複合機の代理店の選び方で重視すべき4つのポイントとは？

一般的に複合機のリース契約をする場合、標準的な契約期間は5年前後です。リース契約は、リース会社と代理店を通して結びます。

複合機の代理店とは長く付き合っていくことになるので、慎重に選ばなければなりません。ですが「どの代理店が良いのかわからない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで、複合機の代理店の選び方を解説します。この記事を読むことによってどういったポイントに注目して代理店を選べば良いか、リースはレンタルとどのような違いがあるかなどがわかるようになるので、ぜひご覧ください。

複合機のリースとレンタルの違いとは

複合機を導入するにあたり、リースにしようかレンタルにしようか悩んでいる方もいるはずです。これらは、さまざまなことが異なります。

まずリースとレンタルの違いから確認しておきましょう。

それぞれの特徴を解説していきます。

リース

リースとは、リース会社が利用者の指定する複合機を購入し、利用者に貸し出す仕組みのことをいいます。商品の所有者となるのは、リース会社です。

レンタルとは異なり、初期費用がかかりません。そのため、複合機を導入したいけれどまとまった初期費用が用意できないと考えている場合にも向いているでしょう。

ただし、数年単位での契約となり、その間は基本的に解約できません。途中で解約を希望する場合は、違約金または残債の支払いが必要です。

多くの場合、リース契約ではカウンター料金と呼ばれる課金方式が採用されています。これは、複合機の内部に印刷枚数をカウントできる機能が搭載されていて、印刷1枚あたり「モノクロ印刷なら○円、フルカラー印刷なら○円」といった形で料金がカウントされるものです。

カウンター保守契約は代理店と締結することになり、カウンター料金の中にトナーの補充費用や故障した場合の修理費などが含まれています。カウンター料金制度を採用していないものを選択する場合は、保守契約の内容が変わってくるので、よく確認しておきましょう。

一般的なカウンター料金を採用している代理店の場合、利用者は毎月リース料金と印刷枚数に応じたカウンター料金を支払っていく形になります。契約期間が満了した際は新機種への買い替えや同機種での再リース契約、買い取り、返却から選択します。

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レンタル

レンタルは、レンタル会社指定の複合機をレンタルし、毎月利用料を支払っていく方法です。

契約期間は数日～となっており、途中契約にも対応しています。

そのため、短期間だけ利用したいと考えている場合はレンタルが便利です。

リース契約をする場合は審査を受ける必要があるのですが、レンタルの場合、審査はありません。

そのため、複合機の購入は費用がかかるため選択できない、リース契約の審査も通過できなかったといった場合にレンタルを検討することもあります。

ただし、リース契約とは異なり、レンタル料金や搬入費、排出費といった初期費用が発生する点に注意しておきましょう。一般的に月々支払うコストはレンタルのほうが安く済みます。

補修や修理といったものはレンタル会社が義務を負うことになるので、利用者側の過失さえなければこういった費用を支払う必要はありません。

ただ、基本的に複合機の機種を選択することはできません。使いたい複合機がある場合はレンタルではなく、リースを検討することになります。

複合機リースのメリット

リース契約の形で複合機を導入すると、どういったメリットがあるのでしょうか。

以下5つが代表的です。

メリット①費用を安く抑えられる

新品の複合機を購入しようと考えた場合、100万円以上の費用がかかります。

一方、リース契約であれば初期費用はかかりません。これは、初期費用が月々のリース代金に含まれているためです。そのため、複合機の導入を検討したいけれど新品を購入する資金的な余裕がないと感じている場合もリース契約が向いているでしょう。

また、月々支払う金額はリースする複合機や契約年数によっても変わってくるのですが一般的に1～2万円程度です。毎月のランニングコストを安く抑えられるのも大きな魅力といえるでしょう。

