コピー機・複合機・プリンターの選び方

業務用コピー機(複合機)プリンターのリース契約導入購入方法

業務用コピー機・複合機・プリンターの導入方法(リース販売・買取)

リースの仕組みとは? 分かりやすく解説!

<目次>
リースの仕組みとは? 分かりやすく解説!
新品・中古のコピー機の導入方法リース契約のからくり
リースしたコピー機の所有権は?
リース契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか?
初期コストが大幅に抑えられる面倒な手続き、税金が発生しない
万が一の補償がつき安心して使用できる廃棄処分時もリース会社が対応してくれる
リース年数によるメリット/デメリット
リース料率・価格の相場を比較!
印刷枚数によりリース料金が変わる!リース審査基準も一度見直しましょう。
リース契約の流れをご紹介、事務機器ねっとがサポート!
再リースはコストが安い! でも良いことだけではない…?
事務機器ねっとが対応しているリース契約年数は何年?
経理担当者のみなさま必見!勘定科目について解説!

新品・中古のコピー機の導入方法

コピー機の価格は印刷速度に比例して高くなるため、平均的な月の使用枚数はどれくらいかきちんと確認してから、それに応じた製品を選ぶことが大切です。OA機器を取り扱う会社からさまざまな提案がされると思いますが、どんな機能を求めるかという点も、あらかじめ考えておいた方が良いでしょう。コピー機の使い方は、印刷枚数だけでなく、使う機能もメーカーによって異なります。フルカラー印刷はほとんど必要ないという企業もあるでしょうし、セキュリティの観点から使用時にはユーザー認証が必須という企業もあれば、その逆もあります。

普段どのようなコピー機の使い方をし、どのような機能が最低限必要なのか踏まえておくと、提案や見積もりの際も比較的スムーズです。更に、「あると便利な機能」についても確認しておくべき点です。最近のコピー機は機能が多様化しており、インターネットに繋いでクラウド連携できる製品が多くなっています。他にも、モバイル端末に繋いで、スマートフォンで文書の閲覧ができるようにするなどの機能もありますから、必要かどうか検討しましょう。同時に保守契約の加入についても考えておくべきです。保守契約という修理サービスを契約することで、コスト面の負担を減らし修理自体も円滑に進められるようになっています。保守契約には様々な種類があり、内容や料金もそれぞれ異なりますので、検討することが大切です。
※中古のコピー機・複合機を購入する場合は、本体機種の金額にプラスして感光ドラムの金額もかかります。

リース 買取り(購入) レンタル
新品 ◯(保守加入必須) ◯(保守加入必須) ×
中古 ◯(保守加入必須) ◯(保守加入必須)

リース契約のからくり

リース契約のからくりをご紹介します。リース契約(ファイナンスリース)とは、ユーザー(企業)が選択した機械設備などをリース会社が購入し、そのユーザーに対して「賃貸」する取引のことを言います。物件代金や諸費用の概ね全額をリース料として支払うフルペイアウトで、ノンキャンセラブル(中途解約不可)の賃貸借契約を指します。
物品の所有権はリース会社にありますが、企業は自社で購入した場合とほぼ同様にして物品を使用できるため、日本を含め世界中で設備投資の手段として広く普及しています。主に料金面や、会計上資産ではなく経費扱いできるといった理由もあり、コピー機もリースで導入することは企業としては一般的となっています。所有権はお客様には無く、保守契約を結んでいないとメンテナンスができないため加入が必須です。現金買取りや割賦・ローンといった「購入」と比較すると高額になりますが、トナー交換や部品交換代、メンテナンスや修理代は全て保守契約に含まれているので安心して利用できます。このようなからくりでリース契約は結ばれているのです。リース契約は、お客様にとっても最適にコピー機を使用していただけるからくりとなっています。

お客様と当社とリース会社の相関図

お客様と当社とリース会社の相関図

リースしたコピー機の所有権は?

