複合機の保守契約・カウンター料金を徹底解説｜トータルコストの正しい計算方法

「複合機の保守契約って、結局なにがどこまで含まれているのかわからない」
「カウンター料金にトナーは含まれているのか、別料金なのか整理したい」
「月額のトータルコストをどう計算すれば、業者ごとに公平に比較できるのか」

こうした疑問を持つ総務担当者・経営者の方は多いのではないでしょうか。複合機の月額負担は、本体リース料金だけを見て判断すると見誤ります。実際に毎月の支払いを左右するのは、本体リース料金・カウンター料金・保守費の組み合わせで決まる「トータルコスト」です。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、保守契約とカウンター料金の仕組み・モノクロ／カラー単価の相場感・保守範囲に含まれる項目・トータルコストの計算手順・業種別の最適化シナリオまでをまとめて解説します。

結論から言うと、複合機のトータルコストは「本体リース料金 ＋ カウンター料金 ＋ 保守費」の合計で考える必要があります。 カウンター料金は印刷1枚ごとに発生する従量制で、モノクロとカラーで単価が大きく異なり、保守契約に含まれる範囲も業者によって幅があります。本体リース料金だけを比較しても意味がなく、3要素を分解して見比べるのが基本です。

用語の整理：保守契約とカウンター料金の基本

最初に、複合機の月額コストを理解するために必要な用語を整理します。

複合機リースは、販売業者（販売店）・リース会社・ユーザーの3者で1つの契約が成り立っています。販売業者が機種選定・見積り・設置・メンテナンスを担当し、リース会社が複合機を所有して月額リース料金を請求します。日々の保守やトナー手配などのやり取りは販売業者と行いますが、リース料金そのものはリース会社へ支払う構造です。

保守契約とは

保守契約は、複合機の故障対応・定期点検・部品交換・トナー供給などをまとめてカバーする契約です。多くの場合、販売業者と結ぶ「カウンター保守契約」（印刷枚数に応じた月額の保守契約）の形を取ります。月額固定の保守契約や、年間保守契約（スポット契約）といった形態もありますが、複合機・コピー機のリース取引で標準となっているのはカウンター保守契約です。

カウンター料金とは

カウンター料金は、印刷1枚ごとに発生する従量制の保守料金です。複合機内部のカウンターが印刷枚数を自動的に記録し、月末に「モノクロ◯枚 × 単価」「カラー◯枚 × 単価」で計算されます。多くの場合、カウンター料金にはトナー・現像剤・定期点検・部品交換・故障対応などの保守サービスが包括的に含まれます。

本体リース料金との関係

本体リース料金とカウンター料金は、別の契約相手・別の請求軸です。本体リース料金は契約期間中（一般的に3〜6年）の月額が固定で、リース会社へ支払います。カウンター料金は毎月の印刷枚数に連動して変動し、販売業者へ支払います。この2つを混同して比較すると、業者ごとの優劣を見誤るため、見積り段階で必ず分けて確認してください。

契約構造の詳細は複合機リース業者の選び方｜メーカー直販と独立系マルチベンダーの違いを徹底比較でも整理しています。

トータルコストの計算式と分解の仕方

複合機の月額コストを公平に比較するための計算式は、次のとおりです。

> トータルコスト = 本体リース料金 + カウンター料金 + 保守費

カウンター料金は枚数×単価のため、計算式を展開すると次のようになります。

> 月額トータルコスト = 本体リース料金（固定） + （モノクロ印刷枚数 × モノクロ単価） + （カラー印刷枚数 × カラー単価） + 別途保守費（あれば）

数値で見るトータルコストの例

月間でモノクロ二、〇〇〇枚・カラー五〇〇枚を印刷する事業所を想定してみます。本体リース料金が月額一・五万円、モノクロ単価1.5円、カラー単価15円とすると、月額トータルコストは次の計算になります。

• 本体リース料金：15,000円
• モノクロカウンター料金：2,000枚 × 1.5円 = 3,000円
• カラーカウンター料金：500枚 × 15円 = 7,500円
• 月額トータルコスト：25,500円

年間では30万円超、5年契約では150万円超の負担になります。本体リース料金を1,000円下げる交渉よりも、カウンター単価を1円下げる交渉のほうがコストインパクトが大きいケースは、印刷量の多い事業所では珍しくありません。

