複合機の月間印刷枚数の数え方【カウンターの読み方と見積りへの伝え方】

「何枚くらい印刷していますか、と聞かれたが答えられなかった」
「だいたいで伝えたら、あとから料金が想定と違った」
「カウンターの数字がいくつも並んでいて、どれを見ればいいのか分からない」

複合機の入れ替えを検討し始めると、最初に必ず聞かれるのが月間の印刷枚数です。ところが、この数字を正確に答えられる会社は多くありません。

結論から言うと、月間印刷枚数は、①複合機のカウンターから直近3か月分を取る、②モノクロとカラーを分けて数える、③繁忙月を別に控えておく、の3点で出せます。ここを押さえておくと、機種のクラスもカウンター単価も、根拠を持って決められるようになります。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、カウンターの読み方から見積り依頼時の伝え方までを整理します。

カウンターはどこで見るのか

複合機には、これまでに何枚印刷したかを積算で記録する「カウンター」が必ず入っています。確認する方法は3つあります。

操作パネルから見る

多くの機種では、操作パネルの「カウンター確認」「メーター確認」といった項目から画面上で確認できます。機種によって名称が違いますが、ホーム画面か設定メニューの中にあります。

画面に出るのは積算値です。今月分だけが表示されるわけではありません。先月の数字を控えておき、差し引くことで月間枚数が出ます。

レポートを印刷する

管理用のレポートを紙で出力できる機種もあります。操作パネルで数字を書き写すより確実で、内訳も一覧で出ます。

「機器管理レポート」「カウンターリスト」などの名前で用意されていることが多い機能です。

保守の請求書から逆算する

カウンター保守を契約している場合、毎月の請求書に当月のカウンター値が記載されています。過去の請求書を並べれば、手を動かさずに数か月分の推移が分かります。

すでに複合機をお使いであれば、この方法がいちばん早く、数字の信頼性も高くなります。

カウンターの種類を分けて見る

カウンターはひとつの数字ではありません。何が別々に数えられているかを知らないまま合計だけを見ると、見積りがずれます。

モノクロとカラーは別

複合機のカウンターは、モノクロ印刷とカラー印刷を必ず分けて記録しています。

カウンター保守の単価は、モノクロが1枚あたり1〜2円程度、カラーが1枚あたり10〜15円程度というのが相場感としてよく言われる水準です。10倍前後の開きがありますので、合計枚数だけを伝えると月額の見込みが大きく外れます。

カラーの比率が読めない場合は、まずこの2つを分けて出すところから始めてください。

なお、カラーとモノクロの中間にあたる「モノカラー」という区分を用意しているメーカーもあります。黒と1色だけで構成された資料を、カラーより安い単価で印刷できる仕組みです。社内資料にロゴや見出しの色が入る程度であれば、ここが効いてきます。詳しくはカウンター料金節約術。モノカラーとはをご覧ください。

コピー・プリント・FAXの内訳

機種によっては、コピー、パソコンからのプリント、FAXの受信印刷を別々に数えています。

料金に直接影響するわけではありませんが、内訳が分かると使い方が見えます。FAXの受信印刷が多ければ、受信データをメールや共有フォルダに転送する設定で紙そのものを減らせます。

A3のカウントは契約によって異なる

A3で印刷した1枚を、1カウントとするか2カウントとするかは、メーカーと契約によって扱いが分かれます。

A3を日常的に使う会社では、ここが月額に効いてきます。現在の契約がどちらなのかは、保守契約書か販売店への確認で分かります。

月間枚数の出し方

直近3か月分を取って平均する

1か月だけを見ると、その月がたまたま多かったのか少なかったのかが分かりません。直近3か月分を取り、平均を出してください。

たとえば4月末のカウンターが120,000枚、7月末が129,000枚であれば、3か月で9,000枚、月平均3,000枚となります。この計算はモノクロとカラーでそれぞれ行います。

繁忙月を別に控えておく

平均だけでは足りない業種があります。年度末に資料が集中する会社、季節講習のある学習塾、総会シーズンの管理会社などです。

平均が月3,000枚でも、特定の月だけ10,000枚になるのであれば、機種はその月を基準に選ぶ必要があります。平均で選ぶと、いちばん忙しい日に印刷が追いつかないという形で問題が出ます。

平均と、いちばん多かった月の2つを控えておいてください。

出した数字で何が決まるか

月間印刷枚数は、次の3つを決める材料になります。

機種のクラス

複合機には、機種ごとに「月間印刷可能枚数」の目安が設定されています。この範囲を超えて使い続けると、故障の頻度が上がり、部品の交換時期も早まります。

月1,000枚程度、月3,000〜5,000枚、月10,000枚以上では、選ぶべき機種が変わります。印刷速度も、少ない会社では毎分20枚台で足り、多い会社では毎分35枚以上が必要になります。

