文書を電子化して他の電子ファイルと統合管理。
  • できる
    スキャンデータや電子文書をまとめて管理ができます。
  • できる
    契約書・提案書などのフォルダー分けが可能。
文書の編集と加工
  • できる
    オリジナルのスタンプを作成して書類に貼り付けて使用可能。
  • できる
    付箋、スタンプ、マーカーなど、文字や図形を書き込めます。
  • できない
保存状態の変更
  • できる
    スキャン画像をPDFやOfficeファイル(.docx/.xlsx/.pptx)で保存が可能。
  • 統合できる
    スキャンで取り込んだ文書やアプリケーションで作成した文書をDocuWorks文書にすることが可能。
  • できる(オプション)
    メディアドライブ社製アプリと連携するとフォーム付きPDF
    やOfficeデータに変換できます。
提供形態 パッケージソフト パッケージソフト パッケージソフト
対象従業員規模 全ての規模に対応 全ての規模に対応 全ての規模に対応
参考価格補足 ライセンス数によって異なる ライセンス数によって異なる ライセンス数によって異なる

電子帳簿保存法という少し難しい内容から、メーカー3社の文書管理ソフトをご紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか? 電子帳簿保存法が改正され、煩わしかった手続きなどが大幅に緩和されています。改正前の2019年度末の時点ではスキャナ保存の申請承認件数が、法人が3,470社、個人が492人しかいませんでした。しかし今回の法改正により適用される事業者が増えているようです。

電子帳簿保存法のおさらい

取引関係書類(見積書、契約書等)の電子データによる保存を可能にし、電子的に授受した取引情報の保存義務を定めた法律です。電子取引の区分は全ての事業者様が対象で、電子帳簿保存とスキャナ保存の対象になります。

 

あなたも電子保存を開始してペーパーレスでセキュリティが安心な業務を目指しましょう。電子帳簿保存法の詳細および文書管理ソフトの導入についてのご不明点やご相談などございましたら、事務機器ねっとまでお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ・見積依頼(無料)

富士ゼロックス 富士フィルムビジネスイノベーションApeos C6580コピー機リース シャープBP-60C26コピー機リース imageRUNNER ADVANCE DX C3835Fコピー機リース

この記事を読まれた人はこちらの記事もチェックしています

  1. 紙詰まり

    紙詰まりはローラーが原因かも?アナタでもできるお手入れ方法

  2. コピー機の搬入から設置までの流れを解説。“納品はリアルタイムで進行中!”

  3. 見積書

    見積書の正しい見方と、信頼できる販売店の選び方

  4. jameswatt

    最古のコピー機はいつ、誰が、どうやって?コピー機の歴史ざっくり解剖!

  5. ファイル

    無料でPDF変換・編集できる便利なオンラインサービス6選

  6. 複合機構造

    複合機の中ってどうなっているの?構造・仕組みをわかりやすく解説!

  7. ショートカット

    生産性爆上げ! ショートカットキーで業務効率UP

  8. 工場見学 サステナビリティ

    サステナビリティで環境にやさしいコピー機の工場案内

  9. barrier free

    ユニバーサルデザイン複合機 障がいをもつ人に優しいバリアフリー機5選

  10. 危険

    複合機からの情報漏えいにご注意!今すぐセキュリティ設定を要チェック

  11. 三方良し

    三方良し

  12. 大判プリンター

    大は小を兼ねる!? Canon大判プリンター大特集!

最適な複合機選び承ります

コピー機リース見積
  1. セキュリティ 鍵

    コピー機の脆弱性にご注意!堅牢なセキュリティ対策にはUTMが必須。

  2. 用紙 反り返り

    湿気と用紙の仁義なき戦い!用紙の反り返り対策を徹底解説。

  3. 展示会 アート プロダウション機

    若手アーティストたちが富士フイルムのプロダクションプリンターで…

  4. imagePRESS C270/C265

    オフィス性能に加えてプロダクション機能が搭載、進化した二刀流の…

  1. 減価償却

    コピー機リース期間は法定耐用年数と減価償却で決まる?

  2. OKIショールームで聞いた『MICROLINE VINCI』

  3. 校閲のプロに学ぶ、見落としがちな資料の誤植を防止する方法

  4. MICROLINE VINCIでできる豊富なプロダクト

  1. 校閲のプロに学ぶ、見落としがちな資料の誤植を防止する方法

  2. モバイルスタンド スマホスタンド

    モバイルスタンド“もれなく”プレゼント!お見積りキャンペーン実施…

  3. 社名の由来

    そういう意味があったなんて!驚きの複合機メーカー各社の社名の由…

  4. 見積書

    見積書の正しい見方と、信頼できる販売店の選び方

プリンター・複合機リース等に関するご相談や見積依頼は無料。他店より1円でも高い場合はご相談下さい!
☎ 0120ー744−779