学校向けコピー機（複合機）に求められる機能は？利用シーンや導入手段も紹介

学校の現場では、授業に使用するプリントや資料、行事案内、PTA広報誌など、多種多様な印刷業務が日常的に発生します。そのため、限られた予算と人員の中で効率良く業務をこなすために、使用環境に最適化したコピー機・複合機の選定が不可欠です。

しかし、どのような機能が備わっているものを選べば良いか、購入とリースではどちらが適しているのかなど、どちらを選ぶべきか悩む場面も少なくないでしょう。

そこで本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、学校に最適な機器選びをサポートします。

学校でコピー機・複合機が必要とされる理由

学校ではさまざまな場面で資料の印刷やコピーが必要になるため、作業を効率的に進めるためには業務用の機器が欠かせません。

ここでは、学校現場でコピー機・複合機が、日常業務からPTA活動まで幅広く必要とされている理由について解説します。

日常業務での使用シーン

結論から述べると、学校では日々の業務においてコピー機や複合機を使用する頻度が非常に高いといえます。

学校では、授業用のプリント作成、行事予定表や保護者向けのお知らせなど、数多くの場面でコピーが必要です。特にA4モノクロ印刷の頻度と需要が大きく、手軽にスキャンやコピーができる複合機が重宝されています。

学校の規模や生徒数に応じて、必要な台数を用意しておかなければ、日々の業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。

PTA活動や広報誌制作

PTA活動では、広報誌や案内文、イベント資料・冊子などを多数の保護者や関係者に配布する必要があり、その数は数千部にもなる場合があるため、業務用のコピー機・複合機が欠かせません。

特に広報誌では、写真付きのカラーページや両面印刷、小冊子形式などさまざまな仕上がりが求められるため、多機能な複合機が必要となる傾向があります。

各種専門学校でも広報誌やパンフレットなどの印刷業務が日常的にあり、部数も多いため作業効率化のために印刷枚数の多いコピー機・複合機が役立つでしょう。

学校向けコピー機・複合機に求められるポイント

学校での印刷業務は教員・PTA・学生など複数の利用者が異なる目的で使用する点が特徴です。日々の授業資料の印刷、テスト作成、PTA会報の印刷、部活動の配布資料作成など、多様な印刷ニーズを効率よく支えるためには、コピー機・複合機の機種選定が重要になります。

また、コインベンダー対応機種の導入による運用体制（学生がコピーを利用する際にコイン支払いで利用できる体制）を整えることで、管理の負担軽減と公平な運用が可能です。

学校現場で利用するコピー機・複合機に求められるポイントとしては以下があります。

• 印刷スピードと耐久性
• 様々な用紙サイズ対応
• ランニングコスト
• セキュリティ対策
• メンテナンスやサポート体制

ここからはそれぞれ具体的に解説します。

印刷スピードと耐久性

印刷スピードと耐久性については、以下それぞれのシーンにおいて非常に重要なポイントとなります。

• 教員： 毎日の授業で使用するプリントや小テストの印刷で授業前の短時間にまとめて印刷するニーズがあるため、毎分30枚以上の高速印刷性能が重要です。
• PTA： 会報やイベント資料など、月末や行事前に大量印刷するケースが多く、連続稼働でもトラブルが起きにくい耐久性が求められます。
• 学生： 自習プリントや部活動資料の印刷に利用されることもあり、コインベンダーで運用することで管理負担を軽減しつつ、決められた時間帯に学生が利用できる運用体制が求められます。

仮に、毎月5,000枚以上の大量部数を印刷する必要があるならば、それに耐えられる業務用のモデルを選定すべきでしょう。

様々な用紙サイズ対応

授業用のプリントや小テスト、ポスター、小冊子など、学校現場ではA3やB4など多様な用紙サイズに対応できるコピー機・複合機が求められます。

複数トレイ搭載機種を導入することで、教員は用紙を交換する手間なくプリントや資料印刷を行えるため、授業前の準備がスムーズになります。

また、PTAの冊子印刷やイベント掲示物印刷などでも用紙サイズの切替えが簡易で、トラブルなく活用可能です。

学校現場で効率的に使用できる機種を選定する際には、用紙対応力の高さは極めて重要な要素です。

ランニングコスト

学校での長期運用を想定する場合には、トナー単価やカウンター保守費用などを含む年単位のコストをできるだけ正確に見積もることが重要です。

学校のように一定以上の印刷量が確定的に見込まれる現場では、カウンター保守契約の導入により毎月の費用が予測しやすくなります。

セキュリティ対策

学校では以下のように異なる利用者が1台の複合機を利用する状況が日常的です。

• 教員：個人情報が含まれる学級資料印刷
• PTA：会計資料や会員情報の含まれる印刷
• 学生：レポートや自習プリント印刷

そのため、ICカードやID・パスワードによるアクセス制御やログ管理機能が搭載された機種の導入を検討すべきです。

メンテナンスやサポート体制

学校現場では、毎日の授業で使用する資料や連絡文書の印刷、PTA関連資料の出力など、長期間にわたって複合機を稼働させ続ける状況が頻繁に発生します。

そのため、機器の故障やトナー切れなどのトラブルに対して、迅速かつ確実に対応できるメンテナンスやサポート体制が整っていることが、機器選びの際に重要です。

導入形態の違いによるメリット・デメリット

コピー機や複合機の導入を検討する際に、購入すべきかリース契約にすべきかで悩む学校関係者は少なくありません。自校にとってどちらの方が適しているかを見極めるためには、それぞれの導入形態のメリット・デメリットを正しく把握することが重要です。