「本体リース料金が安い」だけで判断しない

広告で「月額二、四〇〇円」のような低価格をうたう業者を見かけることがあります。本体リース料金だけ見れば確かに安く感じますが、カウンター単価が相場より高く設定されている・保守範囲が極端に狭い・契約期間が長い、といった形で帳尻が合うように設計されているケースが多くあります。本体料金だけで判断すると、トータルコストでは逆転している場合があるので注意してください。

格安リースの裏側は【安さにはワケがある】月額リース2,400円複合機の落とし穴で詳しく解説しています。

3要素を分解した比較表で見比べる

業者A・業者Bの見積りを比較するときは、本体リース料金・カウンター単価（モノクロ・カラー）・保守範囲の3軸で並べると判断がぶれません。

項目	業者A	業者B
本体リース料金（月額）	15,000円	12,000円
モノクロカウンター単価	1.5円	2.5円
カラーカウンター単価	15円	17円
保守範囲	トナー・定期点検・部品交換・故障対応すべて含む	トナーは別料金・故障対応は出張費別
月間2,500枚（モノクロ2,000・カラー500）の月額試算	25,500円	25,500円

本体リース料金だけ見ると業者Bが安く見えますが、カウンター単価の差で月額は同等になります。さらに保守範囲が狭ければ、トナー追加購入や出張費でトータルコストは業者Aを上回る可能性があります。

見積書の正しい見方は複合機（コピー機）の見積書の正しい見方と信頼できる販売店の選び方もご参照ください。

カウンター料金の仕組みとモノクロ・カラー単価の考え方

カウンター料金は印刷枚数と単価で決まるため、単価の妥当性を判断できることが重要です。ここでは単価の構造を解像度高く整理します。

モノクロ単価とカラー単価

カウンター単価はモノクロとカラーで別建てになっています。カラー単価はモノクロ単価の5〜10倍が相場で、業者・機種・印刷量によって幅があります。具体的な金額はここでは断定を避けますが、複数の独立系マルチベンダー販売店から相見積りを取ると、自社の印刷量に対する相場感を把握できます。

印刷量が多いほど単価は下がる

カウンター単価は、月間印刷枚数が多いほど下がる方向に交渉余地があります。同じ機種でも、月間五〇〇枚の小規模事業所と月間五、〇〇〇枚の中規模事業所では、契約できる単価帯が異なるのが一般的です。月間印刷枚数を正確に伝えることが、適正な単価を引き出す前提になります。

カウンター料金に含まれる「もの」と含まれない「もの」

カウンター料金には、多くの場合、次のような保守サービスが包括的に含まれます。

• 印刷ごとの消耗品：トナー・現像剤・ドラムなど（業者・契約による）
• 故障対応：紙詰まり・印刷不良・エラー対応の出張修理
• 定期点検・予防保全：清掃・部品の予防交換
• 電話・遠隔サポート：操作問い合わせ・初期切り分け

一方で、次のような項目はカウンター料金とは別契約・別料金になっているケースが多いので、見積り段階で必ず確認してください。

• 用紙：カウンター料金には含まれず、ユーザー側で別途調達
• クラウド連携アプリの初期設定支援：会計ソフト連携・スキャン後の自動振り分け設定など
• ネットワーク機器の設定変更：社内NWの変更に伴う複合機の再設定
• 大規模な追加開発：独自フォーム印刷・複雑な業務システム連携

トナーの最新動向はトナーも超絶進化していた！ 最新事情を徹底調査、廃トナーボックスの役割は廃トナーボックスって何だ!? 故障を防いで清潔に保つ縁の下の力持ちで解説しています。

「キット保守」「均一保守」など別形態のカウンター契約

業者によっては、カウンター契約以外に次のような保守形態を提示してくる場合があります。

• キット保守：トナーキットを購入する形でメンテナンスを賄う方式。印刷量が極端に少ない事業所向け
• 均一保守：モノクロ・カラーを分けずに均一単価で算出する方式
• スポット保守：年間契約ではなくスポット対応。中古機・小規模利用で見られる

これらは印刷量が少ない事業所では合理的な選択になることもありますが、印刷量が増えるとカウンター契約より割高になるケースが多いため、月間枚数の見通しに合わせて選択してください。

たった4つの質問に答えるだけで、あなたにぴったりの複合機が見つかります。

保守契約に含まれる範囲・含まれない範囲

保守契約の中身は業者によって幅があります。トータルコストを比較するうえで、含まれる範囲を一覧で確認するのが現実的です。

標準的に含まれる項目

• 紙詰まり対応：故障時の出張対応・現地復旧
• トナー・現像剤・ドラム供給：消耗品の都度発送・現地交換
• 定期巡回点検：月一回〜四半期に一回の予防保全
• 部品交換：部品の劣化・寿命に伴う交換
• 電話・遠隔サポート：エラーコードの初期切り分け・操作問い合わせ

