会計事務所・税理士法人の複合機選び｜電子帳簿保存法対応・スキャン品質の選定基準

「税理士法人で複合機を入れ替えたいが、電子帳簿保存法に対応したスキャン機能をどう選べばいいかわからない」
「会計事務所の申告期に印刷が集中して機械が止まる。次回はもっと余裕のある機種にしたい」
「決算書・申告書類のPDF保存・電子保存を、複合機とクラウドでどう運用すればいいか整理したい」

――こうした悩みをお持ちの会計事務所・税理士法人の先生方は多いのではないでしょうか。会計業界の複合機選びは、一般的なオフィスとは違い、電子帳簿保存法（電帳法）への対応・申告期の大量印刷・領収書や帳票の大量スキャンといった、業務固有の要件が機種選定を左右します。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、会計事務所・税理士法人が複合機に求める要件・電子帳簿保存法と複合機スキャン機能の対応チェックリスト・大量印刷に対応する機種クラス・申告シーズンのコスト抑制策・業種別シナリオまでをまとめて解説します。

結論から言うと、税理士法人・会計事務所の複合機には、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応した200dpi以上（実務上は300dpi以上推奨）のスキャン機能と、申告期に集中する月間3,000枚を超える大量印刷に耐えるA3対応カラーの中位機〜高速機が標準要件となります。 機種選定は「電帳法対応のスキャン要件」「ピーク期の印刷量」「保守体制と代替機」の3軸で考えると判断が安定します。

用語の整理：複合機リースの相談先と契約構造

機種選定の話に入る前に、複合機リースの取引構造を簡単に整理します。

複合機リースは、販売業者（販売店）・リース会社・ユーザー（会計事務所）の３者で１つの契約が成り立っています。販売業者が機種選定・見積り・設置・メンテナンスを担い、リース会社が複合機を所有して月額リース料金を請求します。日々のやり取りの相手は普段は販売業者ですが、月額リース料金の契約相手はリース会社です。

販売業者はメーカー直販と独立系マルチベンダー販売店の２種類に分かれます。会計事務所のように「電帳法対応」「申告期の負荷」「大量スキャン」など要件が複雑になるケースでは、複数メーカーを横断比較できる独立系マルチベンダー販売店に相談するのが現実的です。

契約構造の詳細は複合機リース業者の選び方｜メーカー直販と独立系マルチベンダーの違いを徹底比較で整理しています。本記事は会計事務所・税理士法人の機種選定にフォーカスして進めます。

会計事務所・税理士法人が複合機に求める５つの要件

会計業界の複合機要件は、印刷・スキャン・FAXの基本機能に加えて、電帳法・大量処理・セキュリティの観点が加わります。最初に押さえるべき5要件を整理します。

電子帳簿保存法対応のスキャン機能

領収書・契約書・請求書・取引証憑をスキャンしてPDF保存する場面は会計業務の中核です。電帳法のスキャナ保存制度に準拠するため、解像度・カラー階調・タイムスタンプ・検索性の4要件をクリアする必要があります。

• 必須：200dpi以上のスキャン解像度（実務上は300dpi以上推奨）
• 必須：カラー256階調以上
• 推奨：タイムスタンプ付与（複合機本体or連携サービスで対応）
• 推奨：検索性を確保できるファイル名規則・フォルダ構造

申告期の大量印刷に耐える処理速度

法人決算（申告期）・確定申告期・年末調整期には印刷量が一時的に倍増します。月間1,500〜2,000枚で運用している事務所が、ピーク月には3,000〜5,000枚に膨らむのは珍しくありません。普段の量で機種を選ぶとピーク時に詰まるため、年間最大値で機種クラスを判断するのが現実的です。

• 必須：A3対応カラー・両面印刷（申告書・決算書のA3対応）
• 必須：毎分30枚以上（中位機）／月間印刷量3,000枚を超える事務所は40〜60枚/分の高速機を検討
• 推奨：大容量給紙（用紙補充の手間を減らす）

