オフィスに欠かせない複合機・コピー機は、導入時の費用だけではなく、使い続けるのにランニングコストが発生します。特に印刷枚数が多い企業は、トナー代やカウンター料金などの毎月のランニングコストが大きくなりがちです。

さらに複合機・コピー機本体をリース契約をした場合は、その月額リース料金もランニングコストとして捉えることになります。そこに本体を購入する」か、リースで月額にするかという「固定費の違い」も関わるため、総額でどちらが得なのか判断しづらくなり、選択に迷う方が多いのです。 またリースにしても契約内容によって、月額コストは大きく異なります。

そこで本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社社庚伸）のノウハウをもとに、複合機・コピー機にかかる費用の仕組みと抑えるためのポイントをわかりやすく解説していきます。

複合機・コピー機にかかるランニングコストとは？

複合機・コピー機のランニングコストとは、導入後の運用にかかる継続的な費用のことで、主に以下の4つの要素で構成されます。

• 本体費用（リース料金/購入費用）
• 保守料金（メンテナンス・トナー補充など）
• 消耗品コスト（トナー・ドラム・用紙など）
• 電気代

それぞれの内容を理解し、自社に適した運用方法や契約を選ぶことで、長期的にコストパフォーマンスを高められます。

本体費用（リース料金 / 購入費用）

複合機・コピー機の本体費用がランニングコストに含まれるかどうかは、複合機・コピー機をリース契約するか、購入するかで変わります。

リース契約の場合、機種や搭載機能によって異なるものの、一般的には月額4,000円～25,000円程度のリース代がランニングコストに計上されます。リース費用は初期費用を抑えられる反面、長期的にリースしていると購入するより割高になってしまうこともあるでしょう。

購入の場合、初期費用は高額であるもののリース料がかからないため、長期間使用する場合はコストパフォーマンスが高くなります。リース契約の場合は、毎月料金がかかるためランニングコストに計上されるものの、一括購入ならランニングコストに本体費用はかかりません。

リース契約にしても購入にしても機種や搭載機能で価格は異なるため、機能や印刷速度、カラー対応かどうかなど、自社の用途に応じた機種選定がポイントです。

保守料金（メンテナンス・トナー補充など）

複合機・コピー機をリースする場合はもちろん、本体を購入した場合でも、保守メンテナンスやトナー交換などを含む「保守契約」を結ぶのが一般的です。保守契約のプランには、「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3種類があります。

カウンター保守は、印刷枚数に応じて発生する、最も一般的な保守料金形態です。モノクロで1枚2～3円、カラーで1枚15～25円が相場で、トナー代・部品交換・メンテナンス費用も含まれます。

キット保守契約（コピーキット保守契約）とは、本体リースとは別にトナー（コピーキット）を購入することで、保守対応がセットになる保守形態です。

トナー料金の中にメンテナンス費用が含まれており、トナーキットを購入するたびに、修理対応や点検などの保守サービスが実施されます。メンテナンス会社から購入したトナーを使用している期間は契約が継続し、トナーを追加購入することで契約が更新される仕組みです。

スポット保守は、必要な時だけ実費で対応を依頼する方式です。定期的な保守契約は結ばずに、故障などのトラブル発生時のみ費用を支払います。

使用頻度の高い環境ならカウンター保守またはキット保守、印刷頻度・使用回数の少ない環境ならスポット保守が向いています。最適な保守契約プランを選択することで、ランニングコストに無駄が生じません。

関連記事：複合機（コピー機）の保守契約とは？種類ごとのメリット・デメリットや選び方を解説

消耗品コスト（トナー・ドラム・用紙など）

保守契約を結ばない場合や保守契約に含まれない場合は、用紙やトナー、ドラムなどの費用が必要です。

用紙代は、写真プリント専用紙などを使用するのでなければ、どのような機種でもコストに違いはありません。ただし、レーザープリンターの純正トナーは1本10,000円以上、インクジェットプリンターのトナーなら1本1,000円～10,000円程度であり、複合機・コピー機はトナー交換に大きなコストがかかります。

コストをできるだけ抑えたい場合は、少量印刷が中心であることを前提に、インクジェット複合機が向いています。インクジェットは初期費用が低く、少ない印刷枚数であればランニングコストも比較的安く済むためです。

一方で、月間の印刷枚数が多い場合や高速印刷が必要な場合は、レーザー複合機が適しています。レーザーは本体価格こそ高めですが、1枚あたりの印刷単価を抑えやすく、大量印刷ではインクジェットよりもトータルコストが低くなるケースが一般的です。