前述したリース契約のからくりを元に、リースしたコピー機の所有権をご紹介します。コピー機を資産として見た際に、リース契約と購入とでは、最終的にコピー機が誰の資産になるかという点が大きな違いです。コピー機を購入した場合、購入者に所有権があります。しかしリース契約の場合は所有権がリース会社にあるのです。リース会社はコピー機の利用をサービスの一環として提供しているため、契約期間満了後、コピー機はリース会社に返却しなければなりません。そして、ここで注意点が1つ。原則契約した年数でリースを組んでしまうと中途解約ができません。この中途解約については、リース会計基準で定められております。リース契約ではリース会社がお客様に代わって商品を購入するため厳しい規定があるのです。
しかし、「リース期間中だけど新しい機種にしたい」「諸事情によりどうしても解約しなければならない」といった場合もあると思います。そのような場合は、残存期間の料金を支払うことで解約できる場合があります。そして、残存期間の料金に新しいコピー機のリース料金を組み込むことによって、結果的にお得に最新のコピー機を利用できる可能性もあるのです。
賃貸借契約

リース契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

初期コストが大幅に抑えられる

リース契約を選択された企業様に理由を伺うと、「初期費用が安いから」「毎月安価に導入できるから」「購入する予算が不足していたため」「手軽・月々の支払いでコスト管理しやすい」といった初期費用やランニングコストを考慮した回答が多く挙がっています。加えて、「会社に頻繁に訪問してサポートしてくれる」「メンテナンスサービスがあるため」といったリース契約のサポート面への評価や、「新しい機種に換えやすかったから」「新しい商品が今後出るため」などの将来的な新機種の利用を見越してリース契約を選択したとの回答も複数ありました。
初期コストが大幅に抑えられるコピー機を一括購入するための設備投資費用が不要になり、初期費用が抑えられ、その他の必要な費用に資金を回し有効活用ができます。このためリース期間終了後、新しい機種を導入するときも資金繰りがしやすいことは大きなメリットです。

面倒な手続き、税金が発生しない

面倒な手続き、税金が発生しない毎月の料金は、法律上全額経費で処理が可能であり、所有権がリース会社にあるため、減価償却の手続きや固定資産税の支払いなどが発生しません。
コピー機の場合、10万円未満の場合は消耗品費となり、コピー機購入の全額を必要経費とすることができます。しかし、購入金額が10万円以上の場合は、工具器具備品となり固定資産になります。この場合、購入金額を全額経費とすることができません。
ここで減価償却と法定耐用年数が関わってきます。簡単に説明すると、100万でコピー機を購入した際、100万では経費処理はできません。コピー機の法定対応年数が5年のため、その5年という期間でちょっとずつ償却していきましょう…! という仕組みになっています。
※固定資産税と減価償却・法定耐用年数の関係についてはこちらの記事をご覧ください。:コピー機リース期間は法定耐用年数と減価償却で決まる?

リース契約の場合、固定資産税はリース会社が対応します。そのため、リース契約は支払った金額と同額の経費処理が可能という利点があります。

万が一の補償がつき安心して使用できる

万が一の補償がつき安心して使用できる契約でコピー機を導入した場合、一般的に「動産総合保険」という保険が付保されています。リース契約における動産保険は、日本国内での偶発的な原因によって生じたさまざまな損害に対し、補償が受けられるようになっています。動産保険が適用されるため火災や盗難があった場合に補償が受けられます。
リース(=ファイナンスリース)は、動産総合保険という保険が付保されています。
この保険は、台風等の水害で被災しコピー機が壊れた…という場合に、補償が受けられるようになっています。
また、落雷により一瞬にして何十万ボルトという電圧が逆流し、コピー機が壊れて動かなくなってしまった場合も、罹災証明対象として動産総合保険が適用されるのです。
リース契約によって、保険が適用され会社が救われるケースが多く存在します。

保険でお支払いできる損害 保険でお支払いできない損害
火災・爆発・破裂・煙害・風水害・盗難 故意又は重大な過失・故障・自然消耗・虫食い・原子力による損害・詐欺・横領
置き忘れ・紛失・地震・噴火・津波