メリット②期間を任意に設定できる

基本的にリース契約の期間は5年～6年程度です。

例えば、短期契約に対応している代理店の中には、2年や3年といったプランを提供している所も珍しくありません。反対に長期の7年プランを用意しているところもあります。

契約期間満了後は再リースといった契約方法もあるので、契約期間に関しては任意に設定可能です。月々のランニングコストは、リースよりもレンタルのほうが抑えられます。

ですが、これは短期間の契約だった場合の話です。長期にわたって利用する場合はレンタルよりもリースを選択したほうが毎月の支払いが安くなります。

まずはどの程度の期間利用・契約する予定か検討してみると良いでしょう。

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メリット③管理が楽

新規で複合機を導入するとなると、会計処理が複雑になることがあります。高額であるため減価償却で処理しなければならないほか、保険や固定資産税といったものの処理も行わなければなりません。

一方、リース契約であれば月額費用を考えるだけで良いので、経理の管理面が楽になるのも魅力といえるでしょう。

メリット④最新機種を使用可能

多くの企業では、リース契約満了後に最新機種に借り換えをしています。

例えば、5年契約を結ぶ場合、5年経過時に最新機種へ借り換えることにより、これまでよりも性能面や省エネ面で優れた複合機を導入することが可能です。

複合機は続々と新しいものが登場しており、やはり最新のものほど性能面において優れています。業務におけるパフォーマンスの向上にもつながるでしょう。購入する場合は費用が高額であるため、古くなったとしてもなかなか気軽に新しいものに買い換えることはできません。

できるだけ最新機種を使い続けたいと考えている場合にもリース契約が向いています。

メリット⑤故障時は無料で修理できる

基本的に購入した複合機は故障が発生した際に会社負担で修理しなければならないのに対し、リース契約では保守サービス契約を結んだ代理店が無料で修理を行うケースが多いです。

これは、どのような形で保守サービスを契約しているのかによっても異なります。

一般的なカウンター料金制度を採用している代理店の場合はカウンター料金の中に保守費用も含まれているので、確認してみると良いでしょう。

複合機リースのデメリット

便利なリース契約ではありますが、いくつか注意しておかなければならないこともあります。

特に以下の3点についてはよく理解しておきましょう。

デメリット①途中解約ができない

リース契約は、契約時に定めた期間を満了することでリース会社が損をしない仕組みになっています。そのため、途中契約を希望する場合はリース会社が損をしてしまうので、基本的に途中解約は認められません。

例えば、長期の7年契約を結んでいたものの、契約から3年ほど経過した時点で事業がうまくいかなくなってしまい廃業を検討することになったとします。ですが、まだ契約期間は4年間も残っているので、そのままの解約は認められません。途中解約する場合は、違約金や残りの期間分の利用料を支払う必要があります。この費用が高額になってしまう場合、解約したくてもできない状況になる可能性が高いです。

こういったケースでは、月々の支払いを続けていかなければなりません。

途中で解約する可能性がある場合は、長期契約ではなく、短期の契約から検討すると良いでしょう。

【関連記事】複合機・コピー機のリース契約は途中契約できるか│対処法や違約金も

デメリット②利用には審査が必要

リース契約は、希望すれば誰でもできるものではなく、申し込みをした際に行われる審査を通過する必要があります。これは、リース会社にとってリスクが高い利用者との契約を避けるための対策です。

そのため、審査を通過できるのは、財務状況が良い、支払いの滞納歴がないなど信用度が高い人のみといえます。

特に過去に滞納歴がある方は審査を通過するのが難しくなってしまうでしょう。審査を通過できなかった場合は契約できないので、購入やレンタルについて検討していくことになります。

デメリット③利用期間の検討が必要

基本的にリース契約では代理店が定めている範囲内で自由に利用期間を決められます。

ですが、適当に決めてしまうとあとから苦労することもあるので、十分注意しておきましょう。

短い期間だけ契約する場合は月々の利用料が高くなりますし、長期間契約する場合は途中で解約することになった際に残債の支払いが難しくなる問題があります。慎重に検討が必要です。

