NPO・一般社団法人の複合機選び【総会資料・会報・予算の制約】

「総会と会報の時期だけ印刷が集中し、普段はほとんど使わない」
「予算が限られているので、毎月の支払いはできるだけ抑えたい」
「会員名簿や寄付者の情報を扱うので、管理が気になる」

NPO法人や一般社団法人の事務局では、印刷の量が時期によって大きく変わります。総会や会報の発送の前に集中し、それ以外の時期は少ない、という形が一般的です。そのうえで、予算の制約から毎月の支払いを抑えたいという事情があります。

結論から言うと、NPO・一般社団法人の複合機は①普段の量に合わせて月々の費用を抑えること、②集中する時期の部数と綴じの作業をどうこなすかを決めること、③会員や寄付者の情報を人目に残さないこと、の3点で選びます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、NPO・一般社団法人の事務局で複合機を選ぶときの考え方を整理します。

NPO・一般社団法人で扱う紙

総会の資料

社員総会や会員総会に向けて、事業報告や決算の資料を会員の人数分用意します。NPO法人の場合、毎事業年度、事業報告書などを所轄庁に提出することも法律で定められています。

総会の時期は年に一度か二度ですが、その前の数週間に印刷と発送の作業が集中します。

会報と案内

会員向けの会報、イベントの案内、寄付のお願いなど、定期的に印刷して郵送する書類があります。部数が多いと、印刷に加えて折りや封入の手間も大きくなります。

会員と寄付者の情報

会員名簿、寄付者の一覧、宛名のラベルなど、個人情報を含む書類を扱います。事務局の人数が少ない団体ほど、誰でも触れる場所に書類が置かれがちです。

選ぶときに見るところ

普段の量で月々の費用を決める

印刷の量が時期によって大きく変わる場合、最も多い時期に合わせて大きな機種を選ぶと、残りの月は使わない能力に費用を払うことになります。

まず、普段の月と、最も多い月の枚数を分けて数えてください。

・普段の月の量で十分な機種を選び、集中する時期は印刷を数日に分ける
・集中する時期の量が普段の数倍を超えるなら、その時期だけ印刷会社に頼む

どちらが合うかは、集中する時期の部数と、準備にかけられる日数で決まります。枚数の数え方は複合機の月間印刷枚数の数え方で解説しています。

カラーとモノクロの使い分け

会報や案内をカラーで印刷すると、1枚あたりの費用が大きくなります。表紙だけカラーにして本文はモノクロにする、社内の資料はモノクロに固定する、といった使い分けで費用は変わります。

黒と1色で作った資料をカラーより安い単価で印刷できる区分を用意しているメーカーもあります。詳しくはカウンター料金節約術。モノカラーとはをご覧ください。

綴じの作業

総会資料を1部ずつ組んでホチキスで留める作業は、事務局の人数が少ないほど負担になります。部数ごとに仕分けて留める装置（フィニッシャー）があると、この作業を機械に任せられます。

ただし、フィニッシャーは費用が上がります。年に一度の総会のためだけであれば、手作業で済ませる判断もあります。大量部数の総会資料の考え方は不動産管理会社の複合機選びでも紹介しています。

会員と寄付者の情報を守る

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能
・宛名の印刷やスキャンをした書類を、決まった場所で管理する運用

寄付者の情報は、団体への信頼に直結します。詳しくは複合機のセキュリティチェックリストをご覧ください。

予算を抑えるための選択肢

機種のクラスを下げる

普段の量に合わせて、速さや給紙の容量を抑えた機種にすると、リース料金が下がります。A3をあまり使わなければ、A4機にするのも有効です。

中古の機種を検討する

中古の複合機は本体の費用を抑えられます。一方で、部品の供給や保守の付き方に注意が必要です。判断の材料は中古複合機は買いかで整理しています。

費用の内訳を見直す

今の契約がある場合は、リース料金、カウンター料金、保守料金のどこに費用がかかっているかを分けて見ると、削れる部分が見えます。具体的な方法は複合機のコストを下げるための具体的な方法5選で紹介しています。

よくあるご質問

Q. リースの審査は法人格があれば通りますか

リースの審査は、団体の設立からの年数や財務の状況をもとにリース会社が判断します。設立して間もない団体では、条件が付くこともあります。事前に販売店へご相談ください。

Q. 会報の発送まで複合機でできますか

宛名のラベルや封筒への印刷は、機種と用紙によって対応できる場合があります。封入や郵送の作業そのものは、別途段取りが必要です。部数が多い場合は、発送代行のサービスと比べて判断してください。

Q. 事務局が週に数日しか開いていない場合はどう選べばよいですか

使う日が限られる場合は、印刷の量よりも、使う日にすぐ立ち上がることと、トナーや紙が切れていないことが大切です。消耗品の残量を販売店が把握できる仕組みがあると、担当者が不在の日が多くても困りません。

Q. 寄付で譲り受けた複合機を使うのはどうですか

使えるうちは有効ですが、保守の契約がない機械は、故障したときに修理の手配ができないことがあります。部品の供給が続いているかと、保守を付けられるかを確認してから使ってください。

団体の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、予算と使い方の条件に合わせて機種を選べます。

普段の月と総会の時期のおおよその印刷量、ご予算の目安をお知らせいただければ、無理のない構成をご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

NPO・一般社団法人の複合機は、次の3点で選びます。

・普段の量に合わせて、月々の費用を抑える
・集中する時期の部数と綴じの作業を、どうこなすかを決めておく
・会員や寄付者の情報を、人目に残さない

最も忙しい時期に合わせて大きな機種を選ぶと、残りの月の負担が重くなります。普段の量と忙しい時期の量を分けて数えるところから始めてください。