複合機（コピー機）の故障を防ぐ！日常のセルフメンテナンスと保守契約のポイント

複合機は日々の業務に欠かせない重要なオフィス機器です。しかし、正しいメンテナンスを怠ると突発的な故障を招いたり、業務効率を大きく低下させたりなどさまざまなリスクがあります。

 

本記事では、複合機（コピー機）の故障を防ぐための日常的なセルフメンテナンスと、安心して使い続けるための保守契約のポイントを、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。

 

複合機（コピー機）のメンテナンスが重要な理由

複合機のメンテナンスが重要な理由は主に以下の3点があります。

• 故障を未然に防ぎ、業務を安定させるため
• 印刷品質を維持するため
• 機器の寿命を伸ばし、トータルコストを削減するため

ここではそれぞれについて詳しく見ていきましょう。

 

故障を未然に防ぎ、業務を安定させるため

複合機は、印刷時に内部の部品が 高温で稼働しているため、時間の経過と共に摩耗や劣化が進行します。さらに、トナーや紙の粉塵がセンサー部分に付着すると、紙詰まりや印刷停止などのトラブルも起こりかねません。これらの小さな不具合を放置すると、やがて大きな故障へ発展し、修理に長時間を要する可能性があるため、注意が必要です。

 

定期的にメンテナンスを行えば、部品の異変を早期発見できる上、問題が発生する前に対処できるのです。その結果、業務の作業中断を防ぎ、安定したオフィス環境の実現につながります。

 

印刷品質を維持するため

複合機は精密機器であるため、内部が汚れているとスジやかすれ、色ムラなどの印刷不良が発生します。特に、トナー漏れやドラムの汚れは印字品質を大きく損ねる原因の一つです。日常的に排紙トレイやガラス面、給紙ローラーを清掃することで、トナーの付着を防ぎ、印刷の鮮明さを長期間保てます。

 

また、用紙の保管状態にも注意が必要です。用紙に湿気やホコリがついていると、紙詰まりの原因になるためです。基本的なセルフメンテナンスにより安定した印刷品質を維持しましょう。

 

機器の寿命を伸ばし、トータルコストを削減するため

複合機は高価な機器であるため、できるだけ長く安定して使用したいと考えている企業がほとんどです。長く安定して使用するには、適切なタイミングでの部品の交換や内部の清掃、調整などを行うことが重要となります。

 

反対に、メンテナンスを怠ると一部の部品の劣化が他の箇所へ悪影響を与え、結果として高額な修理費や買い替えコストが発生するリスクがあります。

 

日常的にできるセルフメンテナンス

複合機のトラブルを防ぐには、専門業者の点検だけでなく、日常的なセルフメンテナンスが欠かせません。毎日の手入れを続けることで、紙詰まりや印刷不良を防ぎ、機器を長持ちさせることができます。

 

ここでは、すぐに実践できるセルフメンテナンス方法を紹介します。

 

紙詰まりを防ぐセルフメンテナンス

紙詰まりは、複合機で最も起こりやすいトラブルの一つです。発生すると印刷作業が中断し、業務全体のスケジュールにも影響しかねません。

 

ここでは、紙詰まりを防ぐセルフメンテナンスを2つ紹介します。

 

関連記事：コピー機の紙詰まりの原因と直し方を解説

 

給紙トレーはガイドラインに沿って用紙を補充

給紙トレーに用紙を補充するときは、必ずトレーのガイドラインに沿ってまっすぐセットしましょう。斜めに入れると搬送時に紙が引っかかり、紙詰まりや印刷のずれを引き起こすためです。

 

また、用紙を補充する際は入れすぎないように注意し、種類やサイズを混在しないようにしましょう。一見するとシンプルですが、これだけでも紙送りの精度が安定します。

 

トレー内の異物やホコリを定期的に掃除

給紙トレーを定期的に開けて、紙片やホコリがないか確認しましょう。破れた紙やごみがトレー内にあるとセンサーの誤作動や給紙不良の原因になるため、こまめに確認して取り除いてください。

 

掃除する際は乾いた布で優しく拭く程度で十分です。ほんのひと手間で内紙詰まりや読み取りエラーの発生を防げます。

 

