複合機のリース料率はどれくらい？相場と計算方法をチェック

複合機の機種や契約期間によって月額料金は変動し、選び方を誤ると無駄な出費につながります。リースでの導入を検討しているものの、相場感がわからず不安を感じている方も多いでしょう。

本記事では、複合機のリース料率の基本や期間別の費用、見積もり時に確認すべき項目など、契約前に知っておくべきポイントを、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。

複合機のリース料率とは

複合機のリース料率とは、導入する複合機の本体価格に対して発生するリース料の割合のことをいいます。

例えば、100万円の複合機をリースで導入し、5年間の支払いをするとしましょう。

複合機のリース料率が2％だった場合、月額料金は「100万円×0.02＝2万円」で、毎月2万円を5年間支払うので総額は120万円になります。

一括で支払えば100万円ですが、リース料率の分だけ、導入費用は高額です。

このリース料率はできるだけ安いほうが良いのですが、設定を行っているのはリース会社です。

どの会社でも一定のリース料率が設定されるわけではなく、例えば開業して間もないなどリスクが高いと判断された場合は高く設定されることがあります。

リース料率について知ることは、本当にお得な契約を見極めるためにも欠かせません。

複合機をリースする際は代理店から見積書を取得することになりますが、基本的にリース料率は記載されていないケースが多いです。

そのため、リース契約を結ぶ際には、「リース料率」を考慮し、毎月のリース料金を確認することが大切です。

複合機のリース契約年数ごとのメリットとデメリット

リース契約を結ぶ際はリース契約の年数ごとにどういったメリット・デメリットがあるのか確認しておいたほうが良いでしょう。

ここでは、リース契約年数の目安と短期のリース契約、長期のリース契約についてそれぞれ紹介します。

 

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標準的なリース契約年数は5年

複合機のリース契約年数について考える際に、理解しておきたいのが「法定耐用年数」と呼ばれるものです。

これは法律上の寿命を意味し、会計処理である減価償却にも用いられます。

複合機やコピー機の法定耐用年数は5年です。

つまり、法律的にみると使用開始から5年経つと物理的な消耗の蓄積によって複合機の資産価値が消滅することを示しています。

法定耐用年数が5年と定められていることから、複合機のリース契約の基準も5年間で考えられていることが多いです。

参照：国税庁「リース資産の償却等」

ただ、必ずしも使用開始から5年経過すると寿命を迎えるわけではありません。

平均的には5年程度と言われますが、他にも約300万枚印刷するあたりで寿命を迎えると言われることもありますので、使用年数や頻度、きちんとメンテナンスをされていたかも寿命を左右する大きなポイントです。

