調剤薬局の複合機選び【処方箋の控え・調剤録・FAX受信】

「FAXで届く処方箋が、受付の混む時間に限って詰まる」
「処方箋と調剤録の保管で、棚がいっぱいになってきた」
「患者さんの情報が載った紙が、複合機のトレイに残っていないか気になる」

調剤薬局では、複合機が扱う紙のほとんどが患者さんの情報を含んでいます。処方箋のFAX受信、薬の説明書のコピー、保管書類の整理と、使い方は一般の事務所と大きく異なります。

結論から言うと、調剤薬局の複合機は①FAXの受信が止まらないこと、②患者さんの情報が載った紙を人目に残さないこと、③保存が必要な書類を整理しやすいこと、の3点で選びます。印刷の速さや枚数は、その次で足ります。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、調剤薬局で複合機に求められることと、選ぶときの確認点を整理します。

調剤薬局で扱う紙

FAXで届く処方箋

医療機関から患者さんが処方箋の内容をFAXで事前に送り、薬局で調剤を始めておく運用は広く行われています。受付が混む時間帯ほど、FAXの受信も集中します。

FAXが受信できない、受信した紙が詰まって読めないといった状態は、そのまま患者さんの待ち時間につながります。

保存が必要な書類

調剤済みの処方箋と調剤録は、薬剤師法により3年間の保存が定められています。毎日受け付ける処方箋の枚数を考えると、保管する量は年々増えていきます。

このほか、薬の説明書や、医療機関とのやり取りの書類など、日々の業務で扱う紙は多岐にわたります。

患者さんに渡す書類

薬の説明書や、服薬についての案内を、その場で印刷してお渡しする場面があります。写真や色分けの入った資料は、カラーで印刷したほうが伝わりやすくなります。

選ぶときに見るところ

FAXの受信の安定性

最も優先するのは、FAXが確実に受信できることです。

・紙がなくなっても受信した内容を本体に保持できるか
・受信した内容を印刷せずに画面や共有フォルダで確認できるか
・受信の多い時間帯に、印刷と重なっても止まらないか

受信した内容を紙に出さずにパソコンで確認できる機能があれば、紙の消費も減り、受付の作業も速くなります。FAXの電子化についてはFAXの手間を大改革！複合機を専有せずに大量送信する賢い方法も参考にしてください。

患者さんの情報を人目に残さない

受付の近くに複合機を置く薬局は多く、印刷した紙が排紙トレイに残る時間は短いほど安心です。

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・受信したFAXを印刷せずに保存しておく機能
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能

複合機の置き場所も、患者さんの待合から見えない位置が理想です。情報の扱いについては複合機のセキュリティチェックリストで整理しています。

保存書類のスキャン

保存が必要な書類を電子化して管理する場合は、スキャンの品質と保存先の設定が重要になります。

処方箋や調剤録を電子で保存する際には、医療情報の取り扱いに関する国のガイドラインに沿った管理が求められます。保存の方法そのものは、薬局で使っているシステムや、所属する団体の指針とあわせてご確認ください。複合機は、そのうち読み取りの作業を担う道具です。

大きさと置き場所

調剤室や受付は、棚や調剤機器で場所が限られていることが多くあります。A3を使う書類がほとんどなければ、A4機で足りることもあります。

設置場所の確認については複合機の設置前チェックリストをご覧ください。

薬局の規模別の考え方

1店舗・少人数の薬局

FAXの受信と日々のコピーが中心であれば、机の上に置けるA4のカラー機で足りることが多くあります。FAX機能が標準で付いているか、付けられるかを確認してください。

処方箋の枚数が多い薬局

受信と印刷が重なる時間帯でも止まらない処理能力と、給紙の容量が必要になります。受付と調剤室で1台を共有するか、2台に分けるかも検討の対象です。

複数店舗を持つ薬局

店舗ごとの状態を本部から把握したい場合は、トナーの残量や故障を離れた場所から確認できる遠隔監視や、店舗間で同じ機種に揃える運用が効いてきます。詳しくは複数拠点の複合機管理ガイドで解説しています。

よくあるご質問

Q. 薬局ではカラー機が必要ですか

必須ではありません。ただ、薬の写真や色分けの入った説明書をお渡しする場面が多い薬局では、カラーのほうが伝わりやすくなります。カラーで印刷する枚数を数えてから判断してください。

Q. 処方箋のFAXを紙に出さずに受け取れますか

受信した内容を本体に保存し、画面やパソコンで確認できる機種があります。紙に出すかどうかを選べるため、必要なものだけを印刷する運用ができます。

Q. 医療機関向けの複合機を選ぶ必要がありますか

医療機関専用という区分の複合機はありません。求められるのは、情報を人目に残さない機能と、FAXの安定した受信です。一般のオフィス向け機種の中から、これらの機能を備えたものを選ぶ形になります。

Q. 医療機器の販売許可を持つ業者を選ぶべきですか

複合機そのものは医療機器ではありませんが、医療に関わる現場との取引に慣れている業者であれば、情報の扱いについての相談がしやすくなります。業者の体制を確認する際の目安のひとつになります。医療機関での選び方は医療クリニック向け複合機導入ガイドでも紹介しています。

薬局の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、FAXの受信方法や置き場所の条件に合わせて機種を選べます。

運営する株式会社庚伸は、情報セキュリティマネジメントシステムの認証と、高度管理医療機器等の販売業・貸与業の許可を取得しています。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・高度管理医療機器等販売業・貸与業許可
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

調剤薬局の複合機は、次の3点で選びます。

・処方箋のFAXが、混む時間帯でも止まらず受信できる
・患者さんの情報が載った紙を、人目に残さない
・保存が必要な書類を、整理しやすい形で読み取れる

印刷の速さや枚数よりも、受付の流れを止めないことと、情報を守ることが先に来ます。この2つが満たせる機種の中から、置き場所に合うものを選んでください。