複合機の遠隔監視と自動通報【故障の予兆・トナーの自動配送】

「トナーが切れてから発注して、届くまで印刷が止まった」
「故障の連絡をしようとしたら、エラーの内容をうまく伝えられなかった」
「毎月のカウンターの数字を、誰が読んで報告しているのか分からない」

複合機の保守には、何かあってから連絡して直してもらう形と、機械の状態を販売店やメーカーが離れた場所から見守る形があります。後者が遠隔監視と呼ばれる仕組みです。

結論から言うと、遠隔監視で変わるのは①トナーの切れ目がなくなる、②故障の連絡と修理の段取りが早くなる、③カウンターの報告が要らなくなる、の3点です。一方で、ネットワークへの接続と、どこまで見られるのかの確認が前提になります。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、遠隔監視で何ができて、導入の前に何を確認すればよいかを整理します。

遠隔監視でできること

トナーの残量を知らせる・自動で届ける

複合機がトナーの残量を検知し、少なくなった時点で販売店側に知らせる仕組みです。契約によっては、連絡を受けた販売店がそのままトナーを発送します。

社内で残量を気にして発注する手間がなくなり、切らしたまま印刷が止まる事態も防げます。トナーの持ち方については複合機のトナー交換と消耗品管理で整理しています。

エラーや故障を自動で通報する

紙詰まりが続く、部品の不具合が出た、といった状態を複合機が記録し、販売店やメーカーに通知します。

利用者がエラーの内容を電話で説明する必要がなく、どの部品に問題があるかを把握したうえで作業員が向かえます。部品を持って最初の訪問で直せる可能性が上がります。

故障の予兆をつかむ

部品の使用回数やエラーの履歴から、交換時期が近い部品を事前に把握できる仕組みもあります。止まる前に交換できれば、業務への影響は小さくなります。

カウンターを自動で読み取る

カウンター保守の契約では、毎月の印刷枚数をもとに請求額が決まります。遠隔監視があれば、この数字を販売店が自動で受け取るため、社内で読み取って報告する作業がなくなります。

カウンター料金の仕組みは複合機の保守契約・カウンター料金で解説しています。

導入の前に確認すること

ネットワークにつなぐ必要がある

遠隔監視は、複合機をインターネットにつながる社内ネットワークに接続して使います。接続の方法や、社内の情報システムの規程で許されているかを、先に確認してください。

外部との通信を制限している会社では、どの宛先とどんな通信をするのかを販売店に確認し、情報システムの担当者と相談する流れになります。

何が送られるのかを確認する

遠隔監視で送られるのは、トナーの残量、カウンターの数値、エラーの記録といった機械の状態に関する情報が中心です。印刷やスキャンした書類の中身を送るものではない仕組みが一般的ですが、具体的な内容は機種とサービスによって異なります。

社外に出る情報の範囲は、契約前に書面で確認しておくと安心です。複合機の情報の扱いについては複合機のセキュリティチェックリストもご覧ください。

対応している機種か

遠隔監視のサービスは、メーカーごとに名称も内容も異なり、対応している機種も決まっています。古い機種や一部の小型機では使えない場合があります。

入れ替えを検討しているなら、候補の機種が遠隔監視に対応しているかを、比較の項目に入れてください。

誰が見ているのか

通知を受け取るのが販売店なのか、メーカーなのかで、その後の動きが変わります。

・販売店が受け取る：その販売店の保守体制で対応する
・メーカーが受け取る：メーカーの保守網で対応する

通知が来たあと、誰がいつまでに動くのかを確認しておくと、実際に止まったときの見通しが立ちます。業者ごとの差については複合機の故障対応で業者が違うとここまで差が出るで整理しています。

遠隔監視が特に効く会社

次のような会社では、遠隔監視の効果が大きくなります。

・印刷が止まると業務が止まる（受付で書類を出す、出荷伝票を印刷するなど）
・複合機の担当者が決まっておらず、トナーの発注が後回しになりがち
・複数の拠点に複合機があり、本社から状態が見えない
・月の印刷枚数が多く、トナーの交換頻度が高い

反対に、印刷が少なく、止まっても大きな影響がない事務所では、なくても困らないことがあります。

複数拠点の管理については複数拠点の複合機管理ガイドもご覧ください。

よくあるご質問

Q. 遠隔監視には別料金がかかりますか

保守契約に含まれている場合と、別のサービスとして料金がかかる場合があります。見積りの段階で、遠隔監視が含まれているかを確認してください。

Q. 遠隔監視があれば故障しなくなりますか

故障そのものがなくなるわけではありません。変わるのは、故障が起きたあとの連絡と修理の早さ、そして予兆をつかめた場合の事前の対応です。

Q. 自動で届いたトナーが余ってしまうことはありますか

届く条件の設定によっては、予備が手元に溜まることがあります。残量が何パーセントで発送されるのか、止めたいときに止められるのかを確認しておいてください。

Q. 今使っている複合機に後から付けられますか

対応している機種であれば、ネットワークの設定と申し込みで使えるようになることが多くあります。対応の有無は機種によるため、販売店に型番を伝えて確認してください。

保守の体制でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、遠隔監視への対応を含めて、保守の形が合う機種をご提案できます。

今お使いの機種と、トナーの発注や故障の連絡で困っていることをお知らせいただければ、遠隔監視で変えられる部分をご案内します。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

複合機の遠隔監視で変わるのは、次の3点です。

・トナーの切れ目がなくなる
・故障の連絡と修理の段取りが早くなる
・カウンターの報告が要らなくなる

導入の前には、ネットワークに接続できるか、何が送られるのか、候補の機種が対応しているかを確認してください。止まると困る業務がある会社ほど、効果がはっきり出る仕組みです。