行政書士・士業事務所の複合機選び【2026年版】｜A3・FAX・スキャン要件と費用目安

「行政書士の事務所を開業するけれど、複合機はどれを選べばいいのかわからない」
「税理士事務所だが、A3印刷とFAXとスキャンが必要で、何を基準に絞り込めばいいか迷っている」
「１〜３名の小規模事務所で、複合機にいくら掛けるのが妥当なのか目安を知りたい」

――こうした悩みを抱える士業の先生方は多いのではないでしょうか。行政書士・税理士・社労士などの士業事務所では、申請書類のA3印刷、官公署とのFAX送受信、契約書・添付資料のスキャンが日常業務になるため、複合機の機能要件は事務作業中心のオフィスとは少し異なります。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、士業事務所に必要な複合機の4機能・月間印刷枚数別の機種目安・電子帳簿保存法に対応したスキャン設定・業種別シナリオ・よくある質問までをまとめて解説します。これから開業する先生・既存機種の入れ替えを検討している先生、どちらにも参考にしていただける内容です。

結論から言うと、行政書士・税理士・社労士事務所の複合機は「A3印刷・FAX・300dpi以上のスキャン・PDF保存」の4機能を満たした機種が必須要件で、月間印刷枚数500〜1,000枚程度の小規模事務所であれば、本体リース料金は月額1万円台前半に収まるケースが一般的です。 機種選定は「印刷量」「スキャン解像度」「電子帳簿保存法への対応」の3軸で絞り込むと判断がぶれません。

用語の整理：複合機リースの相談先と契約構造

機種選定の話に入る前に、複合機リースの取引構造を簡単に整理しておきます。

複合機リースは、販売業者（販売店）・リース会社・ユーザー（士業事務所）の３者で１つの契約が成り立っています。販売業者が機種選定・見積り・設置・メンテナンスを担い、リース会社が複合機を所有して月額リース料金を請求する役割を担います。士業の先生がやり取りする相手は普段は販売業者ですが、月額リース料金の契約相手はリース会社になります。

また、販売業者は大きくメーカー直販（リコー・キヤノン・富士フイルムBI等）と独立系マルチベンダー販売店の２種類に分かれます。１〜３名の士業事務所では、機種が完全に決まっていない段階のことが多いため、複数メーカーを横断比較できる独立系マルチベンダー販売店に相談するのが現実的です。

契約構造の詳細は複合機リース業者の選び方｜メーカー直販と独立系マルチベンダーの違いを徹底比較で解説しているため、本記事では士業事務所の機種選定にフォーカスして進めます。

行政書士・士業事務所の複合機に必要な４つの機能

士業事務所が複合機に求める要件は、一般的なオフィスとは少し異なります。書類業務が中心になるため、以下の4機能を満たしているかを最初に確認してください。

A3印刷（カラー対応が望ましい）

行政書士・税理士・社労士のいずれの業務でも、A3サイズの帳票・申請書・図面・地番図・建物図面などを扱う場面が頻繁に発生します。A4のみの機種を選ぶと、A3が必要になった場面で都度コンビニや印刷会社を利用することになり、業務効率と機密保持の両面でリスクが残ります。

• 必須：A3対応（縦・横の両方向送り）
• 推奨：カラー対応（地図・図面・カラーコピーで使用頻度が高いため）

FAX送受信

士業業務では、官公署・金融機関・取引先とのやり取りでFAXを使用する場面が依然として多く残ります。法務局・税務署・年金事務所への書類送信、顧問先からの書類受取など、メール代替が進んでいない領域です。

• 必須：G3 FAX（一般電話回線対応）
• 推奨：FAXのPDF転送機能（受信FAXをメール／指定フォルダに自動転送）

FAXのPDF転送機能があると、紙の出力を最小限に抑えながら受信内容をクラウド保存できます。電子帳簿保存法への対応とも親和性が高いため、新規導入時はぜひ確認してください。

スキャン（300dpi以上・PDF保存）

契約書・登記簿謄本・添付書類をPDFでクラウド保存・顧客送付するスキャンは、士業事務所の日常業務です。スキャン品質が低いと「文字が潰れる」「印影が判別できない」といった事故につながるため、解像度の確認は必須です。

• 必須：300dpi以上のスキャン解像度
• 推奨：600dpi対応（電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすため）
• 推奨：両面同時スキャン（DADF：両面自動原稿送り装置）

PDF保存・クラウド連携

スキャンしたデータを直接Google Drive・OneDrive・Dropbox・Box等のクラウドストレージに保存できると、紙とデジタルのワークフローが一本化されます。PDF保存だけでも十分実用ですが、クラウド連携を組むと顧問先との共有・バックアップが格段に楽になります。

