弁護士事務所での複合機の選び方3選！弁護士におすすめの複合機3選も紹介

弁護士事務所では、契約書や法的文書の印刷・コピー・スキャンなどにおいて、複合機は使用頻度が高く、業務効率に直結する重要な設備です。

一般的なオフィスとは異なり、機密性の高い書類を扱うため、セキュリティ機能や印刷品質にも高い水準が求められます。

また、弁護士事務所の規模や業務内容によって、必要な機能や処理能力は大きく異なります。個人事務所から大手法律事務所まで、それぞれのニーズに適した複合機を選択することが、日々の業務をスムーズに進めるための重要なポイントとなるのです。

本記事では、弁護士向け複合機の選び方や具体的なおすすめ機種について、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。
適切な複合機選びにより、業務効率の向上と機密情報の適切な管理を両立させましょう。

弁護士事務所にとって複合機選びが重要な理由

弁護士事務所では、日々大量の書類を扱うため、複合機の性能が業務効率に大きく影響します。印刷速度やスキャン機能が優れている複合機を導入することで、訴状や契約書、証拠資料の作成・管理がスムーズになり、業務の生産性が向上します。

また、複合機の導入には初期費用やランニングコストがかかるため、事務所の予算に合わせた選択が重要です。リース契約を利用すると初期費用を抑えつつ、メンテナンスや消耗品管理も一括して行えるため、コスト管理や資金繰りが安定します。

弁護士事務所にとって複合機選びは、業務効率の向上、コスト管理などの観点で重要な要素です。

弁護士事務所での複合機の選び方3選

弁護士事務所での複合機選びは、業務効率やセキュリティ面を左右するため、選び方が重要です。法律業務においては、大量の書類作成や送受信を日常的に行うため、複合機の選定次第で業務のスムーズさが大きく変わります。

適切な複合機を選ぶ際には、「印刷速度」「印刷方法」「FAX機能の有無」といった具体的な機能を確認しておくことが重要です。ここでは、弁護士事務所での複合機の選び方について詳しく紹介します。

印刷する速度

弁護士事務所では大量の書類を扱う場面が頻繁にあるため、複合機の印刷速度は重要なポイントです。印刷速度が速い複合機を導入すれば、大量の訴状や契約書類、証拠資料を短時間で処理できます。

一方、印刷速度が特別速くなくても、業務に支障が出ないケースもあります。小規模な弁護士事務所や印刷頻度がそれほど高くない事務所では、無理に高速印刷モデルを選ばなくても十分業務を回せるでしょう。

そのため、事務所の規模や日々の印刷量をしっかり確認し、それに応じた適切な速度を備えた複合機を選定する必要があるのです。

印刷方法

複合機には、主にインクジェット方式とレーザープリント方式の2種類があります。インクジェット方式は、染料インクや顔料インクを使って印刷します。色彩表現が豊かで写真やカラー文書の印刷に向いているのが特徴です。

一方で、レーザープリント方式はトナーと熱を使って印刷を行います。印刷速度が速く、文字がくっきりと鮮明に出力される点がメリットです。

弁護士事務所では文字主体の書類が多いため、鮮明さや速度を重視するとレーザープリント方式が適しています。ただし、カラー資料や写真を頻繁に使用する事務所では、インクジェット方式も選択肢に含めるとよいでしょう。

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FAX機能の有無

弁護士事務所で複合機を選ぶ際は、FAX機能の有無を必ず確認しましょう。裁判所や他の法律事務所とのやり取りでは、今でもFAXで書類を送受信する機会が多く、迅速な対応が求められます。

FAX機能が搭載された複合機であれば、コピー・スキャン・印刷と合わせて一台で完結でき、事務処理の効率化につながります。また、FAX受信データを紙に印刷するだけでなく、PDF化してメール転送できる機能を備えた機種を選べば、ペーパーレス化と情報共有のスピードアップが図れるでしょう。

日常業務でFAX対応が必要な弁護士事務所においては、FAX機能付き複合機を導入することで、業務効率と情報管理の両面でメリットを得られます。

弁護士事務所が複合機を導入するならコストが重要

弁護士が複合機を導入する際、コスト面についても重要なポイントです。弁護士事務所では大量の書類を取り扱う場面が多く、複合機の導入や維持にかかる費用は直接的に経営に大きな影響を及ぼします。

そのため、購入やリース契約時の初期費用とランニングコストを明確に比較し、事務所の状況に応じて最適な方法を選ぶ必要があります。ここでは、弁護士が複合機を導入する際のコストについて詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

