複合機リース終了時の選択肢4つとは？ 適切な判断のポイントとあわせて解説！

企業で複合機を導入すると、リース契約の満了時に再リースを検討するシーンが必ず訪れます。再リースは新規契約に比べて月額費用を抑えられますが、機種の老朽化やサポート面に注意しなくてはなりません。そのため、コスト削減と業務効率のバランスをどう取るかが判断の分かれ目となるでしょう。

本記事では、複合機における再リースの仕組みやメリット・デメリット、契約満了後の選択肢までを、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。

複合機リース終了後の選択肢4つ！それぞれの特徴

複合機のリース終了時は、どういった対応を取るか考えておきましょう。

代表的な選択肢は以下の4つです。

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選択肢①同じ機種で再リースする

新しい機種に入れ替えるのではなく、現在使用しているのと同じものを再契約して使い続ける方法です。

契約する代理店によって変わりますが、中には再リース契約によって年間のリース料金が10～12分の1程度で済むようになることもあります。

できるだけ費用を抑えたい、使い慣れた機種をそのまま使い続けたいと考えている場合に向いているでしょう。

一般的には再リースの契約は1年間となります。

特に長年使用している複合機を再リースする場合は不具合が発生する可能性がありますが、契約期間が1年であるため、寿命を迎えそうになったら更新のタイミングで新しい機種に入れ替えることも検討してみると良いでしょう。

リース終了時には返却か買い取りか選択できますが、代理店によって選択可能な方法が異なります。

選択肢②新しい機種に入れ替える

リース契約期間の終了後、現在使用している複合機を返却して新しい複合機をリースする方法です。

この場合、最新機種での再契約ができます。

複合機は次々に新しいものが登場しており、例えば、3年前の時点では最新の機能が搭載されていたものだったとしても現在はさらに新しい機能が搭載された複合機が登場しているはずです。

契約期間終了後に最新機種で再契約をすれば、新しい機能が搭載されていて省エネ性能にも優れた複合機に借り換えができます。

これは、購入ではなくリース契約を結んでいる会社が多い理由の一つです。

購入で数年おきに最新機種に買い替えるとなると高額な費用がかかることになりますが、リース契約であれば費用を抑えられます。

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選択肢③複合機を買い取って使用する

リース終了時にこれまで使用していた複合機を自社で買い取る方法です。

買い取れば所有権がリース会社から自社に移るので、リース料金が発生することはありません。

壊れるまで何年でも使い続けられます。

注意点として、すべての代理店でリース終了後の買い取りに対応しているわけではありません。

初めから買い取りを検討しているのであれば、買い取りに対応している代理店を選ぶようにしましょう。

また、すでに何年間かリース料金を支払っている場合は「かなり格安で買い取れるのではないか」と期待してしまいますが、中古市場の価格相場が適用されることになります。

なお、メーカーでは修理用パーツの供給期間を設けておりこれを過ぎると修理用部品が手に入らなくなることがあるため、買い取り後は保守サポートが受けられなくなる可能性がある点に注意しておきましょう。

