業務効率化を目指して複合機を導入する際に、見積書の内容をしっかりと理解しないまま契約してしまい、後になって想定外の費用や条件に悩まされるケースは少なくありません。
本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、見積書のチェックポイントやコスト削減の工夫、信頼できる販売店の選び方まで詳しく解説します。
＜目次＞
・見積もりが必要な理由
・見積もり内容のチェックポイント
・複合機（コピー機）の見積もりで節約するコツ
・複合機の見積もりから導入までの一般的な流れ
・見積書と一緒に確認すべき、保守契約
・見積書を確認して最適な販売店を選ぶ
・まとめ
見積もりが必要な理由
各販売店の営業担当者が見積書を作成します。見積書は、金額や内訳などの、お客様が知る必要のある情報を、正確に得るためのものです。
実際の相場確認
コピー機の導入の際は、まず複数の販売店に希望の機種と予算などを提示します。これにより、各販売店から見積書という回答があるため、コピー機のリース契約時の相場価格を知ることができます。
インターネットで検索をすれば「コピー機本体」の相場を知ることは可能ですが、「コピー機 リース契約」の相場となれば話は別。お客様が希望している機種での相場を知るためには、見積書で確認することが必要です。
見積書の比較で、明らかに価格が低すぎる、高すぎるというような、不審な販売店を見つけることができます。
費用の内訳確認
見積書にはリースの価格以外に、品目欄に内訳が記載されています。この内訳により、導入する上でどのような品目にどのくらいの費用がかかるのかを把握することができます。
費用の内訳を確認することで、不要なオプションをつけられていないか、もしくは不足している機能はないか、そして価格の間違いはないかなどの確認が可能です。
見積もり内容のチェックポイント
こちらの見積書はイメージです。
① 機種
販売店の営業担当者は、機種に沿った提案をし見積書を作成します。機種が決まっていない場合でしたら、営業担当者がおすすめの機種やプランを見積書に取り入れることがあります。そしてデキる営業担当者であれば、お客様が気づいていない問題をヒアリングから引き出して提案してくれます。
その内容が、見積書に反映されるわけですが、ここで重要なのは機種の特徴のチェックです。
例えば、「発色を重視したい」「簡単な操作が良い」「印刷が速い方が良い」などのご要望がある場合、その要望と見積書に記載された機種の特徴を確かめましょう。もしかしたら見積書に提示された機種が、下位機種になっていたり、メーカーは同じですが機種名が違ったり…ということもあり得なくはないのです。
営業担当者の説明を鵜呑みにぜずに確認することが大切です。
② リース期間・リース料率
基本的にコピー機のリース期間は５年間となっています。これは法定耐用年数に合わせて契約されていることが多いからです。もちろん、６年、７年の契約を希望される際の対応も可能です。リース期間が長くなると支払いの期間も延びますが、月々の支払い額は減少します。ご希望のリース期間に設定されているか確認しましょう。
リース料率はリース期間によって異なります。また、導入する方の業績や経済面の状況などによっても変動します。そのため、このリース料率については、その料率が適切なのか、何％で計算されているものなのかを確認することが大切です。
また、以前使用していたコピー機の残債となるリース料金がある場合は、新しく導入するコピー機のリース料金に含まれていることもあります。「なぜこの価格なのか？」その疑問を解決するためにも見積書のリース項目は忘れずに確認しておきましょう。
③ 設置費用
コピー機の搬入は素人ではできないため、専門の業者に依頼する必要があり、基本的には設置費用がかかります。大型であれば複数人員が必要ですし、時間もかかります。そして、設置費用にはコピー機の運搬だけでなく、パソコンとの接続やLAN回線の組み込みなども含まれる場合もあります。これに関しては販売店によって異なるため、別途請求されるのかどうか確認すると良いでしょう。
ちなみに事務機器ねっとでは、設置費用は無料にて提供中です！（※離島やエレベーターのないビル、設置場所の入口が極端に狭い場合など、搬入にクレーン車を用いる必要がある場合は別途費用がかかります。また、前述の例外の設置場所に対しては、メーカーによって費用の違いもございます。）
④ オプション
コピー機のオプションには給紙デスクやフィニッシャーなどがあります。お客様が本当に必要な機能としてオプションを追加しなければならない場合もありますし、不要なオプションもあります。
Adobe Illustratorなどを使用する場合、PostScript拡張キットが必要になります。使用したい機能を営業担当者に話し、必要なオプションをつけてもらい、不要なオプションが見積書に含まれている場合は削除してもらうなど、念入りに確認しましょう。