領収書・帳票の大量スキャン処理

月次決算・記帳代行では、顧問先からの領収書・伝票・通帳コピーを大量にスキャンする業務があります。両面同時スキャン（DADF：両面自動原稿送り装置）が必須レベルで効いてきます。

• 必須：両面同時スキャン（DADF）対応
• 推奨：100枚以上の連続スキャン対応
• 推奨：白紙ページ自動スキップ・ファイル分割機能

クラウドストレージ連携

スキャンしたPDFを直接Google Drive・OneDrive・Dropbox・Box等に保存できると、紙とデジタルのワークフローが一本化できます。会計ソフト（freee／マネーフォワード／弥生／TKC）と連携する文書管理サービスとも親和性が高くなります。

• 推奨：主要クラウドストレージへの直接保存
• 推奨：保存先フォルダの動的指定（顧問先別フォルダへの自動振り分け）

なお、クラウド連携機能の設定サポートは、通常のメンテナンス契約（紙詰まり対応・トナー交換・部品交換・故障対応など）と別契約・別料金になっているケースが多くあります。導入時に「メンテナンスに含まれている」と思い込まないよう、見積り段階で必ず分けて確認してください。

情報セキュリティの担保

会計事務所が扱う情報は、顧問先の財務情報・申告内容・個人情報など極めて機微なものです。複合機本体にも以下のセキュリティ機能が求められます。

• 必須：印刷時のユーザー認証（IDカード／パスワード／ID入力）
• 必須：ハードディスク暗号化／データ消去機能
• 推奨：印刷ジョブのログ管理・監査機能

セキュリティの観点は複合機からの情報漏えいにご注意！今すぐセキュリティ設定を要チェックでも詳しく解説しています。

電子帳簿保存法と複合機スキャン機能の対応チェックリスト

会計業界で最も気になるのが電子帳簿保存法（電帳法）への対応です。複合機のスキャン機能で電帳法に対応する場合、以下のチェックリストで確認すると漏れが出ません。

チェック項目	要件レベル	複合機本体	クラウド連携
解像度200dpi以上（実務300dpi推奨）	必須	◎	-
カラー256階調以上	必須	◎	-
タイムスタンプ付与	推奨	△（機種依存）	◎（多くのサービスで対応）
訂正・削除履歴の保存	必須	△	◎
検索機能（日付・金額・取引先）	必須	△（フォルダ構造で代替）	◎
バックアップ	推奨	○	◎

複合機単体で完結させない設計

電帳法のスキャナ保存制度を厳密に運用する場合、訂正・削除履歴の保存や検索機能の確保で、複合機本体だけで全要件を満たすのは難しいのが実情です。多くの会計事務所では、複合機（高解像度スキャン）＋クラウド文書管理サービス（タイムスタンプ・履歴・検索）の組み合わせで運用しています。

顧問先からの「電子取引データ」の扱い

電帳法の改正で、メールやクラウド経由で受領した請求書・領収書（電子取引データ）は紙保存が認められなくなりました。複合機のスキャン保存とは別に、電子取引データの受領フロー（メール添付・クラウド共有）を文書管理サービスでどう統一するかも、導入時に検討してください。複合機選定と文書管理サービス選定はセットで考えるのが現実的です。

大量印刷・スキャンに対応する機種クラス（月3,000枚以上の目安）

会計事務所の規模・運用に応じた機種クラスの目安を整理します。

月間印刷枚数	推奨機種クラス	想定事務所規模	本体リース料金の目安
〜1,000枚	A3対応カラー普及機（中速機）	１〜３名・個人事務所	月額1万円台前半
1,000〜3,000枚	A3対応カラー中位機	3〜10名・中規模	月額1.５〜２.5万円程度
3,000〜6,000枚	A3対応カラー上位機（高速機）	10〜20名・税理士法人	月額2.５〜４万円程度
6,000枚〜	A3対応カラー業務機	20名超・大型法人	月額4万円〜