エラーコードの読み方は1分でわかる、コピー機エラーコード完全攻略マニュアルで解説しています。

別契約・別料金になっていることが多い項目

• クラウド連携設定支援：Google Drive・OneDrive・Dropbox・Box等への自動保存設定
• 会計ソフト連携の設計：freee・マネーフォワード・弥生・TKC等との連携初期設定
• 社内ネットワーク変更時の再設定：ルーター変更・IPアドレス体系変更時の対応
• ユーザー認証システムの構築：IDカード・ICカード・ADとの統合設定
• 電気工事：複合機設置に伴う専用電源工事
• 長期出張対応：地方拠点への遠方出張

「メンテナンス契約に入っているからクラウド連携の設定もしてもらえる」と思い込まないよう、見積り段階で「これは保守契約に含まれるか、別契約か」を一項目ずつ確認することが重要です。

駆けつけ対応・代替機の手配

故障時の駆けつけ対応の目安時間や、修理に時間がかかる場合の代替機の手配条件も、保守契約の品質を左右します。東京都内に区域担当制の自社メンテナンス体制を持つ販売店では、当日〜翌営業日対応が現実的に機能しているケースが多く、業務継続性の観点で重要なポイントになります。

定期巡回点検の頻度

定期巡回点検は、月一回・四半期に一回・半年に一回など、業者・契約によって頻度が異なります。点検時に消耗品の予防交換・清掃・カウンター記録の確認をまとめて行うため、印刷量の多い事業所では月一回〜四半期に一回が安心です。

カウンター料金を業者ごとに公平に比較する手順

業者ごとの見積りを公平に比較するための実務的な手順をまとめます。

手順1：月間印刷枚数を正確に把握する

まず、直近三〜六か月の月間印刷枚数（モノクロ・カラー別）を把握してください。現行機のカウンター履歴や月次の保守費用明細から算出できます。数字なしで業者に相談すると、業者側も適切な単価を提示できず、相場より高めの提案になりやすいため、最優先で準備します。

手順2：独立系マルチベンダー販売店2〜3社に相見積りを依頼する

独立系マルチベンダー販売店2〜3社に同条件で相見積りを取ると、カウンター単価・本体リース料金・保守範囲の相場感を把握できます。メーカー直販と販売代理店で同じメーカー機種の見積りを同時に取るのは原則難しい（直販に依頼すると代理店に見積りが卸されないことが多い）ため、複数の販売代理店経由で異なるメーカーを含めて比較する形が現実的です。

なお、リース会社はリース契約のみに関わり、複合機本体の見積りや保守契約の交渉には関与しません。

手順3：見積書の明細を3要素で並べる

見積書を受領したら、本体リース料金・カウンター単価（モノクロ・カラー）・保守範囲の3要素で並べた比較表を作成します。月額トータルコスト試算（月間印刷枚数 × 単価 + 本体料金）まで計算しておくと、業者間の比較が定量的になります。

手順4：契約条件を確認する

単価以外にも、次の契約条件は必ず書面で確認してください。

• 契約期間（3年・5年・6年など）
• 中途解約条件と違約金
• 契約満了時の処理（買取・返却・再リース）
• カウンター単価の見直し条項の有無
• 保守契約の解約条件

手順5：実機・実運用を確認する

カウンター単価が安くても、機種が業務に合わなければ意味がありません。可能であればショールーム・デモ機で実機を確認し、両面スキャン・FAX・クラウド連携の操作感を見ておくと、導入後のミスマッチを防げます。

リースとレンタルのどちらが向いているかはコピー機はリースとレンタル、どちらが得なのか比較してみた！もご参照ください。

業種別のトータルコスト最適化シナリオ

業種・規模によって、保守契約とカウンター料金の最適化アプローチは変わります。代表的な3パターンを整理します。

士業事務所（行政書士・社労士など 5〜10名規模）

• 特徴：モノクロ中心・書類スキャン多め・セキュリティ要求が高い・印刷量は中程度
• 保守契約のポイント：
• モノクロ単価を重点的に交渉（印刷量が多いほど効果大）
• スキャン時のクラウド連携設定支援は別契約として明確化
• 定期巡回点検は月一回〜四半期に一回で十分なケースが多い
• トータルコスト最適化の方向性：
• 本体リース料金は中位機の標準クラスで抑え、モノクロ単価を下げる方向で交渉
• カラー印刷は「お客様控え」「説明用資料」に絞る運用でカラーカウンターを抑制