メンテナンスに関しては買い取り後も代理店に依頼できることがありますが、保守サポートがなくなるデメリットは大きいので、買い取りは慎重に検討しましょう。

選択肢④複合機を返却する

今後複合機を使う予定がないのであれば、返却してリース契約を終了するのも一つの選択肢です。

返却する場合の費用をどちらが負担するかは代理店との契約によって異なるので、事前に確認しておきましょう。

再リースが安くなる理由と注意点

リース終了後、できるだけ複合機を安く使い続けたいと考えた場合に選択肢に挙がるのが、再リースです。

ここでは、再リースが安い理由と、注意点を紹介します。

再リースが安い理由

再リースが安いのは、すでにリース契約年数を終了しているものであり、支払責任を満了しているためです。

リース会社から見ても、本体価格ではすでに元が取れているため、再リースによる格安での契約で損をすることはありません。

また、使用している複合機に特にトラブルがなければ、再リースで1年契約をし、契約終了時にはまた再リースすることも可能です。

すでに使い続けている複合機であるため、ネットワーク環境や設定などを変更する必要もありません。

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再リースの注意点

再リースする場合は、リース料金は安くなるもののカウンター料金と保守料金は変わらず発生し続ける点に注意が必要です。

大幅に安くなったリース料金のみ支払えば良いと考えると、想定していた以上の費用がかかることになります。

また、代理店によっては古い機種の代金や保守料金を値下げすることもあるため、再リースではなく同機種でリース契約をし直したほうが安く済むケースもあります。

このあたりにも注意しましょう。

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リースしていた複合機の買い取り相場

リースしていた複合機をリース終了後に買い取る場合、どの程度の費用がかかるのでしょうか。

基本的に中古価格が参考になるので、使用している複合機の中古価格相場を調べてみると良いでしょう。

機種によって大きく異なりますが、中古で購入する場合の価格相場は5～30万円程度です。

新品を購入する場合の相場は100万円を超えるので、この金額と比較するとかなり安く購入できることになります。

ですが、特に長年使用している複合機は故障や不具合も発生しやすくなるので、その際に修理費用が高くついてしまうことも多いです。

そのため、6～7年など長期契約したものではなく、2～3年の短期契約でリースが終了したものの買い取りを検討してみると良いでしょう。

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複合機を返却する場合の費用相場

今後、特に複合機を使用する予定がないのであれば、リース契約終了後に返却を検討することになります。

その場合、返却費用がかかる場合もあるので、費用について確認しておきましょう。

返却に費用がかかる理由

返却に費用がかかるのは、一般的にリース料金の中に返却のための送料が含まれていないためです。

これは、契約途中で解約する場合も、満期でリース契約が終了した場合も同様のことがいえます。

複合機は非常に重いものであるため、送料も高くついてしまうケースが多いです。

費用相場

具体的な費用は利用する運送会社・搬送業者と返却する複合機のサイズや重さによって変わってきます。

相場としては、比較的軽い100kg前後のものであれば2万円前後、150kg前後のものは4万円以上かかることもあります。

また、この他に料金がかかることもあるので注意しておきましょう。

例えば、オフィスがビルの2階以上にあり、エレベーターが使えない場合は追加で費用がかかることもあります。

高層階でエレベーターが使えないとなるとオプション費用が高くついてしまうこともあるので、どの程度の費用がかかるのかよく確認しておかなければなりません。

それほど代理店が遠くないのであれば、直接持ち込んで返却できるケースもあります。

ただ、ガソリン代がかかることや重い複合機を運搬する際にケガをしてしまう可能性があることを考えると、やはり運送会社や搬送業者に依頼したほうが良いでしょう。

なお、代理店の中には、返却時に使用する運送会社や搬送業者を指定しているところもあります。

複合機（コピー機）の再リースか入れ替えかを判断するポイント

複合機のリース契約が終了した際、企業は「再リース」と「入れ替え」のどちらかを選択することが多いです。しかし、再リースで継続するか、それとも新しい機種へ入れ替えるかは、多くの企業が直面する悩みなのではないでしょうか。とはいえ、単純に費用だけで判断してしまうと、後々の故障リスクや業務効率の低下につながる可能性があります。

では、何を見て判断すれば良いのでしょうか。ここでは、再リースか入れ替えかを判断するポイントを3つ紹介します。

故障やトラブルの発生状況を確認する

再リースを検討する際にまず確認すべきなのは、現在使用している複合機における故障やトラブルの発生状況です。複合機は紙詰まりや印刷不具合、スキャンエラーなど、日常的に小さなトラブルが発生するものです。

もし、その頻度が少なく安定して稼働している場合、再リースをおすすめします。なぜなら、既存の機種を継続利用することで、初期費用を抑えながらスムーズに業務を続けられるためです。ただし、紙詰まりが頻繁に起きたり、印刷のかすれやトナー漏れなどのトラブルが起きたりしている場合は、入れ替えを検討するとよいでしょう。

仮に再リースにして安価に契約を延長できたとしても、修理コストや業務停止によるロスが増えてしまう危険があります。

性能・機能が業務に適しているかを評価する

複合機の性能や機能が現在の業務ニーズに合致しているかも重要なポイントです。現行機で特に不便を感じていないのであれば、再リースでこの先も十分対応可能です。再リースは低コストで契約を継続できるため、コスト削減を優先したい企業にとって有利な選択肢といえます。

しかし、印刷速度に不満を感じていたり、クラウド連携やセキュリティ機能といった最新機能を業務に取り入れたいと考えている場合、業務生産性にも影響を与えるため入れ替えがおすすめです。最新機種は省エネ性能や操作性の改善が進んでいるため、長期的な業務効率の向上につながります。