※ 月額目安は本体リース料金（５〜６年契約）のおおよその水準です。これにカウンター料金（モノクロ1枚１〜２円・カラー1枚10〜15円程度）と保守費が加わるため、実際のトータルコスト（本体リース料金＋カウンター料金＋保守費の合計）は機種・契約内容で変動します。複数社から見積りを取って比較してください。

申告期の負荷を加味した選び方

• 通常期1,500枚／申告期3,000枚 → 中位機ではピーク時にやや厳しい。中位機の上位グレード or 上位機の入口クラスを検討
• 通常期3,000枚／申告期6,000枚 → 上位機（高速機）を前提に。両面同時スキャン（DADF）と大容量給紙の有無で実運用が変わる
• 通常期5,000枚／申告期1万枚 → 業務機クラス。代替機の手配体制まで含めた業者選定を推奨

高速機を選ぶときの追加チェック項目

• 印刷速度のスペック値と実速度の差：A4モノクロのスペック値が毎分60枚でも、両面・カラー混在ではスペック値より遅くなります
• 大容量給紙ユニット：本体給紙だけでは1日に何度も用紙補充が必要になるため、2,500枚〜の大容量給紙オプションを推奨
• DADF原稿台の容量：100枚送り込めるDADFがあると、月次決算時の領収書スキャンが圧倒的に楽

申告シーズンの大量印刷コストを抑える方法

申告期の印刷量増加はトータルコストに直結します。コスト抑制の現実的な選択肢を整理します。

カウンター料金の単価を下げる交渉

カウンター料金（モノクロ・カラーの1枚単価）は、リース料金以上にトータルコストに影響します。複数社から見積りを取り、カラー単価・モノクロ単価の両方を比較する形が現実的です。同じ機種でも、販売業者の交渉余地で単価が変わるケースは少なくありません。

カウンター料金の見方は複合機（コピー機）の見積書の正しい見方と信頼できる販売店の選び方で詳しく解説しています。

カラー／モノクロの使い分け

カラー単価はモノクロ単価の5〜10倍が相場です。申告書・決算書本体はモノクロ印刷でも実務上問題ないケースが多く、カラー印刷は「お客様控え」「説明用カラー資料」に絞る運用に変えるだけで、月数千〜数万円のコスト削減につながることがあります。

カラーとモノクロの中間にあたる「モノカラー」（黒以外を1色だけ使う印刷）の活用法はカウンター料金節約術！カラーでもモノクロでもないモノカラーとは？もご参照ください。

機種スケールアップは「リースの組み換え」で対応

現在の機種では申告期の負荷をさばききれない場合でも、すぐに乗り換えるのは現実的でないケースが多いはずです。業界には「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースする方法）という選択肢があります。組み換え後はリース料金が上がりますが、業務量に合わせて機種をスケールアップできるため、５〜６年契約の途中でも上位機種への入れ替えが可能です。短期契約で毎月の固定費を高く払うのと、長期契約で低コスト運用しつつ必要時に組み換えるのは、戦略の違いとして比較してください。

印刷量を可視化する

月次でカウンターを記録するだけでも、印刷量の季節変動・部門別の傾向が見えてきます。可視化できるとコスト構造の問題点（=どの月のどの種類の印刷が高いか）が特定でき、次回の機種選定や運用変更につなげられます。

業種別シナリオ（個人会計事務所／税理士法人／経理代行）

会計業界の中でも、業務形態によって複合機の要件は変わります。代表的な３パターンを整理します。

個人会計事務所（１〜３名）

• 想定業務：月次顧問・記帳代行・年末調整・所得税確定申告
• 月間印刷枚数：通常期500〜1,500枚／確定申告期1,500〜3,000枚
• 必須要件：A3対応カラー・FAX・300dpi以上スキャン・PDFクラウド保存
• 推奨機種クラス：A3対応カラー普及機〜中位機
• 特に重視すべき視点：申告期の負荷を見越して中位機を検討。両面同時スキャン（DADF）は領収書スキャンで効いてくる

