【重要】複合機（コピー機）のコスト削減のコツを紹介！どんな項目にコストがかかる？

業務の効率アップのために、多くのオフィスにとって複合機やコピー機は不可欠ですが、導入費用やランニングコストをはじめとして多くの費用も必要です。気がつかないうちに小さな費用が積み重なり、結果として大きな負担になっているケースも少なくありません。

限られた予算の中で可能な限り業務を効率化したいと考えている企業にとって、コストを正確に把握し、適切な削減方法を知ることは重要です。本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、コストに関わる項目と削減の考え方について詳しく解説します。

複合機（コピー機）のコスト項目

オフィスに複合機を導入する際に必要になるコストは、主に以下があります。

• 本体購入費・リース費用
• 印刷枚数に応じたカウンター料金
• トナー・インクなどの消耗品代
• 印刷用紙代
• 電気代
• 保守・メンテナンス費用

これらの支出は目立たないため、気付かないうちに大きな負担となる場合も少なくありません。ここでは、代表的なコスト項目を整理し、後の改善策へとつながるように解説します。

本体購入費・リース費用

複合機の導入方法として、大きく分けて「購入」と「リース」があります。購入するには多くの場合で一括払いで支払います。一方で、リースすれば初期費用を抑えられる反面、契約が長期間にわたるため、支払い総額は高くなるでしょう。

また、購入する場合でもリースの場合でも、高性能な機種は金額も高くなるため注意が必要です。資金計画や利用年数も考慮して、購入とリースのどちらが自社にマッチしているかを判断することが欠かせません。

関連記事：複合機の購入とリースの違いを比較！価格相場やメリット・デメリットも解説

印刷枚数に応じたカウンター料金

複合機を導入する際には、本体のリース契約とカウンター保守契約を分けて考えることが重要です。リース契約はあくまで本体を借りる契約であり、実際の運用にかかる維持費やメンテナンスはカウンター保守契約によってカバーされます。

カウンター保守契約は、印刷1枚ごとに費用（カウンター料金）が加算され、月ごとの総印刷枚数に応じて請求額が決まる仕組みです。さらに契約内容によっては、修理・メンテナンスやトナーなどの消耗品費用もこのカウンター料金に含まれる場合があります。

料金は、モノクロよりも2色印刷が高く、フルカラーが最も高額になるのが一般的です。そのため、印刷の使い分け方によってトータルコストが大きく変わる点に注意が必要です。また、多くの契約には「最低保証枚数」が設定されており、実際の印刷枚数が少なくても一定額が請求されるケースもあります。

関連記事：【担当者必見！】複合機のカウンター料金とは？目安金額やメリットなど解説

トナー・インクなどの消耗品代

トナーは粉末状、インクは液状の色材であり、コピー機・複合機での印刷を重ねるごとに消費されていきます。これらは消費されて一定量を下回ると交換が必要になり、その際に消耗品代として費用がかかることを押さえておきましょう。

印刷する枚数が増えるほど、トナー・インクの交換頻度が高くなるため、印刷が多い部署や印刷に濃度の高い設定を用いる業務などでは、この消耗品代が多くかかります。設定を最適化し、無駄な印刷を減らすことで費用を安くすることは可能です。

印刷用紙代

印刷する際には、トナー・インクだけでなく、印刷するための用紙も必要です。リース契約やレンタルの複合機を使う場合でも、用紙代は基本的に利用者が負担するため注意しましょう。大量に印刷する場合は、年間で相当な出費につながるため、軽視せず管理することが重要です。

また、大きなサイズや高品質な用紙を使う場合は、カウンター料金も高くなる可能性があるため、事前にカウンター契約の内容や料金体系を確認する必要があります。

電気代

複合機は印刷作業中に電力を消費するのはもちろん、電源を入れたまま待機している間も一定の電力を消費し続けます。そのため、複合機を長時間稼働させたままのオフィスや、夜間も電源を切らない運用では、意外なほど大きな電気代が積み重なっていくでしょう。

機種によって省エネ性能には大きな差があり、節電モードによって待機電力を大幅に節減できるモデルもあります。導入する際にランニングコストまで意識することにより、長期的な経費削減を実現することが大切です。

保守・メンテナンス費用

複合機が故障しないよう安定して使い続けるためには、修理や定期的な点検といったメンテナンスが欠かせません。リース契約の場合は、別途保守契約を結ぶ必要があります。一般的なカウンター保守契約では、印刷枚数に応じたカウンター料金が発生し、契約内容に応じて出張・修理作業・定期点検、部品交換費用、トナーなどの消耗品が保証されます。

複合機本体を購入した場合は、修理や部品交換のたびに新たな費用が発生するでしょう。そのため、別途で保守契約を結ぶことも可能ですが、その分は追加で料金を払わなければなりません。予期せぬ故障で業務に支障をきたさないよう、適切な契約を検討することが重要です。

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複合機（コピー機）のコスト削減のコツ

複合機は印刷やデータの送信など、日常業務を大幅に効率化してくれますが、使い方次第では思いがけずコストがかかってしまうことがあります。しかし、日常的なちょっとした工夫により、経費を大幅に抑えることも可能です。

