警備会社の複合機選び【勤務表・教育の記録・提出書類】

「夜間に勤務表を差し替えたいのに、複合機が止まっていて出せない」
「警備員の教育記録や名簿の保管で、書類が増え続けている」
「発注者に出す報告書や入札の書類で、きれいな印刷が求められる」

警備会社の事務所は、夜間や休日も動いていることが多く、複合機を使う時間帯が一般の事務所と大きく違います。扱う書類も、警備員の個人情報から発注者への提出書類まで幅広くなります。

結論から言うと、警備会社の複合機は①夜間や休日にも使えて止まらないこと、②警備員と警備先の情報を人目に残さないこと、③保管が必要な記録を整理しやすいこと、の3点で選びます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、警備会社で複合機に求められることと、選ぶときの確認点を整理します。

警備会社で扱う紙

勤務表と配置の書類

警備員の勤務表、現場ごとの配置表は、日々の業務の中心になる書類です。欠員が出れば差し替えが必要になり、夜間や早朝に印刷し直すこともあります。

警備員に関する記録

警備業法では、警備員の名簿や教育の記録など、事業所に備え付けておく書類が定められています。人の入れ替わりが多い業種ですので、記録は年々増えていきます。

これらの書類には、警備員の氏名や住所、資格といった個人情報が含まれます。

警備先と発注者への書類

巡回や立哨の報告書、事故や異常があった際の報告書、請求書などを警備先に提出します。官公庁や大きな施設が発注者の場合は、入札や契約のための書類を整える場面もあります。

警備先の建物の図面や、鍵・設備の情報が含まれる書類も扱います。外に漏れてはならない情報です。

選ぶときに見るところ

夜間・休日にも止まらないこと

24時間体制の事務所では、夜間に複合機が止まると翌朝まで復旧できないことがあります。

・紙やトナーが夜間に切れないよう、給紙の容量とトナーの持ちに余裕があるか
・エラーが出たときに、操作パネルの案内で自分たちで対処できるか
・故障のときの連絡先と、受付の時間帯はどうなっているか

保守の受付時間は業者によって違います。夜間や休日の対応がどうなるかは、契約前に確認してください。業者ごとの違いは複合機の故障対応で業者が違うとここまで差が出るで整理しています。

情報を人目に残さない

警備員の個人情報や、警備先の建物の情報が載った書類を扱うため、印刷物の置き忘れを防ぐ仕組みが大切です。

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・誰がいつ何を印刷したかの記録を残す機能
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能

発注者から情報の管理体制について確認を受けることもあります。導入時に設定を決めておけば、そのときに説明ができます。詳しくは複合機のセキュリティチェックリストをご覧ください。

記録のスキャンと保管

警備員の記録や過去の報告書を紙のまま保管していると、書類棚が埋まっていきます。スキャンして電子で保管し、必要なときにすぐ取り出せる形にしておくと、監査や確認の場面でも慌てません。

複数枚をまとめて読み込める装置（ADF）の性能と、保存先の設定を確認してください。

提出書類の仕上がり

発注者に出す報告書や入札書類は、会社の印象を左右します。表や図の入った書類をA3で出す場面がある場合は、A3機を選んでおくと社内で仕上げられます。

事業所の規模別の考え方

事務所が1か所の会社

勤務表と報告書の印刷、記録のスキャンを1台で担う形が中心です。夜間も使うのであれば、給紙とトナーの容量に余裕のある機種を選んでください。

複数の営業所を持つ会社

営業所ごとに複合機がある場合、本社から各所の状態が見えないと、トナー切れや故障に気づくのが遅れます。機種を揃え、状態をまとめて把握できる形にしておくと管理が楽になります。詳しくは複数拠点の複合機管理ガイドで解説しています。

請求書の枚数が多い会社

警備先ごとに毎月請求書を発行する会社では、請求書まわりの印刷とスキャンの量も多くなります。制度に合わせた保存の考え方はインボイス制度と複合機をご覧ください。

よくあるご質問

Q. 夜間に故障したときはどうなりますか

保守の受付時間と、訪問できる時間帯は業者によって異なります。夜間に止まると困る場合は、受付の時間と、翌朝の何時に動けるのかを事前に確認しておいてください。予備として小型のプリンタを1台置いておく会社もあります。

Q. 警備員の教育記録はスキャンして保管できますか

電子で保管すること自体は可能ですが、法令で求められる形になっているかは、所管の警察や業界団体の案内でご確認ください。複合機が担うのは、読み取りと保存先への送信の作業です。

Q. 警備先の図面をコピーする際の注意点はありますか

コピーやスキャンをした図面が排紙トレイや本体に残らないよう、認証印刷やデータ消去の設定を使ってください。コピーした枚数と用途を記録しておく運用も有効です。

Q. FAXは今も必要ですか

警備先や発注者との連絡にFAXが残っている場合は必要です。受信した内容を紙に出さずに確認できる機種であれば、紙の量を増やさずに運用できます。

警備会社の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、夜間の使い方や情報の扱いに合わせて機種を選べます。

事業所の数と、夜間に複合機を使う場面をお知らせいただければ、止まらない運用を含めてご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

警備会社の複合機は、次の3点で選びます。

・夜間や休日にも止まらず使える
・警備員と警備先の情報を、人目に残さない
・保管が必要な記録を、整理しやすい形で読み取れる

使う時間帯と扱う情報が一般の事務所と違う業種ですので、印刷の速さより先に、止まらないことと情報を守ることを確認してください。