ここでは、購入とリースそれぞれのメリット・デメリットを解説します。

【関連記事】：複合機の購入とリースの違いを比較！価格相場やメリット・デメリットも解説

購入のメリット・デメリット

コピー機や複合機を購入する場合に得られる最大のメリットは、機器の所有権を自校で持てることです。所有権を持つことにより、売却や処分、譲渡などを自由に実施でき、契約に縛られることなく運用できます。また、長期間使用することが確定しているのであれば、リース契約よりもトータルの支出を抑えられる場合もあるでしょう。

一方で、導入初期に多くの資金が必要である点がデメリットです。業務用の高性能複合機を購入する場合、100万円以上の初期投資が必要になる場合もあり、予算に余裕がない現場ではその負担が無視できません。

リース契約のメリット・デメリット

コピー機（複合機）をリース契約する大きなメリットの一つは、初期費用がかからず月額制で導入できることです。予算の都合に大きく左右されることなく設備投資が行えることから、多くの学校や機関でもリース契約による導入が採用されています。リース契約の期間中は保守費用が含まれている場合も多く、突発的な修理費用の心配が少ないことも魅力です。

しかし、契約途中での解約に対して、一括返済や違約金の支払いを求められる場合がある点がデメリットです。また、リース契約を結ぶためには審査があるため、その結果によってはリースが利用できない場合もあります。

学校向けコピー機・複合機のおすすめ機種3選

学校に導入するコピー機・複合機を選ぶ際には、学校現場ならではのニーズを押さえ、使用頻度や使い方に適した機種を考慮することが重要です。

ここでは、学校での使用実績も多い3機種を紹介します。目的に合わせた一台を選ぶため、ぜひ参考にしてください。

シャープ　BP-60C26

シャープ BP-60C26は、全体的にバランスを重視し、さまざまな場面に対応可能な複合機として最適な機種で定価は1,625,800円（税込）です。

毎分26枚という出力スピードは標準的ですが、10.1インチの大型液晶パネルによる直感的な操作性がシンプルで使い勝手良く、スキャン・ファックス・クラウド連携など豊富な機能にも特徴があります。

印刷スピードよりも、幅広い業務に1台で対応できる汎用性を求める学校に向いているでしょう。

シャープ　BP-40C26

シャープ BP-40C26は、学校での利用に適したバランスの良いカラー複合機で、定価は1,581,800円です。10.1インチの大型タッチパネルは直感的に操作できるうえ、抗菌・抗ウイルス加工が施されているため、多くの先生や生徒が共用する学校現場でも安心して使えます。

印刷速度はカラー・モノクロともに毎分26枚と、日常的なプリント配布や教材印刷には十分なスピードを確保。文字や図表もくっきり印刷できる高画質トナーを採用し、生徒への配布物も見やすく仕上げられます。

BP-40C26は、学校向けコピー機・複合機として操作性・衛生面・効率性・コスト・セキュリティをバランスよく兼ね備えたおすすめ機種です。

キヤノン　imageRUNNER ADVANCE DX C3926F

キヤノン imageRUNNER ADVANCE DX C3926Fは、情報管理における安全性を重視する現場で活躍する上位モデルで、定価は1,947,000円です。

印刷スピードはBP-60C26と同等の毎分26枚ですが、使用環境に応じたセキュリティ設定が可能で、機密性の高い印刷物や利用者管理が求められる環境に対応できます。消費電力やトナー廃棄量を抑えて環境負荷の低減を図れる点も魅力です。

ITの専門知識を有する担当者がいなくても自動でセキュリティ設定が行われるため、情報管理の安全性を求める学校に向いています。

まとめ

学校向けのコピー機・複合機を選ぶ際には、印刷スピードや用紙対応力、ランニングコスト、セキュリティ性能など、多面的な視点を持つことが重要です。また、導入形態や使用目的に応じた機種を選ぶことで、最大限に業務を効率化できるでしょう。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。
複合機の導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

関連記事:

複合機の選び方を徹底解説！判断基準や確認しておく３つのポイント プリンターで紙詰まりが繰り返し起こるのはなぜ？ コピー機・複合機のトナーとは？適切な処分方法も解説 設計事務所に導入する複合機の選び方！基本機能や導入手段も紹介