【行政書士必見！】導入する複合機（コピー機）の選び方は？おすすめ3選！

複合機は、行政書士事務所に欠かせない備品の一つです。コピーやスキャン、FAXなどさまざまな機能を備えた業務用複合機の導入は、作業効率アップに直結します。一方で、複合機が高機能化したことにより、どの機能が必要かわからないとお悩みの方もいるでしょう。

 

本記事では、行政書士事務所向けに複合機を使う場面や導入方法、必要な機能、カウンター保守契約を結ぶ際の注意点などを、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。

 

行政書士事務所に複合機（コピー機）が必要な理由

官公署に提出する書類作成や申請手続きなど、行政書士の業務では紙の書類が不可欠です。事務所に複合機があれば、書類の印刷やスキャンをスムーズに行えます。また、契約書や請求書の作成・データ化など、日常業務にも活用できる複合機は、行政書士の必須ツールといえます。

 

それを踏まえて、行政書士事務所に複合機が必要な理由は主に以下の3つです。

• 書類業務が多い
• 電子申請やデータ保存に便利
• セキュリティ対策

それぞれ詳しく見ていきましょう。

 

書類業務が多い

電子化・ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、契約書や申請書、委任状など紙の書類を扱う機会が非常に多いのが行政書士の業務の特徴です。

 

官公庁への提出用に加えて、控えとしてコピーを取ったり、資料として顧客へ渡したり、複数部数の同じ書類を用意する場面も少なくありません。事務所に複合機があれば印刷・コピーを効率的にこなせるため、作業時間を大幅に短縮できます。

 

電子申請やデータ保存に便利

近年増えている電子申請では、紙に直接記入して作成した書類をPDF化して提出する方法が一般的です。複合機に搭載されているスキャン機能を活用すると、書類を簡単にPDF化できます。

 

また、作成したPDFをメールに添付して顧客へ送ったり、データとしてクラウドに保存したりといったこともできるため、事務所のペーパーレス化や業務効率化につながります。

 

セキュリティ対策

行政書士は顧客の個人情報や企業の機密情報を扱うため、セキュリティ対策が必要不可欠です。コンビニなどに設置されている複合機は不特定多数が使用するため、情報漏洩のリスクがあります。

 

また、重要情報が含まれた書類を置き忘れてしまうことがあるかもしれません。複合機にはパスワード印刷やユーザー認証、データ暗号化機能が備わっているため、情報漏洩リスクを防げます。

 

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【事務所規模別】おすすめ導入方法

複合機の導入に際しては購入のほか、リースやレンタルする方法もあります。導入方法は複合機の使用頻度によっても異なるため、ここでは事務所の規模別におすすめの導入方法を紹介します。

小規模事務所

自分一人で開業する場合のように小規模事務所では、複合機の購入もしくはレンタルがおすすめです。印刷枚数が少ないうちは、市販のA4複合機でも十分な性能を持つものが見つけられます。

 

大型の複合機を購入したりリースを利用したりするより初期費用も抑えられるため、コスト面でもメリットがあります。また、開業準備中や一時的に複合機が必要な場合は、短期レンタルで様子を見るのもよい方法です。

 

中規模事務所

スタッフを雇用している中規模事務所では、書類業務や印刷量が増えてくるため、保守・トナー込みのリースがおすすめです。リースのメリットは、初期費用を抑えられることと、月額制のため支出が一定になり、資金面の見通しがつけやすくなることです。

 

両面印刷やADFなどの業務効率化機能を搭載した複合機を購入する場合、総額で100万円以上の費用がかかることもあります。一方、リースであれば印刷枚数やトナーの使用量によって異なるものの、月額5,000円程度から利用できます。

 

大規模事務所

行政書士が複数名所属するような大規模事務所では、大量印刷やA3サイズ対応が可能な業務用の高機能複合機が必要になります。高機能な機種ほど本体価格が高額な傾向にあるため、リースで導入するのがおすすめです。

 

また、複合機を使用する際、必ずかかるのがトナーなどの消耗品代やメンテナンス費用です。保守・メンテナンス込みのカウンター契約なら印刷枚数に応じて費用が計算されるため、コストが明確で無駄がありません。

 

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行政書士が複合機（コピー機）を導入する際に必要な機能

複合機の機能はさまざまありますが、高機能・多機能の機種ほど導入費用が高くなります。一方で、価格重視で最低限の機能だけの機種を選ぶと業務効率が十分に上がらないかもしれません。

 

行政書士事務所の複合機に必要な機能は主に以下になります。

• A3サイズの用紙に対応しているか
• ADF（自動原稿送り装置）機能がついているか
• FAX機能がついているか
• OCR機能がついているか
• 印刷スピードは十分あるか

ここではそれぞれ詳しく見ていきますので、ぜひ機種選びの参考にしてください。

 

