不動産管理会社の複合機選び【管理報告書・総会資料・大量部数】

「総会の時期になると、資料の印刷とホチキス留めで何日もかかる」
「オーナー向けの報告書を、毎月まとめて印刷して郵送している」
「入居者の情報が載った書類を扱うので、置き忘れが心配」

マンションの管理組合や賃貸物件のオーナーから業務を受けている管理会社では、同じ資料を大量の部数で印刷する場面と、個人情報を含む書類を日々扱う場面が重なります。

結論から言うと、不動産管理会社の複合機は①総会資料のような大量部数を短い期間で仕上げられること、②仕分けや綴じの作業を機械に任せられること、③入居者やオーナーの情報を人目に残さないこと、の3点で選びます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、不動産管理会社で複合機に求められることと、選ぶときの確認点を整理します。

不動産管理会社で扱う紙

総会の資料

分譲マンションの管理組合では、年に一度の通常総会に向けて、議案書や決算・予算の資料を全戸分用意します。招集の通知は会日の一定期間前までに発する必要があるため、印刷の期間は限られます。

戸数の多いマンションでは、1回の総会で数百部、複数の管理組合を受け持っていれば、同じ時期に数千部の資料を印刷することもあります。

オーナーや管理組合への報告書

管理の状況や収支をまとめた報告書を、定期的にオーナーや管理組合に届けます。物件の数だけ報告書があり、毎月あるいは定期的に一定の量が発生します。

入居者に関する書類

入居の申込書、契約書の控え、修繕の依頼や掲示物など、入居者の個人情報を含む書類を日常的に扱います。

選ぶときに見るところ

大量部数を印刷する速さ

総会の時期に印刷が追いつくかどうかは、機種の速さと、一度に刷り続けられる量で決まります。

・1分間に何枚印刷できるか
・給紙トレイに何枚まで入れられるか
・大量に刷り続けたときに止まらないか

機種を選ぶときは、1年の平均ではなく、総会の時期にどれだけ印刷するかを基準にしてください。平均で選ぶと、最も忙しい時期に間に合わなくなります。枚数の数え方は複合機の月間印刷枚数の数え方で解説しています。

仕分けと綴じを任せる

総会資料は、議案書、決算書、委任状などを1部ずつ組んでホチキスで留める作業が発生します。これを手作業で行うと、印刷よりも時間がかかることがあります。

部数ごとに仕分け、ホチキスで留める装置（フィニッシャー）があれば、刷り終わった時点で1部ずつ揃った状態になります。冊子の形に中綴じできる装置もあります。詳しくはコピー機で簡単製本！フィニッシャー徹底解説をご覧ください。

フィニッシャーは本体の横に取り付けるため、設置場所にも影響します。導入時に決めておくべきオプションについては複合機のオプション一覧で整理しています。

用紙の大きさ

議案書や図面を含む資料では、A3で印刷して二つ折りにする形もよく使われます。A3の書類がどのくらいあるかで、A3機かA4機かを判断してください。考え方は複合機はA4機とA3機どちらを選ぶかで解説しています。

情報を人目に残さない

入居者やオーナーの情報が載った書類は、排紙トレイに置き忘れないことが大切です。

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・誰がいつ何を印刷したかの記録を残す機能
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能

詳しくは複合機のセキュリティチェックリストをご覧ください。

会社の規模別の考え方

管理物件が少ない会社

報告書と日々の書類が中心であれば、標準的な速さのA3機で足ります。総会の時期だけ部数が増える場合は、その時期の量で判断してください。

分譲マンションを多く受け持つ会社

総会の時期が集中するため、速さとフィニッシャーの両方が効いてきます。1台で足りない場合は、2台に分けるか、上位の機種にするかを比べて判断します。

賃貸管理が中心の会社

オーナーへの報告書と入居者対応の書類が中心です。部数よりも、書類の種類の多さと個人情報の扱いに重点を置いて選んでください。賃貸の仲介を兼ねる場合は不動産仲介店の複合機選びもあわせてご覧ください。

よくあるご質問

Q. 総会資料は印刷会社に頼むべきですか

部数が多く、内容が固まるのが早い場合は、印刷会社に頼むほうが効率的なこともあります。一方で、議案の修正が直前まで入る場合や、管理組合ごとに内容が違う場合は、社内で印刷するほうが柔軟に対応できます。

Q. フィニッシャーは後から付けられますか

機種によっては後から取り付けられますが、取り付けできる種類は機種ごとに決まっています。総会資料を毎年社内で作るのであれば、導入時に付けておくことをおすすめします。

Q. 報告書をメールで送る場合も複合機は必要ですか

報告書を電子で届ける場合でも、紙で受け取りたいオーナーや、書類のスキャンは残ります。紙の量が減っていくことを見込んで、機種の大きさを考えてください。

Q. 総会の時期だけ印刷が集中します。機種はどう選べばよいですか

総会の時期に印刷する部数と、印刷にかけられる日数から、1日に印刷する必要がある枚数を出してください。その枚数を、業務時間内に無理なく印刷できる速さの機種が目安になります。印刷を数日に分けられるよう、資料の確定を早める段取りも有効です。

管理会社の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、部数と綴じ方の条件に合わせて機種を選べます。

総会の時期のおおよその部数と、資料の綴じ方をお知らせいただければ、フィニッシャーの要否まで含めてご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

不動産管理会社の複合機は、次の3点で選びます。

・総会資料のような大量部数を、限られた期間で仕上げられる
・仕分けと綴じの作業を、機械に任せられる
・入居者やオーナーの情報を、人目に残さない

最も忙しい総会の時期を基準に選び、綴じる作業まで機械に任せられる構成にしておくと、毎年の準備の手間が大きく変わります。