複合機のオプション一覧【後付けできるもの・最初に決めるもの】

「見積書にオプションが並んでいて、どれが必要なのか分からない」
「あとから足せると言われたが、本当に後付けできるのか不安」
「付けたのに一度も使っていない機能がある」

複合機の見積りを取ると、本体とは別にオプションの項目がいくつも並びます。すべて付ければ安心ですが、その分リース料金が上がり、使わない機能に毎月お金を払うことになります。

結論から言うと、オプションは①設置してからでは足しにくいもの、②あとから足しても困らないもの、③最初から付けておかないと業務が回らないもの、の3つに分けて考えると迷いません。この順に判断すれば、必要な分だけを最初の見積りに入れられます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、主なオプションの役割と、導入時に決めておくべきものを整理します。

複合機のオプションは大きく4種類

複合機のオプションは、名前は機種ごとに違っても、役割で分けると次の4つに収まります。

・紙を足す：給紙トレイの増設、大容量トレイ
・紙を仕上げる：フィニッシャー（ホチキス留め・仕分け・穴あけ）、中綴じ
・つなぐ：FAX機能、ネットワーク関連の拡張
・守る・管理する：ICカード認証、データ消去・暗号化の機能

見積書の項目を、まずこの4つのどれに当たるかで仕分けてみてください。役割が分かると、自社に要るかどうかの判断がしやすくなります。

最初に決めておくべきオプション

設置してから足そうとすると、手間や費用が余計にかかるものがあります。導入前に決めておくのが基本です。

給紙トレイの段数

複合機は、本体の下に給紙トレイを重ねる形で構成されます。トレイの段数によって本体の高さが変わり、机の上に置く形か、床に置く形かも決まります。

設置場所の寸法は、トレイを含めた高さで測る必要があります。あとから段を増やすと設置場所の見直しが必要になることがあるため、最初に決めておくほうが確実です。

目安としては、普段使う用紙の種類の数で考えます。A4とA3だけなら2段、厚紙や色紙、封筒なども入れたままにしたいなら4段、という考え方です。搬入と設置の確認については複合機の設置前チェックリストをご覧ください。

フィニッシャー

ホチキス留めや部数ごとの仕分けを自動で行う装置です。会議資料や配布物をまとめて作る会社では、毎回手で留める手間がなくなります。

フィニッシャーは本体の横や内部に取り付けるため、設置スペースに影響します。取り付けできる種類も機種ごとに決まっていますので、使う可能性があるなら導入時に相談しておいてください。詳しくはコピー機で簡単製本！フィニッシャー徹底解説で紹介しています。

FAX機能

FAXを本体に標準で内蔵していない機種があります。その場合、FAX機能は追加の部品として取り付けます。

取引先とのやり取りにFAXが残っている業種では、最初から必要です。FAX回線の工事とあわせて段取りを組むことになるため、導入前に「FAXを使うか」を決めておきます。

あとから足しても困らないオプション

使い方が固まってから判断しても間に合うものです。最初は付けずに始めて、必要になった時点で足す考え方で構いません。

ICカード認証

社員証などのICカードをかざして、使う人を識別する仕組みです。誰が何枚印刷したかを記録したり、本人がカードをかざすまで印刷を止めておいたりできます。

情報の扱いに厳しい業種では最初から入れることもありますが、多くの会社では運用が固まってから判断して問題ありません。部門管理や認証の考え方は複合機のセキュリティチェックリストでも整理しています。

スキャン関連のソフト

スキャンした書類を業務ごとのフォルダに振り分けたり、文字を読み取って検索できる形にしたりするソフトです。メーカーごとに名称の異なる製品が用意されています。

スキャンの量や使い方は、実際に使い始めてから見えてくることが多い部分です。まず標準の機能で運用し、手間が気になった段階で検討する形で足ります。

プリンタ言語の拡張

デザインや印刷の業務で、特定のソフトからの印刷品質を上げるための拡張です。一般の事務用途では必要になることはほとんどありません。制作物を社内で刷る会社だけ、導入時に確認してください。

オプションを選ぶときの考え方

「使うかもしれない」で付けない

オプションは、付けた分だけリース料金に上乗せされます。5年契約であれば、その金額を60か月払い続けることになります。

判断の基準は、「今の業務で週に1回以上使うか」です。使う場面が具体的に浮かばないものは、いったん外して見積りを比べてください。見積書の中身の読み方は複合機リース料金を構成する5つのコスト項目で解説しています。

今の機械で使っている機能を書き出す

入れ替えの場合は、今の複合機で日常的に使っている機能を書き出すところから始めます。

・ホチキス留めを使っているか
・FAXを送受信しているか
・何種類の用紙を入れたままにしているか
・スキャンした書類をどこに保存しているか

新しい機種で同じ使い方をするために、どのオプションが必要かが、ここから決まります。反対に、今の機械で付いているのに一度も使っていない機能は、次の契約では外せる候補です。

取り付けできるかは機種ごとに違う

同じ名前のオプションでも、取り付けできる機種は決まっています。上位機では付けられるものが、普及型では付けられないこともあります。

「あとから足せばいい」と考えている機能がある場合は、その機種で本当に後付けできるかを、契約前に販売店へ確認してください。

よくあるご質問

Q. オプションは途中で外せますか

リース契約に含めたオプションは、契約期間中に外しても料金が下がらないのが一般的です。契約の内容によって扱いが異なりますので、外す可能性があるものは最初から付けない判断をおすすめします。

Q. オプションだけを別に購入できますか

機種によっては、導入後にオプションを追加で購入・取り付けできます。ただし取り付けに作業が必要なものもあり、その場合は作業費がかかります。

Q. 中古の複合機にオプションを足せますか

取り付けできる部品が手に入れば可能ですが、製造が終わった機種では部品の在庫がないこともあります。中古機を検討する場合の注意点は中古複合機は買いかで整理しています。

Q. オプションが多い見積りと少ない見積り、どちらを選ぶべきですか

比べるべきなのは、オプションの数ではなく、自社の使い方に対して足りているかどうかです。同じ条件で比べられるよう、各社に同じ使い方を伝えて見積りを取ってください。

オプションの選び方でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、同じ使い方に対して、メーカーごとにどのオプションが必要になるかを並べてご提案できます。

今お使いの機械の型番と、日常的に使っている機能をお知らせいただければ、そのまま次の機種の構成を組み立てられます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

複合機のオプションは、次の順で考えると迷いません。

・給紙トレイの段数、フィニッシャー、FAXは導入前に決める
・ICカード認証やスキャン関連のソフトは、使い方が固まってから足す
・「使うかもしれない」ではなく、週に1回以上使うかで判断する

オプションは、付ければ付けるほど毎月の支払いに乗ってきます。今の使い方を書き出すところから始めれば、必要なものだけを残した見積りになります。