【必見】複合機の代理店の選び方は？重視すべき「7つ」のポイントとは？

複合機を導入する際、代理店を通じてリース会社と契約するケースは少なくありません。よい代理店は複合機の提案やメンテナンスなどを通じてビジネスの心強いパートナーとなってくれます。

 

本記事では、複合機のリースとレンタルの違い、リース会社と代理店の違い、代理店を選ぶメリットや選び方のポイントなどについて、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。

 

複合機のリースとレンタルの違いとは

複合機を導入するにあたり、リースにしようかレンタルにしようか悩んでいる方もいるはずです。これらは、さまざまなことが異なります。

 

まずリースとレンタルの違いから確認しておきましょう。

 

	リース	レンタル
複合機の所有権	リース会社	レンタル会社
契約期間	2年～で5年前後が一般的	数日～
中途解約	原則不可	可能
審査	あり	なし
初期費用	不要	必要

それぞれの特徴を解説していきます。

リース

リースとは、リース会社が利用者の指定する複合機を購入し、利用者に貸し出す仕組みのことをいいます。商品の所有者となるのは、リース会社です。

レンタルとは異なり、初期費用がかかりません。そのため、複合機を導入したいけれどまとまった初期費用が用意できないと考えている場合にも向いているでしょう。

 

ただし、数年単位での契約となり、その間は基本的に解約できません。途中で解約を希望する場合は、違約金または残債の支払いが必要です。

 

多くの場合、リース契約ではカウンター料金と呼ばれる課金方式が採用されています。これは、複合機の内部に印刷枚数をカウントできる機能が搭載されていて、印刷1枚あたり「モノクロ印刷なら○円、フルカラー印刷なら○円」といった形で料金がカウントされるものです。

 

カウンター保守契約は代理店と締結することになり、カウンター料金の中にトナーの補充費用や故障した場合の修理費などが含まれています。カウンター料金制度を採用していないものを選択する場合は、保守契約の内容が変わってくるので、よく確認しておきましょう。

 

一般的なカウンター料金を採用している代理店の場合、利用者は毎月リース料金と印刷枚数に応じたカウンター料金を支払っていく形になります。契約期間が満了した際は新機種への買い替えや同機種での再リース契約、買い取り、返却から選択します。

 

【関連記事】リース契約満了時の選択肢│再リース・買取・入れ替え

レンタル

レンタルは、レンタル会社指定の複合機をレンタルし、毎月利用料を支払っていく方法です。

契約期間は数日～となっており、途中契約にも対応しています。

 

そのため、短期間だけ利用したいと考えている場合はレンタルが便利です。

リース契約をする場合は審査を受ける必要があるのですが、レンタルの場合、審査はありません。

 

そのため、複合機の購入は費用がかかるため選択できない、リース契約の審査も通過できなかったといった場合にレンタルを検討することもあります。

 

ただし、リース契約とは異なり、レンタル料金や搬入費、排出費といった初期費用が発生する点に注意しておきましょう。一般的に月々支払うコストはレンタルのほうが安く済みます。

 

補修や修理といったものはレンタル会社が義務を負うことになるので、利用者側の過失さえなければこういった費用を支払う必要はありません。

 

ただ、基本的に複合機の機種を選択することはできません。使いたい複合機がある場合はレンタルではなく、リースを検討することになります。

複合機リースのメリット

リース契約の形で複合機を導入すると、どういったメリットがあるのでしょうか。

 

以下5つが代表的です。

メリット①費用を安く抑えられる

新品の複合機を購入しようと考えた場合、100万円以上の費用がかかります。

 

一方、リース契約であれば初期費用はかかりません。これは、初期費用が月々のリース代金に含まれているためです。そのため、複合機の導入を検討したいけれど新品を購入する資金的な余裕がないと感じている場合もリース契約が向いているでしょう。

 