ITスタートアップ（10〜30名規模）

• 特徴：カラー比率高め・クラウド連携が前提・急成長で業務量が変動・新規事業立ち上げ段階で固定費の許容額がシビア
• 保守契約のポイント：
• カラー単価を優先的に交渉
• クラウド連携アプリ（Google Drive・OneDrive・Dropbox等）の初期設定支援を別契約として見積り段階で確認
• 駆けつけ対応の目安時間を明示してもらう（業務停止のリスクが大きい）
• トータルコスト最適化の方向性：
• 立ち上げ期は長期契約（5〜6年）で月額固定費を抑え、業務量が拡大したら「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースする方法）で機種をスケールアップする戦略
• 短期契約で毎月の固定費を高く払うのと、長期契約で低コスト運用しつつ必要時に組み換えるのは、戦略の違いとして比較

個人店舗・小規模事務所（1〜5名規模）

• 特徴：印刷量は少ない・基本機能で十分・機器トラブル時は業務停止リスクが大きい
• 保守契約のポイント：
• 印刷量が極端に少ない場合は、カウンター契約ではなくキット保守の検討も視野に
• 駆けつけ対応の目安時間を最優先で確認（一台しかない場合、止まると業務全停止）
• 定期巡回点検は四半期に一回〜半年に一回で十分なケースが多い
• トータルコスト最適化の方向性：
• 基本機能に絞った小型機・普及機で本体リース料金を抑える
• 印刷量が少ない場合はカウンター単価が高めでも総額への影響は限定的。駆けつけ対応の品質と本体料金のバランスで判断
• 契約期間は3〜5年で様子を見て、実需に応じて見直す

「ビジネス用 複合機＆プリンター 一括比較ガイド」を無料でダウンロードいただけます。

保守契約・カウンター料金のご相談は「事務機器ねっと」まで

複合機の保守契約・カウンター料金は、業者・機種・印刷量・運用条件で大きく変わるため、複数メーカーを横断比較できる販売業者に相談するのが現実的です。

事務機器ねっとの特徴

複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）は、SHARP・Canon・FUJIFILM・KYOCERA・OKI・EPSON・KONICA MINOLTAの8メーカーを取り扱う独立系マルチベンダー販売店です。1〜30名規模の小規模〜中規模事業者・新規事業立ち上げの段階から多くご相談をいただいています。

• 8メーカー横断比較：印刷量・業務内容・予算からトータルコスト最適の機種・保守プランを比較提示
• 見積書の明細表示：本体リース料金・カウンター単価（モノクロ・カラー別）・保守範囲を分けて提示
• 東京都内の保守体制：東京都内では区域担当制の自社メンテナンス体制を敷いており、定期巡回点検・有資格者による対応で機器を継続的に把握（地方エリアはメーカーメンテナンスと連携）

信頼を支える体制

• 創業35年・事務機器ねっと20年目・総販売台数16,000台以上
• JIS Q 27001:2023（ISO/IEC 27001:2022）情報セキュリティマネジメントシステム認証
• 経済産業省認定「スマートSMEサポーター」（第37号-24020002）
• 2026年 FUJIFILMより表彰（その他複合機メーカーからの受賞実績あり）

ご相談から導入までの流れ

1. お問い合わせ（電話・フォーム）
2. ヒアリング（月間印刷枚数・モノクロ／カラー比率・運用環境・予算）
3. 機種候補と保守プランの比較提示（複数メーカー・複数機種）
4. お見積り（本体リース料金・カウンター単価・保守範囲を分けて提示）
5. ご検討・契約
6. 設置・初期設定・操作レクチャー（クラウド連携設定支援は別契約）

現行リースの乗り換え検討もご相談いただけます。現行機の契約書・カウンター単価・保守費明細をお持ちの場合は、その内容を踏まえた比較検討が可能です。

よくある質問（Q&A）

Q1. カウンター料金にトナーは含まれていますか？

A. 多くの場合、カウンター料金にはトナー・現像剤・ドラムなどの消耗品費が包括的に含まれます。ただし業者・契約形態によっては「トナーは別購入」となっているケースもあるため、見積り段階で「トナーはカウンター料金に含まれるか、別料金か」を必ず確認してください。なお、用紙は業者を問わずカウンター料金には含まれず、ユーザー側で別途調達するのが一般的です。