どの程度の期間リース契約をしようか悩んでいるのであれば、まずは基準となる5年から検討してみてください。

ちなみに5年契約であれば、3～4年の短期契約よりリース料率を抑えられること、6～7年の長期契約より契約期間中の故障リスクを下げられるメリットがあります。

反対に、短期契約と比較すると故障リスクが高いこと、長期契約よりもリース料率が高いことがデメリットになります。

なお、月単位や日単位での契約を希望する場合は、リースではなくレンタルを検討することになります。

短期のリース契約：3～4年

リース契約の基準となる5年よりも短い3～4年の短期契約もあります。

短期契約のメリットやデメリットにはどういったものが挙げられるのでしょうか。

それぞれ解説します。

短期のリース契約のメリットは「短いスパンで新しい製品を使用できる」

まず、契約期間が短いため、短いスパンで新しい機種に変更できることが挙げられます。

例えば、常に新しい複合機を利用したいと考えている場合は、3～4年程度で交換可能なリース契約を選択すると良いでしょう。

新しい複合機はそれだけ性能面においても優れているので、高パフォーマンスが期待できます。古い複合機と比較すると、便利な機能が搭載されている可能性も高いです。

また、長年同じ複合機を使用し続けると、どうしても部品などが劣化してトラブルや故障が発生してしまう可能性があります。

法定耐用年数の5年よりも短い3～4年程度で新しいものに交換すれば、故障リスクを抑えられるのも大きなメリットです。

特に複合機がないと業務が回らないような仕事である場合は重視したいポイントといえるでしょう。

また、事業を始めたばかりなど、将来的な見通しがまだ立っていない状態であれば、解約時のことを考えて短期契約をしておくのも一つの方法といえます。

短期のリース契約のデメリットは「月額料金が高い」

注意しておきたいのが、長期契約と比較してリース料率が高く設定されるために月額料金が高くなってしまう問題です。

月額料金は複合機の本体価格が高いほど高額になってしまうので、短期の契約で最新の複合機をリースする場合などは、月々の費用が高くなってしまいます。

なお、原則リース料金は全額経費に計上可能です。

それから、多くの代理店では5年契約、長くて6年契約を基準としているので、希望している代理店で短期の契約ができない可能性があります。気になる代理店が見つかったとしても、必ずその代理店と短期契約できるとは限りません。

長期のリース契約：6～7年

続いて、長期のリース契約を行う場合についてです。

基準となる5年よりも長く契約する場合は、以下を確認しておく必要があります。

長期のリース契約のメリット

短期契約と比較すると返済期間が長くなるため、その分月々の利用料を抑えられます。

例えば、複合機を導入したいけれど自社で直接購入するのは難しいと感じることもあるでしょう。

短期契約だとどうしても月々の利用料が高くついてしまうのでこちらも検討が難しくなることがありますが、長期契約であれば無理なく導入できるケースも増えます。

また、同様の理由で最新の複合機を検討しやすくなるのもメリットです。

特に事業を始めたばかりだったり、これから始めたいと考えていたりする会社の場合、複合機だけに大きなコストを割くことはできません。

導入に必要な初期費用や月々のランニングコストを抑えられるのは長期契約の魅力です。

長期のリース契約のデメリット

契約満了前に早期解約した場合の違約金の問題があります。基本的に、リース契約では途中解約ができません。

残りの契約期間が短い場合は残額の支払いで契約が解除できることもありますが、そうでない場合には違約金を請求される形が一般的です。

事業がうまくいかなくなってきたあたりで解約しようとしても認められず、結果として高額な費用を支払うことになってしまうケースも珍しくありません。

仮に事業を開始してから1年でうまくいかなくなり、解約することになったとしましょう。

3年契約であれば残存リース料は2年分ではありますが、7年契約だった場合は6年分も残っていることになります。

6年分の残債を一括で返済しなければ解約できないため、まとまった費用を用意して支払わなければなりません。ですが、資金を用意できないために一括返済が難しい場合は解約できず、月々の支払いを継続していかなければならないこともあります。

それから、長期の契約をしたとしても、その期間中は問題なく複合機が利用できると約束されているわけではありません。

法定耐用年数が5年ということもあり、基本的に複合機は5年前後での条件の見直しをすることになります。

これを超えて6年、7年と使用し続ける場合は、故障するリスクが高くなってしまうということです。

日々の使用方法に問題がなかったとしても、機種の個体差や土地の気候など、さまざまな理由によって故障してしまうことがあります。

仮に7年契約をしていたものが5年時点で故障してしまうと、残債を抱えたままの状態で買い替えを検討しなければなりません。

買い替えることなく修理して使用し続けることも可能ではありますが、その場合は不調が発生しやすくなり、修理代金が高くついてしまう可能性もあります。

 

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【期間別】複合機リース料率の相場

ここでは、一般的なリース料率のほか、リース料率を含めた料金例と計算方法について解説します。

一般的なリース料率

何年契約を選択するのかによってリース料率が変わってきます。

目安は以下の通りです。

期間	リース料率
3年リース契約	3.1～3.3％
4年リース契約	2.4～2.6％
5年リース契約	1.9～2.1％
6年リース契約	1.6～1.8％
7年リース契約	1.3～1.6％

特に契約年数が長くなる場合、リース料率が0.1％違うだけでも総合的な金額には差が大きく出ます。

リース料率を含めた料金例と計算方法を確認した上で、どの程度のリース料率が設定されているのか理解した上で契約を検討しましょう。

リース料率を含めた料金例と計算方法

月額のリース料金は、以下の数式で計算可能です。

「本体価格×リース料率」

ここでは、具体的な金額を把握するため、本体価格80万円の複合機を3年、5年、7年でリース契約した場合の例を紹介します。

契約年数（リース料率）	月額料金	支払総額
3年契約（3.1～3.3％）	24,800円～26,400円	892,800円～950,400円
5年契約（1.9～2.1％）	15,200円～16,800円	912,000円～1,008,000円
7年リース契約（1.3～1.6％）	10,400円～12,800円	873,600円～1,075,200円

