【解説】複合機がDX化に役立つ？導入ステップ・メリット・注意点など

企業が進めるDXの第一歩として、複合機を活用する動きが注目されています。なぜなら、複合機は、紙とデジタルをつなぐ業務の効率化やコスト削減の要であるためです。そのため、クラウドや文書管理システムとの連携により、新たな価値を生み出すといわれています。

本記事では、複合機（コピー機）のDX化が企業にもたらす意義や導入ステップ、運用上の注意点を、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。ぜひ、自社のDX化の参考にしてください。

複合機（コピー機）のDX化が重要な理由

複合機のDX化が重要だといわれている理由は、紙とデジタルの接点に位置するためです。企業には紙ベースで保存された契約書や申請書がたくさんあります。それらを効率的にデータ化し、業務に活かすためには、スキャンやOCR機能を備えた複合機が欠かせません。

さらに、クラウド連携を通じて場所を選ばず文書を共有できるため、テレワーク環境の整備にも大きく貢献します。その際、セキュリティ機能を備えた複合機を活用すれば、情報漏洩のリスクを抑えながら業務効率化を実現できるため、DX推進の基盤を支える役割を果たしてくれるのです。

複合機（コピー機）のDX化によりできること

複合機をDX化すると、業務全体の効率を底上げできるため、多くの企業から注目が集まっています。では、具体的に複合機をDX化するとどんなことができるのでしょうか。主に以下3点があります。

• ペーパーレス化と文書のデジタル管理
• 業務効率化とリモートワーク対応
• セキュリティ強化と法令遵守

ここでは、それぞれ詳しくみていきましょう。

ペーパーレス化と文書のデジタル管理

複合機を活用したDXの代表例が、ペーパーレス化による紙文書のデジタル化です。契約書や請求書をスキャンし、自動でクラウドや社内システムに保存することで、検索や共有が容易になります。

これにより、紙を保管する物理的なスペースを削減できるだけでなく、必要な文書をすぐに取り出せる環境を整えられるのです。その結果、業務に必要な情報を瞬時に活用できるようになります。ペーパーレス化が文書管理を効率的にし、より正確な情報活用へ活かせるでしょう。

業務効率化とリモートワーク対応

複合機がクラウドやモバイル環境と連携すると、オフィスの外からでも印刷やデータの受け取りが可能です。外出先や在宅勤務中でも、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスでき、必要な文書を取り扱えます。

これにより、従来はオフィスに依存していた業務フローを柔軟に変えられるため、時間や場所にとらわれない働き方を実現できます。つまり、業務効率化とリモートワーク環境の最適化が同時にできるのです。

セキュリティ強化と法令遵守

複合機のDX化では、セキュリティ機能の強化も見逃せません。そこで登場するのが「利用者認証印刷」です。認証印刷を導入すれば、利用者本人が操作するまで印刷データを出力しないため、機密情報の取り違えや放置を防げます。

さらに、アクセス制御やログ管理を通じて不正利用を抑止できるため、情報漏洩のリスクを低減できるでしょう。これらの仕組みは、個人情報保護法などの法令遵守を実現する上でも有効であるため、安全性と信頼性を両立できるのも嬉しいポイントです。

複合機（コピー機）導入でDXを推進するメリット

複合機をDX化して導入することで、さまざまな効果が期待できるといわれています。そのため、これまで主流だった紙中心の業務スタイルからデジタルへ移行することで、企業全体の効率化と競争力強化を後押ししてくれるでしょう。

ここでは、複合機（コピー機）導入でDXを推進するメリットを3つ紹介します。ぜひ、導入時の参考にしてください。

コスト削減効果

複合機のDX化によって、月間の印刷枚数を減らせるため、紙代やトナー代の削減につながります。さらに、書類を電子化してクラウドやシステムに保存すれば、保管スペースを節約できるため、オフィスの床面積を削減する効果もあります。