Q2. カウンター料金の相場はどのくらいですか？

A. モノクロは1枚あたり1〜2円程度、カラーは1枚あたり10〜15円程度が相場感としてよく言われますが、業者・機種・月間印刷枚数で大きく変動します。月間印刷枚数が多いほど単価は下がる傾向にあるため、自社の印刷量に対する適正単価は、複数の独立系マルチベンダー販売店から相見積りを取ると把握できます。具体額の断定ではなく、相見積りで確認するのが現実的です。

Q3. 本体リース料金が安い業者を選べば、トータルコストも安くなりますか？

A. 必ずしもそうとは限りません。本体リース料金が安くてもカウンター単価が高い・保守範囲が狭い・契約期間が長いといった形で、トータルコストでは逆転するケースは少なくありません。本体リース料金・カウンター単価（モノクロ・カラー）・保守範囲の3要素を分解して、月間印刷枚数で試算した月額トータルコストで比較するのが正しい判断手順です。

Q4. 保守契約の範囲は業者によって違いますか？

A. 違います。標準的にはトナー・定期点検・部品交換・故障対応がカウンター料金に含まれますが、クラウド連携の初期設定支援・会計ソフト連携の設計・社内ネットワーク変更時の再設定・電気工事などは別契約・別料金になっているケースが多くあります。「メンテナンス契約に入っているからすべて対応してもらえる」と思い込まず、見積り段階で項目ごとに「これは保守契約に含まれるか、別契約か」を確認してください。

Q5. 定期巡回点検はどのくらいの頻度が標準ですか？

A. 月一回・四半期に一回・半年に一回など、業者・契約・印刷量で異なります。印刷量の多い事業所では月一回〜四半期に一回が安心ですが、印刷量が少ない事業所では四半期に一回〜半年に一回で十分なケースもあります。契約前に「定期巡回点検の頻度・点検内容・追加料金の有無」を確認してください。

Q6. 印刷量が想定より少なかった場合、カウンター料金は損になりますか？

A. カウンター料金は従量制のため、印刷量が少なければ請求も少なくなり、その意味で大きな損は発生しません。ただし、印刷量が極端に少ない事業所では「カウンター契約ではなくキット保守のほうが合計コストが安くなる」というケースもあります。月間五〇枚〜一〇〇枚程度の事業所は、カウンター契約とキット保守の両方を比較検討してください。

Q7. 契約期間中にカウンター単価を見直すことはできますか？

A. 原則として、契約時の単価が契約期間中適用されます。契約更新時に見直し交渉が可能ですが、契約期間中の変更は業者によって対応が異なります。契約前に単価の妥当性を見極めることが最も重要で、複数社の相見積りで判断するのが現実的です。なお、業務量が大幅に変化して機種が見合わなくなった場合は、「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースする方法）で機種を入れ替え、その際に新しい単価で契約し直す選択肢もあります。

まとめ：複合機のコストは「トータルコスト」で判断する

複合機の月額コストを正しく比較するには、本体リース料金だけでなく、カウンター料金・保守費を含めたトータルコストで考えるのが基本です。次の5点を押さえると判断が安定します。

• 計算式：トータルコスト = 本体リース料金 + カウンター料金（モノクロ枚数×単価 + カラー枚数×単価） + 保守費
• カウンター単価：モノクロ・カラーで別建て・カラー単価はモノクロの5〜10倍が相場・印刷量が多いほど下がる方向で交渉余地あり
• 保守契約の範囲：トナー・定期点検・部品交換・故障対応が標準。クラウド連携設定・会計ソフト連携・社内NW変更対応は別契約のことが多い
• 比較手順：独立系マルチベンダー販売店2〜3社に相見積り → 本体料金・カウンター単価・保守範囲を3要素で並べる → 月間印刷枚数で月額試算
• 戦略的判断：長期契約で月額固定費を抑え、業務量が変わったら「リースの組み換え」で機種をスケールアップする選択肢も持つ

「保守契約・カウンター料金の妥当性を見極めたい」「現行リースのトータルコストを整理したい」という段階の方は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）にお気軽にご相談ください。8メーカーの中から、業務内容と運用要件に合う機種と保守プランを複数パターン比較提示いたします。

お問い合わせ

複合機・コピー機のリースに関するご相談は、事務機器ねっとまでお気軽にどうぞ。

お問い合わせフォーム: https://jimukiki.net/contact/
お電話: 0120-744-779（平日 9:00〜18:00）