複合機で封筒・はがきに印刷する【年賀状・案内状・宛名の注意点】

「年賀状と年末のご案内を、外に出さず社内の複合機で印刷したい」

「封筒に宛名を印刷したら、しわが寄って紙詰まりした」

「年賀はがきの種類が多くて、どれを買えばいいのか分からない」

年末が近づくと、年賀状、年末年始の営業案内、請求書の発送と、はがきと封筒を扱う仕事が一度に増えます。ふだんA4の普通紙しか通していない複合機で、いきなり封筒やはがきを通そうとして困る会社は少なくありません。

結論から言うと、複合機で封筒・はがきに印刷するときは、①どの給紙口から通せるかを確認する、②はがきの種類を複合機の印刷方式に合わせる、③使えない封筒を避けて準備してからセットする、の3点を押さえれば失敗はほとんど防げます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、封筒・はがきへの印刷で確認すべきことを整理します。

封筒・はがきはどこから通すのか

基本は手差しトレイ

封筒やはがきは、本体の側面にある手差しトレイから通すのが基本です。メーカーの取扱説明書でも、はがきや封筒、ラベル紙などの特殊な紙は手差しトレイを使うよう案内されています。

ただし、手差しトレイに一度にセットできる枚数は、はがきや封筒では普通紙より少なく決められていることが多くあります。たとえばSHARPのある機種では、封筒は手差しトレイで20枚まで、本体のトレイ1では50枚までと案内されています。数十枚ならともかく、数百枚を印刷するとなると、何度もセットし直す手間が出ます。

本体のトレイから封筒を通せる機種もある

機種によっては、本体のトレイから封筒を給紙できるものがあります。たとえばSHARPは、手差しトレイより多くの枚数を給紙できる「本体トレイからの封筒給紙」を機能として紹介しています。

案内状や請求書を封筒で大量に出す会社では、この点が機種選びの差になります。

仕様表で見る欄

対応しているかどうかは、機種の仕様表で次の欄を確認します。

・給紙トレイごとの「用紙サイズ」に、はがきや長形3号・角形2号などの封筒が含まれているか
・「用紙種類」に、封筒・はがきの記載があるか
・トレイごとに対応する紙の厚さ（坪量）

同じ機種でも、手差しトレイと本体のトレイで対応範囲が違うことがあるため、トレイごとに見るのがポイントです。

はがきに印刷するとき

年賀はがきは印刷方式に合わせて選ぶ

年賀はがきには、無地のものと、インクジェット紙のものがあります。日本郵便は、複写機（コピー機）やレーザープリンタには一般のはがきが適しており、インクジェット紙のはがきは適さないと案内しています。インクジェット紙のはがきは、インクジェット方式のプリンタ向けに表面に加工がされたものです。

オフィスの複合機の多くはトナーで印刷する方式ですので、年賀はがきは無地（普通紙）を選びます。EPSONのビジネスインクジェット複合機のように、インクで印刷する方式の複合機をお使いの場合は、インクジェット紙のはがきが候補になります。ただし日本郵便は、インクジェット方式でも高速で印刷する場合は注意するよう添えています。インクの種類や印刷の設定によって向き不向きがあるため、使えるはがきの種類は機種の取扱説明書で確認してください。

四面連刷はがきを使う場合

年賀はがきには、はがき4枚分が田の字の形につながった「四面連刷」もあります。日本郵便は主に大量印刷用と案内していますが、郵便物として出すときは必ず1枚ずつに切り離す必要があり、切り離していないものは郵便はがきとして引き受けられないとしています。

複合機で通せるかどうかは、この大きさを用紙サイズとして設定できるか、紙の厚さがトレイの対応範囲に入っているかで決まります。切り離す作業の手間も含めて、通常のはがきと比べて判断してください。

宛名の位置ずれを防ぐ

宛名印刷のソフトで選んだ用紙の種類や向き、給紙口が、実際にセットしたはがきと合っていないと、郵便番号が枠からはみ出す原因になります。

本番の前に、普通紙に1枚印刷して、はがきと重ねて光に透かし、位置を確かめておくと書き損じを防げます。

封筒に印刷するとき

使えない封筒

メーカーの取扱説明書では、次のような封筒を使わないよう案内しています。

・窓付きの封筒
・留め具やひもが付いた封筒
・しわや折れ目、反りがある封筒
・湿気を吸った封筒

また、封の部分にのりが付いた封筒は、定着の熱でのりが溶けることがあるとされています。トナーを紙に定着させるときに熱をかけるためです。

セットする前の準備

封筒は、そのままセットすると紙詰まりやしわの原因になります。取扱説明書では、封筒を押さえて中の空気を抜き、四辺の折り目をしっかりつけ、反りを直してからセットするよう案内されています。

封筒の裏面（貼り合わせのある面）には印刷しないよう案内されており、封筒の両面印刷はできないとしている説明書もあります。うまく給紙されないときは、1枚ずつセットするのが確実です。

窓付き封筒を使いたいとき

窓付き封筒そのものに印刷することはできませんが、送る書類のほうに宛名を印刷し、窓から見える位置に折って入れる使い方なら問題ありません。請求書の発送では、この形が手間も少なく済みます。

紙詰まりが起きたときの対処は複合機の紙詰まりの原因と対処で整理しています。

よくあるご質問

Q. インクジェット紙の年賀はがきに、トナー方式の複合機で印刷できますか

日本郵便は、コピー機やレーザープリンタにはインクジェット紙のはがきは適さないと案内しています。トナー方式の複合機では、無地（普通紙）の年賀はがきをお使いください。

Q. 角形2号の大きな封筒にも印刷できますか

機種によります。仕様表で、手差しトレイまたは本体トレイの対応サイズに角形2号が含まれているかを確認してください。A3まで通せる機種でも、封筒は対応サイズが別に決められていることがあります。

Q. 封筒にしわが寄ってしまいます

封筒の種類や保存環境によって、しわが出ることがあります。湿気を吸った封筒を避け、空気を抜いて折り目をつけてからセットしてください。それでも直らない場合は、封筒の種類を変えて試すか、保守をお願いしている販売店に相談してください。

封筒・はがきの印刷でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、封筒を本体のトレイから通したい、インクジェット方式で年賀状を印刷したいといったご要望に合わせて、機種を並べてご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

複合機で封筒・はがきに印刷するときは、次の3点を確認します。

・手差しトレイか本体のトレイか、どの給紙口から通せるかを仕様表で見る
・年賀はがきは、トナー方式なら無地、インクジェット方式ならインクジェット紙を選ぶ
・窓付きやのり付きの封筒を避け、空気を抜いて折り目をつけてからセットする

年末の発送は、時期が決まっていてやり直しの時間が取れません。本番の前に数枚だけ試しておくと、当日の紙詰まりや書き損じをほとんど防げます。