なお、クラウド連携機能の設定サポートは、通常のメンテナンス契約（紙詰まり対応・トナー交換・部品交換・故障対応など）と別契約・別料金になっているケースが多くあります。導入時に「メンテナンスに含まれている」と思い込まないよう、見積り段階で必ず分けて確認してください。

詳しい機能解説は複合機（コピー機）の見積書の正しい見方と信頼できる販売店の選び方もご参照ください。

月間印刷枚数別の機種目安（〜500枚／500〜1,000枚／1,000枚〜）

士業事務所の機種選定で最も判断軸になるのが「月間印刷枚数」です。事務所規模・業務量によって最適な機種クラスが変わります。

月間印刷枚数	推奨機種クラス	想定事務所規模	本体リース料金の目安
〜500枚	A3対応カラー普及機（中速機）	１〜２名・開業初期	月額1万円前後
500〜1,000枚	A3対応カラー普及機（中速機）	２〜５名	月額1万円台前半
1,000〜3,000枚	A3対応カラー中位機（高速機の入口）	5〜10名	月額1.５〜２.5万円程度
3,000枚〜	A3対応カラー上位機	10名超	月額2.5万円〜

※ 上記の月額目安は、本体リース料金（５〜６年契約）のおおよその水準です。実際の金額は機種・カウンター料金・保守契約の内容により変動するため、必ず複数社から見積りを取って比較してください。

印刷量を見極めるコツ

「自分の事務所の月間印刷枚数がわからない」というケースもあります。その場合は、以下の指標で大まかな目安を立ててください。

• 1名・週5日稼働で、申請書・契約書・チェックリストを毎日数十枚印刷 → 月間300〜500枚目安
• １〜２名・週5日稼働で、A3図面・地番図・帳票も含めて印刷 → 月間500〜1,000枚目安
• ３〜５名・繁忙期あり（決算期の税理士・申請集中期の行政書士） → 月間1,000〜2,000枚目安

繁忙期に印刷量が一時的に倍増するケースは少なくありません。普段の量で機種を選ぶと繁忙期に詰まるため、年間の最大値で見積もるか、業者に「繁忙期と通常期の差」を伝えて相談するのがおすすめです。

中速機と高速機の使い分け

中速機（毎分20〜30枚程度）と高速機（毎分40〜60枚以上）では、本体リース料金が月額数千円〜1万円程度変わります。1日の印刷量が400枚を超えるような事務所では、中速機だとピーク時に印刷待ちが発生するため、業務効率を考えると高速機の検討価値が出てきます。逆に、1日100枚程度であれば中速機で十分です。

リースと購入、士業事務所にはどちらが向いているか

複合機の導入方法には「リース」「現金一括購入」「レンタル」の３つの選択肢があります。士業事務所の場合、リースが選ばれるケースが圧倒的に多いのが実態です。

リースが選ばれる理由

• 初期費用を抑えられる：A3対応カラー機の本体価格は60万〜200万円超。一括購入の負担を毎月数千〜数万円のリース料金に分散できる
• 経費処理が楽：月額リース料金は全額損金算入できるため、決算処理がシンプルになる
• 保守契約とセットで管理できる：リース料金とは別建てになるが、契約窓口を１社に集約できる

購入・レンタルが向くケース

• ３〜６ヶ月など短期利用が確定している：レンタルが向きます
• 税務上の理由で資産計上したい：購入を選ぶケースもあります
• 1年以内に事務所形態が大きく変わる予定がある：リースより短期解約しやすいレンタルが安心

リースとレンタルの違いはコピー機はリースとレンタル、どちらが得なのか比較してみた！で詳しく解説しています。

リース契約期間の考え方

リースは３〜６年の長期契約が一般的です。短期契約（3年）にすると月額が大きく上がり、立ち上げ間もない士業事務所のキャッシュフローを圧迫しやすくなります。長期契約（５〜６年）で月額を抑えつつ、業務量が拡大したタイミングで「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースする方法）で機種をスケールアップするのが、業界の現実的な選択肢です。短期契約で毎月の固定費を高く払うか、長期契約で低コスト運用しつつ必要時に組み換えるかは、事業計画と毎月の負担可能額の両面から判断してください。

電子帳簿保存法に対応したスキャン設定の注意点

税理士事務所・会計事務所だけでなく、契約書を扱う行政書士・社労士事務所でも、電子帳簿保存法（電帳法）への対応が実務に影響しています。複合機のスキャン機能を使って書類を電子保存する場合、いくつか確認しておくべきポイントがあります。

