複合機（コピー機）の導入方法別コストを比較！費用を抑えるコツも紹介

複合機（コピー機）の導入には、主に購入・リース・レンタルの3つの方法があります。費用を抑えるためには、自社の使用状況に合った方法で複合機（コピー機）を導入することが大切です。

本記事では、複合機（コピー機）の購入・リース・レンタルの3つの導入方法を比較しながら、それぞれの方法のコストやメリット・デメリットを複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。コストを節約するコツも紹介していますので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

複合機（コピー機）のコストは「導入費用」と「ランニングコスト」で決まる

複合機（コピー機）のコストは、導入費用とランニングコストで決まります。導入費用は、複合機（コピー機）を導入するときにかかる費用です。一方、ランニングコストとは複合機（コピー機）を維持するためにかかる費用のことです。導入費用とランニングコストの各項目や相場の価格を紹介します。

複合機（コピー機）導入時にかかる初期費用

複合機（コピー機）の導入時にかかる初期費用には、購入時の本体価格・設置費用・初期設定費用などがあります。各項目について説明していきます。

購入時の本体価格

複合機（コピー機）を購入すると、本体価格が初期費用として発生します。一括で購入すれば、金利が発生しないため、総費用としてはお得になるでしょう。しかし、新品で十万～百万円以上、中古でも数万円～数十万円する機種も多く、購入費用が企業の負担になる可能性があります。一括での購入が難しい場合は、リース契約を検討してみましょう。

関連記事：複合機の購入とリースの違いを比較！価格相場やメリット・デメリットも解説

設置費用

複合機（コピー機）を導入するときに、運送費や階段作業費などの設置費用がかかる場合があります。複合機（コピー機）は機械の性質上、横にしたり、傾けたりできない精密な機械です。

エレベーターがない場合は、複数人で階段から運搬する必要があるため、別で階段作業費がかかる可能性があります。設置費用は状況によって異なるため、必ず確認するようにしてください。

初期設定費用

複合機（コピー機）を導入するときに、PCとコピー機の接続やFAXの送受信設定、LAN環境の設定などの初期設定費用がかかる場合があります。初期設定の無料対応と有料対応の範囲は業者ごとに異なるため、必ず確認するようにしましょう。

ランニングコストに含まれる主な項目

複合機（コピー機）の月々にかかるランニングコストには、リース料、カウンター料金（印刷単価）、保守契約料金、消耗品代などがあります。各項目について説明していきます。

リース料

リース契約をした場合、毎月一定のリース料を支払うことで複合機（コピー機）を使用できます。リース料には、本体価格だけでなく保険料や手数料などが含まれているため、最終的な支払額の合計は、購入するよりも高額になってしまいます。

複合機（コピー機）の一般的なリース料は、月々1～2万円です。印刷速度などのスペックによってリース料は異なるため、自社に合ったスペックの複合機（コピー機）を選びましょう。

カウンター料金

カウンター料金とは、カウンター保守契約を結んだときに発生する費用のことです。カウンター料金は月々の印刷枚数によって費用が決まります。

カウンター料金を支払うと、トナー代と定期メンテナンスや故障時の修理サービスが無償で受けられます。カウンター料金は、印刷ミスの枚数も加算されてしまうため、印刷ミスには気をつけましょう。

関連記事：複合機のカウンター料金とは？おさえておくべき基本と相場をチェック

保守契約料金

保守契約料金は、複合機（コピー機）の定期メンテナンスや修理にかかる費用のことで、主にカウンター保守契約・スポット保守契約・キット保守契約の3つの契約形態があります。各契約はトナー代と修理代などの対象の範囲が違い、契約後の変更ができないため、自社に合った方法で契約することが大切です。

消耗品代

複合機（コピー機）の消耗品代には、トナー代や用紙代があります。用紙代は保守契約料金に含まれていないことが多いため、必要なコストとして考えておくのが無難です。印刷枚数が多い場合は、用紙代も大きなコストになるため、用紙選びもランニングコストを抑える工夫として重要です。

関連記事：コピー機（複合機）で使用するインクとトナーの違いは？インクの種類や特徴を解説

複合機（コピー機）の購入・リース・レンタルの特徴

複合機（コピー機）の購入・リース・レンタルにはそれぞれ特徴があるため、自社にどの導入方法があっているか見極めるようにしましょう。ここでは、購入・リース・レンタルのメリットとデメリットを紹介します。

複合機（コピー機）を購入する際のメリット

購入は所有権が自社にあるため、資産として計上できるほか、自由に機器を使用・カスタマイズできる点がメリットです。長期的に使う場合は総コストが抑えられる場合もあります。初期費用が高く、一度にかかる金額は大きいですが、必ずしも金銭的に損するわけではないことを覚えておきましょう。