⑤総費用
見積もり全体の金額が予算と合致しているか、総費用の計算に誤りがないかを確認しておく必要があります。
特に、機種代や設置費用・オプション費用・リース料率などの内訳が明確であることも重要です。見積もりの提示価格に対して、割引価格が反映されているかどうかも、この段階で確認するのが良いでしょう。
⑥ 支払い条件と有効期限
複合機の支払い方法は、購入かリース・レンタルのどれを選択するかによって異なるため、契約前にそれぞれの条件を整理して把握しておくことが大切です。
また、見積書には有効期限が設定されているため、相見積もりを取って比較する際には期限内で判断を下す必要があります。期限を過ぎてしまうと、条件変更の可能性があるため注意しましょう。
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複合機（コピー機）の見積もりで節約するコツ
複合機の導入費用を抑えるためには、見積もりの段階で適切な判断をすることと、事前にしっかりと準備しておくことが重要です。
見積もりで費用を節約するコツは主に以下になります。
- 自社の使用状況と必要機能を明確にする
- 新品と中古のコスト差を把握して選ぶ
- 最適な導入方法を選択する
- 販売店の割引やキャンペーンを活用する
- 相見積もりで料金と内容を比較する
ここではそれぞれ具体的に見ていきましょう。
自社の使用状況と必要機能を明確にする
複合機の費用は、印刷スピードや追加するオプションによって大きく変動するため、まずは自社の使用状況を把握する必要があります。
月間の印刷枚数や必要な機能・画質・用紙サイズなどを明確化し、それに合った複合機を選ぶことにより、不要な機能を省きコストを最適化できます。自社のニーズに合ったスペックの機種を選定し、過剰スペックによる無駄を省くことが大切です。
新品と中古のコスト差を把握して選ぶ
導入の際に初期費用を抑えたい場合には中古複合機も選択肢に挙がりますが、カウンター料金や保守費用などの維持費が高くなる傾向がある点に注意が必要です。
それに対して新品を購入する場合、本体価格が高い一方で保守契約や印刷単価が低めに設定される場合が多いため、印刷枚数が多いケースでは、新品の方がトータルでの費用が安く済むことがあります。
そのため、使用状況を考慮して総合的なコストで判断することが重要です。
最適な導入方法を選択する
複合機の導入方法には、新品での購入・中古品の購入・新品のリース・中古品のレンタルなどがあり、導入方法によって初期投資や維持費に大きな差が生じます。
短期間だけ利用するのであればレンタル、長期利用がメインであるならリースや購入が有利といえるでしょう。
そのため、自社における複合機の運用期間や予算に応じて最適な方法を選ぶことがコスト節減に直結します。
【関連記事】：複合機の選び方を徹底解説！判断基準や確認しておく３つのポイント
販売店の割引やキャンペーンを活用する
見積もりの依頼を出すことで、販売店が実施する限定割引やキャンペーンを適用できる可能性があります。
Webサイトでの表示価格よりも安く契約できる場合があるため、キャンペーン情報を随時確認し、積極的に活用することが重要です。
たとえば事務機器ねっとでは各種キャンペーンを実施しており、積極的に活用することにより、導入コストの削減が期待できます。
【関連記事】：半額以下当たり前！大特価キャンペーンはコチラ
相見積もりで料金と内容を比較する
複合機の費用を抑えるには、複数の業者へ相見積もりを依頼し、料金・サービス内容・提案内容などを比較検討することが有効です。
同じ機種であっても販売店によって提示条件が異なるため、相見積もりによって最適な提案を選択することをおすすめします。
複合機の見積もりから導入までの一般的な流れ
複合機をスムーズに導入するためには、見積もりの取得から複合機の設置までの流れを把握しておくことが大切です。
ここでは、導入の各ステップを簡潔に解説します。
①.導入目的と必要な機能を洗い出す
複合機の見積もりを依頼する前に、まず導入の目的を明確にしましょう。どのような業務で使うのか、どの程度の印刷量があるのかを把握することが重要です。
印刷のカラー・モノクロの比率、スキャンやFAXの利用頻度、ネットワークやクラウド連携の必要性など、必要な機能を具体的に洗い出すことで、最適な機種選定につながります。
この段階でしっかりと要件をまとめておくと、見積もりの比較がしやすくなり、無駄なオプションを避けてコストを抑えられます。
②.複数社から見積もりを取り寄せる
コピー機・複合機の導入費用は販売業者によって大きく異なる場合があり、見積もりを比較することは経費削減に直結します。複数の販売店・リース業者から同じ機種で見積もりを取り寄せ、価格・カウンター料金・保守内容・サポート内容を比較することが大切です。
