複合機・コピー機のリース契約の仕組みとは？料金相場もチェック

これから複合機・コピー機のリース契約を検討しているものの、そもそもリースがどのような契約方法なのかわからず、困っている方もいるでしょう。

そこで、リース契約を予定している方のため、おさえておきたい基本的な仕組みや料金相場、購入やレンタルとは異なるメリット・デメリットなどを紹介します。

この記事を読むことでリース契約ならではの特徴や、導入前に確認しておきたいことがわかるようになるので、ぜひご覧ください。

複合機・コピー機のリース契約の仕組み

複合機やコピー機を導入しようと考えた際、購入やレンタルのほかにリース契約といった選択肢があります。リース契約とは、希望する機器をリース会社に購入してもらい、それを長期間にわたって借りる契約のことです。

複合機・コピー機の中には高額なものもあり、購入しようにもそのためのまとまった初期費用を用意できないようなケースもあるでしょう。

リース契約では料金を数年間かけて支払う形になるので、まとまった初期費用はかからず、月々の支払い額を抑えられるのが魅力です。

ユーザーはリース会社に対して毎月定額のリース料金を支払う形になります。

利用料金には手数料が含まれているので自社で購入するのと比べて割高になりますが、初期費用の高さから購入を迷っている場合は選択肢の一つになるでしょう。

また、リースと似たようなものにレンタルがあります。レンタルはどちらかというと数日～数カ月単位の短い利用に向いている方法であり、長年に渡って使用した場合はリース契約の方が安く済むケースが多いです。

レンタルはリースとは異なり、契約する複合機・コピー機をユーザーが選ぶことはできません。

自社で選んだ複合機・コピー機をできるだけ初期費用をかけることなく導入したいと考えているのであれば、リース契約が向いています。

複合機・コピー機のリース料金相場

複合機・コピー機をリース契約する場合、毎月定額の費用を支払う形になります。

導入する機器と代理店によって月々の費用は変わりますが、目安としては5～6年の契約で月々10,000～20,000円程度です。

購入する場合、新しい機種だと100万円以上かかることもありますが、これが難しい場合もリースであれば検討しやすいでしょう。

具体的な金額は販売代理店によって違いがあるため、契約前に複数の業者から相見積もりを取り、比較しながら検討することが大切です。相見積もりを取ることで相場より高い業者を選んでしまうリスクが低くなります。

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複合機・コピー機のリース以外にかかる料金

一般的に複合機・コピー機のリース契約では、カウンター保守契約と呼ばれる保守契約を結びます。カウンター保守契約では印刷枚数に応じて発生するカウンター料金が加算されることになり、1枚当たりの相場は以下の通りです。

【カウンター料金相場】

• フルカラー印刷：約15～25円
• 2色カラー印刷：約5～10円
• モノクロ印刷：約2～3円

リース料金の他にカウンター料金がかかる点に注意しておきましょう。フルカラー印刷が最も高くついてしまうので、2色カラー印刷やモノクロ印刷で問題ないものはフルカラー印刷以外を選択するだけでもコストを抑えることが可能です。

カウンター料金は、印刷枚数に応じて発生するものなので、印刷ミスや余分なコピーはできるだけ避ける必要があります。なお、カウンター料金にはトナーと呼ばれる印刷に必要な粉の補充費用や、メンテナンスの費用が含まれているのも特徴です。

また、カウンター料金には最低料金ともいえる数千円程度の月額基本料金が設定されています。月々の印刷枚数が少なかったとしても基本料金はかかるので注意が必要です。

カウンター料金は代理店によって変わるのですが、ユーザーの印刷枚数によっても変わってきます。特に月間印刷枚数が多い場合はカウンター料金の値下げ交渉ができることもあるので、費用を抑えるためにも交渉してみると良いでしょう。

印刷予定枚数は多めに伝えておくと交渉しやすくなります。

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リースする複合機・コピー機の選び方

レンタルとは異なり、リース契約では希望の製品を指定できます。複合機・コピー機にはさまざまな種類があるため、その中から目的に合ったものを選ばなければなりません。

ここではどの製品を選べば良いのか悩んだ時に重視したい4つのポイントを紹介します。

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選び方①月間印刷枚数(カウンター)