契約期間が長期になるほどリース料率は抑えられます。ですが、支払総額は高くついてしまうケースもあるため、注意しましょう。

また、紹介したようにトラブルのリスクなどデメリットがあるので良く検討が必要です。

複合機のリース料金を比較する際のチェック項目

複合機のリース料金は、導入環境や業務内容によって大きく変わります。企業規模、必要な機能、印刷頻度、使用する色の比率など、複数の要素が影響します。

 

料金の適正性を見極めるには、条件を整理したうえで比較する姿勢が欠かせません。ここでは、複合機のリース料金を比較する際のチェック項目を紹介します。

 

 

企業規模別の価格相場

複合機のリース料金は、企業規模と業務内容により大きく変動します。

 

たとえば、従業員数が多く印刷量の多い企業では、耐久性と性能に優れた上位機種を選ぶ傾向があります。その場合、月額1万円〜3万円以上のリース契約が一般的です。

 

一方、小規模オフィスや個人事業主では、必要最低限の機能を備えた小型機種で十分対応できるため、月額5,000円前後で契約する例も少なくありません。

 

導入する機種は、印刷頻度や用途をもとに選定する必要があります。業務に過不足ない機種を選べば、価格を抑えながらも業務の質を確保できます。

 

コピー機の機能・オプション内容

複合機のリース料金は、搭載されている機能やオプションに大きく左右されます。基本的な印刷・スキャン機能のみを備えた標準機であれば、複合機本体の販売価格 も 比較的低く設定されているため、リース料金も比例して安価になります 。

 

しかし、自動両面印刷、大容量給紙、ネットワーク連携機能、高精細スキャン、セキュリティ管理など多様な機能を有する機械を導入するとなると 、料金は段階的に上がります。業務内容によって必要な機能は異なるため、事前に優先順位を整理すること が重要です。

 

すべての機能を盛り込むためではなく、実務で活用する機能に絞ることで、リース費用を無駄なく抑えられます。

 

印刷速度

印刷速度は、複合機の性能を左右する要素であり、リース料金にも直結します。印刷速度が速いほど高性能と見なされ、複合機本体の価格も上がる傾向にあるためです。

 

たとえば、1分間に20枚程度の印刷が可能な機種は、導入しやすい価格帯で提供されています 。一方、分速70枚以上の高速印刷に対応する機種では、機械本体の価格も高額であり、リース料も高くなるのです。

 

大量印刷が日常的に発生する職場では、高速モデルを選ぶことで業務効率が向上します。ただし、印刷頻度が限定的な場合は、速度を重視しすぎないほうが賢明です。業務量に見合った機種選定が、無駄な費用を抑える秘訣です。

 

関連ページ：スピード重視の高速機種を選ぶ

 

月間印刷枚数とカウンター方式の関係

月間印刷枚数は、リース料金に大きな影響を及ぼします。多くの契約では、印刷枚数に応じてカウンター料金が発生する仕組みが採用されているのです。月5,000枚以上印刷するような現場では、リース本体の料金に加えてカウンター料金が大きく積み上がります。

 

ただし、カウンター料金とリース料金には、直接的な相関はありません。たとえば、リース料金がどれほど高くても、印刷枚数が0枚であればカウンター料金は発生せず、基本料金のみの請求となります。

 

一方で、印刷枚数が多い環境では、高速出力や耐久性のある高性能機種が必要になるため、結果的に複合機本体の価格が上がり、それに伴ってリース料金も高くなるという構図があるのです。

 

そのため、契約前に印刷ボリュームを見積もり、見積内容にカウンター料金がどう反映されているかを確認する必要があります。実際の利用を想定し、最も適した契約形態を選ぶことがコスト管理の要です。

 

