複合機のコストを下げるための具体的な方法５選

「毎月の複合機リース料金、もう少し下げられないかな」
「保守費が地味に重い。減らす方法はないんだろうか」
「とはいえ業者と何をどう交渉していいのかわからない」

複合機・コピー機のコストに関して、こうした悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、現場で効きやすいコスト削減策を5つに絞ってご紹介します。難しい話は省いて、すぐに動ける具体策だけにしぼりました。

結論から言うと、複合機のコストを下げるには次の5つが効きます。

1. カウンター料金の単価を見直す
2. モノクロ／カラーの使い分け（モノカラー活用）
3. 独立系マルチベンダー販売店2〜3社で相見積りを取る
4. リースの組み換えで機種をスケールアップ／適正化する
5. 保守契約の範囲を再確認する

本体リース料金の値引きだけでなく、カウンター料金・運用・保守までトータルコストで見直すのがコツです。順番に見ていきましょう。

方法1：カウンター料金の単価を見直す

複合機のランニングコストでまず効くのが、カウンター料金の単価です。カウンター料金は印刷1枚ごとに発生する保守契約料金で、モノクロ・カラーで単価が分かれています。

単価の差は年間で大きく効く

月間印刷枚数が5,000枚の事業所で、カウンター単価が1枚あたり1円違うと、それだけで年間6万円の差が生じます。5年契約なら30万円です。本体リース料金を数千円交渉するより、カウンター単価の交渉のほうがコストインパクトが大きくなるケースは少なくありません。

見直しのコツ

• 現行機の保守費明細から「モノクロ単価」「カラー単価」を改めて確認する
• 月間印刷枚数（モノクロ・カラー別）を直近3〜6か月で把握する
• 枚数が多い色から優先的に単価交渉する

見積書の見方については、自社コラムの複合機（コピー機）の見積書の正しい見方と信頼できる販売店の選び方もあわせてご覧ください。

方法2：モノクロ／カラーの使い分け（モノカラー活用）

カウンター単価を下げる交渉とは別に、「カラー単価で印刷していた書類をモノクロに切り替える」だけでコストが下がるケースがあります。

モノカラーという考え方

業界では、カラー要素がごく少ない文書（社内メモ・申請書類・ロゴ1色程度の資料など）を「あえてモノクロ機能で出力する」運用をモノカラーと呼びます。フルカラーで出すと1枚あたりのカウンター単価がカラー扱いになりますが、モノクロ出力に切り替えれば単価はモノクロ扱いになります。

見直しのコツ

• 「カラー印刷が本当に必要な書類」と「モノクロで十分な書類」を仕分ける
• 複合機側の初期設定を「モノクロ優先」に変更する
• 部署単位で印刷ログを確認し、カラー比率が高い部署からテコ入れする

具体的な仕組みについては、自社コラムのカウンター料金節約術！カラーでもモノクロでもないモノカラーとは？で詳しく解説しています。

現場で「設定変更だけで月額が変わった」と気づきやすいポイントなので、まず試してみる価値があります。

方法3：独立系マルチベンダー販売店2〜3社で相見積りを取る

価格の妥当性を判断する一番確実な方法は、複数の販売店から見積りを取って比べることです。ただし複合機の場合、見積りを取る相手の選び方にコツがあります。

相見積りの取り方

• メーカー直販と販売代理店で同じメーカー機種の見積りを同時に取るのは原則難しい：直販に依頼するとそのメーカーは販売代理店に見積りを卸さないことが多いためです
• 独立系マルチベンダー販売店2〜3社に相見積りを依頼するのが現実的です(複数メーカーを横断して提案できる販売店)
• リース会社はリース契約のみに関わり、複合機本体の見積り自体は出しません

見積書で必ず確認したい項目

• 本体リース料金（月額・契約期間）
• カウンター料金（モノクロ・カラー単価別）
• 保守契約の範囲（紙詰まり対応・定期点検・消耗品）
• 設置費・設定費・搬出費
• 中途解約条件・契約満了時の処理

単純な月額の安さだけでなく、内訳の透明性で業者を見極めるのがポイントです。格安リースの裏側については、自社コラムの【安さにはワケがある】月額リース2,400円複合機の落とし穴もご参照ください。

方法4：リースの組み換えで機種を適正化する

もう一段踏み込んだ手として、「リースの組み換え」という選択肢があります。

リースの組み換えとは

現在のリース契約の残額を、次の機器の費用に上乗せして再リースする仕組みです。5〜6年契約の途中でも、上位機種への入れ替えや適正な機種への乗り換えが可能になります。

こんなときに有効

• 事業拡大で印刷量が増え、現行機ではスペックが足りない
• 逆に印刷量が想定より少なく、過剰スペックの機種になっている
• 業務内容が変わり、必要な機能（A3／FAX／フィニッシャー等）が現行機と合わなくなった

戦略のポイント

• 「短期契約で毎月の固定費を高く払う」のと、「長期契約で低コスト運用しつつ必要なときに組み換える」のは戦略の違いとして比較できます
• 立ち上げ間もない会社ほど、毎月の固定費負担を抑えるために長期契約＋必要時の組み換えという選択肢を持っておくと運用しやすくなります
• 組み換え対応の可否・条件は販売店によって異なるため、契約前に確認しておくと安心です