まずは、月にどの程度の枚数を印刷する予定か明確にしておきましょう。紹介したように、リース契約ではカウンター方式を採用しているケースが多く、印刷するごとに費用が発生します。

1枚当たりいくらといった形で費用がかかるため、ランニングコストを大きく左右するポイントです。

例えば、毎月フルカラー印刷を5,000枚行う会社の場合、カウンター料金が1枚あたり5円違うだけでも月に25,000円もの差がついてしまうことになります。印刷枚数が多い場合は、カウンター料金が安めに設定されているものを選ぶと良いでしょう。

カウンター料金が高い場合、本体価格が安めに設定されている製品であったとしても、高額な費用がかかることになります。

反対に月間印刷枚数がそれほど多くない場合は、カウンター料金がそれほど安くなくても本体価格が安いものを選択した方が結果的に費用を抑えられるケースも多いです。

【関連記事】複合機のカウンター料金とは？おさえておくべき基本と相場をチェック

選び方②印刷速度

月間の印刷枚数が多かったり、急いで印刷しなければならない事情があったりする場合は、印刷速度にもこだわりましょう。機種によって印刷速度は大きく変わることになります。

遅いよりは速いほうが良いですが、基本的に印刷速度が高い機器は高額であり、リース料金も高くなります。そのため、特に速度を求めない場合は印刷速度が遅めでリース料金が安いものを選ぶと良いでしょう。

目安として、1分間にA4用紙に印刷できる枚数が最大20枚程度のものは印刷速度が遅めなので、リース料は安く設定されます。ただし、月間印刷枚数が5,000枚を超えるような場合は20枚/分程度の製品だと遅すぎると感じることや、そもそも印刷枚数に対して耐久面に不安が残ります。

月に5,000枚以上印刷する場合は、30～45枚/分程度、10,000枚を超える場合は60～70枚/分程度のものを目安にしてみてください。

なお、メーカーによっては同じシリーズで印刷速度が異なる複数の機種を提供していることも多いです。

選び方③利用用途に合った機能/オプション

基本的な機能はもちろんのこと、利用用途に合った機能やオプションがあるかも確認しなければなりません。

例えば、オプションとしてペーパーフィーダーと呼ばれるものがあります。これは、補充用の用紙を入れておくためのものです。オプションでペーパーフィーダーを取り付けることにより、大量に連続印刷ができるようになります。

1回あたりの印刷枚数が多い場合は、ペーパーフィーダーがあるだけでこまめに用紙を補給する必要がなくなるので、業務改善にもつながるでしょう。

それから、印刷した用紙を自動でホチキス留めしたり、製本処理が行えたりするフィニッシャー機能も企業によっては必須のオプション機能です。自社でカタログを作ったり、お客様に渡す資料を作ったりする際、従業員が1つずつ手作業で対応する必要がなくなります。

ただし、フィニッシャー機能がついていたとしてもどういった折り方に対応しているのか、印刷した用紙に綴じ穴をあけるパンチ機能はあるのかなどは製品によって異なるので良く確認しておきましょう。

選び方④代理店

同じメーカーや機器であったとしても、販売会社である代理店によって価格は変わります。これは、代理店によって利用する中間業者が多数存在し、マージンなどを考えた上でそれぞれが製品の価格を決定する形になるためです。

そのため、利用する代理店を決定する際は費用の比較を忘れないようにしましょう。

【関連記事】複合機の代理店の選び方で重視すべき4つのポイントとは？

複合機・コピー機をリース契約で利用するメリット・デメリット

複合機・コピー機を導入するにあたり、購入やレンタルとリースで悩んでいる方もいるでしょう。

そこで、リース契約をすることでどのようなメリット・デメリットがあるのか紹介していきます。主なポイントは以下です。

それぞれ解説していきます。

リース契約のメリット

リース契約をすることにより、購入と比較して初期費用を抑えることが可能です。リース料金は毎月一定額を支払う形となるため、導入にあたり初期費用が用意できない場合でも問題ありません。

