コピー機の搬入から設置までの流れを解説。“納品はリアルタイムで進行中！”

初めてコピー機を導入される方は、コピー機がどのように搬入されて、設置されているのかをご存じでしょうか？　搬入方法や設定など、不安に思うこともあるかもしれません。ということで今回は、コピー機の搬入から設置までの流れを、シャープのコピー機をご導入いただいたお茶の水の某クリニック様における模様を時系列にてご紹介いたします。

コピー機設置の流れ

コピー機の納品（PM13:00）

コピー機の搬入が開始されました。クリニックのため、午後の休診時間に合わせて、土曜日の午後の搬入となりました。今回のお客様は家庭用のプリンターを長らく使用しており、古くなってきたということでコピー機をリースでご契約していただきました。秋葉原にある姉妹院が、過去に事務機器ねっとよりご導入いただいたお客様でしたので、今回も事務機器ねっとよりご購入いただきました。ご導入機種はシンプルモードで簡単な操作が魅力のシャープ MX-2631です。

 

トラックに載せられていたコピー機が設置場所へと手際良く運ばれていきます。コピー機は精密機器のため、傷がつかないよう安全に配慮しながら慎重に運ばれます。

 

設置場所は病院内のカルテなどが置かれているバックヤードです。人が通るには十分なスペースがありましたが、コピー機は大きいため設置場所までギリギリで通路を通過しました。搬入はスムーズに行われ、手慣れた手順で効率よく行われました。ここで、お客様側にコピー機設置の際に気をつけていただくこととしては、の３つがポイントになります。

 

• 水平な置き場所
• ネットワーク配線が可能な場所
• コピー機の排出口も確保された場所

一つ目は、水平な場所に設置するということです。水平ではない不安定な場所に置いてしまうと、印刷の振動などが原因となり、動作不良を起こし故障の可能性を高めてしまいます。また、コピー機でファックス機能等を使用するためには、ネットワーク環境が整備されている場所で使用しなければいけません。LAN回線やファックス回線、PCと電源の近い場所に設置しましょう。

コピー機の動作確認（PM13:20）

トナーの確認や給紙カセットの確認をします。コピー機の給紙カセットの用紙が分かりやすいように識別できるA４やB５の表示。これは内側から抜くことができ、用紙サイズなど手動で変更することができます。紙を横向きにした場合や特殊用紙の場合のセットも可能です。このため、お客様が使用する用紙が変わった場合、お客様ご自身でも変更が可能です。電源がオンになるのか確認し、スキャン台の開閉やカセットの扉の開閉など、コピー機自体の動作の確認を行います。

各種設定（PM13:40）

1. 新機種にIPアドレスやファックス発信元などの設定
2. 旧機種からバックアップしたデータを新機種に移行
3. スキャン設定やプリンタードライバー等の設定
4. ファックス転送など要望がある場合は設定

ここからはコピー機の設定になります。新しいコピー機を以前と同じように、馴染みのある設定にしていきます。スキャンフォルダの設定や、インターネットファックスなどの設定です。今回のお客様はクリニックのため、カルテなど個人情報を含む文書を取り扱われることが多く、PCとの接続やスキャンフォルダの設定も、膨大な個人情報のデータを損失しないように、より慎重に行っておりました。企業様でしたら、スキャンフォルダは部署ごとや個人ごとに分けることもできます。お客様のご要望に応じた設定に変更が可能です。

お客様に操作説明（PM14:50）

プリント、コピー、スキャン、ファックス等の基本的な使用方法をお客様にご説明します。基本的には、この４つの操作を使用しますが、それぞれのお客様によって使用頻度も違いますし、今回のケースのようなカルテを取り扱うなどの専用の操作も丁寧にご説明いたします。コピー機には、プリント、コピー、スキャン、ファックス以外にも多くの機能が存在しています。仕様書などもございますが、もし設置時に「こんな機能を使いたい」というご要望をお伝えくださいましたら、事務機器ねっとのスタッフが詳しくご説明いたします。事務機器ねっとのブログにも、コピー機の様々な機能をご紹介しております。ご興味がございましたら、是非ご覧ください！

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お客様にご不明点等なければ設置作業完了（PM15:20）

操作説明が完了し、お客様にご不明点がなければコピー機設置は90%終了です。コピー機を初めて導入される方は、使用してみないと分からないこともあるはずです。その際は事務機器ねっとのスタッフへお気軽にご相談ください。コピー機のお悩みは迅速に解決いたします。設置完了後、トナーカートリッジの交換方法をご説明し、作業報告書へのご記入をいただきましたら設置作業は全て完了です。

 

Mission complete! [設置完了]　（PM15:30）

コピー機設置の流れのイメージがつきましたでしょうか？　少しでもコピー機導入の気になるポイントや不安の解消のお役にたてれば幸いです。今回の設置は２時間半の時間がかかりました。お客様の職場環境や設置場所、ネットワーク状況などにより設置時間は変動します。今回の設置事例を参考に設置時間を考慮していただければと思います。

事務機器ねっとのスタッフは、豊富な商品知識からの故障の解決やメンテナンスが可能です。また、お客様が常に安心してコピー機やプリンターをご利用いただけるよう、高度なスキルを身につけた有資格者のエンジニアが、多種多様なトラブルニーズに対し、いつでも迅速に対応します。導入から購入後の手厚いアフターサービスまでのサポートを続けてまいります。お客様からのお問合せに分かりやすく正確な情報を提供し、お客様を誠心誠意ご支援いたします。

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