あわせて納期や設置費用の有無、リース満了時の機器取り扱い条件、解約条件なども確認し、トータルコストと運用面で最適な業者を選定しましょう。これにより予算内でより良いサービスを受けることができ、無駄な支出を避けられます。
③.機種と機能を比較検討し選ぶ
複合機の導入では、価格の安さだけで機種を選ぶのではなく、必要十分な機能と現場に合った操作性・サポート体制を備えているかを重視して選定しましょう。
大型パネルで直感的に操作できる機種であれば、機器の操作に慣れていない人が多い シーンでも迷わず使えます。また、スキャンデータの自動仕分けやAIによる読み取り補正など、実際の業務で便利な機能が搭載されているかを確認しましょう。
さらに、印刷速度・耐久性・月間印刷枚数の適正範囲、ネットワーク・クラウド連携機能、無線LAN対応の有無、省エネ性能なども重要なポイントです。機能が多ければ良いわけではなく、 現場で実際に必要な機能だけを備えている機種を選ぶことが、効率的かつコスト削減にもつながります。
④.契約条件と保守内容を確認する
複合機をリース・購入する前には、契約条件と保守内容を細かく確認することが重要です。リース契約の場合は期間・月額費用・リース満了時の取り扱い（返却条件・延長可否）を把握しておく必要があります。
加えて、カウンター料金の体系（カラー・モノクロ単価）、トナー・部品代がカウンター料金に含まれているか、別途費用が発生する項目があるかも確認が必要です。
また、保守契約の内容（保守範囲・対応時間・対応スピード・訪問対応の有無）を事前に確認しておくことで、導入後のトラブルや想定外の出費を防げます。 実際の使用場面では突発的な機器トラブルが 業務に大きく影響するため、迅速なサポート対応をしてくれる業者を選ぶことが安心運用につながります。
⑤.導入スケジュールと設置計画を立てる
複合機をスムーズに運用開始するためには、納品日だけでなく設置スケジュール全体を具体的に計画しておくことが大切です。機器の搬入経路や設置場所の確保、既存機器の撤去日程、ネットワーク設定や配線作業の調整、設置作業に要する時間などを考慮し、 業務に支障が出ない時間帯で計画を立てましょう。
また、複合機の設置場所の環境（電源・LAN・Wi-Fi電波状況・排紙スペース・用紙保管スペースなど）を事前に確認することも重要です。これにより、設置当日に作業が滞ることなくスムーズに完了し、即日からの運用開始が可能となります。
⑥.機器の設置と操作説明を受ける
複合機本体を含む機器が到着した後は、ベンダーの工事業者による設置作業と初期設定が行われます。設置が完了した後は、必ず実際に利用する現場のスタッフ 向けに基本操作やメンテナンス方法（紙詰まり除去、トナー交換方法など）、エラー発生時の対応方法について説明を受けましょう。
また、パソコンやスマートフォン・タブレットとの接続方法、クラウド連携の活用方法なども教えてもらうことで、設置後すぐに複合機を最大限活用できる環境が整います。不明点がある場合はその場で質問し、操作マニュアルや連絡先を手元に残しておくことをおすすめします。
⑦.導入後のサポート体制を確認する
複合機は長期にわたって使用することが多い機器であるため、導入後のサポート体制が充実していることが重要な検討ポイントです。
故障時の対応スピードや電話・訪問によるサポートの有無、保守契約の範囲で対応できるなようなどを事前に確認しておきましょう。
見積書と一緒に確認すべき、保守契約
コピー機をリース契約で導入する際は、保守契約も結ぶことが可能です。契約自体はリース契約と別内容であるため必須ではありませんが、保守契約は結んでおくことをオススメします。
コピー機が故障した場合は修理を頼むことになりますが、保守契約に加入していないと個別に業者へ修理を依頼することになり、部品代などを含め高額な修理代がかかる可能性も大きいからです。
リース契約を結んでしまった後に、保守契約を結ぶと、別途料金の追加請求となる可能性もあります。このため、見積書で同時に契約されているかどうかも忘れずに確認することが重要です。
この４つのうち、最もポピュラーな保守契約が「カウンター保守」になります。
・カウンター保守
・キット（キットトナー）保守
・スポット保守
・年間保守
カウンター保守はモノクロ印刷、カラー印刷それぞれ１枚あたりの単価設定がされ、コピー機に設置されているカウンターでカウントし、印刷枚数に応じてカウンター料金を毎月支払います。
キット（キットトナー）保守は専用トナーを購入することでコピー機の保守サービスを受けることができる契約で、スポット保守はサービスを利用した時のみ料金を支払う契約になります。そして、年間保守は１年間の期間を設けて修理などのサービスを保証する契約になります。
消費したトナー代金や、修理、部品代金、メンテナンスマンの出張代金などが保守範囲に含まれています。これらのことが見積書に明記されていることを確認すると良いでしょう。もし記載されていない場合は、営業担当者に聞き、明記してもらうと安心です。