※「保険期間」はリース開始日から満了日までとなります。

廃棄処分時もリース会社が対応してくれる

廃棄処分時もリース会社が対応してくれる一括購入の場合は、不要になった時の廃棄処分費用も自己負担ですが、リースだと所有者はリース会社なので、期間満了のときに、撤去するのはリース会社負担となります。
そのため、コピー機の販売店は信頼できる会社を選定しましょう。
例えば、5年リースで契約しリース契約が1年経過する前に販売店が倒産してしまった場合、コピー機は修理やメンテナンス等のサービスを受けられなくなります。
修理やメンテナンスが受けられない壊れたコピー機は、残りのリース料金を一括返済することで解約が可能です。また、コピー機を廃棄する場合も、本来であれば販売店が回収まで対応しますが、ユーザーの実費で処理しなければいけません。
販売店との関わりは、購入時だけではありません。購入した後のアフターサポートまで目を向けて長く付き合うことが見込める販売店を選びましょう。

 

リース契約もメリットだけではございません。「途中で解約できない」、「審査が必要」、「基本は中古のコピー機・複合機には適用できない(一部例外もございます。)」、「料金とは別に保守料金がかかる」などリース契約にもデメリットはございます。しかし、デメリットはあれど、一括で購入するメリットよりも、リース契約の方が多くのメリットを含んでいるのです。特に補償や税金など、購入後にもサポートがあり、リース契約は結果として購入者様がお得になることが多く、事務機器ねっとはオススメしております。

リース年数によるメリット/デメリット

3年〜4年半の短期契約

メリット
  • 常にほぼ最新のコピー機を利用できる。
  • 故障や経年劣化のリスクが低い。
デメリット
  • 月々のリースが高額になる。

5年半〜7年の長期契約

メリット
  • 分割回数が多くなり月額リース料金が安い。
  • 料金が安いため高品質コピー機の導入が可能。
デメリット
  • 契約期間中にコピー機の入れ替えを行う場合、残債が多くなってしまう。
  • 期間中に耐用年数を超えてしまい、故障しやすい。
コピー機をリースする場合、期間は法定耐用年数の5年が一般的です。しかし資金に余裕があり、最新のコピー機が発売された場合すぐにでも替えたい方などは、期間を3〜4年半に設定できます。契約サイクルを短くすることも可能です。しかし月額の料金を安く抑えたいという方も多いでしょう。そのような方には長期リースをオススメします。7年(84回払い)のため、総リース料金は高くなりますが、月額のリース料金自体は抑えることができます。
短期と長期でのリースのメリット

コピー機の法定耐用年数の5年を過ぎてしまうと故障を繰り返すようになる可能性が高まり、オフィスの生産性が落ちてしまうかもしれません。短期契約・長期契約にはメリット・デメリットがあるため、契約期間はオフィスの状況に合わせて設定し、これらの注意点をまとめてから契約を行ってください。

リース料率・価格の相場を比較!

何年も使用していく複合機のため、コストが気になる、リース価格ってどのように決められているのか、という興味や疑問は当たり前に出てきます。リース料率や価格の相場の相場は、こちらの記事にて解説しております。どのようにしてリース料率が決まっているのか詳しくご紹介させていただきます。

印刷枚数によりリース料金が変わる!(5年の場合)

 

枚/分 20枚機 30枚機 40枚機 50枚機
リース相場 11,000円 17,000円 20,000円 22,000円

一番金額が低いものでも10,000円を超えています。月額4,000円で販売している会社もありますが、モノクロのみや1分間に印刷可能な枚数が少なかったり、中古やリファビッシュ商品、レンタル商品の可能性もあります。それぞれのコピー機に合わせたリース価格になっており、価格が安くてもご希望の商品とは違う場合があるのです。
この表からも分かる通り、購入者様が欲している機能があるコピー機の相場は10,000~20,000円となっております。事務機器ねっとの商品の中で最安値は5,600円からであり、この商品はカラー・モノクロ、ネットワーク機能など、他と比べても遜色ないコピー機です。業界の相場よりも、かなり安く提案・提供が可能となっております。

 

リース審査基準も一度見直しましょう。

「このお客様にコピー機を貸しても良いのか」という部分を見極めている間は、リース会社との契約はできません。リース契約を行う場合、お客様が長期間続く毎月のリース料金を支払う持久力があるのかどうかを見定めております。一般的に与信の内容や方法についてリース会社は公開していません。しかし右のようなポイントが与信審査で影響するのです。
コピー機のリース契約に必要な情報は、
① 業績情報
② 財務情報
③ 評点

