【担当者必見！】複合機（コピー機）のクラウド連携とは？機能やメリットと導入時のポイントを解説

日々の業務を効率化したり、リモートワークのような柔軟な働き方を支える手段として、複合機とクラウドサービスの連携に注目が集まっています。スキャンや印刷をクラウド経由で実行することにより、情報共有のスピードとセキュリティが向上し、働く場所を自由に選べる環境づくりに役立つでしょう。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、複合機のクラウド連携について基礎から導入のポイントまで詳しく解説します。

複合機（コピー機）におけるクラウド連携とは

複合機におけるクラウド連携とは、スキャンや印刷で取り扱うデータを、インターネット上のクラウドサービスで共有・管理できる仕組みを指します。

以前は、スキャンデータを保存するための専用ソフトや印刷用のドライバーをPCにインストールする必要がありました。しかし、クラウド対応の複合機では、機器が直接クラウドに接続できるため、特別なソフトを導入せず簡単に作業可能です。

これにより、オフィス内外を問わず、データを安全かつ効率的に処理できるようになります。ただし、この機能に対応していない機種もあるため、導入前に確認が必要です。

複合機（コピー機）のクラウド連携で可能になる便利な機能

日常的な業務の中で、「紙の書類を管理するのが大変」や「出先から必要な資料にアクセスしにくい」といった不便を感じる場面は少なくありません。複合機とクラウドを連携させることで、このような悩みは解消し、スムーズな情報共有や効率的な業務運営が可能になるでしょう。

クラウド連携によって複合機に加わる機能としては主に以下があります。

• スキャンデータをクラウドに直接保存
• クラウド上のデータをどこからでも閲覧・編集
• クラウドから複合機へ直接印刷
• 受信FAXのクラウド転送

ここではその利便性についてそれぞれ具体的に説明していきますので参考にしてしてください。

スキャンデータをクラウドに直接保存

クラウド連携に対応した複合機を使用することで、スキャンした書類を一旦PCに送信してから保存するという手間を省き、クラウド上に直接アップロードして保存することが可能です。

従来のやり方では、メールにデータを添付してPCに送信したり、USB経由でPCに保存したりして、そのあとクラウドに送信する流れが必要でした。しかしクラウド連携を活用すれば、複合機の操作画面から保存先を選ぶだけで作業が完了します。

クラウド上のデータをどこからでも閲覧・編集

クラウドに保存されたデータは、オフィスの外にいるときでもスマホやタブレットから簡単に呼び出せます。従来のようにUSBメモリやノートPCでデータを持ち運ぶ必要がなく、外出先や自宅からでも同じ環境で資料を確認することができます。

さらに、保存先のクラウドサービスにアクセスすれば、目的の文書を検索したり、WordやExcel形式で編集したりもできます。

データが一元管理されることで作業効率が高まり、出張やテレワークなど多彩なシチュエーションに柔軟に対応できる点が強みです。

クラウドから複合機へ直接印刷

クラウド上に保存されたデータは、複合機から直接呼び出して印刷できます。クラウド連携対応複合機がない場合は、PCに一度データをダウンロードし、そこから印刷を指示する必要がありましたが、その手順を省くことが可能です。

複合機の操作パネルからクラウドストレージにアクセスし、必要なファイルを選択するだけで印刷できる手軽さが魅力で、時間と手間を大幅に削減可能です。紙媒体で資料を確認したり、打ち合わせ時に書き込みを行ったりするような場面でも便利に使えるため、業務の効率と柔軟性を同時に高められます。

受信FAXのクラウド転送

FAXを受信した際には、紙に出力せず直接クラウドに転送して保存することが可能です。以前であればFAXを受信後に印刷し、それを再度スキャンしてPCや共有フォルダに取り込む必要がありましたが、クラウド連携ならば自動的にクラウドストレージに転送されます。

そのため、外出先や在宅勤務中でも手持ちのスマホやPCからすぐに確認でき、業務中の時間ロスを最小限に抑えられるでしょう。無駄な印刷を減らすことにより用紙やトナーの節約にもつながり、ペーパーレス化の推進にも効果的です。

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クラウド連携で得られる複合機の主なメリット

クラウド連携の複合機を導入しても、活用方法とメリットを理解していなければ、業務効率化やコスト削減につながらないこともあります。そのため、クラウド連携にはどのようなメリットがあるかをしっかりと把握しておくことが重要です。

クラウド連携を導入することによって得られるメリットは主に以下の5つがあります。

• ペーパーレス化でコスト削減につながる
• 多様な働き方に対応できる
• 情報漏洩リスクが下がる
• BCP対策として役立つ
• 電子帳簿保存法に適応しやすい

ここではそれぞれについて詳しく見ていきましょう

ペーパーレス化でコスト削減につながる

クラウド連携をうまく利用することで、FAXやスキャンした文書をそのまますぐにクラウド上に保存可能で、一旦紙に印刷する必要がなくなります。これにより、紙代やインク代といった直接的なコストだけでなく、書類を保管するためのスペースやその管理にかかる負担も削減できます。

また、データはPCやスマホから直接閲覧・編集できるため、資料のやり取りもスムーズです。ペーパーレス化を進めることによりコストを削減する効果があり、業務効率向上も期待できるでしょう。