スキャナ保存の解像度要件

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度では、原則としてカラー256階調以上・解像度200dpi以上が要件とされています。実務上は300dpi以上のカラースキャンで運用するのが一般的で、契約書の印影・細かい数字を判別する観点からも余裕を持った解像度を確保するのが安心です。

タイムスタンプ付与の検討

スキャナ保存制度を厳密に運用する場合、タイムスタンプの付与が要件になるケースがあります。複合機本体にタイムスタンプ機能が搭載されているか、外部の文書管理サービスと連携できるかは、見積り時に確認してください。複合機単体で対応していなくても、クラウド連携先のサービスでカバーできるケースも多くあります。

検索機能の確保

電子帳簿保存法のスキャナ保存では、保存した電子データを「日付」「金額」「取引先」などで検索できる状態にしておく必要があります。複合機側のスキャン保存先のフォルダ構造・ファイル名の規則を導入時に決めておくと、運用後の検索性が大きく変わります。複合機の検索フォルダ機能と、クラウドストレージのファイル管理機能を組み合わせるのが一般的な運用です。

業種別シナリオ（行政書士／税理士／社労士）

士業の中でも、業務内容によって複合機に求める要件が少しずつ異なります。代表的な3業種について、典型的な事務所規模と推奨スペックを整理します。

行政書士事務所（１〜３名・開業初期）

• 想定業務：許認可申請・契約書作成・帳票出力（建設業許可・宅建業免許・古物商許可など）
• 月間印刷枚数の目安：300〜800枚
• 必須要件：A3対応カラー・FAX・300dpiスキャン・PDFクラウド保存
• 推奨機種クラス：A3対応カラー普及機（中速機）
• 特に重視すべき視点：地番図・建物図面などA3カラー印刷の頻度が高いため、A3カラーの印刷品質と用紙搬送の安定性は妥協しない

税理士事務所（2〜10名・通常期と決算期で印刷量に差）

• 想定業務：申告書類・決算書・元帳・領収書スキャン・電子帳簿保存
• 月間印刷枚数の目安：通常期1,000〜2,000枚／繁忙期2,000〜4,000枚
• 必須要件：A3対応カラー・大容量給紙・両面同時スキャン（DADF）・電子帳簿保存法対応のスキャン解像度
• 推奨機種クラス：A3対応カラー中位機〜高速機
• 特に重視すべき視点：決算期に印刷量が倍増する前提で機種を選ぶ。中速機だとピーク時に詰まるため、両面同時スキャン対応のDADFは必須

社労士事務所（１〜５名・年金事務所・労基署とのやり取り多）

• 想定業務：労働社会保険手続書類・就業規則作成・給与計算結果の出力
• 月間印刷枚数の目安：500〜1,500枚
• 必須要件：A3対応・FAX（年金事務所への書類送信あり）・300dpiスキャン・連絡先（電話帳）の管理機能
• 推奨機種クラス：A3対応カラー普及機〜中位機
• 特に重視すべき視点：FAX送信先の電話帳管理が日常業務の効率に直結。複合機本体のアドレス帳機能・グループ送信機能が使いやすいかを確認

士業事務所の複合機リースなら「事務機器ねっと」にご相談ください

士業事務所の複合機選定では、A3対応・FAX・スキャン・電子帳簿保存法対応の組み合わせで機種が絞り込まれます。とはいえ、メーカーや機種ごとに細かなスペック差があるため、複数メーカーを横断比較できる販売業者に相談するのが現実的です。

事務機器ねっとの特徴

複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）は、SHARP・Canon・FUJIFILM・KYOCERA・OKI・EPSON・KONICA MINOLTAの７メーカーを取り扱う独立系マルチベンダー販売店です。1〜30名規模の小規模事業者・新規事業立ち上げの段階から多くご相談をいただいています。

• ７メーカー横断比較：メーカー指定がない事務所には、印刷量・スキャン頻度・予算からマッチする機種を複数パターンご提示
• 見積りの中立性：１機種だけを強く推す商談ではなく、用途に合わせて中位機・上位機の両方を比較提示
• 東京都内の保守体制：東京都内では区域担当制の自社メンテナンスを敷いており、定期巡回点検・有資格者による対応で機器を継続的に把握（地方エリアはメーカーメンテナンスと連携）

信頼を支える体制

• 創業35年・事務機器ねっと20年目・総販売台数16,000台以上
• ISO/IEC 27001情報セキュリティマネジメントシステム認証
• 高度管理医療機器等販売／貸与業許可保有
• スマートSMEサポーター制度37号認定（経済産業省登録）
• 帝国データバンク評点63点・連続黒字経営

ご相談から導入までの流れ

1. お問い合わせ（電話・フォーム）
2. ヒアリング（月間印刷枚数・必要機能・予算・FAX頻度・スキャン要件）
3. 機種候補の比較提示（複数メーカー・複数機種）
4. お見積り
5. ご検討・契約
6. 設置・初期設定・操作レクチャー