カウンター単価の交渉余地

カウンター保守は、印刷枚数が多いほど1枚あたりの単価が下がる形で見積りが出てきます。

枚数を正確に伝えられると、その枚数に見合った単価で提示を受けられます。少なく見積もって伝えると、実際の使用量では割高な契約になることがあります。

また、契約によっては「基本料金＋超過分」という形で、一定枚数までは定額、そこを超えた分だけ従量で課金される組み方もあります。月によって枚数の差が大きい会社では、この形が合うこともあります。保守契約の種類については複合機の保守契約とカウンター料金で整理しています。

料金の構成については、複合機（コピー機）のリース料金相場でも整理しています。

給紙容量とトナーの持ち

印刷枚数が多い会社では、給紙トレイの容量とトナーの交換頻度が日々の手間に直結します。

月間の枚数が分かっていれば、トナーが何か月で切れるかも概算できます。消耗品の運用については複合機のトナー交換と消耗品管理をご覧ください。

見積りを取るときの伝え方

販売店に伝える際は、次の形にまとめておくと、そのまま提案に反映されます。

・モノクロ：月平均◯枚／最も多い月◯枚
・カラー：月平均◯枚／最も多い月◯枚
・用紙サイズ：A4中心／A3が月◯枚程度
・確認した期間：◯年◯月〜◯月の3か月

「だいたい3,000枚くらい」という伝え方でも見積りは出ますが、その数字にモノクロとカラーのどちらが含まれているかが分からないため、提示された月額が実態と合わなくなります。

複数社から見積りを取る場合は、全社に同じ数字を渡してください。前提が揃っていないと比較になりません。詳しくは複合機の相見積もりの取り方で解説しています。

数え方でつまずきやすいところ

複合機が複数台ある場合

拠点や部署ごとに複数台お使いであれば、台数分のカウンターを合算する必要があります。1台分だけを見て全体の枚数だと思い込むケースがあります。

入れ替え直後の場合

導入して間もない場合、カウンターに十分な期間の記録がありません。この場合は、前の機械の保守請求書か、用紙の発注量から逆算する方法があります。

テスト印刷や調整分が混ざる場合

修理や設置の際に、作業者がテスト印刷を行うことがあります。この分もカウンターに乗ります。数十枚の単位ですので月間の傾向には影響しませんが、請求書の数字と手元の記録が合わないときは、この可能性があります。

用紙の発注量から概算する

カウンターが確認できないときは、コピー用紙の発注量から概算できます。A4用紙は1箱2,500枚（500枚×5冊）が一般的ですので、月に2箱使っていれば月5,000枚前後という目安が立ちます。

両面印刷を多用している場合は枚数と面数がずれますので、あくまで概算としてお使いください。

よくあるご質問

Q. カウンターの数字は自分で確認できますか

はい、操作パネルから確認できます。項目の名称は機種によって異なりますが、設定メニューの中に「カウンター」「メーター」といった項目があります。見つからない場合は、保守をお願いしている販売店にお問い合わせください。

Q. モノクロとカラーはどのくらいの比率が普通ですか

業種によって大きく異なります。社内資料が中心の会社ではモノクロが9割を超えることもあり、提案書や制作物を扱う会社ではカラーが半分を超えることもあります。他社の平均を参考にするより、自社のカウンターを見るのが確実です。

Q. 印刷枚数を少なく申告するとどうなりますか

見積り上の月額は下がりますが、カウンター保守では実際に印刷した分が請求されます。総額は変わらず、想定との差が毎月出続けることになります。機種も実際の使用量に合わないものが提案されるため、故障や紙詰まりの原因になります。

Q. カウンターの数字がリセットされることはありますか

通常の使用ではリセットされません。積算値として記録され続けます。ただし基板の交換など、大きな修理が入った際に数字が変わることがあります。保守契約中であれば、販売店側でも記録を持っています。

Q. 両面印刷は1枚ですか2枚ですか

両面に印刷した場合、2カウントとして数えられるのが一般的です。カウンターは「面」の数を記録しているためです。用紙の消費量とカウンターの数字が合わないと感じる場合、この違いが原因のことがあります。

印刷枚数の把握でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。特定のメーカーに縛られず、8メーカーの中からお客様の使い方に合う機種をご提案しています。

現在お使いの機種が分かれば、カウンターの確認方法もあわせてお伝えできます。数字が出せない状態であっても、用紙の発注量や保守の請求書から概算する形でご相談いただけます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

まとめ

複合機の月間印刷枚数は、次の手順で出せます。

・複合機のカウンターから直近3か月分を取る
・モノクロとカラーを分けて数える
・平均と、最も多かった月の2つを控えておく

この数字があると、機種のクラス、カウンター単価、給紙とトナーの運用が、すべて根拠を持って決められます。逆にここが曖昧なまま見積りを取ると、提示された月額と実際の請求が毎月ずれ続けることになります。

入れ替えを検討し始めたら、まずカウンターを見るところから始めてください。