複合機でラベル・宛名シールに印刷する【用紙の選び方と紙詰まりを防ぐ手差し】

「年末の発送で、宛名シールを複合機で印刷したい」

「ラベル用紙を通したら、機械の中で詰まって取れなくなった」

「余ったシートの残りに印刷してもいいのか分からない」

宛名シール、ファイルの背ラベル、備品の管理ラベルなど、ラベル用紙を社内で印刷する場面は意外と多くあります。ただ、ラベル用紙は普通紙と違い、台紙と粘着剤が付いた特殊な紙です。扱いを間違えると、修理が必要な故障につながることがあります。

結論から言うと、複合機でラベルに印刷するときは、①複合機の印刷方式に合ったラベル用紙を選ぶ、②手差しトレイから通し、用紙の種類を正しく設定する、③一度通したシートや一部をはがしたシートは使わない、の3点を守れば安全に使えます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、ラベル印刷の用紙選びと、紙詰まりを防ぐ通し方を整理します。

ラベル用紙は印刷方式で選ぶ

パッケージの「対応プリンタ」を見る

ラベル用紙には、レーザープリンタ用、インクジェットプリンタ用、どちらにも使えるプリンタ兼用といった種類があります。パッケージや商品ページの対応プリンタの欄に、使える方式が書かれています。

ラベル用紙メーカーのエーワンは、インクジェットプリンタ専用のラベルはレーザープリンタでは印刷できない、レーザープリンタ専用のラベルはインクジェットプリンタでは印刷できないと案内しています。表面の加工が方式ごとに違うためです。

複合機の方式を確認する

オフィスの複合機の多くは、トナーを熱で紙に定着させる方式です。この場合は、レーザープリンタ用やコピー機用、またはプリンタ兼用と表示されたラベルを選びます。

一方、EPSONのビジネスインクジェット複合機のように、インクで印刷する方式の複合機もあります。お使いの複合機がどちらの方式かを確かめてから、ラベル用紙を選んでください。

紙の厚さを確認する

ラベル用紙は、台紙とラベルを合わせた厚さになります。たとえばエーワンのレーザープリンタ用ラベル（品番65295）は、厚みが120g/㎡（0.13mm）と表示されています。

複合機の仕様表には、トレイごとに通せる紙の厚さ（坪量）が書かれています。使いたいラベル用紙の厚さが、手差しトレイの対応範囲に入っているかを確認してください。

複合機の設定と通し方

手差しトレイから通す

メーカーの取扱説明書では、郵便はがきや封筒、ラベル紙などの特殊な紙は手差しトレイを使うよう案内されています。

ラベル用紙の中には、給紙する方向が指定されているものがあります。用紙の説明書きに方向の指定があれば、その向きでセットしてください。

用紙の種類を設定する

パソコンから印刷するときは、プリンタードライバーの用紙の種類を、ラベル紙や厚紙など、セットした紙に合わせて設定します。名称は機種によって異なります。

普通紙の設定のまま厚い紙を通すと、トナーの定着が不十分になったり、紙詰まりの原因になったりします。

使ってはいけないラベル用紙

メーカーの取扱説明書では、次のようなラベル用紙を使わないよう案内しています。

・一度通したラベル紙や、一部のラベルをはがしたラベル紙
・台紙が露出しているラベル紙、のりがはみ出したラベル紙
・レーザー方式に対応していないラベル紙、熱に耐えられない材質のラベル紙
・長く保管してのりが変質したラベル紙
・カールしたもの、破れやしわがあるもの

特に注意したいのが、使いかけのシートです。ラベルをはがした部分から台紙やのりが露出し、機械の中でラベルがはがれて貼り付くと、自分では取り除けない紙詰まりになることがあります。もったいなく感じても、残りのラベルは手書きで使うなど、複合機には通さない使い方にしてください。

紙詰まりが起きたときの対処と、業者を呼ぶ判断の目安は複合機の紙詰まりの原因と対処で整理しています。同じく手差しトレイを使う封筒やはがきの扱いは複合機で封筒・はがきに印刷するをご覧ください。

宛名シールを作る手順

住所録とテンプレートを用意する

宛名シールは、表計算ソフトの住所録と、ワープロソフトの差し込み印刷を組み合わせて作るのが一般的です。ラベル用紙のメーカーが、品番に合わせたレイアウトのテンプレートや作成ソフトを配布していることもあります。エーワンは、同社の製品に合わせた無料のソフト「ラベル屋さん」を公開しています。

普通紙で位置を確かめる

本番の前に、普通紙に1枚印刷し、ラベル用紙と重ねて光に透かすと、位置のずれが確認できます。ずれていれば、ソフト側の余白を調整してからラベル用紙に印刷します。この一手間で、ラベル用紙の無駄をほとんどなくせます。

よくあるご質問

Q. 一部だけ使ったシートの残りに印刷できますか

取扱説明書では、一部のラベルをはがしたラベル紙は使わないよう案内されています。機械の中ではがれる原因になるため、残りは複合機に通さない使い方をおすすめします。

Q. 透明なフィルムのラベルにも印刷できますか

レーザープリンタ用と表示されたフィルムラベルも販売されています。ただし、熱に耐えられない材質のラベルは使わないよう案内されていますので、必ずパッケージの対応プリンタと、複合機の取扱説明書の両方を確認してください。

Q. 大量の宛名ラベルを印刷するときの注意はありますか

手差しトレイに一度にセットできる枚数には上限があります。枚数が多い場合は、何回かに分けてセットし、途中で排紙トレイにたまったシートをこまめに取り除いてください。

ラベル印刷でお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、通したい紙の種類や厚さをうかがったうえで、手差しトレイの対応範囲を比べて機種をご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

複合機でラベルに印刷するときは、次の3点を守ります。

・複合機の印刷方式に合ったラベル用紙を、パッケージの対応プリンタの欄で選ぶ
・手差しトレイから通し、用紙の種類をラベル紙や厚紙に設定する
・一度通したシートや、一部をはがしたシートは使わない

ラベル用紙のトラブルは、一度起きると修理が必要になることがあります。用紙選びと通し方を最初に決めておけば、年末の発送も安心して社内で進められます。