複合機の代理店を選ぶポイント

代理店の選び方に悩んでいるのであれば、いくつかおさえておきたいポイントがあります。

特に以下を確認しておきましょう。

ポイント①本体価格が適正か

月々のリース料金は「本体価格×リース料率」で決定することになります。

リース料率は契約期間によって異なり、例えば一般的な5年契約だと1.9～2.1％です。

もし、本体価格が通常より高く設定されている場合は、その分、月々の費用が高額になってしまいます。本体価格をどの程度に設定しているかは、選択した代理店によって違いが大きいので、注意しておきましょう。

具体的な金額については見積もりを取ってみるとわかりやすいです。

ポイント②ランニングコストを確認する

ランニングコストもよく確認しておきましょう。

月々発生するコストは、リース料金のほか、カウンター保守契約を結ぶ場合はカウンター料金もかかります。

ランニングコストは保守契約によって変わる

ランニングコストを大きく左右するのが、保守契約の内容です。

保守契約は、カウンター保守、キット保守、スポット保守の3つに分かれます。

それぞれ紹介します。

カウンター保守

カウンター保守とは、カウンター料金制度で契約する場合の保守契約です。

1枚印刷するごとにいくらといった形で料金が設定されており、その料金の中にトナーなどの消耗品費や修理・メンテナンス代が含まれています。カウンター料金は発生するものの、突発的な修理費などはかからないので、ランニングコストを把握しやすいといえるでしょう。

キット保守

キット保守とは、トナーやカートリッジといったものに保守契約がついているタイプの契約です。

トナーやカートリッジを購入することによって保守を受けられることになります。これらを使い切った場合は、再度購入することでキット保守契約が更新されます。言い換えれば保守を受けるためにキットの購入が条件になっているので、非正規トナーを使用した場合は保守が切れる点に注意が必要です。

カウンター料金のように印刷ごとに費用がかかるわけではないので、印刷枚数が少ない場合に向いているでしょう。

一方で印刷枚数が多い場合はキットの交換サイクルが早くなってしまうため、カウンター料金制を選択しておいたほうがお得になることもあります。

スポット保守

スポット保守とは、故障などが発生した際は、その都度修理を依頼する形の保守契約です。

スポット保守とはいうものの、保守契約がついていないのと変わりません。

トナーやカートリッジといった消耗品やメンテナンス費用、修理費用などはその都度支払います。ランニングコストはリース料金のみで済みますが、大規模な修理が必要になってしまった場合は高額な費用がかかることもあるので、注意しましょう。

見積書に「保守契約料金」の記載があるか

見積書にリース料金しか記載されておらず、保守契約料金が含まれていないことがあります。代理店を比較する際、お得な代理店を選ぶためには複数の代理店から見積もりを取る相見積もりが必要です。この際、保守契約料金が含まれていない見積もりを参考にしてしまうと、他社より大幅に安いと勘違いしてしまうことがあるので、注意しましょう。

保守契約料金を含めた金額で比較する必要があります。

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ポイント③導入実績は豊富か

導入実績は必ず確認しておきたいポイントです。

やはり実績豊富な代理店のほうが信頼できます。これまでの導入数やどういった企業への導入実績があるか確認しておきましょう。過去の実績をもとに導入すべき複合機の提案が受けられたり、何かトラブルがあった際に迅速に対応してくれたりすることが期待できます。

ポイント④アフターサービスが充実しているか

複合機導入後にどのようなトラブルが発生するかはわかりません。

そのため、万が一のことを考えてアフターサービスが充実している代理店と契約すると良いでしょう。

例えば、企業によっては複合機にトラブルが発生して使えなくなると、業務が滞ってしまうこともあるはずです。このようなトラブルにしっかり対応してくれるアフターサービスを用意している代理店と契約すると、業務に支障が出るのも防げます。