A3サイズの用紙に対応しているか

官公庁へ提出する書類はA4サイズが一般的であるため、行政書士としての専門分野によっては、A3対応が必須ではありません。建設業許可申請の表紙のように、A3サイズの代わりにA4サイズ2枚で代用できることもあります。

 

ただし、飲食店や旅館などの建物の図面を提出する、法務局で公図の写しを取るといった業務では、A3サイズの用紙が必要です。業務効率化や将来的な柔軟性を踏まえると、行政書士事務所ではA3サイズ対応の複合機を選ぶメリットが大きいといえます。

 

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ADF（自動原稿送り装置）機能がついているか

ADF（自動原稿送り装置）とは、複数枚の書類をまとめてコピーやスキャン、FAX送信できる機能のことです。1枚ずつページをめくりながら作業するのに比べると、業務効率を大きく向上させられるため、行政書士にとっては必須の機能といえます。

 

一部機種では、ADF機能が標準搭載されている一方、機種によってはオプションとしてつける必要があります。導入前に複合機の仕様を確認することが大切です。

 

FAX機能がついているか

行政書士事務所に導入する複合機は、プリンター・コピー機・スキャナー・FAXが一体となった機種を選びましょう。

 

ペーパーレス化が進み、メールを使う機会が増えているとはいえ、官公庁や金融機関などとの書類のやり取りにFAXが使われる場面は、まだ少なくありません。固定電話にFAX機能が搭載されていない事務所では、FAX機能付き複合機は必須といえます。

 

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OCR機能がついているか

OCR機能とは、書面に書かれた文字を画像からテキストに変換する機能のことです。複合機でスキャンしてPDF化した書類の中身をテキストとして扱えるため、データ入力の時間を短縮したり、必要な情報を検索して取り出したりできるのがメリットです。電子申請やデータ管理の効率化にもつながります。

 

印刷スピードは十分あるか

大量に書類を作成する場面では印刷スピードが早いことも重要です。複合機の2つの印刷方法のうち、レーザープリンタはインクジェットに比べて印刷スピードが速いため、業務効率の面で有利といえます。なお、それぞれの印刷方法の印刷スピード目安は以下の通りです。

• レーザープリンタ：1分あたり23枚
• インクジェット：1分あたり14枚

100枚の書類を連続して印刷する場合、所要時間はレーザープリンタが4分なのに対して、インクジェットでは7分かかります。業務効率を重視するなら印刷スピードの速い機種を選びましょう。

 

ファーストプリントタイムは早いか

ファーストプリントタイムとは、コピー複合機の電源が立ち上がっている状態で、最初の印刷が出力されるまでの時間を指します。

行政書士の業務では、依頼者との打ち合わせや役所への提出前など、限られた時間の中で必要な書類をすぐに用意しなければならない場面が多々あります。その際、ファーストプリントタイムが遅い機種だと、数十秒の待ち時間が積み重なり、業務効率を下げてしまうでしょう。

 

一方で、ファーストプリントタイムが短い複合機であれば、急ぎで書類を1〜2枚だけ出力したい場合にも素早く対応でき、事務所の生産性向上につながります。特に行政書士業務は、必要なときに必要な部数をすぐに印刷する機会が多いため、この性能を重視すると実務での利便性が大きく高まります。

 

 

複合機（コピー機）のカウンター保守契約で失敗しないための3つの確認ポイント

複合機を導入する際、メンテナンスも依頼できるカウンター保守契約を選ぶ事務所は多いでしょう。ここでは、カウンター保守契約で失敗しないために確認しておきたい以下3つのポイントを紹介します。

• メーカー正規認定業者かどうかで信頼性が変わる
• コピー機・複合機保守業者の拠点が近いかをチェックする
• 故障予防の仕組みやサポート体制を確認する

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メーカー正規認定業者かどうかで信頼性が変わる

カウンター保守契約を締結する際は、契約先がメーカーの正規認定業者であるかを確認することが重要です。正規認定業者には、厳しい基準をクリアした技術者が在籍しており、修理やトラブル対応の体制も整っています。

 

一般的にはメーカーが保守対応を行いますが、中には販売業者自身がメンテナンスを担うケースもあります。販売業者が保守を行う場合でも、基本的にはメーカーが定める正規のメンテナンス資格を取得していなければならないため、サービス品質に極端な差が出ることはあまりありません。

 

注意すべきは、正規資格を持たない無資格のメンテナンス業者が関わる場合です。そのようなケースでは対応品質にばらつきが生じるおそれがあるため、契約前に「どの会社（あるいは誰）が保守を行うのか」「メーカー資格を取得しているか」を確認しておくことが重要です。

 

一度導入した複合機は、数年単位で使用するのが一般的であるため、契約期間中に修理やトラブル対応が必要になる場面は少なくないでしょう。万が一に備えて、信頼できる認定業者と契約するのが安全です。

 

