病院の複合機選び【病棟・医事課・地域連携室で違う紙の使い方】

「病棟の複合機が夜中に紙切れになり、朝まで誰も気づかなかった」

「医事課の窓口が混む時間に、コピーとFAXが重なって待ちが出る」

「紹介状の返書を、別の病院の番号に送りそうになったことがある」

病院の複合機は、1台で済むクリニックとは事情が違います。病棟、医事課、地域連携室と、部署ごとに扱う紙も使う時間帯も異なり、同じ機種を並べるだけでは合わない場所が出てきます。

結論から言うと、病院の複合機は①部署ごとの使い方に合わせて台数と機種を分けること、②患者さんの情報が載った紙を人目に残さない仕組みをそろえること、③台数が多くても管理の手間が増えない形にすること、の3点で選びます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、病院で複合機を選ぶときの考え方を部署ごとに整理します。

部署ごとに違う紙の使い方

病棟

電子カルテを使っている病院でも、病棟では紙が残ります。入院時にお渡しする案内や説明書類、同意書の写し、申し送りのメモなどです。

病棟の特徴は、夜勤があり24時間使われることです。夜間に紙詰まりや用紙切れが起きると、詳しい人がいないまま朝まで止まってしまいます。

医事課・受付

窓口でお渡しする書類の印刷、患者さんからお預かりした書類のコピー、各種の証明書類に関わる出力などが集中します。外来の受付時間に使用が重なるのが特徴です。

窓口の近くに置かれることが多いため、印刷した紙が患者さんの目に触れない配置も考える必要があります。

地域連携室

紹介状や返書、転院の調整に使う書類を、地域の医療機関や介護事業所とやり取りする部署です。FAXの送受信が多く、相手先の番号も多岐にわたります。

送り先を間違えると、患者さんの情報がそのまま外に出てしまいます。FAXの誤送信を防ぐ仕組みが最も効いてくる部署です。

部署ごとに見るところ

病棟は「止まらないこと」

・給紙トレイの容量に余裕があり、夜勤の間に用紙が切れないか
・エラーが出たときに、操作パネルの案内で看護師さんが対処できるか
・ナースステーションの近くに置いても動作音が気にならないか

夜間の静かな病棟では、印刷の音も意外と響きます。設置場所と音の考え方は複合機の動作音はどれくらいかで整理しています。

医事課は「待たせないこと」

受付が混む時間に、コピーと印刷が重なっても処理が追いつく速さが必要です。月の平均だけでなく、いちばん忙しい時間帯の使い方を基準にしてください。枚数の出し方は複合機の月間印刷枚数の数え方で解説しています。

地域連携室は「送り間違えないこと」

・アドレス帳に登録した宛先を選んで送る運用にできるか
・送信前に宛先を画面で確認する設定があるか
・受信したFAXを印刷せずに画面や共有フォルダで確認できるか

番号を毎回手で打つ運用は、間違いが起きやすくなります。宛先の登録と確認の手順を最初に決めておくと、担当者が替わっても同じ水準を保てます。受信したFAXの転送や回線の増設など、FAX機能の選び方はFAX機能で選ぶ複合機で、パソコンからFAXを送る方法はFAXの手間を大改革！複合機を専有せずに大量送信する賢い方法で紹介しています。

病院全体でそろえておきたいこと

情報を人目に残さない設定

どの部署でも、患者さんの情報が載った紙を扱います。次の機能は全台でそろえておくと、運用の説明が1回で済みます。

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・職員証などのカードで利用者を識別する機能
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能

利用者の識別と部門ごとの管理については複合機のユーザー認証と部門管理で、確認項目は複合機セキュリティ完全チェックリストでまとめています。

紙をスキャンして保存する場合

紙の記録をスキャンして電子で保存する場合の考え方は、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」で示されています。保存の方法そのものは、病院の情報システムの担当部署と、お使いの電子カルテの仕様にあわせて決めてください。複合機が担うのは、読み取りと保存先への送信の作業です。

台数が多くても管理を増やさない

病院では部署ごとに複合機を置くため、台数が多くなりがちです。部署ごとにメーカーや契約がばらばらだと、トナーの発注先も故障の連絡先も部署の数だけ増えます。

機種の系統と契約をまとめておくと、操作方法の説明も消耗品の管理も1つで済みます。拠点や部署が多い場合の考え方は複数拠点の複合機管理ガイドで解説しています。

よくあるご質問

Q. 部署ごとに違う機種を入れても問題ありませんか

問題ありません。病棟は止まらないこと、医事課は速さ、地域連携室はFAXと、求めるものが違うためです。ただし操作の基本が同じになるよう、メーカーの系統はそろえておくと職員の異動があっても戸惑いが少なくなります。

Q. 医療機関専用の複合機はありますか

医療機関専用という区分の複合機はありません。一般のオフィス向けの機種から、認証印刷やFAXの誤送信対策を備えたものを選ぶ形になります。クリニック規模での選び方は医療クリニック向け複合機導入ガイドでも紹介しています。

Q. 夜間に故障したときはどうなりますか

保守の受付時間と訪問できる時間帯は、販売店によって異なります。夜間に止まると困る病棟がある場合は、受付の時間と翌朝の対応を契約前に確認してください。あわせて、止まったときに近くの部署の複合機へ出力先を切り替える手順を決めておくと、朝まで印刷できない事態を避けられます。

Q. 院内の薬局部門も同じ考え方でよいですか

処方に関わるFAXの受信が多い場合は、受信の安定性を優先して考えます。詳しくは調剤薬局の複合機選びをご覧ください。

病院の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、部署ごとに違う使い方に合わせて、機種の組み合わせをご提案できます。

運営する株式会社庚伸は、情報セキュリティマネジメントシステムの認証と、高度管理医療機器等の販売業・貸与業の許可を取得しています。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・高度管理医療機器等販売業・貸与業許可
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

病院の複合機は、次の3点で選びます。

・病棟、医事課、地域連携室の使い方に合わせて台数と機種を分ける
・患者さんの情報が載った紙を人目に残さない設定を、全台でそろえる
・台数が多くても、契約と機種の系統をまとめて管理の手間を増やさない

部署ごとの違いを先に書き出しておくと、必要な台数も機能もはっきりします。入れ替えの検討は、各部署の使い方を聞き取るところから始めてください。