ガラス面のセルフメンテナンスで印字・スキャン品質を維持

紙詰まりと同様に大切なのが、ガラス面のセルフメンテナンスです。複合機のガラス面は、印字やスキャンの品質を左右する重要な部分です。指紋やホコリが付着すると、印刷結果にスジや影が出やすくなります。

 

ここでは、ガラス面のセルフメンテナンスを2つ紹介します。

 

原稿読み取り用ガラスの清掃方法

原稿を読み取るガラス面に指紋やホコリ、のり、修正液などが付着した場合、やわらかい布で乾拭きをして汚れを取り除きましょう。

 

その際、強くこすったり、溶剤を使ったりするとガラスを傷つけるおそれがあるため注意が必要です。印刷前後に確認し、必要に応じて拭き取る習慣をつけると常にきれいな印字を保てるでしょう。

 

防じんガラスのメンテナンス

防じんガラスとは、内部のセンサーを守るための重要な部品です。そのため、清掃棒を使用し、4カ所すべてをゆっくりと抜き差しして汚れを除去しましょう。

 

その際2～3回程度、奥まで丁寧に動かすのがポイントです。定期的に行うことで読み取り精度を維持し、スキャン時のスジやかすれを防げます。

 

 

専門業者によるメンテナンス

複合機を長く安定して使うためには、専門業者による定期メンテナンスが欠かせません。内部の部品や精密な機構は、個人での清掃や調整が難しく、専門的な知識と工具が必要です。ここでは、業者が実施する主な点検内容を紹介します。

 

内部部品の摩耗チェックと調整・交換

複合機には、トナー定着ユニットやローラーなど、印刷枚数に応じて寿命が決まっている消耗部品が数多くあります。これらの部品は、目に見えない摩耗や劣化が進行すると、印刷ムラや紙詰まりを引き起こす原因となるため注意が必要です。

 

専門業者は、定期点検時に各部品の状態を調査し、摩耗の度合いや使用環境を確認した上で、必要に応じて交換や調整を行います。また、純正部品を使用することで性能を維持し、トラブルの再発を防止します。

 

機械内部のクリーニング

複合機内部には、日常のセルフメンテナンスでは手の届かない部分が多くあります。仮に、トナーや紙粉が内部にたまるとセンサーの誤作動や印刷不良、異音などを引き起こしかねません。

 

専門業者による内部クリーニングでは、分解や専用工具を用いて、トナー排出路や搬送ローラーの細部まで徹底的に清掃します。内部の汚れを除去することで、部品の摩耗を抑え、トラブルの発生を防げるでしょう。

 

業者による複合機（コピー機）の修理・メンテナンスを依頼する手順

複合機にトラブルが発生した場合、決して焦ってはいけません。手順通りに進めると、業務への支障を最小限に抑えられるでしょう。ここでは、修理・メンテナンス依頼の基本的な流れを紹介します。

 

①.保守契約の内容をチェックする

まずは、保守契約の内容を確認しましょう。複合機の保守契約とは、定期点検や消耗品交換、故障時の修理対応などを含むメンテナンスサービスを保証する契約のことです。

 

主な保守契約の種類は「カウンター保守」「スポット保守」「キット保守」の3つです。契約内容を把握しておけば、修理依頼がスムーズに進むでしょう。

 

②.導入業者 やメーカー に連絡する

保守契約を結んでいる場合、複合機の本体や付属マニュアルに記載されているサポート窓口へ連絡しましょう。多くのメーカーや保守会社では、専用のコールセンターを設けています。

 

そのため、トラブル内容やエラーメッセージを伝えると、担当者が対応方法を案内してくれます。連絡時には、機種名やシリアル番号、発生している症状を正確に伝えるのがポイントです。

 

③.業者による訪問・修理実施

修理依頼後は業者が現地に訪問し、複合機の点検と修理を行います。専門スタッフが内部の状態を確認し、必要に応じて部品の交換や調整を実施します。

 

故障の原因によっては即日対応が可能な場合もありますが、部品の在庫状況によっては数日かかるケースもあるため、スケジュールには余裕を持たせておきましょう。

 

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保守契約の基本的な種類

複合機を長く安心して使用するためには、定期的な点検やトラブル発生時の対応を含む保守契約を結ぶことが大切です。それぞれの契約内容を理解して、自社の利用状況に合った契約を選びましょう。

 

ここでは、保守契約の基本的な種類について解説します。

 