また、紙文書の管理や検索にかかる人的負担も軽減されるため、目に見える経費だけでなく業務コスト全体を下げられるでしょう。つまり、複合機（コピー機）導入でDXを推進すると、日々の運用から長期的な経営効率にまで影響を与えるのです。

業務スピード向上と生産性アップ

複合機のDX化は、捺印や回覧といった紙中心のアナログ作業を大幅にカットできます。電子化された文書は承認フローや共有がスムーズに進むため、決裁にかかる時間を大幅に短縮できます。

これにより、従業員が本来の業務に集中できる環境が整い、結果的に全体の生産性が高まるのです。また、業務の滞留を減らし、取引先や顧客への対応スピードも改善されるため、ビジネスの信頼性や満足度を高める効果も期待できます。

BCP・リスク対策

複合機でスキャンしたデータをクラウドに保存する仕組みは、災害時や機器トラブルに対する備えとしても役立ちます。もし、紙書類だけに依存している場合、火災や水害で重要な情報を失うリスクは必ずつきまといます。デジタル保存を導入すれば、復旧の可能性が高まるため、大事な情報を紛失するリスクを軽減できるのです。

また、遠隔地からでもデータにアクセスできるため、事業継続計画（BCP）の観点からも有利に働きます。このように、BCP・リスク対策は、安心して業務を継続する基盤づくりに欠かせないため、より複合機導入によるDX化推進の動きが高まっているのです。

中小企業が複合機DXを進めるときの課題と注意点

中小企業が複合機を活用してDXを推進することは、メリットだけではありません。導入前に複合機DXが持つ課題や注意点を理解しておきましょう。

ここでは、中小企業が複合機DXを進めるときの課題と注意点を3つ解説します。

導入コスト・リース料金とのバランス

複合機のDX化を進める場合、高機能モデルほど本体価格やリース料金が高額になる傾向にあります。そのため、必ず予算に見合ったモデルを導入しましょう。コストを抑えることだけを優先すると、業務効率化の効果を十分に発揮できません。

また、DXを本格的に活用するには、複合機本体だけでなく、メーカーが提供する月額制のDXソリューションサービスへの加入が必要となる場合があります。例えば、富士フイルムの「DocuWorks」やシャープの「COCORO OFFICE」、キヤノンの「uniFLOW」などが代表的なサービスです。これらを利用することで、より高度な業務効率化が可能になります。

その一方で、過剰に高スペックな機種を選ぶと、費用負担が大きくなります。そのため、導入目的と必要機能を明確にし、投資効果を考慮した上で最適なモデルを選びましょう。

社員のITリテラシー問題

複合機のDX化は仕組みを整えるだけでは成果につながりません。新しい運用ルールを社員に周知し、日常業務に浸透させることが重要です。新しくなった操作方法やデータ管理ルールが理解されにくく、結果として浸透に時間がかかる可能性があります。

この課題を解消するために、研修やマニュアル整備などを通じて社員教育を進めていきましょう。組織全体で活用できる体制を築けば、DXの効果が最大化されるはずです。

過剰機能・オーバースペックに注意

複合機は近年、多機能化が進んでいます。しかし、すべての機能を業務フローで活用できるとは限りません。自社の規模や業務フローに対してオーバースペックな機種を選ぶと、費用対効果が下がるだけでなく、操作が複雑になり現場での利用が定着しにくくなります。

重要なのは、自社の業務に直結する機能を見極めることです。自社の状況を整理して必要最小限の機能に絞った機種を導入すれば、コストを抑えつつ利便性の高い環境を整えられるでしょう。

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複合機（コピー機）導入によるDXを成功させるためのステップ

複合機をDX推進の基盤として活用するためには、導入前から効果測定までの流れを計画的に進めていきましょう。とはいえ、どうすればDX化を成功できるか分からない方も多いのではないでしょうか。

ここでは、複合機導入によるDXを成功させるためのステップを4段階に分けて解説します。

①.現状分析（印刷枚数・書類フローの把握）

複合機をDX推進に役立てるためには、まず自社の現状を細かく把握してください。この準備を怠ると、DXの成果を正しく評価できず、改善の方向性を見失いやすくなるためです。