導入する機器や契約によっても変わってきますが、月々の利用料金は10,000～20,000円程度なので、検討しやすいでしょう。

新規に導入する際や、契約満了後に新しいものに入れ替える際は、最新機種も検討可能です。複合機・コピー機は続々と新しい高性能な製品が登場しているので、常に機能性に優れたものを使い続けたいと考えている場合にも向いているでしょう。

自社で購入する場合は、固定資産税や減価償却などの事務手続きを行わなければなりません。ですが、リース契約の場合は自社が所有権を持つわけではないので、このような手続きは不要です。

事務作業を省力化できるのも大きな魅力といえるでしょう。

それから、代理店の中には保守まで含めて依頼できるところもあるため、そういった代理店を選択しておくと保守を別途検討する必要もなく、手間がかかりません。

リース契約のデメリット

デメリットとして注意しておきたいのが、基本的に中途解約が認められない点です。

例えば、100万円の複合機・コピー機を5年のリース契約で導入するとしましょう。これはつまり5年かけて100万円の製品代金（＋金利、保険料、手数料）を支払っていく契約です。

このような契約で仮に2年が経過した時点で事業がうまくいかなくなり契約を取りやめたいと考えたとしても、まだ3年分の残債があります。解約する場合は、この残債をすべて支払わなければなりません。

契約の残り年数によっては、高額な支払いが必要になってしまうケースも多いです。そのため、まとまった支払いが難しい場合は解約ができないことになるので、引き続き残り年数分の支払いを行っていく必要があるでしょう。

一般的な5年契約ではなく、7年契約などの長期契約を結ぶ場合は特に注意したいポイントです。

また、複合機・コピー機を購入した場合にはかからない金利が発生することになるため、購入と比較して総額が高くついてしまうデメリットもあります。一括支払いで購入する余裕がある場合は、リース契約の他に購入も検討してみると良いでしょう。

それから、注意しておかなければならないのが契約した年数が満了したとしても、複合機・コピー機の所有権が自社に移ることはありません。そのため、契約満了時にはコピー機を返却したり、再リースしたりする形になります。

代理店によっては買い取りに対応しているところもあるのですが、契約満了後であったとしても中古価格で買い取ることになるので、慎重に検討しましょう。

【関連記事】複合機・コピー機のリース契約は途中契約できるか│対処法や違約金も

複合機・コピー機のメーカー比較

複合機やコピー機を選ぶ際、よく考えたいのが導入するメーカーです。代表的なメーカーと、特徴は以下の通りとなっています。

それぞれ紹介します。

メーカー①FUJIFILM

印刷の品質が高く評価されています。特にグラデーションの滑らかさはメーカーによって差が出やすいポイントなのですが、FUJIFILMではグラデーションも得意としているのが特徴です。

繊細なデータを取り扱う場合などに向いているでしょう。直感的な操作が可能であるため、操作性の難しいものは避けたい場合にも選ばれています。

印刷速度も速いことからスピーディーな印刷が可能です。

メーカー②Canon

印刷速度が優れているので、大量に印刷物がある場合にも適しています。

また、節電モードからの復帰速度も速いです。節電モードを備えている機種は省エネ性に優れているのですが、復帰までに時間がかかるものだと、使いにくさを感じさせてしまいます。

ですが、Canonの場合はそういった心配もありません。

また、カメラメーカーであることから色の再現度は高く、大量出力でも高画質を保つことが可能です。省スペースに設置できる複合機もあります。

メーカー③EPSON

家庭用プリンターのイメージが強いEPSONではありますが、ビジネスモデルのインクジェットプリンターも展開しています。起動時間が短いことや印刷スピードが速いのが特徴です。