ドラムも重要な消耗品です。数万枚印刷するごとに交換が必要で、純正のドラムユニットは1本あたり8,000円～25,000円程度が一般的な相場です。

電気代

電気代は、機能が同程度のものなら、どのような機種でも大きな違いはありません。TEC値（OA機器が1週間でどれだけ電気を消費するか示す国際的な指標）を約2kWhとすると、月額約235円・年額2,820円程度です。旧機種はTEC値約8kWh・年間約8,800円かかっていたことを考えると、省エネ性能が向上している新しい機種の方がコストの削減につながるといえます。導入時には、「TEC値」にも着目してみましょう。

導入方法によるランニングコストの計算方法・考え方

複合機・コピー機の導入方法には、「購入」と「リース契約」があり、どちらを選ぶかで月々の支出はもちろん、保守契約の形態や税制面の扱いも変わります。

• 複合機・コピー機を購入した場合
• 複合機・コピー機をリース契約した場合

上記の違いについて導入前に理解しておくことで、トータルコストを最適化できます。

両者のランニングコストを比較した表は以下のとおりです。

項目	購入	リース契約
初期費用	本体購入費用 （全額または分割払い）	初期費用なし、月額リース料に含む
月額コスト	保守料金＋電気代	月額リース料＋保守料金＋電気代
消耗品費	保守契約に含まれる場合は不要。契約なしは自己負担	保守契約に含まれるため基本不要
メンテナンス・修理	保守契約で対応。契約なしは自己対応	保守契約に含まれる
税制	資産計上による固定資産税・減価償却可能	経費計上可能、固定資産税不要
契約期間	制限なし	5年（60回払い）が一般的

 

複合機・コピー機を購入した場合

購入の場合、ランニングコストとして必要なのは「 保守料金」と「電気代」です。購入した場合も、メーカーや販売店と保守契約を結び、定期的なメンテナンスや消耗品の補充、故障時の修理対応などを依頼するケースがほとんどです。この料金に消耗品や修理が含まれる場合、それらの追加費用は発生しません。

保守契約を結ばなければ、 保守料金の支払いは発生しないものの、全ての消耗品費用が必要なのはもちろん、メンテナンスや故障時の対応などを仕事の傍ら行わなければなりません。

購入の場合、複合機・コピー機は資産の扱いになるため、固定資産税が課税され、年に数万円の支払いが発生する可能性があります。ただし、減価償却によって節税効果も見込めます。

複合機・コピー機をリース契約した場合

リース契約の場合、「月額リース料」「 保守料金」「電気代」の合計がランニングコストです。月額リース料は、「本体価格×リース料率」で算出されて、契約期間は5年間（60回払い）が一般的です。なお、リース契約とは別に保守契約を結ぶ必要がある点にも注意しましょう。

月額リース料や 保守料金は、たとえ同じ機種でもリース業者によって、設定料金は大きく異なります。消耗品は 保守料金に含まれるため、一般的に必要ありません。

関連記事：複合機のリース料率はどれくらい？相場と計算方法をチェック

複合機・コピー機のランニングコストを抑えるポイント

複合機・コピー機のランニングコストは、日々の小さな工夫で大きく削減できます。ここでは、具体的な5つのコスト削減ポイントを紹介します。

• カラーとモノクロを使い分ける
• 複合機・コピー機の機能を活用する
• 不要な印刷を防ぐルールを整える
• 印刷品質を調整する
• リースプラン・保守契約を見直す

これらを実践すれば、無理なく経費を減らせて、結果としてオフィス全体の生産性向上にもつながります。

カラーとモノクロを使い分ける

カラー印刷は、トナーを多く消費するため、モノクロ印刷の約10倍のコストがかかります。たとえば、社内資料・内部文書はモノクロ印刷に統一して、必要な書類・チラシ・ポスターなどのみカラーを使用すれば、大幅なコスト削減が可能です。

社内で、モノクロ印刷・カラー印刷の基準を統一したルールを周知するといいでしょう。デフォルトの設定をモノクロ印刷にしておき、必要な場合のみカラー印刷を使用するなどの運用もおすすめです。

複合機の機能を活用する

複合機には、「エコモード」や「節約モード」が搭載されている機種があります。活用することでインクやトナーの消費を10％～30％程度削減可能です。ただ、発色や彩度が落ちるというデメリットもあるため注意が必要です。賢く使いこなせばコスト削減につなげましょう。

関連記事：【電気代削減】複合機の省エネ対策｜消費電力の基礎と効果的な節電方法を解説

不要な印刷を防ぐルールを整える

とくにカラー印刷はコストがかかるため、なるべく印刷ミスを減らしたいものです。「プレビュー」機能を使って、印刷前に余白・不要ページを確認することで、ミスプリントや無駄なプリントが減らせます。

操作パネルでレイアウトを事前に確認できる機種だと、確認しやすくてよいでしょう。ミスプリントを検知して印刷を停止するモデルもあります。

また、ペーパーレスで送信できるFAXの活用や、必要なFAXのみプリントアウトする機能の使用、社内用資料は両面印刷するなどといった社内ルールを整備し、周知するようにしましょう。