月間や年間の印刷枚数を把握し、どの部署がどのような目的で紙を使用しているのかを明確にする必要があります。さらに、書類がどのように回覧され、保管されているのかといったフローを分析してください。

そうすると、電子化するべき業務やペーパーレス化の優先順位を判断できます。このように、現状を可視化しておけば、導入後にどの程度改善したかを測定する基準にもなるため、必ず行いましょう。

②.機種選定とリース・保守契約の比較

複合機は種類が豊富な上、それぞれに特徴や強みがあるため、機種選定を慎重に行うことがDX成功の大きなカギです。例えば、印刷速度を重視するのか、セキュリティ機能を重視するのか、クラウド連携の利便性を優先するのか、などによって最適なモデルは異なります。

また、比較検討の際には、複数のベンダーから見積もりを取り、基本料金だけでなく保守契約やトナー代を含めたトータルコストで判断するのがおすすめです。リース契約や保守契約は長期にわたるため、月額料金やサポートの範囲、リース契約の更新、途中解約に関する条件をしっかり確認し、自社に最適な契約を締結しましょう。

③.運用設計（セキュリティ・社員教育）

複合機をDX活用するには、ただ機能を導入するだけなく、適切な運用設計が大切です。例えば、認証機能やアクセス制御など、セキュリティ設定を整えることで、情報漏洩リスクを抑えられます。

また、クラウド連携やスキャン活用など新しい仕組みを社員が使いこなせるよう、マニュアル整備や研修を実施しましょう。このように、システムと人の両面で体制を築くことが、複合機DXを成功させるポイントです。

④.効果測定と改善サイクル

複合機DXは導入して終わりではありません。最も大切なのは、効果を継続的に測定し、改善していくことです。

印刷枚数の削減や業務時間の短縮といったKPIを設定し、定期的にデータを確認することで改善点を把握できます。利用頻度が低い機能を見直す、運用ルールを簡素化するなどの工夫をすれば、無駄を減らしつつ効率を高められるでしょう。

複合機のDX化なら「事務機器ねっと」にご相談ください！

複合機を活用したDXは、ペーパーレス化によるコスト削減やリモートワーク対応、情報セキュリティの強化まで、多方面にわたる効果が期待できます。しかし、自社に合った機種やリース契約を選び、運用体制を整えなければ、期待した成果につながらないこともあります。

そこで頼りになるのが、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）です。弊社では、豊富な知識と導入実績をもとに、企業規模や課題に応じた最適な提案を可能としているため、安心してDX化を進めるお手伝いをさせていただきます。

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複合機（コピー機）とDXに関するよくある質問

複合機をDXに活用する流れは関心が高い一方、コストや導入方法について疑問を持つ企業も少なくありません。ここでは、中小企業が抱きやすい代表的な質問とその回答を紹介します。

中小企業でも導入可能？コストは高くない？

複合機のDX活用は、大企業だけでなく中小企業でも十分に実現可能です。リース契約を活用すれば初期費用を抑えられるため、大きな負担なく導入できます。

リース契約と購入、どちらが良い？

最新機能を常に活用したい場合はリース契約がおすすめです。一方、長期間同じ機種を使い続けてコストを抑えたい場合、購入が適しています。いずれにせよ、自社の利用スタイルや予算に合わせて判断することが大切です。

複合機（コピー機）のDXとは具体的に何を指す？

複合機のDXとは、クラウドやセキュリティ機能と連携させることで紙業務を効率化・デジタル化する取り組みのことです。働き方の変化に対応する多様な機能を備えているため、近年注目が高まっています。

まとめ

複合機のDX化は、業務効率の改善やコスト削減、セキュリティ強化など幅広いメリットがあります。ただし、導入方法や運用体制を誤ると、思ったほどの効果が得られない可能性もあるため、自社に合った複合機を選びましょう。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。DX推進をお考えなら、ぜひ一度ご相談ください。

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