インクジェットタイプであることからカラー原稿の品質は非常に高いので、画質・スピードの両方を重視できます。

また、操作性がわかりやすいので、使いやすいメーカーの機種を選びたいと考えている方にも向いているでしょう。

メーカー④OKI

ハイエンド向けのレーザープリンターと、オフィス向けの一般的なレーザープリンターを展開しています。また、OKIではATMなどの機械製造技術が高いこともあり、紙詰まりしにくく、仮に詰まった場合も簡単に取り除ける構造の機種を製造しているのが特徴的です。

独自技術を使用した印字ヘッドにより小さな文字や数字も潰れず、きれいに印刷できます。

メーカー⑤SHARP

コンビニエンスストアなど多くの人が使用する場所でも設置されていることから分かるように耐久性に優れていること、シンプルでどこにでもなじみやすいデザインであることなどの理由で人気があります。

大型液晶パネルを搭載しているなど操作性もわかりやすいので、多くの方が使用するために操作しやすい複合機を求めている場合などに向いているでしょう。

メーカー⑥KYOCERA

高耐久ドラムを搭載しているため、部品交換の頻度が少なくて済むのが特徴です。また、カウンター料金を採用していて保守メンテナンス費用が安く済むこと、操作性がわかりやすいこと、印刷の立ち上がりが速いなどの特徴を持ちます。

写真の調整をワンタッチで行える機種があるので、頻繁に画質調整が必要になるような場合にも活躍してくれるはずです。

複合機・コピー機の代理店の選び方

複合機・コピー機をリリースする場合、何年間にもわたって契約することになります。そのため、代理店は慎重に選びましょう。

ここでは、代理店を選ぶ際、特に注目したい4つのポイントを解説します。

選び方①明瞭会計か

費用面に関するトラブルを避けるためにも、明瞭会計の代理店を選ぶことは非常に重要です。気になる代理店が見つかったら、まずは見積もりを依頼しましょう。

その際、わかりにくいと感じる代理店は避けたほうが無難です。

例えば、何にどの程度の費用がかかるのか、具体的にすべての項目が記載されているか確認しましょう。中には本体価格と保守料金のみしか見積もりに含まれておらず、実際に契約する際はオプション料金や設置・搬入費、設定費などが発生するところもあります。

これらの費用を含まずに代理店を比較してしまった場合、誤って総合的に料金が高い代理店を選んでしまう可能性もあるため、注意が必要です。わかりにくい見積書で安く見せて契約を取ろうとしている代理店とも言えるので、信頼できません。

費用について注意して確認したいのが、カウンター保守契約を結ぶ場合です。この時、見積書にカウンター単価のみが掲載されており、印刷しなかった場合でも発生する基本料金が掲載されていないことがあります。

仮に1枚あたりの印刷費は安く抑えられたとしても基本料金が高めに設定されていることもあるため、注意しましょう。

選び方②契約期間と総額が明確か

複合機・コピー機の契約期間は、5年前後と設定している代理店が多いです。中には、これよりも短期・長期のプランを用意している所もあるため、自身が望んだ契約期間が選択できるか確認しておきましょう。

契約期間は、長いほうが良い・短いほうが良いと一概にはいえません。契約期間が長くなると途中で故障するリスクがあり、その場合は入れ替え時に新規リース契約の費用と残債の負担が大きくなってしまいます。

また、短い期間契約した場合は故障のリスクは低くなるものの、月々のリース料金が高くなってしまうのがデメリットです。自社に向いている契約期間をよく考えましょう。

いくらかかるのか総額が明確であることも重要です。リース契約をする場合、本体価格のほかに、金利であるリース料率が発生することになります。

これらの金額が高すぎたり安すぎたりする場合は注意しなければなりません。

安いほうが良いように思うこともありますが、相場よりも安い場合は必要な機能がついていないために費用が抑えられている可能性があります。

反対に相場よりも高い場合は、不要なオプションが追加されていることも考えられるので、費用面でわからないことがあれば必ず確認が必要です。

選び方③アフターフォローの有無

複合機・プリンターを導入した後に何かトラブルが起こってしまったときのことを考え、アフターフォローが用意されているか確認しましょう。

相場よりも安い代理店を選択すると、定期メンテナンスが受けられなかったり、受けられるメンテナンスが非常に簡易なものだったりすることも考えられます。

中には困った時にすぐに対応してもらうことができず、業務に支障が出てしまったというケースもあるので、注意しましょう。

複合機は長年にわたって使い続けるケースが多いですが、長く使うほど不具合も発生しやすくなります。トラブルを防ぐための定期メンテナンスをしっかり行ってくれるのはもちろんのこと、アフターフォローも充実している代理店を選択すると良いでしょう。