また、月々支払う金額はリースする複合機や契約年数によっても変わってくるのですが一般的に1～2万円程度です。毎月のランニングコストを安く抑えられるのも大きな魅力といえるでしょう。

【関連記事】複合機のリース契約では値引き交渉が可能！成功のコツ5選

メリット②期間を任意に設定できる

基本的にリース契約の期間は5年～6年程度です。

 

例えば、短期契約に対応している代理店の中には、2年や3年といったプランを提供している所も珍しくありません。反対に長期の7年プランを用意しているところもあります。

 

契約期間満了後は再リースといった契約方法もあるので、契約期間に関しては任意に設定可能です。月々のランニングコストは、リースよりもレンタルのほうが抑えられます。

 

ですが、これは短期間の契約だった場合の話です。長期にわたって利用する場合はレンタルよりもリースを選択したほうが毎月の支払いが安くなります。

 

まずはどの程度の期間利用・契約する予定か検討してみると良いでしょう。

 

【関連記事】コピー機の耐用年数は？減価償却やリース契約との関係も解説

メリット③管理が楽

新規で複合機を導入するとなると、会計処理が複雑になることがあります。高額であるため減価償却で処理しなければならないほか、保険や固定資産税といったものの処理も行わなければなりません。

 

一方、リース契約であれば月額費用を考えるだけで良いので、経理の管理面が楽になるのも魅力といえるでしょう。

メリット④最新機種を使用可能

多くの企業では、リース契約満了後に最新機種に借り換えをしています。

 

例えば、5年契約を結ぶ場合、5年経過時に最新機種へ借り換えることにより、これまでよりも性能面や省エネ面で優れた複合機を導入することが可能です。

 

複合機は続々と新しいものが登場しており、やはり最新のものほど性能面において優れています。業務におけるパフォーマンスの向上にもつながるでしょう。購入する場合は費用が高額であるため、古くなったとしてもなかなか気軽に新しいものに買い換えることはできません。

 

できるだけ最新機種を使い続けたいと考えている場合にもリース契約が向いています。

メリット⑤故障時は無料で修理できる

基本的に購入した複合機は故障が発生した際に会社負担で修理しなければならないのに対し、リース契約では保守サービス契約を結んだ代理店が無料で修理を行うケースが多いです。

 

これは、どのような形で保守サービスを契約しているのかによっても異なります。

 

一般的なカウンター料金制度を採用している代理店の場合はカウンター料金の中に保守費用も含まれているので、確認してみると良いでしょう。

 

【関連記事】複合機のカウンター料金とは？おさえておくべき基本と相場をチェック

 

複合機（コピー機）の「リース会社」と「代理店」の違い

事業用の高機能な複合機（コピー機）は本体価格が高額なため、リースで使用するのが一般的です。リース会社と直接契約する場合もありますが、実際には代理店を通じて契約を結ぶケースがほとんどです。ここでは、あえて代理店を通じて複合機（コピー機）をリースする理由について理解するため、リース会社と販売代理店の違いについて解説します。

	リース会社	販売代理店
役割	複合機を貸し出す	契約を提案・仲介する
立ち位置	複合機の所有者	ユーザーとリース会社の間に立つ
特徴	比較的契約内容が固定的	柔軟な提案・相談が可能
向いている人	手続きだけを進めたい	初めて導入する 相談して契約したい

 

リース会社：複合機（コピー機）を“貸し出す”側の企業

リース会社は、自社が複合機本体の所有者となって企業に貸し出すことを専門とする会社です。リース会社を通して複合機を使用する場合、リース会社がメーカーや代理店から新品のコピー機・複合機を購入し、契約者（利用者）に一定期間貸与する仕組みとなります。リースする機種は契約者（利用者）が選べるのが一般的です。

 

販売代理店：リース契約を“仲介・提案”する存在

代理店とは、リース会社とユーザーの間をつなぐ販売・契約の窓口となる事業者のことです。複合機やコピー機を提案し、リース契約の仲介を行うのが代理店の主な役割です。

 

