複合機の担当者が替わるときの引き継ぎ【契約書・保守窓口・カウンターの記録】

「前の担当者が辞めてから、複合機の契約がいつ終わるのか誰も分からない」
「故障したときに、どこに連絡すればいいのか分からなかった」
「管理者のパスワードが分からず、設定を変えられない」

複合機の契約は5年ほど続くのが一般的です。その間に総務の担当者が異動や退職で替わることは珍しくありません。引き継ぎが曖昧なまま時間が経つと、契約の中身も連絡先も分からなくなり、満了の時期を逃したり、必要のない費用を払い続けたりすることになります。

結論から言うと、複合機の引き継ぎでは①契約書と契約の満了日、②販売店と保守の連絡先、③カウンターと請求の記録、④管理者の設定、の4つを残せば足ります。これらが1枚にまとまっていれば、次の担当者は困りません。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、担当者が替わるときに引き継ぐべき内容と、まとめ方を整理します。

引き継ぐべき4つのこと

1つ目：契約書と満了日

最も大切なのが、契約書の保管場所と、契約がいつ終わるかです。

・リース契約書（リース会社との契約）
・保守契約書（販売店や保守会社との契約）
・契約の開始日と満了日
・満了の何か月前までに連絡が必要か

リース契約と保守契約は、相手も内容も別になっていることが多くあります。どちらの契約書もそろっているかを確認してください。

満了日が分からないまま過ぎると、自動で再リースに切り替わることがあります。再リースが合う場合もありますが、判断しないまま続けるのは避けたいところです。満了時の選択肢は複合機リース終了時の選択肢4つとは、契約書の読み方は複合機リース契約書の落とし穴で解説しています。

2つ目：販売店と保守の連絡先

故障したとき、トナーが必要なとき、どこに連絡するかです。

・販売店の名前と担当者
・保守の受付の電話番号と、受付の時間帯
・トナーなど消耗品の発注の方法
・複合機の機種名と、本体に貼られた番号（機番）

連絡のときには、機種名と機番を聞かれるのが一般的です。本体のどこに記載されているかも書き添えておくと、電話口で慌てません。

3つ目：カウンターと請求の記録

カウンター保守の契約では、毎月の印刷枚数に応じて請求額が決まります。

・毎月の請求書の保管場所
・カウンターを誰がいつ報告しているか（自動で送られているか）
・過去1年ほどの月ごとの印刷枚数

この記録があれば、次の担当者が入れ替えを検討するときに、そのまま見積りの材料になります。請求の仕組みは複合機の保守契約・カウンター料金をご覧ください。

カウンターの報告を社内で行っている場合は、担当者が替わった月に報告が漏れやすくなります。販売店が自動で読み取る仕組みにしておくと、この心配がなくなります。仕組みについては複合機の遠隔監視と自動通報で紹介しています。

4つ目：管理者の設定

複合機には、設定を変えるための管理者のパスワードがあります。これが分からないと、アドレス帳の登録やスキャンの送り先の変更ができません。

・管理者のパスワードの保管場所（紙やファイルに直接書かず、社内で決めた方法で管理する）
・スキャンの送り先として登録している共有フォルダ
・FAXのアドレス帳や短縮番号
・部門ごとの利用者の登録（部門管理を使っている場合）

担当者が替わるときは、管理者のパスワードを変更する機会にもなります。情報の扱いについては複合機のセキュリティチェックリストで整理しています。

引き継ぎのまとめ方

1枚にまとめる

上の4つを、1枚の書類にまとめておくのがいちばん確実です。

・機種名と機番、設置場所
・リース会社と契約期間、満了日
・販売店と保守の連絡先
・契約書、請求書の保管場所
・管理者の設定の保管場所

複合機が複数台ある場合は、1台ごとに1行で並べた表にしておくと、全体が見渡せます。

販売店に一報を入れる

担当者が替わったことを、販売店にも伝えておいてください。連絡先が前の担当者のままだと、満了の案内や点検の連絡が届かないことがあります。

満了の予定を予定表に入れる

満了日が分かったら、その半年前と3か月前に確認する予定を、会社の予定表に入れておきます。人が替わっても予定は残るため、判断の時期を逃しません。

引き継ぎがなかった場合の調べ方

前の担当者から何も引き継がれていない場合は、次の順で調べられます。

・複合機の本体に貼られたシールで、販売店や保守の連絡先を確認する
・経理の支払い記録から、リース会社と販売店への毎月の支払いを探す
・リース会社に問い合わせて、契約の内容と満了日を確認する

リース会社と販売店が分かれば、契約の内容はたいてい確認できます。

よくあるご質問

Q. 契約書が見つからない場合はどうすればよいですか

リース会社や販売店に問い合わせれば、契約の内容を確認できます。写しを送ってもらえることもあります。契約者である会社からの問い合わせであることが確認できれば、対応してもらえるのが一般的です。

Q. 管理者のパスワードが分からない場合はどうなりますか

保守を依頼している販売店に相談すると、初期化などの対応を案内してもらえることがあります。設定が消える場合もあるため、登録している送り先などは事前に控えておいてください。

Q. 引き継ぎのタイミングで契約を見直すべきですか

満了が近い場合は、見直しのよい機会です。満了まで期間が残っている場合は、途中での変更に費用がかかることがあるため、まず契約の内容を把握することから始めてください。

Q. 複合機以外の機器も一緒に引き継ぐべきですか

電話機やネットワーク機器など、同じ販売店と契約しているものがあれば、あわせてまとめておくと効率的です。

契約の確認でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っており、他社で導入された複合機の契約内容の見方についてもご相談いただけます。

お手元の契約書や請求書の内容をお知らせいただければ、満了の時期と、次に検討すべきことを一緒に整理できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

複合機の担当者が替わるときは、次の4つを引き継ぎます。

・契約書と契約の満了日
・販売店と保守の連絡先
・カウンターと請求の記録
・管理者の設定

この4つが1枚にまとまっていれば、次の担当者は契約の判断も日々の対応も迷いません。満了の予定を会社の予定表に入れておくことも忘れないでください。