与信審査に影響する条件

経営年数と滞納歴
創立年数や事業年数、経営状況(黒字経営)であるなら与信審査を通ることは難しくはありません。
しかし、起業したばかりという方は、会社としての「信用」のある情報が薄い状況です。そのような状況の際は、経営者や社長の個人の金銭状況を確認します。
今まで使用してきたクレジットカードの滞納履歴や、ローンの返済の滞納など、金銭面でルーズになりがちな部分があった方は、その後の未納金の対応時間により信用情報に傷がついてしまいますので、要注意ということになります。
創業 年数 個人事業

与信審査を申し込んだリース会社と資本関係がないとしても、今までの金銭状況は共有されており、滞納した記録というのは最低でも5年程度経過していないと消されません。

年齢
代表取締役の年齢も与信審査に関わってくる場合がございます。
それは代表取締役が若すぎる場合と高齢な場合です。代表取締役の年齢が70歳以上もしくは、リース契約満了時に70歳を超える場合は連帯保証人を要求される場合もございます。これは、一般的な寿命を考えた上で、リース満期まで支払いを続ける能力があるかどうかを慎重に審査するためです。
年齢

また、20代前半など年齢が若い場合も、与信審査を警戒される要素になり連帯保証人が必要になります。
ただし、大企業の子会社であったり、親族が同業他社を経営しており独立した場合などは、リース会社によって連帯保証人が不要となる場合もあります。

業種
一般的に将来性や信頼性のある業種は与信審査が通りやすいとされています。
逆に開業する数も多く、廃業してしまう数も多い業種は審査が通らない場合もあります。個人事業主は、リース契約で不利と言われていますが、国家資格が必要な弁護士や司法書士、行政書士などは信用度が上がるためリース契約を結びやすいのです。
弁護士

与信審査が通りやすくなるポイント

事業年数や経営状況を審査の項目として見られるため、個人事業主がリース契約を結ぶのは至難の業です。企業してから3年以上続いているというのが目安となっているとも聞きますが、個人事業主がリース契約できないということではありません。
事業年数が短かったり、資金調達で借り入れがあった場合でも与信審査が通りやすくなるポイントをご紹介します。

複数のリース会社に申し込む
複合機のリース契約では、申込みを1つのリース会社に絞り込む決まりはありません。リース会社によって金利が変わるためお客様のご希望に適したリース会社と契約することがベストですが、保険として複数のリース会社に申し込みをしておきましょう。
複数のリース会社の与信審査が通ってしまった場合でも、必ずしも契約する必要はありません。審査が通ればお客様がリース会社と契約するか否かを選択することができます。
まずは審査に通ることを重要視して、資料を揃えましょう。
複数の会社 リース会社
会社に関する資料を十分に用意しておく
個人事業主が複合機のリース契約の与信審査が通りにくいのは、法人と比較すると業績や事業内容が把握し辛いということも原因の1つです。
与信審査には、固定電話番号や登記簿が必要になります。これらは会社が本当に存在しているかをハッキリさせるために必要な情報です。他にも、開業届や賃貸契約書・公共料金の引き落とし書類などです。
資料 用意

最終手段として、リースを諦めて購入したりレンタルをしたりといくつか方法があるうちの一つに、代表取締役を変えるという方法もあります。この場合は、代表取締役の金銭状況が相当良くない場合ですね。

個人事業主である場合、代表取締役がお客様ご本人という場合がほとんどですので、この方法はかなり無理がありますね。

リース契約の流れをご紹介、事務機器ねっとがサポート!

① コピー機の選択・リースのシミュレーション

事務機器ねっとがご提案をし、お客様とご相談を重ね、お客様の目的に合わせて利用したいコピー機を決めていきます。導入するコピー機を決定し、リースの具体的な内容を組み立てていきます。前述の通り、リースは年数によって料金が変わります。お客様に適したリース契約年数、コスト面や機能面なども考慮して決定していきます。お見積りは最短で当日提出することも可能です。
コピー機の選択・リースのシミュレーション