定期メンテナンスや、迅速なサポートに力を入れている代理店を選択しましょう。

事務機器ねっとが選ばれる理由

これから複合機のリース契約を検討しているのであれば、ぜひ事務機器ねっとまでご相談ください。

以下のような理由で多くの方から選ばれております。

理由①低価格・初期費用0円

複合機を導入する際、どうしても費用の問題が気になってしまう方もいるでしょう。特に心配になるのが、初期費用の問題です。

事務機器ねっとでは、企業努力により初期費用は一切かかりません。0円で設置できるので、契約時のコストを抑えたいと考えている方からも選ばれています。設置費用だけではなく各種設定費用もかからないので、お気軽にご相談ください。

初期費用がかからないとなると、その分メンテナンス代やカウンター料金が高くついてしまうのではないかといった心配をされる方もいます。ですが、もちろんそういったことはありません。できるだけ安くサービスを提供しております。

※離島やエレベーターのないビル、搬入にクレーン車が必要な場合などは初期費用が発生することがあります。

理由②お客様の悩みに寄り添った提案力

初めて複合機を導入する場合、どのような形でどういった複合機を選択すれば良いのかわからず、悩んでしまうことがあります。複合機にはさまざまな種類があるため、重要なのは自社に合ったものを選択することです。

ただ、代理店の中には取り扱っているメーカーが限定されているところも少なくありません。

事務機器ねっとで取り扱っているメーカーや製品は非常に豊富です。SHARP、Canon、FUJIFILM、KYOCERA、OKI、EPSONといった6メーカーを中心にさまざまな提案ができます。

そもそもどういったものが自社に合っているのかわからないと悩んでいる方も、用途や目的、希望などを伝えていただければ適したものを提案できるので、ご相談ください。

理由③充実のサポート体制

事務機器ねっとでは、サポートにも力を入れております。

導入時のお悩みにわかりやすくお答えしているのはもちろんのこと、アフターサービスに至るまで手厚いサポートを用意しているのが強みです。

トラブルが起こった時、すぐに対応してもらえるか不安に感じている方もいるでしょう。

事務機器ねっとでは、区域担当制の自社メンテナンスを行っており、トラブルが発生した際はいつでも迅速に対応できる巡回体制を整えているのが特徴です。専門の技術者が対応しています。

何かわからないことや困らないことがあった場合は、どのような些細なことでもお問い合わせください。

理由④創業30年のノウハウと実績

「事務機器ねっと」を運営する株式会社庚伸は平成2年10月設立の会社であり、これまでに30年を超えるノウハウと実績を重ねてきています。

数多くの取り組みを行い、これまで多くの賞も受賞してきました。（※）

弊社までご来社いただければ間近で事務機器ねっとの稼働環境もご覧いただけます。

実績を重視している方もご安心いただけるはずです。

※参考：事務機器ねっと：会社案内

理由⑤複合機だけではなく、オフィスに必要な一式をワンストップでサポート

弊社で取り扱っているのは、複合機だけではありません。

移転から電話、内装デザインなど、オフィス関連のことであれば総合的に対応可能です。最適な機種やオフィス環境作るための提案をワンストップで対応しているので、お気軽にご相談ください。

特に、これから起業しようと考えていたり、現在のオフィス環境をより良いものにしたいと考えたりしている方は、複合機以外にも必要なものがたくさんあります。モバイルWi-Fiや社用携帯の準備も含めてご相談いただけるので、お声掛けください。

複合機の代理店とは長年の付き合いになる

いかがだったでしょうか。

代理店の選び方について、注目したいポイントなどを紹介しました。何を重視すべきかなどがご理解いただけたかと思います。代理店を通して交わすリース契約は長年にわたって継続していくものなので、どの代理店を選ぶかは非常に重要です。慎重に検討しましょう。

事務機器ねっとでは、これまで蓄積してきた長年のノウハウや実績をもとに複合機やプリンターの導入をしっかりサポートしています。初期費用は0円なので、できるだけ費用をかけずに導入を検討したいと考えている方もご相談ください。

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