「リースの残期間があるから動けない」と諦めずに、組み換えで機種を最適化できないか相談する選択肢を覚えておいてください。買い替えタイミングの考え方は、自社コラムの長年愛用したコピー機、まだ修理できますか!? 致命的な故障前の切替えが最適解もあわせてどうぞ。

方法5：保守契約の範囲を再確認する

最後は保守契約の範囲です。地味ですが、ここを確認しておくと「想定外の追加費用」を防げます。

確認したい5項目

• 紙詰まり対応・定期メンテナンスは無料の範囲に含まれているか
• トナー・消耗品はカウンター料金に含まれているか（別請求になっていないか）
• 定期訪問の頻度（月1回・四半期1回など）
• 駆けつけ対応の目安時間（緊急時にどれくらいで来てくれるか）
• 営業時間外・休日対応の可否と費用

別契約になりがちな項目に注意

通常の保守契約に含まれないことが多い項目もあります。代表的なのがクラウド連携やネットワーク設定の支援です。

• Google Workspace／Microsoft 365などクラウドストレージへの接続設定
• スキャン先フォルダの追加・変更
• 社内ネットワークの構成変更にともなう再設定

これらは通常メンテナンスとは別契約・別費用になるケースが多いため、「どこからが別料金か」を契約前に書面で確認しておきましょう。リースとレンタルの違いも含めた契約形態の比較は、自社コラムのコピー機はリースとレンタル、どちらが得なのか比較してみた！が参考になります。

コスト削減のご相談は「事務機器ねっと」まで

複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」では、月間印刷枚数・複合機の利用範囲・設置環境をヒアリングしたうえで、SHARP、Canon、FUJIFILM、KYOCERA、OKI、EPSON、KONICA MINOLTAの8メーカーの中から、用途に合う機種を複数パターン比較提示しています。

事務機器ねっとの特徴

• 8メーカー横断の比較提案：メーカーをまたいだ見積りで、トータルコストから最適化を検討
• 総販売台数16,000台以上の実績：小規模事業者から中堅企業まで幅広い導入ノウハウ
• 創業35年（株式会社庚伸）・事務機器ねっとは20年目
• 東京都内は自社の有資格者による定期巡回点検

「現行のリース料金が妥当か確認したい」「契約途中だが組み換えできないか相談したい」といったご相談も歓迎しています。お気軽にお問い合わせください。

よくある質問（Q&A）

Q1. 契約期間中でもカウンター料金は下げられますか？

A. 原則として、契約期間中の単価は契約時のまま適用されます。

契約更新時や機種更新のタイミングで見直し交渉するのが現実的です。あわせて、運用面では「モノカラー活用」のように設定変更や運用ルールの工夫で実質的な負担を下げる方法もあります。

Q2. 相見積りは何社くらい取るのが適切ですか？

A. 独立系マルチベンダー販売店

2〜3社が現実的です。同じメーカー機種を直販と販売代理店で同時に取るのは原則難しいため、複数の販売店経由で異なるメーカーを含めて比較する形になります。多すぎても比較が散漫になるので、まずは2〜3社で十分です。

Q3. リースの組み換えはどんな会社でも対応してもらえますか？

A. 販売店によって対応の可否・条件が異なります。

契約前に「業務量が変わったときの対応」「組み換えの可否」を確認しておくと安心です。組み換えに前向きな販売店は、導入後の運用変化まで視野に入れて提案してくれる傾向があります。

Q4. 保守契約の範囲は契約後にも変更できますか？

A. 一部の範囲は変更できる場合がありますが、原則は契約時の取り決めが基準になります。

契約前の段階で「どこまでが標準対応で、どこからが別料金か」を書面で確認しておくことが、追加費用トラブルを防ぐ一番の方法です。

まとめ：コスト削減は「本体料金以外」にこそ余地がある

複合機のコストを下げるための具体策を5つに絞ってご紹介しました。

• 方法1：カウンター料金の単価を見直す（年間ベースで大きく効く）
• 方法2：モノクロ／カラーの使い分け（モノカラー活用）（運用だけで下がる）
• 方法3：独立系マルチベンダー販売店2〜3社で相見積りを取る（妥当性の確認）
• 方法4：リースの組み換えで機種を適正化する（契約途中でも動ける）
• 方法5：保守契約の範囲を再確認する（追加費用を防ぐ）

本体リース料金の値引き交渉だけに目が行きがちですが、カウンター料金・運用・保守契約・契約構造にこそ、コスト削減の余地が眠っています。まずは現行の見積書・保守費明細を手元に置いて、上から順番に見直してみてください。

事務機器ねっとでは、月間印刷枚数や運用状況のヒアリングをもとに、現行リースの妥当性確認から新規導入の比較提案までご相談を受け付けています。「うちの場合はどこから手をつけるべきか」を整理したい段階でも、お気軽にお声がけください。

お問い合わせ

複合機・コピー機のリースに関するご相談は、事務機器ねっとまでお気軽にどうぞ。

お問い合わせフォーム: https://jimukiki.net/contact/
お電話: 0120-744-779（平日 9:00〜18:00）