リース会社よりも柔軟な対応ができる傾向にあるため、初めて複合機を導入する場合のように機種の選び方や契約年数などについて相談したい企業は販売代理店を選ぶとよいでしょう。

 

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複合機（コピー機）代理店の違いは？

複合機（コピー機）代理店は、主に規模や営業エリア、取り扱っている複合機のメーカーなどによって数種類に分類できます。ここでは、全国規模で営業しているような大手代理店と、地域密着型であることが多い中小の代理店、特定メーカーに強い代理店の3種類について、それぞれの特徴を解説します。

 

大手代理店の強みは「仕入れ価格の安さ」

大手の複合機代理店は、販売台数が多くメーカーとの取引実績も豊富です。そのため、複合機のメーカーにとっても「重要顧客」である大手代理店は、仕入れ価格の交渉力の高さが大きなメリットです。

 

少しでも安く複合機を導入したい企業は、大手代理店に相談してみましょう。ただし、複合機の仕入れ価格に人件費などの諸経費が上乗せされた合計がリース料となるため、必ずしも大手代理店のリース料が最も安くなるわけではないことに注意が必要です。

 

中小代理店の魅力は「柔軟で迅速な対応力」

中小規模の代理店には、フットワークの軽さという強みがあります。大手に比べると社員数が少ない分、一人ひとりの社員の担当範囲が広い傾向にあるため意思決定が速い中小規模の代理店は少なくありません。

 

問い合わせへのレスポンスやトラブル対応がスピーディーだったり、細かなリクエストに応えてくれたりする中小代理店は、ビジネスの強い味方となるでしょう。また、仕入れ価格で適わなくても諸経費を抑えることで、大手よりも安いリース料を提案できる中小代理店もあります。

 

特定メーカーに強い代理店を選ぶのも一つの手段

複数の複合機メーカーの機種を取り扱うのが一般的ですが、中には特定メーカーに特化している代理店もあります。こうした代理店は、規模が小さくても一つのメーカーとの取引量が多いため、仕入れ価格の優遇やノウハウの蓄積、技術サポートの質の高さなどが期待できます。

 

利用したい複合機・コピー機のメーカーが決まっている場合は、そのメーカーに強い代理店を選ぶのも一つの方法です。

 

複合機（コピー機）メンテナンスの仕組みは代理店ごとに異なる

ここでは、複合機（コピー機）のメンテナンスの仕組みについて紹介します。複合機を導入後、安心して使い続けるには定期的なメンテナンスが欠かせません。

 

メンテナンスの方法は大きく分けてメーカー対応と代理店対応の2つに分かれており、どちらの方法を取っているかは代理店ごとに異なります。急な故障や不具合が発生した際に慌てないよう、契約前によく確認しておきましょう。

 

メーカー対応：品質重視で安定したサポートが魅力

メーカーによるメンテナンスは、専門知識と技術力の高さが最大の強みです。自社で製造した複合機（コピー機） を熟知しているスタッフが対応するため、修理精度や対応品質は非常に高く、安心して任せられます。

 

一方で、メーカーでは修理専門スタッフ・営業担当者などと担当領域を明確に分けていることが多いため、日常のちょっとした困りごとなどは相談しにくいことがあります。

 

代理店対応：柔軟性は高いが、品質に差が出やすい

販売代理店が自社でメンテナンスを行う場合、柔軟な対応と親身なサポートが魅力です。故障や不具合が発生したときだけでなく、日常的な使い方の相談や業務上の悩みなども気軽に話せるケースが多く、「困ったときにすぐ相談できる関係性」を築けるのはメリットといえます。

 

一方 、メーカーのメンテナンス専門スタッフと比べると販売店のスタッフは知識や技術レベルのばらつきが大きい傾向にあるため、メンテナンス品質は差が出やすい可能性があります。ただし販売店であってもメーカー認定のメンテナンス資格を取得していれば品質に差はなく問題ありませんのでこの点を確認して下さい。