② リースのお申し込み・ご契約・リース審査

コピー機を決定しシミュレーションも済ませた後、いよいよお申し込みになります。リース契約には与信審査の申し込みが必須です。審査の通過基準は経営状態が関わってきますが、ある程度余裕を持って運営ができている企業や個人様であれば多くの人が契約可能です。審査基準は前述しておりますので、そちらをご覧ください。
リースのお申し込み・ご契約・リース審査

与信審査の申し込み後、審査が承認されると契約が結ばれます。ここまでの流れで貸借対照表や損益計算表などの書類が必要になります。このようなお申し込みに必要な書類の準備や書き方のご案内、提出、分からないことがございましたら、事務機器ねっとがサポートいたします。

③ コピー機導入

契約が締結されると、コピー機が導入されます。搬入、設置、コピー機の設定などは事務機器ねっとにお任せください。コピー機の導入の詳細は「コピー機の搬入から設置までの流れを解説。“納品はリアルタイムで進行中!”」の記事にて掲載しております。初期設定が済みましたら、納品した当日からコピー機の使用が可能です。
契約締結後にコピー機が導入

④ リース料金お支払いスタート

コピー機の導入が完了しましたら、リース料金のお支払いが始まります。リース契約時に決めた年数によっても料金は変わってきますが、月々のリース料金を毎月リース会社にお支払いしていただきます。
コピー機の導入が完了しましたら、リース料金のお支払いが始まります

⑤ 契約満了・更新

契約したリース年数が満了を迎えると、前述した通り、コピー機はリース会社に返却しなければいけません。その後、契約者様にはいくつかの選択肢がございます。買取オプションがついている場合でしたら、今まで使用してきたコピー機を買取り、会社の資産としてそのまま使用できます。また、買取はしないが今まで使用してきたコピー機をそのまま使用し続けたいという方には、再リースという選択肢もございます。再リースの詳細は後述いたします。
契約したリース年数が満了

そして多くの方がお選びになる選択肢としては、新しいモデルのコピー機のご利用です。リースが満了した頃には今まで使用してきたコピー機よりも遥かに優れたコピー機が発売されているため、お客様がお求めになる機能が搭載されており、業務の生産性の向上に繋がる新規リース契約をされる方が多いのです。

導入までの流れ

これを踏まえて、お問い合わせから導入までの流れをご紹介します。

複合機導入 ステップ
複合機導入 ステップ

1.問い合わせ事務機器ねっとに問い合わせをします。
2.ヒアリング事務機器ねっとスタッフがヒアリングをします。
2.5.現地調査:設置時に現地調査が必要な場合は、お伺いし確認します。
3.見積もり事務機器ねっとからお客様のご要望に沿った見積もりを提出します。
4.リース契約お客様からの注文書を受け取り、リース契約をします。
5.設置日決めオフィスに設置する日にちを決めます。
6.納品オフィスに納品して複合機の導入は完了です。
メンテナンス
日々の運用での故障防止や、長期間使用できるようにメンテナンスに伺います。

再リースはコストが安い! でも良いことだけではない…?

再リースとは

再リースとは、リース契約をしているコピー機がリース契約満了した際に、再契約することを言います。再リースにはメリットもありますが、注意点もあります。下記のまとめをよくご覧になってからご検討ください。

メリット

再リースのメリットは「コストが安い」ことです。再リースの料金は、リース契約の際の1〜2ヶ月分の料金で年間契約が可能になります。リース会社の利益は大丈夫? と思われるかもしれませんが、今まで支払い続けてきたリース料金でカバーできるため、追加で料金を請求されることはありません。基本的に再リースは1年ごとの更新です。引き続き使用中の機種を使い続けたいという方は1年ごとに更新ができるため、繰り返し安い価格でコピー機を使用し続けることが可能です。
再リース料金が1/12に抑えられる

デメリット

再リースのデメリットは「最新機能や保守の対応はない」ということです。リース契約をして5年ほど使用してきたコピー機を引き続き使用していくため新しい機能はもちろん搭載されていません。日々進化していくコピー機の最新機能を使用できないため、業務効率は上がらないでしょう。

また、5年以上経過したコピー機はモデルが古くなっております。そのような古い機種は故障や不具合の際に交換パーツの入手が困難になるというケースもあるのです。そして先ほどご紹介した「動産総合保険」が付保されません。従って、火災・爆発・破裂・煙害・風水害・盗難などが起きても補償は受けられないのです。再リースの保守費用はリース時と同じ場合が多いのですが、生産がストップしてしまうレベルの古い機種の場合、保守契約もできないことがありますので、気をつけましょう。

再リースはオフィスのコストの大幅な削減に繋がります。しかし、リース期間の5年間で機能性や故障、メンテナンスの頻度などにデメリットを感じるかもしれません。再リースする際は、料金やオフィスの状況を考えて検討をすると良いでしょう。

事務機器ねっとが対応しているリース契約年数は何年?