カラーとモノクロ印刷の料金差

複合機のカウンター 料金 は、カラーとモノクロで大きく異なります。モノクロ印刷は1枚あたり1円単位での設定に対し、カラー印刷は10円単位で設定されることが一般的です。

 

そのため、カラー印刷の使用頻度が高い業務では、カウンター料金が膨らみ、結果として毎月のコスト 全体が増加します。コストを抑えたい場合は、使用する印刷物の性質を見直し、カラーを使わない利用へ切り替えるか、カラー機能の制限設定が可能なモデルを選ぶと効果的です。

 

業務上、カラーが不要であればモノクロ専用機の導入も現実的な選択肢です。

 

適正価格で複合機をリース契約するためのポイント

リース契約で無駄なく契約するためには、事前の準備と的確な交渉が重要です。機種選びや契約内容の確認に加え、利用実態を示した見積もり比較が欠かせません。

 

具体的には、機種名、契約年数、必要機能、印刷枚数などを明示し、複数社から同条件の見積もりを取得します。さらに、想定印刷量に基づくカウンター単価の交渉も重要で、料金体系の理解が費用軽減につながるのです。

 

ここからは、適性価格で複合機をリース契約するためのポイントについて紹介します。

 

同じ条件で複数社から見積もりをもらう

価格交渉を有利に進めるには、必ず同一条件で複数社から見積もりを取得します。条件が統一されていないと、比較が困難になり適正価格を見極められません。機種名、契約年数、必要機能、予想印刷枚数などを共有します。

 

次に、各社の提示額と内容を詳細に比較し、相場を把握するとともに、不必要なオプションが含まれていないかを確認します。見積もり内容をもとに価格交渉を重ねることで、機能やサービスを維持しつつ費用の削減が可能です。

 

最終的に、複数の見積もりをもとに提示額を引き下げてもらうことで、コストパフォーマンスに優れた契約を結べます。

 

利用する印刷枚数は可能な限り正確に伝える

印刷コストであるカウンター料金を抑えるためには、月間印刷枚数を精緻に伝えることが大切で す。事前に過去の印刷実績や今後の見通しを整理し、モノクロ・カラー別の枚数を提示してください。これにより、リース料金自体の値下げが難しい場合でも、カウンター単価の引き下げ交渉につなげられます。

 

加えて、印刷枚数の上下限を設定できるかどうかを確認し、上限超過時のペナルティや割引率についても協議すると良いでしょう。こうした情報を共有すると、取引先もリスクを把握しやすくなり、双方にとって納得感のある契約を実現できます。

 

 

複合機のリース契約が終了した後の選択肢4つ

複合機のリース契約が終了しそうになったら、契約終了後はどのように対応するか考えておきましょう。代表的な選択肢は以下の4つです。

 

【関連記事】複合機のリース終了後に検討したい4つの選択肢と注意すべきポイント

選択肢①新しい機種で契約する

これまで使用してきた複合機を返却し、新しい機種の契約をする方法です。

最新機種に乗り換えるのが一般的なので、これまで使用してきた複合機と比較して機能性に優れた複合機を導入できます。

業務効率の向上にもつながるポイントです。

また、最新の電化製品は省エネ機能が優れているので、電気代を見てもお得になるでしょう。

新しいものに買い換えることになるので、不具合や故障のリスクも押さえられます。

特にこれまで使用してきた複合機にトラブルや不具合が増えている場合は、新しい機種での契約を検討すると良いでしょう。

 

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選択肢②同じ機種で再契約する

使用してきた複合機を返却することなく、再契約する方法もあります。

使用してきた年数分古くなっているので故障やトラブルのリスクはありますが、同じ複合機を使い続けられるので新たに使用方法を覚える必要はありません。

また、利用料金が大幅に安くなるのも大きなメリットです。

場合によってはこれまでの1か月分のリース料で1年間利用できる代理店もあります。

選択肢③リース契約していた複合機を買い取る

代理店の中には買い取りに対応しているところもあります。買い取ってしまえば月々のリース料金が必要なくなるので、ランニングコストを抑えられるのが大きな魅力です。

また、新品を買い取るわけではないので、買い取り価格も安く設定されています。

ただし、保守サポートが受けられなくなる可能性がある点には注意が必要です。メーカーでは故障時の修理対応のため、各種部品を用意・保有しています。この保有期間は部品供給期間と呼ばれ、目安は販売終了から約7年です。