税理士法人（10〜30名）

• 想定業務：法人決算・連結決算・年末調整・申告書類作成・電子帳簿保存
• 月間印刷枚数：通常期2,000〜4,000枚／申告期4,000〜8,000枚
• 必須要件：A3対応カラー上位機・大容量給紙・100枚DADF・電帳法対応スキャン・複数台運用
• 推奨機種クラス：A3対応カラー上位機（高速機）。複数台運用で印刷負荷を分散
• 特に重視すべき視点：申告期に１台が止まると業務が止まるため、駆けつけ対応・代替機の手配体制を業者選定の条件に。複数台運用で稼働を分散する設計も現実的

経理代行サービス会社（5〜15名）

• 想定業務：顧問先からの領収書・請求書・通帳コピーの一括スキャン、月次帳票の発送
• 月間印刷枚数：通常期1,000〜2,500枚（スキャン量は印刷量の２〜３倍）
• 必須要件：両面同時スキャン（DADF）・100枚以上の連続スキャン・クラウド連携・顧問先別フォルダ自動振り分け
• 推奨機種クラス：A3対応カラー中位機〜上位機（スキャン性能重視）
• 特に重視すべき視点：スキャン速度・スキャン処理量が業務効率に直結。クラウド文書管理サービスとの連携設計まで含めた相談を

会計事務所向け複合機リースなら「事務機器ねっと」にご相談ください

会計事務所・税理士法人の複合機選定は、電帳法対応・申告期の負荷・大量スキャン・セキュリティの4軸が絡み合うため、複数メーカーを横断比較できる販売業者に相談するのが現実的です。

事務機器ねっとの特徴

複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）は、SHARP・Canon・FUJIFILM・KYOCERA・OKI・EPSON・KONICA MINOLTAの７メーカーを取り扱う独立系マルチベンダー販売店です。1〜30名規模の小規模〜中規模事業者・新規事業立ち上げの段階から多くご相談をいただいています。

• ７メーカー横断比較：印刷量・申告期負荷・スキャン要件・電帳法対応の組み合わせから複数機種を比較提示
• 見積りの中立性：１機種だけを強く推すのではなく、用途に合わせて中位機・上位機の両方を比較提示
• 東京都内の保守体制：東京都内では区域担当制の自社メンテナンスを敷いており、定期巡回点検・有資格者による対応で機器を継続的に把握（地方エリアはメーカーメンテナンスと連携）

信頼を支える体制

• 創業35年・事務機器ねっと20年目・総販売台数16,000台以上
• ISO/IEC 27001情報セキュリティマネジメントシステム認証（会計業界の情報管理要件と整合）
• 高度管理医療機器等販売／貸与業許可保有
• スマートSMEサポーター制度37号認定（経済産業省登録）
• 帝国データバンク評点63点・連続黒字経営

ご相談から導入までの流れ

1. お問い合わせ（電話・フォーム）
2. ヒアリング（通常期・申告期の月間印刷枚数・スキャン量・電帳法運用方針・予算）
3. 機種候補の比較提示（複数メーカー・複数機種）
4. お見積り（本体リース料金・カウンター料金・保守費を分けて提示）
5. ご検討・契約
6. 設置・初期設定・操作レクチャー（クラウド連携設定支援は別契約）

よくある質問（Q&A）

Q1. 税理士法人の複合機選びで、最も重要な要件は何ですか？

A. 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応した解像度・カラー階調と、申告期に集中する大量印刷に耐える処理速度の２点が最重要です。具体的には200dpi以上（実務上は300dpi以上推奨）のカラースキャン、両面同時スキャン（DADF）対応、A3対応カラー中位機〜高速機、毎分30〜60枚の印刷速度が標準要件になります。クラウド文書管理サービスとの連携設計も含めて検討してください。

Q2. 電子帳簿保存法に対応するために、複合機本体だけで要件を満たせますか？

A. 厳密に運用する場合、複合機本体だけで全要件（解像度・カラー階調・タイムスタンプ・訂正履歴・検索性）を満たすのは難しいのが実情です。多くの会計事務所では、複合機（高解像度スキャン）＋クラウド文書管理サービス（タイムスタンプ・履歴・検索）の組み合わせで運用しています。複合機選定と文書管理サービス選定はセットで検討してください。