コピー機・複合機保守業者の拠点が近いかをチェックする

行政書士事務所と、コピー機・複合機種保守業者の拠点との物理的な距離もチェックしておきましょう。大都市であれば近隣に複数の拠点を持つ業者もいますが、特に地方都市では拠点や技術者の数が限られます。

 

距離が遠いと、故障やトラブルの際に迅速な対応を受けられない可能性があります。契約前に業者の対応可能時間に加えて所在地を確認し、できるだけ近場の業者を選ぶと安心です。

 

故障予防の仕組みやサポート体制を確認する

かつてはトナー交換の際などに業者が頻繁に事務所を訪問し、複合機の状態をチェックしていましたが、現在では遠隔管理が主流です。コストを抑えられる遠隔管理はメンテナンス費用の低額化につながっている一方で、機械の故障予防をしにくくなってしまいました。

 

訪問点検の有無や修理対応体制を確認し、サポートの手厚い業者を選ぶことで複合機が故障で使えなくなるリスクを抑えられます。

 

行政書士事務所向け コピー機・複合機のおすすめ機種3選

行政書士事務所では、契約書や申請書類、顧客への案内資料など、多様な文書を扱います。正確さはもちろん、効率的に印刷・スキャン・コピーをこなせる複合機が欠かせません。ここでは、業務のデジタル化や生産性向上をサポートするおすすめの機種を3つご紹介します。

 

富士フイルム Apeos C2571 (Model-PFS)

高精細な出力を得意とし、文書のデジタル化やペーパーレス化にも対応できるバランスの取れたモデルです。月に1,000～2,000枚程度の印刷が目安で、日常業務に十分な処理能力を備えています。

 

また、対応できる用紙サイズの幅が広く、長尺用紙やクリアファイルへの印刷も可能。事務所内でパンフレットや案内資料といった販促ツールを内製できる点も大きな魅力です。

 

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キヤノン iR-ADV C3935F

高性能スキャン機能を備えた一台で、特に「防汚コートガラス」と「スジ補正」により、文字や線が多い行政書類も鮮明にデータ化できます。給紙容量は標準で250枚、さらにオプションを追加すれば最大2,120枚まで拡張可能。

 

A3やA4といった一般的な用紙だけでなく、A5・B5など複数サイズを同時にセットできるため、さまざまな文書フォーマットに柔軟に対応できます。大量印刷が必要な事務所でも効率よく運用できるのが特長です。

 

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キャノン imageFORCE C3150F

キヤノンの複合機ラインアップの中でも、高解像度印刷に対応するimageFORCEシリーズの一つ。5100シリーズに比べてコンパクトに設計されており、省スペースで設置できるのがポイントです。

 

拡張性では上位機種に劣るものの、印刷品質は同等レベルで、契約書や証明書など細部まで鮮明に出力できます。中小規模の行政書士事務所にとっては、場所を取らずに高品質な印刷・コピーを実現できる実用性の高いモデルといえるでしょう。

 

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行政書士の複合機（コピー機）リースに関するよくある質問

複合機の導入に際して、初期費用を抑え毎月のコストを管理しやすいリースを検討する行政書士は多いでしょう。ここでは、複合機リースについてよくある質問とその答えを3つ紹介しますので、参考にしてください。

 

行政書士事務所の開業時、複合機は購入とリースどちらがおすすめですか？

これから行政書士事務所を開業するのであれば、初期費用を抑えながら最新機種を導入できるリースがおすすめです。

 

ただし、複合機の使用頻度が少なく、月額費用が負担に感じる場合は、軌道に乗るまで市販のA4複合機を購入したりレンタルしたりする方法もあります。長期的なコストを比較して検討するとよいでしょう。

行政書士業務でA3対応の複合機は必須ですか？

文書サイズとしてはA4が一般的であるため、行政書士の専門分野によってはA3サイズに対応していない複合機でも業務に支障がないケースもあります。ただし、一部の申請書類でA3サイズが必要になるため、将来的な業務拡大やもしものときに備えてA3対応の複合機を導入すると安心です。

 

行政書士事務所に必要な複合機の機能はどれですか？

行政書士事務所に設置する複合機にはコピー、スキャン、FAX、ADF（自動原稿送り装置）の機能があると業務効率が大幅に向上します。

書類の管理にかかる時間を削減してより重要な仕事に集中したり、ペーパーレス化を進めてコスト削減したりできるのが高機能な複合機を導入するメリットです。FAXとADF機能は搭載されていない機種もあるため、導入前に確認が必要です。

 

まとめ

行政書士事務所で業務を円滑に進めるためには複合機が不可欠です。特にコピー・スキャン機能に加えてADF（自動原稿送り装置）やFAXがついていると業務効率化につながるでしょう。リースとカウンター保守契約を活用すれば初期費用を抑えながら高機能な機種を導入できるのに加えて、メンテナンスを専門業者に任せられるため安心して業務に集中できます。

 

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。複合機の導入を検討されている行政書士事務所様はぜひお気軽にご相談ください。

 

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