対応リース契約期間はリース会社によって違ってきます。5年でなければいけないというリース会社や、3年・4年でも問題ないというリース会社もあるため、コピー機導入の際は営業担当者の提案を聞き、ご相談のうえ決められると良いでしょう。

事務機器ねっとのリース提携会社

オリックス株式会社
株式会社クレディセゾン
株式会社ビジネスパートナー
シャープファイナンス株式会社
三井住友トラスト・パナソニックファイナンス株式会社
三井住友ファイナンス&リース株式会社
三菱HCビジネスリース株式会社
リコーリース株式会社

 

企業名に馴染みがあるリース会社様8社と協力し提携していることも、事務機器ねっとを信頼できる要素の一つです。この8社の企業は、前述でご説明した動産総合保険の補償の対象となります。そのため、お客様は事務機器ねっとを安心して利用し、リース契約を結ぶことが可能になります。
広く認知されている企業ですので安心安全はばっちりです。また、リース期間中は保守もあります。事務機器ねっとでは訪問できる地域に赴いて修理や点検をします。また、リース契約は途中での解約ができないことがほとんどですので、契約を結ぶ業者選びはとても大切になってきます。

リース以外の導入方法

購入・買取り(新品・中古)
中古の場合は、比較的短期(2~3年)での使用で支払い総額を抑えたい企業様向けです。コピー機の耐用年数は一般的に5年ほどとされており、ある程度期間を経た中古コピー機の故障リスクが比較的高くなるのは確かと言えます。また、中古車を購入する場合に走行距離を気にするのと同じく、プリンターには耐久性があり、60万枚が目安と言われています。中古コピー機を購入する場合、使用年数と共にカウンター枚数も確認が必要です。購入を選択された企業様の理由は、「資産として計上できる上、自社の物だから好きなように扱える」「自己管理できるから」など管理の自由さがポイントとなりました。また、コスト面では「買う方が安上がりだと思ったから」「高くない複合機だったので」「家庭用のプリンターで十分だったから」などの理由が出ました。

メリット
  • 中古の場合、本体価格がかなり安い
  • 導入時の審査が必要ない
  • 保守契約の加入は任意(ではあるが、中古の場合はその分故障しやすいので加入をオススメします)
  • 廃棄・売却・譲渡は自由にできる
デメリット
  • 本体費用は勿論、搬入費など初期費用がかかる
  • 品物が中古であることからどうしても故障の可能性が高くなるため、保守契約費用が比較的高額
  • 保守契約に未加入の場合、トナー代や部品交換代、いざ故障した時に費用がかかる
  • 資産勘定されるため、減価償却や固定資産税が発生する

 

レンタル(中古のみ)
数日〜数カ月での比較的短期(セミナー・展示会・インターン・建設現場など)で使用される場合に利用されます。

メリット
  • 数カ月から数年程度の短期契約が一般的であり、業者によっては数日からの利用も可能
  • 機器が不要になれば契約途中の解約も可能
  • 導入時の審査が必要ない
デメリット
  • 初期費用がかかる場合がある
  • レンタル料金とは別に基本料金や保守の中のカウンター料金がかかる
  • 製品は中古品で選べない

経理担当者のみなさま必見!勘定科目について解説!