多様な働き方に対応できる

クラウド連携複合機を利用することで、データの一元管理が可能になるため、オフィス以外の場所でも同じ環境で業務を遂行できます。自宅や出張先、コワーキングスペースなど、インターネット接続環境さえあれば、場所に縛られずどこでもアクセス可能です。

これにより、テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方をサポートし、従業員が効率的に仕事を進められる環境を提供できるでしょう。また、書類のやり取りだけのために出社する機会も減らせるため、従業員満足度の向上にも貢献します。

情報漏洩リスクが下がる

クラウドに連携すれば、データをUSBメモリやSDカードなどの媒体に保存して持ち出す必要がなくなり、紛失による情報漏洩のリスクを大きく抑えられます。

また、データはクラウド上に保存されるため、誤って削除してしまった場合でも復元可能なケースが多く、万が一のトラブル時にも安心です。

BCP対策として役立つ

自然災害や感染症の流行などにより出社が困難な状況でも、クラウド連携に対応した複合機を活用することで業務の継続が可能です。

社内サーバに依存した環境では、オフィスに立ち入れない場合に業務が停止する可能性がありますが、クラウド環境なら場所に制限されずに作業を進められます。そのため、クラウド連携複合機は、事業継続計画（BCP）の観点からも有用です。

電子帳簿保存法に適応しやすい

2024年1月から義務化された電子帳簿保存法に対応するためには、取引に関するデータを改ざん不可能な形式で保存しなくてはなりません。クラウド連携に対応した複合機であれば、スキャンした書類や受信したデータを自動で指定フォルダに振り分けたり、条件に合った形で保存したりできます。

クラウド連携の複合機（コピー機）を導入する際のポイント

クラウド連携に対応した複合機を効果的に運用するためには、導入前に従業員へと周知して適切な教育を施すことが重要です。クラウド連携の利便性や目的をしっかりと伝え、適切なマニュアルも整え、実践研修を行って習得させるようにしましょう。

また、メーカーや販売店によるサポート体制も確認し、トラブル対応のスピードや内容を把握しておくことも不可欠です。さらに、クラウドに保存するフォルダ構成やファイル名を統一し、アクセス権限を部署や役職ごとに設定することで、利便性とセキュリティも両立できます。

クラウド連携複合機のおすすめ機種3選

最近では、紙の書類だけでなく、デジタルデータの管理や共有もスムーズにできる複合機が注目されています。ここでは、クラウド連携に対応したおすすめの3機種をご紹介します。

富士フイルム Apeos C2571 (Model-PFS)

富士フイルム Apeos C2571 (Model-PFS)は、きれいな印刷と安定した画質が魅力の複合機です。オプションサービス「FUJIFILM IWpro」を利用すれば、クラウドを通してさまざまな便利機能を活用できます。

書類を自動で取り込んで整理したり、データを安全に共有したり、出力や管理の作業もサポート。業務のデジタル化を進めたい会社にぴったりです。

シャープ BP-70C26

シャープ BP-70C26は、リモートワークや在宅勤務にも対応した設計が特徴です。クラウドサービスの「OneDrive」や「Dropbox」はもちろん、「Microsoft Teams」との連携も可能。

複合機から直接勤怠の処理ができたり、離れた場所でもファックスを受信できたりするので、働き方の柔軟性を高めたい会社におすすめです。

富士フイルム Apeos C3061 (Model-PFS-4T)

富士フイルム Apeos C3061 (Model-PFS-4T)は、コンパクトで使いやすい中小企業向けの複合機です。月に1000～2000枚程度の印刷に適しており、コストを抑えながらも高品質な印刷と耐久性はしっかり確保されています。

大きな機能はフラグシップモデルに比べて少なめですが、必要な基本機能は十分揃っているので、無駄なく使える一台です。

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複合機のクラウド連携に関するよくある質問

クラウド連携は確かに便利ですが、導入を検討する企業からは、現在使っている複合機でも利用できるのか、どんなサービスと連携できるのか、といった疑問の声も上がっています。

これらの疑問を解消しておくことで、導入時の不安を解消し、安心してクラウド連携を活用できる環境を整備できるはずです。

クラウド連携に対応していない複合機でも後から利用できますか？

クラウド連携は、基本的に対応機種に限定されるため、非対応の機種に後付けするのは難しいと考えてください。外部アプリやPCを経由してデータをアップロードする方法はありますが、利便性や安全性が下がります。

どのクラウドサービスと連携できますか？

Google DriveやOne Drive、Dropboxなど主要なクラウドサービスに対応している機種が一般的です。ただし、サービスの種類によって設定の手順や利用できる機能の内容がそれぞれ異なります。自社で使っているサービスと連携できるか事前に確認し、必要に応じてメーカーや販売店に相談するのがいいでしょう。

導入後の使い方が難しい場合はどうすればよいですか？

導入前や導入直後に、従業員に操作方法や利用目的を丁寧にレクチャーする時間を設けることが大切です。マニュアルだけでなく、実践的な研修も併用すると習得が早まるでしょう。

まとめ

複合機とクラウドを連携させることにより、スキャンデータの保存やオフィスから離れた場所からの印刷、FAXの電子化などさまざまな機能を活用でき、業務効率とセキュリティの向上に効果的です。ペーパレス化によるコスト削減やBCP対策、電子帳簿保存法への対応なども便利に行えるでしょう。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。複合機の選定・導入に関するご相談は、気軽にお問い合わせください。

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