選び方④口コミや評価の確認

実際にその代理店を利用したことがある人の口コミ評価は非常に参考になります。

例えば「故障した際は迅速に駆けつける」とサービスを紹介している代理店でも口コミで「対応が遅い」との声が寄せられることは珍しくありません。

代理店のホームページに書かれていることを鵜呑みにしてしまうのではなく、利用者からどのように評価されているか確認しましょう。

もちろん、すべての口コミが信用できるとはいえませんが、代理店のホームページ上に掲載されているお客様の声は、偏った情報が掲載されている可能性も考えられるので、注意が必要です。複数の情報をチェックしてみてください。

事務機ねっとで複合機・コピー機を導入された方の声

事務機ねっとでは、これまで多くの企業様に対して複合機・コピー機の導入を支援しています。ここでは、実際に導入された方の声を紹介していきます。

導入された方の声①防衛大学校様

我が国を守る自衛隊幹部を育てるための大学である防衛大学校の建設環境工学科様に複合機とプリンターをご導入いただきました。

もともと使用していたプリンターの調子が悪くなったことが導入のきっかけです。論文や資料の印刷に使うことが多く、A4とA3の用紙サイズが必要だったこと、スキャナを使用したかったことからCanonのMF656Cdwを提案し、この他に予算重視でMF656もご導入いただいています。

事務機器ねっとを選んでいただいた決め手は、他社と比較して見積もりのスピードが速かったからとのことです。価格面での調整や複数のプリンターの見積もり、2台のプリンターの同時納品などのご要望にお応えし、満足していただきました。

防衛大学校様の導入事例はこちら

導入された方の声②ミスターブローテ株式会社様

不動産事業のほか、結婚相談所などの事業を行われているミスターブローテ株式会社様には、SHARPのBP-40C26を導入していただきました。

それまで使用していた小さめのコピー機の調子が悪くなってしまったことが導入の理由です。

不動産のチラシや契約書の印刷機会が多くあったものの、これまで使用していたコピー機は紙詰まりが多発していたほか、両面印刷ができなくなっていました。

新しい複合機の導入後は画質が向上しただけではなく、出力の速さなども実感されています。

事務機器ねっとを選んでいただいた理由は、相見積もり時の対応力の高さです。

メールや電話でのやりとりがわかりやすく、返信が早いと評価していただきました。

ミスターブローテ株式会社様の導入事例はこちら

導入された方の声③一川文研株式会社様

一川文研株式会社様は、中国の方向けの進学塾を経営している会社です。FUJIFILMのApeosC5570を導入していただきました。

事務機器ねっとを選んだ決め手となったのは、担当営業が直接会社にお伺いして行った説明や提案です。

人柄や態度、対応などは直接対面しないとわからないことが多くありますが、時期的にコロナが蔓延していたこともあり、他社では訪問対応が受けられませんでした。

直接対面したことで信頼できると判断していただき、導入時のサポートはもちろん、導入後のアフターサポートに関しても評価していただいています。

一川文研株式会社 様の導入事例はこちら

リース契約の仕組みをよく確認しておこう

いかがだったでしょうか。リース契約の仕組みや、料金相場などを紹介しました。

リース契約のメリットやデメリット、代理店選びのポイントなどもご理解いただけたかと思います。

まずはリース契約がどういったものなのかからよく確認して代理店選びをしましょう。

事務機器ねっとでは、各社に適した複合機・コピー機を提案しています。初めての導入でリース契約について不安がある、自社に合った製品がどれかわからないといった方からのご相談もお待ちしているので、お気軽にご連絡ください。

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