複合機の賃貸借契約で経理上の仕組みをご紹介します。
複合機は1つの資産です。その資産を購入・リース契約をする場合、勘定科目の「資産」に分類されます。
勘定科目とは、有形・無形の物品など取引の内容を分かりやすく分類するために使用される簿記の分類項目の総称です。勘定科目は、社内報告や分析のための管理会計で使われるものなので、取引内容に応じてある程度自由に表示科目を決めることができます。

貸方 借方例えば、勘定科目の「資産」という項目は貸借対照表(※1)の区分で使用される「流動資産」と「固定資産」「繰延資産」に分けられます。そこから、「流動資産」は、「現金」「普通預金」「当座預金」に分類されます。

簿記上の取引では、全ての勘定科目が「借方」と「貸方」に分けられます。勘定科目を2つ以上組み合わせて伝票の左右に「借方」「貸方」を表記し、数字に意味を持たせたものを仕訳といいます。仕訳は下記に記載してあるリース契約の場合の勘定科目でも登場し、資産の増減を表すために重要なのです。(※2)

※1:ある時点に置いて、企業の資産状況を示す書類のこと。
※2:1つの取引で、借方と貸方に分けられます。伝票の左側に記載するものが「借方」で右側に記載するものが「貸方」です。借方と貸方の合計金額は必ず一致します。

購入した場合の勘定科目

コピー機を購入した場合、勘定科目はどのように分類されるのでしょうか。
実は、コピー機の価格によって購入時の勘定科目は異なります。

コピー機の取引価格が10万円未満であれば、勘定科目は「消耗品費(販売管理費勘定)」となり、コピー機購入費用の全額を必要経費として一括計上(※3)することができます。

対して、取引価格が10万円以上の場合、勘定科目は「工具器具備品勘定科目」となり、固定資産に当てはまります。固定資産に該当した場合、購入金額を全額経費として計上することはできません。コピー機に定められた耐用年数の5年で減価償却する必要があります。

※3:会計業務としての計上は、「帳簿に記入して決算書に反映させること」という意味に該当します。 売上や費用にかかる数字をひとつずつ何に使われたのか明らかにしていき、予算全体を含め、企業全体の金額を計算することを指しています。

リース契約の場合の勘定科目

コピー機をリース契約した場合、勘定科目は「リース料」となります。
リース契約にはファイナンスリースとオペレーティングリースがありますが、上記の「リース契約のからくり」でも紹介している通り、コピー機のリース契約はファイナンスリースです。そして、ファイナンスリースは所有権移転ファイナンスリースと所有権移転外ファイナンスリースに分けられます。

・所有権移転ファイナンスリース:リース契約が終了した後は、リース資産をもらうことができます。
・所有権移転外ファイナンスリース:リース契約が終了した後は、リース資産をリース会社に返却しなければいけません。

コピー機のリース契約は、所有権移転外ファイナンスリースに該当することが分かります。
契約終了後に資産をリース会社に返却しなければならない所有権移転外ファイナンスリースは、取得時に「リース資産」、支払い時に「リース債務」を計上します。
仕訳の書き方としてはこのようになります。

取得時の仕訳:リース資産〇〇〇万円/リース債務〇〇〇万円

所有権移転外ファイナンスリースはリース契約満了後、リース資産をリース会社に返却します。レンタルとは異なるため残存価額を考慮せずゼロとして減価償却をします。その際に発動される法律「リース資産定額法」により、リースの総額を契約しているリース期間で割り(月単位)、減価償却費額を算出するのです。

レンタルした場合の勘定科目

レンタルでコピー機を契約した場合、契約形態はオペレーティングリースに該当します。
オペレーティングリースとは、リース期間満了時の価値(残存価値)に着目し、リース資産から残存価値を差し引いた部分のみリース料金として支払う取引です。

リース契約をしている契約主が中小企業のとき、下記に当てはまるリース契約は「消耗品費」として会計処理できる場合があります。

・リース契約の期間が1年以内
・1件のリース総額が300万円以下

以上が、コピー機のリース契約時に必要な、基礎的な会計処理になります。正しい勘定科目と仕訳を、経理担当者様は知っておくとコピー機の導入の際に便利でしょう。

コピー機・複合機・プリンターの選び方

複合機・プリンターの違いと家庭用・業務用の違い

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業務用コピー機・複合機の導入方法

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保守契約とカウンター料金

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ランニングコストを削減するには

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コピー機・複合機の導入までの流れ

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メーカーごとの特徴

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豆知識(機種選びや運用時のお役立ち情報)

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よくあるご質問(FAQ)

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用語辞典(コピー機・プリンター・印刷関連)

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