 

【おすすめ】メーカー × 代理店のハイブリッド型

実務面でのおすすめは「メンテナンスはメーカー、またはメーカー認定代理店」に委託し、「契約・請求窓口は代理店」を通すというハイブリッド型です。この仕組みであれば 高品質なメンテナンスを受けながら、リース契約や料金交渉などにおいては代理店を通して柔軟な対応を期待できます。相談しやすく、丁寧なサポートが受けられる販売店を選ぶのがポイントです。

複合機の代理店を選ぶポイント

代理店の選び方に悩んでいるのであれば、いくつかおさえておきたいポイントがあります。

 

特に以下を確認しておきましょう。

ポイント①本体価格が適正か

月々のリース料金は「本体価格×リース料率」で決定することになります。

 

リース料率は契約期間によって異なり、例えば一般的な5年契約だと1.9～2.1％です。

 

もし、本体価格が通常より高く設定されている場合は、その分、月々の費用が高額になってしまいます。本体価格をどの程度に設定しているかは、選択した代理店によって違いが大きいので、注意しておきましょう。

 

具体的な金額については見積もりを取ってみるとわかりやすいです。

ポイント②ランニングコストを確認する

ランニングコストもよく確認しておきましょう。

 

月々発生するコストは、リース料金のほか、カウンター保守契約を結ぶ場合はカウンター料金もかかります。

 

ランニングコストは保守契約によって変わる

ランニングコストを大きく左右するのが、保守契約の内容です。

 

保守契約は、カウンター保守、キット保守、スポット保守の3つに分かれます。

 

それぞれ紹介します。

 

カウンター保守

カウンター保守とは、カウンター料金制度で契約する場合の保守契約です。

 

1枚印刷するごとにいくらといった形で料金が設定されており、その料金の中にトナーなどの消耗品費や修理・メンテナンス代が含まれています。カウンター料金は発生するものの、突発的な修理費などはかからないので、ランニングコストを把握しやすいといえるでしょう。

 

キット保守

キット保守とは、トナーやカートリッジといったものに保守契約がついているタイプの契約です。

 

トナーやカートリッジを購入することによって保守を受けられることになります。これらを使い切った場合は、再度購入することでキット保守契約が更新されます。言い換えれば保守を受けるためにキットの購入が条件になっているので、非正規トナーを使用した場合は保守が切れる点に注意が必要です。

 

カウンター料金のように印刷ごとに費用がかかるわけではないので、印刷枚数が少ない場合に向いているでしょう。

 

一方で印刷枚数が多い場合はキットの交換サイクルが早くなってしまうため、カウンター料金制を選択しておいたほうがお得になることもあります。

 

スポット保守

スポット保守とは、故障などが発生した際は、その都度修理を依頼する形の保守契約です。

 

スポット保守とはいうものの、保守契約がついていないのと変わりません。

 

トナーやカートリッジといった消耗品やメンテナンス費用、修理費用などはその都度支払います。ランニングコストはリース料金のみで済みますが、大規模な修理が必要になってしまった場合は高額な費用がかかることもあるので、注意しましょう。

 

見積書に「保守契約料金」の記載があるか

見積書にリース料金しか記載されておらず、保守契約料金が含まれていないことがあります。代理店を比較する際、お得な代理店を選ぶためには複数の代理店から見積もりを取る相見積もりが必要です。この際、保守契約料金が含まれていない見積もりを参考にしてしまうと、他社より大幅に安いと勘違いしてしまうことがあるので、注意しましょう。

 

保守契約料金を含めた金額で比較する必要があります。

 

【関連記事】コインベンダーとは？メリット・デメリットを解説

ポイント③導入実績は豊富か

導入実績は必ず確認しておきたいポイントです。

 