見積書を確認して最適な販売店を選ぶ
見積書にはお客様が知るべき情報が多く記載されています。新規事業の立ち上げのためのコピー機導入や、オフィス移転時のコピー機導入などの際は、忙しくて値段のみでの比較検討になってしまいがちかもしれませんが、販売店ごとに個性があるので隅々までチェックすると良いでしょう。
販売店側も利益を出したいという思いが本心です。そのため活用できるか分からない高スペックなコピー機を薦めたり、過剰なオプションを追加させようとするヤンチャな営業担当者もいます。どの販売店から導入するのが良いか、失敗しない見積書の見方として、
・適切な金額
・正確な内訳（機種やリース期間・料率）
・設置費用の有無
・必要なオプション
上記の点に注目して見積書を見ていきましょう。高価格すぎる、低価格すぎる金額に対してお客様は不安になるかと思います。特に低価格の販売店に対しては、どこがどのように割引されているのか内訳をきちんと聞いておくべきです。価格基準だけでなく、お客様が本当に必要としている機能やオプションを理解した上で、最適な提案をしてくれる販売店を選ぶと良いでしょう。
今回は失敗しないコピー機の見積書の見方と、信頼できる販売店の選び方について解説いたしました。
コピー機は販売店ごとに扱っている機種や、リース期間などによって価格が大きく変わります。冒頭でご説明した通り、まずは費用の相場を知ることが重要です。相見積もりをした際は、リース期間やリース料率の数字が間違っていないかなどを注意すると良いでしょう。そして、リース契約をした後のトラブルやギャップを防ぐためにも、見積書に記載されている内容に対してしっかり納得することが重要です。
価格だけで販売店を選ぶのではなく、信頼できて末長く付き合える販売店かどうかも見極めましょう。
【関連記事】：複合機の代理店の選び方で重視すべき4つのポイントとは？
まとめ
マルチベンダーの当社は、一部のメーカーや特定の機器にこだわることなく、お客様に本当にメリットのある機種選定から、国内最安値のリース契約･購入等の最適な提案をできることがアドバンテージです。お客様の真意を理解することに努め、ご利用ニーズや知りたい情報からのご質問、お悩み事の解決にいたるまで、正確な情報を提供しながら、お客様のニーズにベストマッチのコピー機・プリンターを提案いたします。
事務機器ねっとを運営するコウシングループの総合力で、誠心誠意尽くして提案をいたします。当社が提示する見積書の見方やご不明点、契約内容について気になることなどがございましたら、些細なことでも納得できるまで気軽にお問い合わせください。
| “事務機器ねっとコラム”監修者 プロフィール |
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 複合機のメンテナンスエンジニアとして業界歴26年以上のキャリアから、フィールドエンジニアグループのマネージャーとして事業部を統括。凡そ4万5,000回以上の複合機メンテナンス実績があり、コピー機やプリンターを隅々まで熟知。お客様が抱えられている課題やお悩みに対して真摯に向き合ってサポートすることがモットー。これまでに培った多くの知見と経験を活かした有益な情報を発信いたしますので、少しでもお役立ていただけると幸いです。[富士フイルム･キヤノン･シャープ･エプソンの複合機メンテナンス許可認定] » 監修者インタビュー記事 |
初めてコピー機を導入される方は、コピー機がどのように搬入されて、設置されているのかをご存じでしょうか？ 搬入方法や設定など、不安に思うこともあるかもしれません。ということで今回は、コピー機の搬入から設置までの流れを、シャープのコピー機をご導入いただいたお茶の水の某クリニック様における模様を時系列にて...
あなたは、欲しい商品ではないのに強引な営業をされたり、愛想の悪い対応をされて不愉快なことがあったり、売り手の商品知識が不足していて不安になったなど、何かの商品を購入する上で「なんだか嫌な思い出があったなぁ」と感じた経験はありませんか？ そのような経験は複合機を購入する際にも感じた方がいらっし...
コピー機（複合機）を導入する際の販売店を選ぶ基準は何でしょうか？ 価格、サポート、メンテナンス、担当営業の対応などさまざまな理由があると思いますが、事務機器ねっとがお客様から信頼・支持され、選ばれる６つの理由をご紹介いたします。 価格満足度 No.１ 事務機器ねっとは最大限の企業...
コピー機をリースで導入したら『保守契約』の加入が必須です。買取り（購入）された場合も加入を推奨します。トラブルが生じた際の修理や日常的なメンテナンスなどが受けられるアフターサービス保障などと似たようなものです。
事務機器ねっとは｢コピー機･プリンターリース価格満足度 第１位｣と｢コピー機･プリンター販売サイト導入後のサポート満足度 第１位｣の二冠を獲得しました。
第37号‐24020002
（適用範囲:ＨＣグループ）