複合機はA4機とA3機どちらを選ぶか【使う書類から逆算する】

「A3はたまにしか使わないが、A4機にして困らないか心配」
「A3機のほうが無難と言われたが、本当に必要なのか分からない」
「置き場所が狭いので、できれば小さい機械にしたい」

複合機を選ぶとき、最初の分かれ道になるのが、A3まで印刷できる機種（A3機）にするか、A4までの機種（A4機）にするかです。この選択で、本体の大きさも、リース料金も、選べる機種の幅も変わります。

結論から言うと、判断は①A3で出す書類が月に何枚あるか、②その書類をA4に縮めて困るか、③A3の原稿を読み取る必要があるか、の3点で決まります。「なんとなく大きいほうが安心」で決めると、使わない能力に毎月お金を払い続けることになります。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、A4機とA3機の違いと、自社に合うほうを選ぶ手順を整理します。

A4機とA3機は何が違うのか

扱える紙の大きさ

A3機はA3までの用紙に印刷・コピー・スキャンができます。A4機は、印刷と読み取りがA4まで（機種によってはリーガルサイズ程度まで）です。

A3はA4を2枚並べた大きさです。図面、表の大きい資料、見開きの原稿、掲示物などがこれに当たります。

本体の大きさと置き方

A4機は机の上や棚に置ける大きさの機種が多く、A3機は床に置く形が中心です。A3機を置くには、本体の幅と奥行きに加えて、扉を開けるための空間も必要になります。

置き場所の測り方は複合機の設置前チェックリストで整理しています。

費用

同じくらいの速さで比べると、A4機のほうが本体の価格は低く、リース料金も抑えられます。カウンター料金の考え方は機種と契約によって異なりますので、見積りで確認してください。

A3カラー機の費用の目安はA3カラー複合機のリース料金相場で紹介しています。

選べる機種の幅

オフィス向けの複合機は、A3機のほうが種類が多く、フィニッシャーや大容量トレイなどの拡張も豊富です。A4機は、小規模な事務所向けの機種が中心になります。

使う書類から逆算する

月にA3を何枚出しているか

まず、今の業務でA3を使っている書類を書き出し、月に何枚出しているかを数えます。今お使いの複合機があれば、用紙サイズ別の枚数をカウンターやレポートで確認できることもあります。

・毎日のようにA3を使う：A3機が前提になります
・月に数十枚程度：A4に縮めて済むか、次の項目で判断します
・ほとんど使わない：A4機で足りる可能性が高くなります

月間の枚数の数え方は複合機の月間印刷枚数の数え方で解説しています。

A4に縮めて困るか

A3の書類をA4に縮小して印刷すると、文字や線は小さくなります。

・文字が小さくなっても読める資料なら、A4に縮めて済みます
・図面の寸法や細かい線を読む必要がある書類は、縮めると使えません
・掲示物やポスターは、そもそもA3で出す意味があります

建設業や設計事務所のように、A3の図面を実寸に近い形で扱う業種では、A3機が欠かせません。業種ごとの考え方は建設業の複合機選びでも紹介しています。

A3の原稿を読み取る必要があるか

見落としやすいのが、読み取り（スキャン・コピー）の側です。

取引先からA3の書類が届く、A3の帳票をスキャンして保存する、といった業務がある場合、A4機ではそのまま読み取れません。2回に分けて読み取るか、縮小コピーをとってから読み取ることになり、手間が増えます。

印刷はA4で足りても、読み取りでA3が要るという会社は少なくありません。印刷と読み取りを分けて確認してください。

A4機を選ぶときの注意点

A3が必要になったときの逃げ道を決めておく

A4機にすると、A3が必要になったときは外部に頼むことになります。月に数枚程度であれば、コンビニのコピー機や印刷サービスで足ります。

年に数回の掲示物だけのために、5年間A3機のリース料金を払うよりは、そのほうが合理的な場合があります。

将来の使い方を想定しておく

リースは5年程度の契約が一般的です。人が増える、扱う業務が変わるといった見込みがある場合は、5年後の使い方で判断してください。途中で機種を替えることもできますが、残りの期間の支払いが発生します。

A3機を選ぶときの注意点

使わないのにA3機を選んでいないか

「A3も使えるほうが安心」という理由だけでA3機を選ぶ会社は多くあります。実際にはA3をほとんど使わず、大きな本体が場所を取り続けていることもあります。

A3の枚数を数えてから判断すれば、この無駄は避けられます。

置き場所と搬入経路を先に確認する

A3機は本体が大きく重いため、置き場所だけでなく、入口やエレベーター、廊下の曲がり角を通れるかも確認が必要です。契約前に実測しておくと、搬入の当日に困りません。

よくあるご質問

Q. A4機でもA3を印刷する方法はありますか

A4機では、A3の用紙に印刷することはできません。A3のデータを2枚のA4に分けて印刷して貼り合わせる方法はありますが、手間がかかるうえ、見た目も整いません。定期的にA3が必要な場合はA3機を選んでください。

Q. A3機のほうが故障しにくいですか

用紙の大きさと故障のしやすさに直接の関係はありません。故障のしやすさに影響するのは、機種ごとに想定された月間の印刷量に対して、実際の使用量が合っているかどうかです。

Q. カラーかモノクロかとどちらを先に決めるべきですか

用紙の大きさを先に決めることをおすすめします。A3機かA4機かで選べる機種の幅が大きく変わり、そのあとでカラーかモノクロかを絞り込む形が効率的です。

Q. A3を少しだけ使う場合、どちらがお得ですか

月にA3を数枚しか使わず、縮小して困らない書類であれば、A4機のほうが費用は抑えられます。読み取りでA3が必要かどうかも含めて判断してください。

機種の大きさ選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、A4機とA3機の両方から、使い方に合う機種を並べてご提案できます。

A3で扱っている書類の種類と、月のおおよその枚数、置き場所の寸法をお知らせいただければ、どちらが合うかを一緒に判断できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

A4機とA3機は、次の3点で選べます。

・A3で出す書類が月に何枚あるか
・その書類をA4に縮めて困るか
・A3の原稿を読み取る必要があるか

この3つを確認せずに「大きいほうが安心」で選ぶと、場所と費用を使い続けることになります。反対に、読み取りでA3が要ることを見落としてA4機にすると、毎日の作業に手間が残ります。書類を書き出すところから始めてください。