【複合機のしくじり先生】失敗事例を反面教師に、あるある操作ミスを撲滅!

混乱

仕事をしていく上で失敗はつきものです。特に新人の頃にやってしまいがちなのが、コピーやスキャンなどの複合機関係のミス。とても些細なケアレスミスなのですが、なぜかミスを連発してしまう。自分でも呆れてしまうし、上司には「こんな簡単な仕事もできないなんて」と思われてしまうかもしれない…そのような“複合機あるある”の失敗事例を、筆者独自の解決策と共にご紹介させていただきます!

<目次>
コピーの失敗事例
スキャンの失敗事例
ファックスの失敗事例
プリントの失敗事例

コピーの失敗事例

まずはコピーのミスをご紹介いたします。上司に「これコピーとってきて」と言われた経験は誰にでもあるはず。あなたも経験したことがあるかもしれない意外性のあるミスがありました。

コピー失敗事例①

コピーする部数を間違えてしまい予想以上の枚数が出力…慌てて中止ボタンを押したはいいもの、大量に用紙が無駄になってしまった。

【解決策①】
部数間違いのミスに関しては、ゆっくりきちんと手順を考えて操作しましょう。急いでいても慌てなければ失敗を防げます。

コピー失敗事例②

原稿の向きを間違えてしまって100枚以上の白紙が出力された。中止の仕方も分からなかったため、ただ温められた白紙を眺めていた。

【解決策②】
操作方法をしっかり覚えていれば再度ミスすることは少なそうです。複合機の基本的な操作がわからない、いかにも新人といった可愛らしいミスですね。原稿台や自動原稿送り装置に紙をセットする際は、原稿台は印刷したい面をガラス面に向けてセットし、自動原稿送り装置は印刷したい面を確認してセットしてください。自動原稿送り装置はメーカーや機種ごとによって上向きか下向きか異なる場合があります。もし不安でしたら、一枚だけ試してみるといいかもしれませんね。また、多くの複合機には読み取り装置の周辺に原稿面を示すアイコンが描かれています。こちらも目印になるため、確認してみましょう。

コピーする部数を間違えてしまうことはあるあるですよね。10枚前後であれば軽い注意で済むかと思いますが、一桁間違えてしまうだけで膨大な量の無駄紙が…! 複合機はカウンターで印刷した枚数を数えています。自分のミスを恐れて報告しないでいると、バレたときに大目玉を食らってしまうかもしれません。大量に間違えてしまったら、必ず報告とお詫びをしましょう。
原稿の向きを間違えて白紙が印刷されるという展開は面白いですよね! しかし白紙で出力してもカウント料金が発生してしまいますし、時間も取られてしまいますね…ただの温まった白紙が出力されている光景もシュールです。

スキャンの失敗事例

スキャンのミスはなかなか少ないのではないでしょうか? コピーと違い大量に無駄紙を排出することも無いので油断しがちですが、うっかりすると大ごとになるような致命的なトラブルにもなりかねないので、こちらも特に要注意です。

スキャン失敗事例①

スキャンをした後に原稿台から原稿を抜き忘れてしまい、原本を紛失してしまった。

【解決策①】
スキャン後は確認あるのみ! 原稿を忘れないことを胸に刻んでスキャンに挑みましょう(笑)

スキャン失敗事例②

スキャンをしたら線が入っていたので、複合機の内部を開けて掃除しようとしたら、故障してしまった。

【解決策②】
自動原稿送り装置(ADF)のように高速でスキャンをする場合、もし原稿が鉛筆やシャープペンで書かれたものなら注意が必要です。紙に張り付いている消しゴムのゴミは連続スキャニングには天敵ですので必ず払ってからスキャンすると良いでしょう。

スキャン失敗事例③

スキャニングしたデータを確認せず保存。いざ必要な時、原稿が折れていて使い物にならなかった。

【解決策③】
スキャンした画像を一枚一枚開いて確認することが面倒臭いと感じたとしても、スキャンした際にPCに画像を表示させ確認しましょう。一枚でも折れていたらすぐわかるはず!