部品供給期間を過ぎた場合は修理の対応が難しくなることから、一般的には保守契約が終了することになります。なお、メンテナンスは買い取り後も代理店で対応可能な場合があるので、確認が必要です。

それから、すべての代理店で買い取りに対応しているわけではないので、このあたりも注意しておきましょう。

選択肢④代理店に複合機を返却する

今後複合機を使用する予定がないのであれば、代理店に返却するのも選択肢の一つです。

例えば、完全ペーパーレス化を図ろうとしている会社は返却を検討しても良いでしょう。返却時の送料が利用料金に含まれているかは代理店によって異なります。

返却費用を自社で負担することになる場合、2～4万円程度かかるのが一般的です。

 

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複合機をリース契約で利用するメリット

複合機のリース契約は、初期費用を抑えながら最新機種を導入できる点が評価されています。加えて、会計処理の簡略化や保険によるリスク補償など、運用面でのメリットも多くあります。

設備投資を最小限にとどめながら、業務の効率化と安定した資金管理を実現する手段として有効です。

複合機をリースで契約するメリットを整理すると主に次の4つがあります。

• 初期費用がかからず手軽に導入できる
• 最新の複合機をお得に導入できる
• 面倒な事務処理が減る
• 動産保険の適用で安心して利用できる

ここでは、複合機をリース契約で利用するメリットを一つひとつみていきましょう。

初期費用がかからず手軽に導入できる

リース契約を選ぶ最大のメリットは、複合機やコピー機を初期費用0円で導入できることです。導入時の金銭的負担がほとんどなく、資金を他の業務に振り分けられることは、財務面でも優れています。

 

特に、資金繰りに敏感な中小企業や新規事業では、導入のしやすさが大きな魅力です。さらに、機器の保守サービスが月額料金に含まれているケースも多く、万が一の故障や不具合が発生しても迅速な対応が受けられます。

 

初期費用をかけずに、スムーズに業務に必要な環境を整えられる点が、リース契約の大きなメリットです。

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最新の複合機をお得に導入できる

リース契約では、最新モデルの複合機を定額で導入できるため、高性能な機種も手が届きやすくなります。

 

購入時のように一括での支出が不要なため、機器の更新タイミングを柔軟に調整できます。技術革新が進む複合機市場では、数年でスペックの差が生まれるため、定期的な入れ替えを前提としたリースが有利です。

 

契約期間が終了すれば、新しい機種への切り替えも可能で、常に最新の機能やセキュリティ水準を保てます。業務効率や印刷品質にこだわる業種では、古い機種のまま運用を続けることが生産性低下の原因にもなります。最新技術を維持しながらコストを抑える手段として、リース契約は非常に有効です。

 

面倒な事務処理が減る

複合機をリースで導入すると、会計処理にかかる手間が大きく軽減されます。購入した場合は固定資産としての登録や減価償却処理、固定資産税の申告などが必要ですが、リースではその対象外となるため、経理の負担を減らせるのです。

 

また、所有権がリース会社側にあるため、資産管理にかかる内部手続きも簡素化できます。加えて、リース料金は経費として処理できるため、損金算入しやすく、節税効果も見込まれます。月額費用として予算管理しやすくなることで、長期的な資金計画も立てやすくなるでしょう。

 

経理作業の効率化と財務面の安定性を両立させる方法として、リース契約には大きな実務的メリットがあります。

 

動産保険の適用で安心して利用できる

複合機をリース契約で導入する際、多くの場合は動産総合保険が自動で適用されます。火災、落雷、水漏れ、盗難など、突発的なトラブルに備える補償があらかじめ含まれているため、利用者側の負担を抑えた利用が可能です。

 

リース会社の所有物であるため、保険加入が条件となっている場合もあります。こうした仕組みにより、予期せぬ故障や災害による損傷が発生しても、修理費用や機器交換の負担を大幅に軽減できるのです。

 

特に長期利用を想定する場合には、保険の有無がリスク管理に直結します。トラブル時の対応力も含め、安心して機器を運用したい場合に、保険付きリース契約は信頼できる選択肢です。