使用継続期間を考慮して判断する

複合機を今後どのくらい利用する予定なのかも考慮しておきましょう。仮に、1〜2年ほどの短期間しか使用しない予定であれば、低コストで利用を継続できる再リースの方が合理的であるためおすすめです。

しかし、長期間にわたり継続して使うことを想定している場合、部品の供給期限が設定されているため、古い機種では部品が入手できなくなるケースがあります。そのため、故障が発生しても修理ができず、結局は新しい機種を導入せざるを得ない事態に陥る可能性があるのです。そのうえ、使用年数が長くなるほど突発的な故障リスクも高まり、業務への影響が避けられません。

そのため、短期間利用なら再リース、長期利用を見据えるなら入れ替えが妥当な判断といえるでしょう。

リース終了後の対応に迷ったらどうすれば良い？

リース終了後は、新しい機種の入れ替え、同じ機種での再リース、買い取り、返却といった選択肢があります。

ですが、どれを選択すれば良いか悩んでしまうこともあるでしょう。

そういった場合は、以下のポイントで判断してみてはいかがでしょうか。

ポイント①複合機の状態を見て判断する

複合機の状態によっても選択肢が変わります。

例えば、リース終了時点で何らかの不具合が出ている、または頻繁にトラブルが起こっている場合は基本的に新しい機種に入れ替える1択だといえるでしょう。

同じ機種で再リースする場合、当然ながら不具合のリスクは消えません。

調子の良くない複合機を買い取るのも現実的ではないでしょう。

それから、現在導入しているのが高性能な複合機であり、かつそれほど印刷していないのであれば再リースや買い取りも選択肢に挙がります。

複合機の状態を見極め、まだどの程度使えそうか、すぐに新しいものと交換したほうが良いのかを判断しましょう。

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ポイント②安い代理店に乗り換えるのも手

リース終了のタイミングで他の代理店と比較してみると、他社のほうが安く借りられることもあります。

できるだけ複合機のリースにかかる費用を抑えたいと考えている方は、代理店の乗り換えもおすすめです。

複合機を導入するタイミングで比較した時には料金が高かった代理店でも数年経つと値下げしていることがあるので、契約終了時は再度代理店の比較をすると良いでしょう。

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リース満了時のご相談は「事務機器ねっと」まで！

複合機のリース契約が満了を迎えると、返却や入れ替え、新たなリース契約の検討など、次の対応を早めに決めておく必要があります。こうした時に頼りになるのが、複合機の導入から保守・返却まで一貫してサポートを行う「事務機器ねっと」です。

専門スタッフが契約内容や利用状況を踏まえて最適な提案をいたします。また、リース満了を機に機能性やコスト面を改善した複合機の導入も提案できるため、スムーズな入れ替えも可能です。

今後の業務環境をより効率的に整えるためにも、複合機のリース満了時にはぜひ弊社へご相談ください。

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複合機（コピー機）の再リースに関するよくある質問

複合機のリース契約が満了を迎えると、再リースを選ぶか、新規リースや入れ替えを選ぶかの判断に迷う企業は少なくありません。契約内容や故障リスクを正しく理解していないと、かえって非効率になる場合もあるため注意が必要です。ここでは、再リースに関する質問とその回答を紹介します。

再リースの契約期間はどのくらいですか？

再リース契約の期間は一般的に1〜3年程度とされています。契約途中での更新や解約条件はリース会社によって異なるため、事前に内容を確認しましょう。

再リース機器は故障しやすいですか？

再リース機器は長年使われているため、故障リスクが高いのは事実です。しかし、保守契約や定期点検を活用すれば安定稼働を維持しやすくなります。

再リース契約を途中で変更・解約できますか？

契約内容によっては中途解約が認められる場合もありますが、違約金や追加費用が発生する可能性があります。そのため、更新や解約の条件は契約前に必ず確認し、必要に応じてリース会社へ相談しておきましょう。

まとめ

複合機のリース契約が満了すると、再リースを選ぶのか、それとも新しい機種へ入れ替えるのかを判断しなくてはなりません。費用を抑えたい場合は再リースがおすすめです。

その反面、機器の老朽化や性能不足が気になる場合、入れ替えを検討する方が長期的に見て効率的な選択肢です。ただし、返却や解約の条件はリース会社によって異なるため、契約前に内容を十分に確認しておきましょう。

本記事は複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説しています。リース満了のタイミングは業務環境を見直す良い機会でもあるため、自社に最適な選択肢を検討してみましょう。

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