年末調整と決算期の印刷ピークに複合機は耐えられるか【源泉徴収票・扶養控除申告書】

「年末調整の書類を配る時期になると、複合機の前に列ができる」

「12月と1月だけ、トナー切れと紙詰まりが続く」

「ふだんは困っていないのに、繁忙期のためだけに大きい機種へ替えるべきか迷っている」

経理や総務の方にとって、年末から年明けは紙が一気に増える時期です。年末調整の申告書の配布と回収、源泉徴収票の作成、12月決算の会社であれば決算の資料づくりも重なります。

結論から言うと、この時期を乗り切れるかどうかは、①繁忙期の枚数を平均ではなく山の月で見積もる、②電子に置き換えられる書類から紙を減らす、③山の時期に止まらない備えをしておく、の3点で決まります。必ずしも大きい機種に替える必要はありません。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、年末調整と決算期の印刷ピークへの備え方を整理します。

年末から年明けに増える紙

年末調整の申告書

年末調整では、従業員の方に申告書を記入してもらい、会社で回収します。国税庁が公開している令和8年分の様式には、次のようなものがあります。

・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼特定親族特別控除申告書兼所得金額調整控除申告書
・保険料控除申告書

従業員の人数分を配り、記入されたものを回収し、添付された控除証明書を確認します。回収した申告書は会社で保管する書類です。

源泉徴収票

給与所得の源泉徴収票は、すべての受給者に対して、その年の翌年1月31日までに交付するものとされています。令和8年分については、国税庁は令和9年2月1日までに交付するよう案内しています（1月31日が日曜日にあたるためです）。年末調整を終えてから2月1日までの短い期間に、人数分の作成と交付が集中します。

12月決算の会社の決算資料

12月決算の会社では、年明けから決算の作業が始まります。試算表や帳簿の確認、税理士とのやり取りなど、確認用に印刷する資料が増える時期です。年末調整と時期が重なるため、経理の負担が最も大きくなります。

繁忙期の枚数を見積もる

人数から逆算する

繁忙期の枚数は、人数から逆算すると見通しが立ちます。たとえば従業員50名の会社で、申告書を1人3種類配るとすると、それだけで150枚です。ここに控除証明書のコピーや確認用の出力、書き損じの再配布が加わります。

源泉徴収票や決算資料も同じように、何をどれだけ出すかを書き出してから足し合わせてください。

平均の月ではなく山の月で見る

ふだんの月間枚数が少ない会社ほど、繁忙期との差が大きくなります。平均の枚数で機種を選んでいると、山の月だけ印刷待ちが続き、トナーや用紙の減りも想定より早くなります。

月間枚数の数え方と、繁忙月を別に控えておく考え方は複合機の月間印刷枚数の数え方で解説しています。

機種のクラスをどう考えるか

年間で見て判断する

繁忙期のためだけに上のクラスの機種を選ぶと、残りの月は能力を持て余し、そのぶんの費用を毎月払い続けることになります。判断の基準は、山の月の枚数が、その機種で無理なくこなせる範囲に収まるかどうかです。

収まらない場合でも、すぐに機種を上げるのではなく、後で説明する「紙を減らす」「止まらない備えをする」で吸収できないかを先に考えます。山の時期だけ台数を増やしたい場合は、レンタルという選択肢もあります。

印刷速度と給紙の容量

山の時期に効いてくるのは、印刷速度と給紙の容量です。速度が足りないと列ができ、給紙の容量が小さいと用紙の補充で手が止まります。大容量の給紙トレイをオプションで用意している機種もありますが、本体の高さや設置場所に関わるため、導入時に決めておくのが基本です。

印刷速度の考え方は複合機の印刷速度とは、オプションの選び方は複合機のオプション一覧をご覧ください。

紙そのものを減らす方法

申告書を電子で受け取る

国税庁は、会社側が一定の要件を満たして準備をしている場合、従業員は書面の申告書を提出する代わりに、電子で申告書の内容を提供できると案内しています。従業員が申告書を作るためのソフト（年調ソフト）も、国税庁がパソコンとスマートフォン向けに無料で提供しています。

紙で配る人数が減れば、配布と回収の印刷も減ります。全員を一度に切り替えなくても、対応できる人から移していく形でも効果があります。

源泉徴収票を電子で交付する

源泉徴収票は、受け取る方からあらかじめ承諾を得ることで、書面に代えて電子で提供することも認められています。承諾を得ていても、本人から書面での交付を求められた場合は書面で渡す必要があります。具体的な手順は、国税庁の案内や、お使いの給与計算ソフトの機能をご確認ください。

回収した書類はスキャンして共有する

控除証明書などの添付書類を確認する際、担当者間で回し読みするためのコピーが増えがちです。回収した書類を複合機でスキャンし、社内の共有フォルダで確認する形にすると、コピーの枚数を抑えられます。

山の時期に止めない備え

・トナーの予備を、繁忙期に入る前に1本多めに用意しておく
・用紙は箱単位で在庫を確保し、補充の担当を決めておく。開封した用紙を出したままにすると湿気を吸い、紙詰まりの原因になります
・給与や家族の情報が載った書類は、出しっぱなしにしないよう印刷のタイミングを決めておく
・故障したときの連絡先と、代わりに使える機械を確認しておく

トナーの在庫の持ち方は複合機のトナー交換と消耗品管理で、紙詰まりが続くときの原因の見分け方は複合機の紙詰まりの原因と対処で整理しています。

よくあるご質問

Q. 年末調整のためだけに機種を大きくするべきですか

必ずしもその必要はありません。山の月の枚数を見積もったうえで、申告書の電子化や印刷のタイミングの分散で吸収できないかを先に検討してください。それでも足りない場合に、機種のクラスを見直します。

Q. 申告書を電子で受け取れば、複合機は使わなくなりますか

従業員の中には紙で提出する方もいるため、すぐにゼロにはなりにくいのが実情です。紙で届いた書類をスキャンして電子でまとめる場面では、引き続き複合機を使います。

Q. 源泉徴収票はいつまでに渡せばよいですか

原則はその年の翌年1月31日まで（年の途中で退職した方は退職の日以後1か月以内）です。令和8年分は、国税庁が令和9年2月1日までと案内しています。年末調整の進み具合から逆算して、印刷の日程を決めておくと安心です。

繁忙期の印刷でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、ふだんの枚数と繁忙期の枚数の両方をうかがったうえで、機種のクラスやオプションの組み合わせを並べてご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

年末調整と決算期の印刷ピークには、次の3点で備えます。

・繁忙期の枚数を、人数から逆算して山の月で見積もる
・申告書や源泉徴収票の電子化など、紙そのものを減らす方法を先に検討する
・トナーと用紙の予備、印刷のタイミング、故障時の連絡先を事前に決めておく

機種を大きくするのは、これらで吸収できない場合の最後の手段です。まずは今年の繁忙期に何枚印刷するのかを書き出すところから始めてください。