やはり実績豊富な代理店のほうが信頼できます。これまでの導入数やどういった企業への導入実績があるか確認しておきましょう。過去の実績をもとに導入すべき複合機の提案が受けられたり、何かトラブルがあった際に迅速に対応してくれたりすることが期待できます。

ポイント④アフターサービスが充実しているか

複合機導入後にどのようなトラブルが発生するかはわかりません。

 

そのため、万が一のことを考えてアフターサービスが充実している代理店と契約すると良いでしょう。

 

例えば、企業によっては複合機にトラブルが発生して使えなくなると、業務が滞ってしまうこともあるはずです。このようなトラブルにしっかり対応してくれるアフターサービスを用意している代理店と契約すると、業務に支障が出るのも防げます。

 

定期メンテナンスや、迅速なサポートに力を入れている代理店を選択しましょう。

 

ポイント⑤メーカー認定代理店であるか

メーカー認定代理店とは、メーカーと正式な販売契約を結んでいる代理店のことです。認定を受けている代理店であれば一定の専門知識や技術を持ったスタッフに対応してもらえるため、導入後のトラブルや設定サポートも安心して任せられるのがメリットです。

 

メーカーによってはサービス品質などに関して一定の基準を満たしている代理店だけを認定していることもあるため、認定代理店であることは信頼の証でもあります。

 

ポイント⑥スピーディーな対応力があるか

対応の速さは代理店を選ぶうえでの大切なポイントです。いまや複合機（コピー機）がなくては業務が円滑に進まないという企業は多いでしょう。

 

新規に事業を立ち上げる場合、オフィスや店舗の稼働開始に間に合わなければ、業務へ影響が出たりトラブルにつながったりすることもあります。

 

また、リース開始後も急な故障などで業務が止まってしまうことも考えられます。スピード感のある対応をしてくれる代理店を選ぶと安心です。

 

ポイント⑦自社にとって最適な機種を提案してくれるか

代理店を通して複合機（コピー機）をリースするメリットの一つが、機種選びの相談ができることです。自社の業務フローや複合機の稼働見込みを丁寧にヒアリングしたうえで、最適な機種をわかりやすく提案してくれる代理店を選びましょう。

 

また、契約前に気になることがあれば積極的に質問しておくことも信頼できる代理店を選ぶコツです。質問に対して適切に回答してくれる誠実な代理店であれば、導入後も安心して利用できます。

 

事務機器ねっとが選ばれる理由

これから複合機のリース契約を検討しているのであれば、ぜひ事務機器ねっとまでご相談ください。

 

以下のような理由で多くの方から選ばれております。

理由①低価格・初期費用0円

複合機を導入する際、どうしても費用の問題が気になってしまう方もいるでしょう。特に心配になるのが、初期費用の問題です。

事務機器ねっとでは、企業努力により初期費用は一切かかりません。0円で設置できるので、契約時のコストを抑えたいと考えている方からも選ばれています。設置費用だけではなく各種設定費用もかからないので、お気軽にご相談ください。

 

初期費用がかからないとなると、その分メンテナンス代やカウンター料金が高くついてしまうのではないかといった心配をされる方もいます。ですが、もちろんそういったことはありません。できるだけ安くサービスを提供しております。

 

※離島やエレベーターのないビル、搬入にクレーン車が必要な場合などは初期費用が発生することがあります。

理由②お客様の悩みに寄り添った提案力

初めて複合機を導入する場合、どのような形でどういった複合機を選択すれば良いのかわからず、悩んでしまうことがあります。複合機にはさまざまな種類があるため、重要なのは自社に合ったものを選択することです。

 

ただ、代理店の中には取り扱っているメーカーが限定されているところも少なくありません。

 

事務機器ねっとで取り扱っているメーカーや製品は非常に豊富です。SHARP、Canon、FUJIFILM、KYOCERA、OKI、EPSONといった6メーカーを中心にさまざまな提案ができます。

 