複合機（コピー機）を購入する際のデメリット

複合機（コピー機）を購入する場合は、初期費用が高額になることや、減価償却の処理が必要なことがデメリットとして挙げられます。また、故障時のメンテナンス費用や買い替えリスクもすべて自社負担となってしまいます。

複合機（コピー機）をリースする際のメリット

リースは初期費用を抑えられ、月額費用で導入できるため資金繰りに大きな負担がかからないのがメリットです。費用が高い最新機種の場合でも、リースであれば比較的低コストで導入できます。さらに、契約期間中は保守契約を付帯するケースが多く、故障対応も安心です。

複合機（コピー機）をリースする際のデメリット

複合機（コピー機）をリースする場合は、契約期間の縛りがあるため、途中解約時には違約金が発生する場合があります。また、所有権はリース会社にあり、自由に売却や譲渡はできないため注意しましょう。

複合機（コピー機）をレンタルする際のメリット

レンタルは短期間の利用に適していて、イベントや期間限定のプロジェクトで使用したい場合など状況に合わせて柔軟に対応できます。初期費用を抑えつつ、機器の入れ替えも簡単なため、限定的に複合機（コピー機）を使用したいときにおすすめです。

複合機（コピー機）をレンタルする際のデメリット

複合機（コピー機）のレンタルは、月額料金やカウンター料金がリースや購入に比べて割高に設定されている場合が多いため、長期利用にはコスト負担が増大する可能性があります。搬入費用や故障してしまったときのメンテナンス費用など、レンタル費以外にかかる費用もあるため、レンタルとはいえ、ある程度の資金は準備しておいてください。

複合機（コピー機）の導入方法別コストの比較

複合機の導入方法により初期費用や月額コスト、メンテナンス費用の負担、会計処理（資産計上の可否）が大きく異なります。購入の場合は、初期費用とメンテナンス費用がかかりますが、月額コストはリース・レンタルと比べて抑えられるでしょう。

また、購入した複合機は自社の資産として計上し、耐用年数（通常5〜6年）にわたり減価償却を行う必要があります。

一方リース契約は、初期費用とメンテナンス費用がかかりませんが、その分月額のコストがかかります。また、毎月支払うリース料は経費計上することで節税効果が見込めます。

レンタルは初期費用や月額コスト、メンテナンス費用のすべて負担する可能性があるため、長期の利用には向いていません。また、レンタル機器の所有権はレンタル会社にあるため、自社の資産計上は行われません。

購入・リース・レンタルそれぞれの費用構造を比較して、自社にあった導入方法を選びましょう。

複合機（コピー機）の印刷コストを節約するコツ

複合機（コピー機）の費用を抑えるためには印刷コストを節約することが有効です。

印刷コストを節約するコツは、以下の3つです。
・機器の節約機能を利用する
・フルカラー印刷と白黒印刷を用途によって使い分ける
・印刷ミスによる消費を減らす

ここではそれぞれのコツについて詳しく説明します。

機器の節約機能を利用する

複合機に搭載されているトナー節約機能を活用することで、通常の印刷よりもトナー消費を抑えられます。ただし、節約モードを使うと印刷品質が落ちる場合もあるため、印刷物の重要度に応じて使い分けることが大切です。

フルカラー印刷と白黒印刷を用途によって使い分ける

カラー印刷はモノクロ印刷よりもコストが高いため、用途に応じて使い分けることが重要です。特にカウンター契約時はカラー印刷のコストが約10倍となるため、社外資料など限定的な利用にとどめ、基本はモノクロ印刷を利用したほうが良いでしょう。

印刷ミスによる消費を減らす

ミスプリントを減らすこともコスト削減に効果的です。操作ミスによる無駄な印刷を防ぐため、社内での意識向上やミス防止機能付き複合機の導入が、印刷ミス削減に有効です。操作パネルで印刷内容を確認できる機能が特に役立つため、気になる人は導入を検討してみてください。

よくある質問（Q&A）

Q1.複合機を購入する場合とリースする場合、どちらがコスト面でお得ですか？

A1.初期費用を抑えたい場合はリースがおすすめですが、長期間使うなら購入のほうが総コストを抑えられる可能性があります。

Q2.複合機のランニングコストで特に注意すべきポイントは何ですか？

A2.カウンター料金（印刷枚数に応じた料金）と保守契約料金が、ランニングコストの大きな割合を占める項目です。印刷量が多い場合はカウンター単価を交渉したり、保守契約内容をしっかり確認したりすることが重要です。

Q3.リース契約の途中解約は可能ですか？

A3.リース契約は基本的に契約期間の縛りがあるため、途中解約自体は可能ですが、違約金が発生する可能性が高いため注意しましょう。契約前に解約条件をよく確認し、長期利用の見込みがあるか慎重に判断することが大切です

まとめ

複合機（コピー機）の導入には、主に購入・リース・レンタルの3つの方法があります。紹介したそれぞれの方法の特徴を参考に、自社に合った導入方法を検討してみてください。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。複合機の選定・導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

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