スキャンした後に注意しなければいけないことが、原稿の回収し忘れです。スキャンをする原稿というのは、わざわざ紙からデータ化するほどの大事な書類の可能性が高いです。もし原稿を複合機に置きっぱなしにし、次にスキャンを使用する人がその原稿の重要性に気づけなければ、最悪の場合捨てられてしまうこともあるでしょう。万一それでお客様から預かった原本を紛失してしまったら、かなりピンチですよね。
スキャンした際の線は、複合機の内部に原因があるとは限りません。よくあるのは、原稿に汚れがついていたり、ガラス台が汚くなっていたりする場合です。付属の布巾でガラス部分を優しく拭いてください。
スキャン業務に慣れてきた時に発生してしまうミスですね。一枚一枚確認は怠らないようにしましょう。

ファックスの失敗事例

最近はファックスを送信する機会も少なくなってきました。そのため経験不足からミスが生まれてしまうことがあります。新人社員だけではなくて、中堅社員の方もファックスの送り方、忘れていませんか?

ファックス失敗事例①

関係者以外にファックスを送信してしまい、お詫びの電話を入れたら営業に繋がった。

【解決策①】
やはりファックスのミスは誤送信。短縮ボタンや、電話番号のチェックは忘れずにきちんと確認してから送信しましょう。

ファックス失敗事例②

短縮ボタンを押さずに110番にファックスを送信してしまい、警察の方からクレームが来た。

【解決策②】
機密情報などが第三者の手に渡ってしまうと重大な情報漏洩になります。ファックスは会社に送信できるという安心感があります。自らのミスで情報漏洩をしてしまわないように気をつけていきたいですよね。

誤送信のお詫びから、お客様を獲得できたというなかなかのラッキーエピソード。おそらくですが、このミスをしてしまった方の人柄の良さも出ていたのかもしれません。2番目はとっても恐ろしいミスですね。送ってしまった方もびっくりですが警察の方もびっくりしてしまう事件です。

プリントの失敗事例

複合機の操作ではなく、PCのデータを出力するプリント。こちらも頻繁に頼まれたり、ご自身でも出力する機会は多いでしょう。

プリント失敗事例①

桁を間違えて大量に印刷してしまった。

【解決策①】
こちらも確認あるのみ。仕事に慣れてきた頃に発生しやすいミスですね。

プリント失敗事例②

印刷後裏面も印刷する際に差し込む向きを間違え、逆の資料が完成。

【解決策②】
手差しのセットは、印刷面を下に向けてセットしましょう。②の場合は、片面印刷された面を上に向けて白紙を下に向けてセットします。お使いの複合機の設定にもよるかもしれませんが、大抵の複合機は手差しトレイに紙を置く左手側に上辺を向けて置くと、両面に綺麗に印刷が可能です。こちらは富士フイルムの複合機の例です。用紙セットの方向はメーカーや機種によるためこのように注意して使用しましょう。

スキャン失敗事例③

「この資料B4におねがい!」と頼まれ、地下4階に持って行った。

【解決策③】
天然というものは直せませんが、この程度のおっちょこちょいミスなら職場が和みますね。(笑)

データの書類や、稟議書など日常で使用するプリント機能。やはり枚数の打ち間違いによる大量印刷は多いようです。PDFの資料を印刷する際は十分注意して印刷しましょう。③の天然なミスは嘘みたいな本当の話。ご自身の後輩にも語り継がれる伝説になりそうです。

 

新人でなくとも、複合機の操作は間違えてしまうものです。機械だからこそ起こりうるミスもありそうです。総括として、複合機でコピーやスキャンをする際は確認を怠らず操作しましょう。筆者自身このような記事を書く際は確認を怠らないようにしていますが、完璧な機械のような人間になれるわけはありません。きちんと一つ一つ手順をチェックしてミスを減らしていけたら良いですよね。

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    JIS Q 27001:2006(ISO/27001:2005)
    ISO/ISMS(適用範囲:HCグループ)
    一般人材派遣業:労働大臣許可 般13-01-0526
    人材紹介業:労働大臣許可 13-ュ-010435
    宅地建物取引業:東京都知事(2)第98397号
    一般建設業:東京都知事許可(般-1)第150856号
    高度管理医療機器等販売/貸与業第5502205165号

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