そもそもどういったものが自社に合っているのかわからないと悩んでいる方も、用途や目的、希望などを伝えていただければ適したものを提案できるので、ご相談ください。

理由③充実のサポート体制

事務機器ねっとでは、サポートにも力を入れております。

 

導入時のお悩みにわかりやすくお答えしているのはもちろんのこと、アフターサービスに至るまで手厚いサポートを用意しているのが強みです。

 

トラブルが起こった時、すぐに対応してもらえるか不安に感じている方もいるでしょう。

 

事務機器ねっとでは、区域担当制の自社メンテナンスを行っており、トラブルが発生した際はいつでも迅速に対応できる巡回体制を整えているのが特徴です。専門の技術者が対応しています。

 

何かわからないことや困らないことがあった場合は、どのような些細なことでもお問い合わせください。

理由④創業30年のノウハウと実績

「事務機器ねっと」を運営する株式会社庚伸は平成2年10月設立の会社であり、これまでに30年を超えるノウハウと実績を重ねてきています。

 

数多くの取り組みを行い、これまで多くの賞も受賞してきました。（※）

 

弊社までご来社いただければ間近で事務機器ねっとの稼働環境もご覧いただけます。

 

実績を重視している方もご安心いただけるはずです。

 

※参考：事務機器ねっと：会社案内

理由⑤複合機だけではなく、オフィスに必要な一式をワンストップでサポート

弊社で取り扱っているのは、複合機だけではありません。

 

移転から電話、内装デザインなど、オフィス関連のことであれば総合的に対応可能です。最適な機種やオフィス環境作るための提案をワンストップで対応しているので、お気軽にご相談ください。

 

特に、これから起業しようと考えていたり、現在のオフィス環境をより良いものにしたいと考えたりしている方は、複合機以外にも必要なものがたくさんあります。モバイルWi-Fiや社用携帯の準備も含めてご相談いただけるので、お声掛けください。

 

 

複合機（コピー機）の代理店に関するよくある質問

複合機（コピー機）の代理店はリース契約を仲介するだけではありません。ここでは複合機の代理店について、よくある質問とその答えを3つ紹介します。代理店を選ぶ際の参考にしてください。

 

複合機（コピー機）のリース契約はどの代理店でも同じ条件ですか？

いいえ、同じメーカー・機種であっても、代理店によって複合機のリース契約条件は異なります。また、リース契約と保守契約は別契約である点に注意が必要です。

 

リース契約はあくまで「複合機本体を一定期間借りるための契約」であり、リース料金は機種（最新機種や高機能機種は高く、旧型・低機能機種は安い傾向）や契約期間によって変動します。

 

複合機を導入する際は、リース契約（本体費用）と保守契約（メンテナンス・サービスの内容・費用）をそれぞれ個別に確認し、総額とサポート品質を比較することが重要です。

 

導入する複合機（コピー機）の機種は代理店に相談できますか？

はい、代理店によっては利用状況や業務フローに応じて適切な機種の提案やカスタマイズが可能です。複数のメーカーの複合機を扱っている代理店であれば、メーカーを横断して最適な提案ができることも強みです。

 

機種の提案力も代理店選びのポイントといえるため、契約前にいくつかの代理店に相談して対応を比較するとよいでしょう。

 

代理店を変えるとリース料金やサポートに差は出ますか？

はい、代理店ごとに仕入れ価格やサポート体制が異なるため、料金や対応品質に差が出ます。すでに複合機を導入しているが代理店の対応に不満がある場合、契約更新のタイミングなどで他の代理店に変えるのも一つの方法です。

 

まとめ

複合機（コピー機）をリースするのであれば、代理店選びは大切なポイントです。代理店によってリース料金や条件が異なるだけでなく、メンテナンスや機種選択のアドバイスといったサービスの質も大きく異なります。信頼できる代理店はビジネスの重要なパートナーとなってくれるでしょう。

 

本記事は複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。複合機の選定・導入に関するご相談はぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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