弁護士事務所の複合機は購入かリースか？

弁護士事務所が複合機を導入する際、購入とリースのどちらを選ぶかは重要な判断ポイントです。

購入は一括で所有権を得られるため、長期的に使用する場合はコスト面でメリットがあります。しかし、初期費用が高額になるほか、故障やメンテナンス費用を自己負担する必要があり、資金繰りに影響を与えることもあります。

一方、リース契約は初期費用を抑えられ、毎月の定額料金で複合機を利用できるため、資金計画が立てやすく経営の安定に寄与します。また、保守サービスが付帯することが多く、修理や消耗品の管理も一括で行えるため、事務所の負担を軽減できるでしょう。ただし、長期的にはトータルコストが高くなる可能性があり、契約期間中の解約には制約が伴う場合もあります。

弁護士事務所では、大量の機密文書を扱うため、常に安定稼働できる環境が必要です。そのため、予算や利用頻度、資金繰り状況を踏まえ、購入かリースかを慎重に検討することが求められます。

【関連記事】複合機の購入とリースの違いを比較！価格相場やメリット・デメリットも解説

購入する際の初期費用とランニングコスト

複合機の購入は基本的に一括払いであるため、高額な初期費用が必要です。高性能な最新機種の場合は、導入時の資金負担が大きくなります。導入後には、定期的なメンテナンス費用が必要です。トナーやインクなどの消耗品がある場合、継続的にコストが発生します。

さらに、故障時の修理費用や部品交換費用も事務所負担となり、ランニングコストが膨らむ可能性があるのです。複合機を購入する際には、初期費用に加え長期的な運用コストも含めて十分に検討する必要があります。

リース契約する際の初期費用とランニングコスト

リース契約では一括払いが不要なため、導入時の初期費用がほとんどかかりません。資金繰りに余裕を持ちたい弁護士事務所にとって、この点は大きなメリットです。ただし、毎月一定額のリース料金を支払い続ける必要があります。

加えて、メンテナンス契約を結べば、故障時の急な修理費用や消耗品の管理が簡単です。トナーなど消耗品を組み込むことで、月々の経費管理もシンプルです。結果として資金計画を立てやすく、経営の安定化にもつながります。

【関連記事】複合機のリース料率はどれくらい？相場と計算方法をチェック

弁護士事務所におすすめの複合機3選

弁護士事務所が複合機を導入する際には、業務の効率性、セキュリティ性能、操作性の高さが重要な基準です。
弁護士事務所におすすめの複合機は以下の3種類です。

• Apeos C2571 (Model-PFS)
• iR-ADV C3930F
• iR-ADV C3935F

ここでは、弁護士事務所に適した機能を持つ3つの機種を詳しく見ていきましょう。

富士フイルム Apeos C2571 (Model-PFS)

富士フイルム Apeos C2571 (Model-PFS)は、クラウドストレージとの連携により業務効率を大幅に向上させます。簡単な事前設定のみで、スキャン文書の格納や検索をスムーズに実施可能です。また、ファクス文書を場所に制限されることなく確認できます。

さらに、タブレット端末に匹敵する10.1インチの新型操作パネルを搭載しており、視認性と操作性を高めています。名刺など小さなサイズの原稿も容易に電子化でき、日々の文書管理を効率よく進められるでしょう。

キャノン iR-ADV C3930F

キャノン iR-ADV C3930Fは、10.1インチのフルフラットタッチパネルにより高い操作性を実現しています。原稿読み取り面に防汚処理済みのコートガラスを採用し、インクや修正液の付着を防止してメンテナンスを容易にしてくれるのです。

また、給紙カセットに搭載された自動引き込みアシスト機構は用紙交換をスムーズにし、業務の停滞を防ぎます。オプションの中綴じフィニッシャーを導入すると、さまざまな製本作業が可能です。内蔵型パンチャーユニットの装着により、書類の整理効率も向上するでしょう。

キャノン iR-ADV C3935F

キャノン iR-ADV C3935Fは複雑なネットワーク設定のセキュリティ強化を簡単に行えるナビゲーション機能を備えています。使用環境に最適なセキュリティ設定を迅速に選択でき、最大4つの簡単な質問に回答するだけで最適な設定を案内します。

「Canon PRINT」をモバイル機器に導入すると、複合機と直接接続してデータの印刷やスキャンを手軽に実施が可能です。ファクス送信データの自動保存機能により文書の電子管理が容易であり、履歴確認の作業効率も向上します。

まとめ

弁護士事務所が複合機を導入する際は、印刷速度、印刷方法、FAX機能の有無を業務の実態に応じて的確に選択する必要があります。導入方法として、購入とリース契約では初期費用やランニングコストに違いがあり、事務所の経営状況や利用実態に応じた選択が重要です。さらに、弁護士事務所におすすめの複合機3選も紹介しました。ぜひ事務所に最適な複合機を選んでください。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。
複合機の選定・導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

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