FAX機能で選ぶ複合機【回線の増設・受信したFAXの転送・紙を出さない受信】

「取引先からの注文がFAXで届くので、話し中で受け取れないのが一番困る」

「受信したFAXが複合機のトレイにたまり、誰宛てなのか分からなくなる」

「担当者が外出していると、届いたFAXの確認がその日のうちにできない」

メールやチャットが広まった今でも、受発注や医療、不動産、士業などの業界では、FAXが毎日の業務に組み込まれている会社が少なくありません。FAXをよく使う会社にとって、複合機のFAX機能は、印刷やコピー以上に業務を左右します。

結論から言うと、FAXをよく使う会社の複合機は、①回線の数が足りているか、②受信したFAXをどこへ届けるか、③送信の手間をどう減らすか、の3点で選びます。印刷の速さやカラーの品質は、その次で構いません。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、FAX機能から見た複合機の選び方を整理します。

FAXをよく使う会社で起きること

・受信と送信が重なり、取引先から「話し中でつながらない」と言われる
・受信した紙が積み重なり、担当者ごとの仕分けに時間がかかる
・営業担当が外出中で、届いた注文書の確認が翌日になる
・営業や広告のFAXまで印刷され、用紙とトナーが減っていく

これらは、FAXの量に対して回線や受信の仕組みが合っていないときに起きます。

回線の数を考える

FAX機能が標準か、オプションか

複合機の中には、FAX機能が標準で付いていない機種があります。その場合は、FAX機能を追加の部品として取り付けます。FAXを使う会社では、導入時に必ず確認しておきたい点です。詳しくは複合機のオプション一覧で整理しています。

回線を増やせる機種がある

業務用の複合機には、FAXの回線を増やすためのオプションが用意されている機種があります。たとえばSHARPのBP-51C65／BP-51C55／BP-51C45では、回線増設キットにより2回線・3回線に対応しており、3回線にする場合はキットが2台必要とされています。

何回線まで増やせるかは機種ごとに決まっています。回線を増やすと、電話回線の契約もその分必要になります。

どんな会社が回線を増やすか

・受注のFAXが集中する時間帯があり、話し中が起きている
・部署ごとにFAX番号を分けて受け取りたい
・送信の量が多く、受信を止めたくない

FAXの量がそれほど多くなければ、1回線のまま、後で説明する受信の仕組みを整えるだけで足りることもあります。

受信したFAXをどこへ届けるか

メールや共有フォルダへ転送する

業務用の複合機には、受信したFAXを紙に印刷せず、メールアドレスや共有フォルダへ転送する機能を持つものがあります。たとえばSHARPは、受信したFAXをPDFなどのデータに変えて、電子メールや共有フォルダーへ自動で転送し、印刷せずに内容を確認できる機能を案内しています。

この機能を使えば、外出中の担当者がスマートフォンのメールで注文書を確認することもできます。回線ごとに転送先を変える設定ができる機種であれば、部署別の仕分けも自動になります。

本体に保存して、必要なものだけ印刷する

受信したFAXを本体に保存しておき、画面で内容を確認してから必要なものだけ印刷する使い方もあります。営業や広告のFAXを印刷せずに済むため、用紙とトナーの節約になります。

紙で受け取りたい場合

取引先との慣習や、書類に手書きで記入して回す運用がある場合は、紙で受け取るほうが合っていることもあります。その場合でも、転送と印刷を両方行う設定にしておけば、外出中の確認と紙の運用を両立できます。

送信の手間を減らす

パソコンから直接送る

パソコンで作った書類を、印刷せずにそのままFAXとして送る機能があります。紙に出してから複合機で送る手間がなくなり、送信の待ち時間に複合機を占有することもありません。詳しくはFAXの手間を大改革！複合機を専有せずに大量送信する賢い方法をご覧ください。

宛先を登録しておく

よく送る取引先の番号は、アドレス帳に登録しておきます。番号の打ち間違いによる誤送信を減らせます。送信の基本的な手順はコピー機でのFAX送信方法やマナーで解説しています。

機種を選ぶときの確認表

・FAX機能は標準か、オプションか
・回線は何回線まで増やせるか
・受信したFAXをメールや共有フォルダへ転送できるか
・回線ごとに転送先を分けられるか
・受信したFAXを印刷せずに本体に保存できるか
・パソコンから直接FAXを送れるか

業種によってFAXの使い方は異なります。たとえば調剤薬局での使い方は調剤薬局の複合機選びで紹介しています。

よくあるご質問

Q. 1台の複合機でFAX番号を2つ使えますか

回線を増やすオプションに対応した機種であれば、2つ以上の回線を1台で使えます。対応しているかどうか、何回線まで使えるかは機種ごとに異なりますので、仕様表やオプションの一覧で確認してください。

Q. FAXを紙に出さないと、見落としが心配です

転送先を担当者のメールにすれば、受信のたびに通知が届くため、紙よりも早く気づける場合があります。最初は転送と印刷を両方行い、慣れてから印刷を止める進め方もあります。

Q. FAXをあまり使わない場合はどうすればよいですか

FAXの受信が月に数件程度であれば、FAX機能を付けずに導入し、必要になった時点で検討する方法もあります。ただし後から付けられるかは機種によりますので、契約前に確認してください。

FAX機能の選び方でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、FAXの量や回線の数、受信の仕方をうかがったうえで、メーカーごとの対応を比べてご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

FAXをよく使う会社の複合機は、次の3点で選びます。

・受信と送信の量に合わせて、回線の数が足りているか
・受信したFAXを、メールや共有フォルダへ転送したり、本体に保存したりできるか
・パソコンからの送信やアドレス帳で、送信の手間を減らせるか

回線の増設と受信の仕組みは、機種によって対応が大きく異なります。今のFAXの量と困りごとを書き出してから見積りを取ると、必要な機能だけを選べます。