 

複合機のリース契約をする前に知っておきたいこと

複合機のリース契約を検討しているのであれば、事前におさえておきたいポイントがあります。

ここでは、特におさえておきたいポイントを3つ紹介するので、参考にしてみてください。

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ポイント①途中解約は不可

メリット・デメリットの項目で軽く触れたように、基本的に複合機をリース契約すると、途中解約ができません。

リース契約とは、リース会社が代わりに複合機を購入し、利用者に対して貸し出すものです。いつでも好きに解約できるとなると、リース会社にとってリスクが大きくなってしまいます。そのため、契約期間内に解約を希望する場合は、違約金が発生する点を理解しておきましょう。

ですが、言い換えれば違約金を支払うことで途中解約は可能です。違約金の金額はケースによって異なるので、よく確認しておきましょう。

基本的には契約満了時までのリース料金を支払うことになります。

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ポイント②リース契約は購入するよりも総額が高くなる

複合機を導入する際、リース契約の他に購入といった選択肢もあります。

できるだけ費用を抑えるために、リース契約を検討している方もいるでしょう。ですが、購入した場合と比較すると総額は費用が高くなります。

これは、リース契約すると本体価格だけではなく、金利や手数料といったものが取られるためです。

そのため、自社で一括購入、または分割で支払いができる場合は購入を検討してみることをおすすめします。

中にはリース契約で導入すると購入と比較して総額が大幅に高くなってしまうケースもあるので、購入した場合と比較してどの程度の差が出るのか事前に確認しておくと良いでしょう。

なお、リース契約の場合は複合機の所有権がリース会社にあるのに対し、一括購入の場合は自社が所有権を持つことになるのも大きな違いです。

ポイント③リース契約には審査がある

リース契約を希望しても、必ずしも契約が成立するとは限りません。これは、リース契約を結ぶにあたり、審査を受けなければならないためです。

リース契約ではリース会社が代わりに複合機を購入する形となるため、信頼度の低い会社と契約を結んでしまうと、倒産などによりリース会社が被害をこうむってしまう可能性があります。

このような被害を避けるため、事前に審査を行い、倒産や滞納の心配がないと判断された場合に限りリース契約が可能になります。

そのため、代表者にクレジットカードや携帯電話といったものの未納や滞納歴がある場合は審査を通過するのが難しくなってしまう可能性が高いです。

他にも会社や事業所の継続年数、業績、代表者の年齢なども審査と関わっていると言われます。

設立から年数が経過していると審査に通過しやすくなりますが、黒字であることも重要なポイントです。

クレジットカードやローンの滞納に関しては3か月以上の支払いが滞った場合はブラック認定されてしまう可能性があります。

ブラック認定された場合はブラックリストに載ると表現され、各種審査の難易度が跳ね上がります。

契約を申し込んで審査に落ちた場合、別の会社に申し込めば良いと考えますが、与信審査の情報は信販会社で共有されているため、どのリース会社でも審査を通過するのは難しくなってしまうでしょう。

なお、審査を受けて通らなかった情報も一定期間信用情報機関に残る形になってしまうので、審査に通らなかったからといって立て続けに別のリース会社に申し込むのは不利になります。

代表者の年齢に関しては何歳でもそれほど大きな問題ではないのですが、10代や20代前半、または70歳以上である場合は連帯保証人が必要になるケースが多いです。

審査の結果、もしもリース契約ができなかった場合は、レンタルや中古での購入なども検討してみると良いでしょう。

資金的な余裕がある場合は、中古での購入も選択肢のひとつです。

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まとめ：リース料率をよく確認して損のない契約を

複合機のリース料率は契約内容に影響する重要な指標です。相場を把握し、リース料金の計算方法を理解しておくことで、見積もりの妥当性を判断しやすくなります。

ただし、料率は一般値がありますが、各業者が顧客に公表することはほとんどありません。そのため、料率が明記されていない場合は、リース料金をチェックすると良いでしょう。契約後に後悔しないためには、総額の比較と条件の見直しが必要です。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。
使用環境に応じた提案から導入後のサポートまで一貫して対応しています。初めての方も安心してご相談ください。