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カウンター保守：印刷枚数に応じた料金体系

カウンター保守契約とは、コピー機の保守契約の約8割で採用されている一般的な方式のことです。印刷枚数に応じて料金が発生する仕組みで、毎月の基本料金に加えてコピー単価を加算して支払います。

 

キット保守と比較した場合の利点として、印刷枚数換算で費用が発生するため、いくらトナーを使用しても1枚あたりの単価が変わらない点が挙げられます。

 

例えば、A4用紙いっぱいの写真を印刷しても、キット保守ではトナーの消耗によりすぐ交換・買い替えが必要になる場合がありますが、カウンター保守であればトナーを何度交換しても費用は変わりません。大量印刷やトナー消費の多い運用でもコストが安定するため、管理がしやすい契約方式といえます。

 

スポット保守：必要なときだけ修理

スポット保守とは、故障やトラブルが発生したときにのみ修理を依頼する方式のことです。契約不要で普段の維持費を抑えられる反面、修理が必要になった際には部品交換や出張費などが高額になる可能性があることを覚えておきましょう。

 

キット保守：トナー使用期間中の保守込み

キット保守契約とは、専用トナーキットの購入によって、トナー使用期間中の保守点検や修理対応が含まれる仕組みのことです。

 

プリンター運用に関わる手間やトラブル対応の管理が簡単であるため、中小企業や個人事業主など、コストを抑えつつ安心して運用したい方に人気です。

 

ただし、トナー1本あたりの価格は高めであるため、初期費用がかかる点には注意が必要です。その分、一度購入すればトナーがなくなるまで保守サービスを受けられるメリットがあります。

 

逆に、トナーがなくなるたびに買い替える必要があるため、印刷枚数が少ない場合にしか効率よく活用できません。また、トナーを長期間保管すると劣化することがあるため、印刷枚数が極端に少ない場合には費用面で損をしてしまう可能性もあります。

 

複合機（コピー機）のメンテナンスならサポート満足度No.1の「事務機器ねっと」にお任せ！

複合機のトラブルを未然に防ぎ、安定して運用するには、日常のセルフメンテナンスと専門業者による定期点検の両方を実施しましょう。なぜなら、紙詰まりや印字不良、内部部品の摩耗など、個人では対応しにくい 問題も多いためです。専門知識を持つ業者なら 難しい点検や清掃も可能です。

 

複合機（コピー機）のメンテナンスは、複合機・コピー機の専門店である「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）にお任せください。価格満足度、導入後のサポート満足度共に No.1を誇っています。複合機（コピー機）でお困りのことがあればお気軽にご相談ください。

 

複合機（コピー機）のメンテナンスに関するよくある質問

複合機を安心して使用するためには、保守契約やセルフメンテナンスの内容をしっかり理解しておきましょう。ここでは、複合機（コピー機）のメンテナンスに関するよくある質問とその回答を紹介します。

 

保守契約に加入しない場合、修理やメンテナンスはどうなるの？

保守契約に未加入の場合、故障やトラブルが発生した際は、スポット対応として都度修理費用を支払わなくてはなりません。部品交換や出張費も自己負担となるため、確実に割高になります。頻繁にトラブルが発生する場合は経済的負担がより大きくなります。

 

カウンター保守とキット保守、どちらが自社に適していますか？

一般的な オフィスでは、印刷枚数に応じて月額費用が変動するカウンター保守の方がコスト効率が高くなります 。また大量印刷を行うオフィスでは間違いなくカウンター保守が適しています。一方、モノクロ印刷中心で使用頻度がごく少ない小規模オフィスでは、トナー使用期間中に保守が含まれるキット保守が向いています。自社の印刷量や機器利用頻度を踏まえて契約を選びましょう。

 

複合機のトラブル時、業者の訪問まではどのくらい時間がかかりますか？

保守契約を結んでいる場合、訪問までの時間はエリアや契約内容によって異なりますが、ほとんどの業者は1〜2営業日以内に訪問してくれるでしょう。ただし、スポット保守の場合、依頼から訪問までに数日かかることもあるため注意が必要です。

 

まとめ

複合機の安定稼働には、日常のセルフメンテナンスと保守契約の活用が欠かせません。保守契約の種類やトラブル時の対応を理解し、自社の利用状況に合った方法で管理することで、印刷品質を維持しつつ長期的なコストを抑えましょう。

 

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。複合機の選定・導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

 

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