印刷品質を調整する

社内配布用の資料は、両面印刷にしたり、印刷品質を下げたモードを選択したりして、インク・トナー、用紙の節約をするのもおすすめです。解像度を下げるモードなら通常モードの約半分のインクで印刷できる機種もあります。

ただし、そのせいで読みにくい、外部に提出できないようでは本末転倒です。読みやすさを保ちつつ、ランニングコストは節約できるバランスの取れたモード設定をデフォルトにしておき、必要に応じて高画質印刷を選択するようにしましょう。

リース契約 ・保守契約を見直す

リース料金やカウンター保守料金が、自社の印刷実態と照らし合わせて適正かどうかを定期的に確認し、必要に応じて契約内容 変更をすると、無駄なコストが削減できます。

ただし、契約期間中に途中変更はできません。そのため、もし現在の料金が自社の印刷量や利用状況に合っていないと感じる場合は、次に新しい機種へ入れ替えるタイミングで、リース契約・保守契約を見直す形になります。

業者ごとにさまざまな料金体系 が設けられているものの、大部分を占めるのがカウンター保守料金です。使用料に見合わないプランではないか、定期的にチェックするのがおすすめです。

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複合機・コピー機のランニングコストに関するよくある質問

複合機・コピー機の導入に関して、さまざまな疑問が多く寄せられます。ここでは、導入前に知っておきたい以下の代表的な質問をピックアップし、わかりやすく解説します。

導入前にこれらの疑問を解消しておけば、契約後のトラブルや思わぬコスト増を防げます。

ランニングコストには具体的に何が含まれますか？

複合機・コピー機のランニングコストには、以下の費用が含まれます。

・リース費用：月額で発生する本体のリース料
・保守料金：印刷枚数や契約内容に応じたメンテナンス費用
・消耗品費：保守契約に含まれないトナー・インク・ドラム・用紙などの購入費用
・電気代：複合機・コピー機の稼働に必要な電気料金

複合機・コピー機のランニングコストはどれくらいが相場ですか？

一般的な目安は次の通りです。

・リース契約料金：月額4,000円～20,000円程度
・保守料金：モノクロ印刷1枚当たり2円～、カラー印刷1枚当たり15円～
・消耗品・電気代：印刷量や機種に応じて加算

契約方法や印刷量で変動するため、使用状況に合わせたプラン選びが大切です。

複合機・コピー機はリースと購入、どちらが安いですか？

リースと購入、どちらが安いかは一概にいえません。複合機のリース契約は一般的に5年契約で設定されており、初期費用を抑えつつ、月額の支払いで導入しやすい点が特徴です。短期利用向けというよりは、「初期費用をかけずに5年前後で機種入れ替えを行いたい企業」に適した導入方法といえます。

一方で、複合機の法定耐用年数は5年と定められているものの、実際にはそれ以上の期間使い続ける企業も少なくありません。このように、5年以上使用する前提でランニングコストを抑えたい場合は、購入の方が長期的にコストを抑えられるケースがあります。

印刷枚数が多い場合に適した複合機・コピー機は？

印刷枚数が多い場合は、レーザー方式の複合機が適しています。インクジェット複合機は初期費用が低く導入しやすいものの、印刷枚数が増えると1枚あたりの単価が上がりやすい傾向があります。

一方、レーザー複合機は本体価格こそ高めですが、大量印刷でも1枚あたりのコストが抑えやすく、高速印刷にも強いため、印刷量が多い環境に向いています。

保守契約で見落としがちなポイントは何ですか？

保守契約では、内容を正しく理解せずに締結すると、後から思わぬコスト増につながる場合があります。特に次の点は契約前にしっかり確認しておきましょう。

・トナーやドラム代、修理費用が含まれているか
・カウンター料金（印刷1枚当たりの単価）の設定が適切か
・契約内容が社内の印刷量に合っているか

なお、保守契約の内容は契約期間中に顧客側の都合で変更できません。見直しが可能なのは、新しい複合機に入れ替えるタイミングで、販売店・メーカーが提示する契約内容を比較・検討する場合に限られます。

そのため、導入前の段階で複数社の保守契約を比較したり、自社の印刷量に合った契約内容かを確認したりすることが、無駄なコストを防ぐうえで重要なポイントです。

まとめ

複合機・コピー機のランニングコストは、本体費用・保守料金・消耗品費・電気代の4つがメインです。とくにリース契約では、保守契約内容や印刷枚数で、日々の負担額は大きく変動します。社内での印刷ルールの整備やプランの見直しを定期的に行えば、長期的に大きなコスト削減につながるでしょう。

自社に最適な複合機・コピー機を選ぶには、使用状況を正確に把握し、無理のない運用プランを立てることが重要です。本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。ぜひ「事務機器ねっと」へお気軽にご相談ください。

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