ここでは、節約機能の活用や印刷方法の見直しなど、オフィスの日常で無理なく取り入れられるコスト削減の方法やコスト管理について解説します。

本体の節約機能を活用する

現在多くの複合機には「エコモード」や「節約モード」と呼ばれる機能が搭載されています。これらの機能を用いることにより、通常印刷と比べてインクやトナーの使用量を1〜3割減らせるため活用しましょう。

社内資料や草案のように、仕上がりの美しさをそれほど求めない文書に適しており、日常的に利用すれば長期的なコストカットに直結するでしょう。ただし、色が薄くなったり、小さな文字が見にくくなる場合もあるため、用途を見極めて設定を切り替えることが重要です。

用途に応じてモノクロ・カラー印刷を使い分ける

カラー印刷は、グラフや図表を見やすくしたり、商品カタログやポスターを魅力的に仕上げたり、多くの場面でその効果を発揮します。

一方で、モノクロ印刷に比べてトナー消費量が多く、印刷1枚あたりのコストが6〜15円と比較的高額です。重要な資料や外部向けの書類だけをカラー印刷にし、社内報告や確認用の文書などはモノクロ印刷に統一するなど、社内でルールを設けると節約効果があります。

デフォルト設定をモノクロにしておくことも大切です。

ミスプリントをしないようにする

印刷前にプレビューを確認する習慣をつけるだけでも、無駄なミスプリントを大幅に減らすことが可能です。ページ設定や余白、不要なページを事前にチェックすることにより、ミスプリントによる用紙やトナー・インクの浪費を防げるでしょう。

最近の複合機には、操作パネル上でプレビューできるモデルや、ミスプリントを感知して自動で停止する機能を備えた機種もあります。複合機本体のミスプリント防止機能を活用しつつ、日常的に設定を見直す習慣を持つことが重要です。

印刷品質を可能な範囲で下げる

社内向けに配布する資料や一時的な確認にのみ使用する文書の場合、必ずしも最高画質は必要ありません。ドラフト（下書き）モードなど、印刷品質を落とす代わりにトナーやインクの消費量を抑えながら高速印刷できる設定を活用すると良いでしょう。

可能な範囲で印刷品質を下げれば、場合によっては通常の半分ほどの消費量で印刷できます。画質は多少落ちますが、最低限の読みやすさが保たれれば業務目的には十分です。

両面印刷で利用枚数を減らす

印刷コストの中でも、用紙代は無視できない項目です。しかし、両面印刷を活用すれば、同じだけの情報量を半分の枚数で収められるため、用紙の購入費用を単純に半減できます。

特に、社内用の資料や短期間で廃棄される印刷物に最適です。さらに、集約印刷機能と組み合わせれば、用紙とトナー両方を削減できます。

FAXは内容確認後に印刷する

受信したFAXの中には、広告や不要な書類が含まれていることも少なくありません。確認せずにこれらを出力することで、用紙やトナー・インクの無駄使いにつながってしまうため注意が必要です。

近年の複合機には、受信したFAXの内容をパネル上で確認できる機能が搭載されており、不要なものはその場で削除できます。業務に必要な部分だけ印刷することを徹底すれば、効果的なコスト削減につながるでしょう。

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複合機（コピー機）のコストに関するよくある質問

複合機のコスト削減を検討する際、本当に効果があるのか、具体的な方法はどうするのかなど、さまざまな疑問を感じるのではないでしょうか。

ここでは、利用者から寄せられやすい質問を整理し、印刷の工夫によってコストを削減する方法について解説します。

トナーやインクの交換頻度を減らす方法はありますか？

トナーやインクは、複合機を使用すれば必ず減るため、完全に交換を避ける方法はありません。しかし、エコモードや節約モードを活用することで、通常よりも少ない消費量に抑え、交換サイクルを延ばすことは可能です。さらに、ドラフト印刷や低解像度設定を利用すると、文字や図表の再現性を保ちつつインクの消費を抑えられます。

両面印刷やモノクロ印刷に切り替えるだけで、どの程度コストを削減できますか？

両面印刷を活用すれば、用紙の使用量を単純計算で半分に減らすことが可能です。特に、会議用資料や短期利用がメインの書類では、コスト削減に大きな効果を発揮するでしょう。

また、カラー印刷はモノクロよりもコストが高いため、社内用や確認用の資料はモノクロに統一するだけでも、印刷費用を大幅に抑えられます。

FAXや印刷前のプレビューを活用することで本当に無駄を減らせますか？

受信したFAXをすべて印刷していると、広告や不要な文書まで出力されてしまうため、無駄な用紙やトナーを消費することになります。そのため、FAXは出力前にプレビューで内容確認を徹底しましょう。

最近の複合機では、受信した内容を操作パネルで確認し、必要なものだけ印刷できる機能が備わっています。この仕組みを活用することで、無駄を確実に減らせるでしょう。

まとめ

複合機やコピー機の運用にかかるコストは、本体価格以外に印刷枚数や消耗品、電気代やメンテナンス費用など多岐にわたります。コストを抑えるためには印刷の工夫や機能の活用といった日常的な取り組みが効果的です。小さな工夫の積み重ねにより、年間を通じた節約につながるでしょう。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。複合機の選定・導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

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