Q3. 月3,000枚を超える印刷量の場合、どんな機種が向いていますか？

A. A3対応カラー上位機（高速機）が標準選択になります。具体的には毎分40〜60枚の印刷速度、2,500枚〜の大容量給紙、100枚DADFといった要素を満たす機種クラスです。ピーク期に月6,000枚を超える税理士法人では、複数台運用で印刷負荷を分散する設計も現実的な選択肢になります。

Q4. 申告期に複合機が故障したら業務が止まります。代替機の手配は早いですか？

A. 業者によって対応スピードに差があります。東京都内で区域担当制の自社メンテナンス体制を持つ販売店では、駆けつけ対応・代替機の手配体制が整っているケースが多く、申告期の業務継続性に直結します。契約前に「故障時の駆けつけ目安・代替機の手配条件・申告期の優先対応の有無」を確認してください。地方エリアでは、メーカーメンテナンスと連携する形が一般的です。

Q5. リース契約は何年が適切ですか？短期と長期、どちらが得ですか？

A. ３〜６年の範囲で選ぶのが一般的です。短期契約（3年）は月額が大きく上がり、キャッシュフローを圧迫しやすくなります。長期契約（５〜６年）で月額を抑えつつ、業務量が増えた段階で「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースする方法）で機種をスケールアップする運用が、会計事務所では現実的です。

Q6. メーカーが決まっていません。複合機リースの相見積りは何社から取るべきですか？

A. 独立系マルチベンダー販売店2〜３社に相見積りを依頼するのが現実的です。同じメーカー機種を直販と販売代理店で同時に取ることは原則できないため（直販に依頼すると代理店に見積りが卸されないことが多いため）、複数の販売代理店経由で異なるメーカーを含めて比較する形になります。なお、リース会社はリース契約のみに関わり複合機本体の見積りは出さない点も押さえておいてください。

Q7. クラウド連携の設定サポートは、通常メンテナンス契約に含まれますか？

A. 業者によりますが、通常メンテナンス契約（紙詰まり対応・トナー交換・部品交換・故障対応など）と、クラウド連携・ネットワーク設定支援は、別契約・別料金になっているケースが多くあります。「メンテナンス契約に入っているからクラウド連携の設定もしてもらえる」と思い込まないよう、見積り段階で分けて確認してください。会計ソフト連携や顧問先別フォルダの設定など、運用に深く関わる支援については、別契約として明確化されているかが見極めポイントです。

まとめ：会計業界の複合機選びは「電帳法 × ピーク印刷量 × 保守体制」で判断する

会計事務所・税理士法人の複合機選びは、電子帳簿保存法に対応したスキャン機能・申告期に集中する大量印刷に耐える処理速度・故障時の駆けつけ体制と代替機の手配の3軸で判断すると、判断が安定します。

• 電帳法対応：解像度200dpi以上（実務300dpi推奨）・カラー256階調以上・タイムスタンプ・検索性。複合機本体だけで完結せずクラウド文書管理サービスと組み合わせる
• ピーク印刷量：通常期と申告期の差を見て、年間最大値で機種クラスを判断。月3,000枚以上は上位機（高速機）が標準選択
• 保守体制：駆けつけ対応・代替機の手配体制を業者選定の条件に。申告期の業務継続性に直結する
• クラウド連携：会計ソフト・文書管理サービスとの連携を見据えて選定。設定支援は通常メンテナンスと別契約が一般的
• リース期間：３〜６年。長期契約で月額を抑え、必要時に「リースの組み換え」で機種をスケールアップ

「電子帳簿保存法対応と申告期の大量印刷を両立する機種を、複数メーカーから比較したい」「保守体制も含めて業者を見極めたい」という段階の先生は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）にお気軽にご相談ください。７メーカーの中から、業務内容と運用要件に合う機種を複数パターン比較提示いたします。