士業事務所のお仕事は、申請期限・決算期限など「止められない」ものが大半です。複合機が故障したときの駆けつけ体制・代替機の手配体制も含めて、開業前・入れ替え検討の段階からお気軽にご相談ください。

よくある質問（Q&A）

Q1. 行政書士事務所の複合機は、どんな機能が最低限必要ですか？

A. A3印刷・FAX・300dpi以上のスキャン・PDF保存の4機能が最低限の必須要件です。許認可申請の帳票出力でA3を使う場面が多く、官公署とのやり取りでFAXが現役で稼働している士業領域では、A4専用機・FAXなし機種では業務に支障が出やすくなります。カラー対応は必須ではありませんが、地番図・建物図面・カラーコピーの頻度を考えるとカラー機が選ばれるケースが多いです。

Q2. １〜３名の小規模事務所で、複合機のリース料金はいくらが妥当ですか？

A. A3対応カラー普及機（中速機）であれば、本体リース料金で月額1万円前後〜1万円台前半が目安です。これに加えてカウンター料金（モノクロ1枚あたり１〜２円・カラー1枚あたり10〜15円程度）と保守契約料が発生するため、月間500〜1,000枚程度の印刷量であれば、トータルで月額1.５〜２.5万円前後の運用イメージになります。具体的な金額は機種・契約内容で変動するため、複数社から見積りを取って比較してください。

Q3. リース契約は何年が適切ですか？短期と長期、どちらが得ですか？

A. ３〜６年の範囲で選ぶのが一般的です。短期契約（3年）は月額が大きく上がり、開業初期のキャッシュフローを圧迫しやすいため、新規開業の段階でも安易な短期契約はおすすめしません。長期契約（５〜６年）で月額を抑えつつ、業務量が増えた段階で「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースする方法）で機種をスケールアップする運用が、士業事務所では現実的です。

Q4. 電子帳簿保存法に対応するために、特別なスキャン設定は必要ですか？

A. スキャナ保存制度を厳密に運用する場合は、解像度200dpi以上（実務上は300dpi以上推奨）・カラー256階調以上のスキャン設定と、タイムスタンプ付与・検索性の確保が要件になります。複合機本体だけで全要件を満たせない場合でも、クラウド文書管理サービスとの連携で対応できるケースが多いため、見積り時に「電子帳簿保存法の運用要件をどこまで満たせるか」を販売業者に確認してください。

Q5. メーカー指定がないのですが、どのメーカーの機種を選ぶべきですか？

A. メーカーが決まっていない段階では、独立系マルチベンダー販売店に相談して複数メーカーを横断比較するのが効率的です。同じスペックでもメーカーによって用紙搬送の安定性・スキャン速度・操作パネルの使いやすさが異なります。月間印刷枚数・繁忙期の負荷・必要機能を伝えると、３機種程度の候補を比較提示してもらえます。同じメーカー機種を直販と販売代理店で同時に相見積りを取ることは原則できないため、独立系マルチベンダー販売店2〜３社に依頼するのが現実的です。

Q6. リース期間中に事務所が拡大したら、機種を入れ替えできますか？

A. 業者によって対応が異なりますが、業界には「リースの組み換え」（現契約の残額を次の機器費用に上乗せして再リースし、機種を入れ替える方法）という選択肢があり、対応している販売店では契約途中での機種入れ替えに応じてくれます。組み換え後はリース料金が上がりますが、業務量の拡大に合わせて上位機種にスケールアップできます。契約前に「業務変化時の対応・組み換えの可否」を確認しておくと安心です。

Q7. 中古機の複合機リースはお得ですか？

A. 初期費用は抑えられますが、保守部品の供給期限・故障頻度・カウンター料金の単価で結果的に割高になるケースもあります。士業事務所のように「止まると業務が止まる」業種では、新品機の長期リースで月額を抑える方が結果的に安心です。中古機の検討時の注意点は中古コピー機は"安物買いの銭失い"!? 気をつけたい３つの欠点でも詳しく解説しています。

まとめ：士業事務所の複合機選びは「4機能 × 月間印刷枚数 × 電子帳簿保存法対応」で判断する

行政書士・税理士・社労士などの士業事務所の複合機選びは、A3印刷・FAX・300dpi以上のスキャン・PDF保存の4機能を満たし、月間印刷枚数に対して余裕のある機種クラスを選び、電子帳簿保存法のスキャン要件をどこまで満たせるかを確認する、という3軸で判断すると判断がぶれません。

• 必須4機能：A3印刷／FAX／300dpi以上のスキャン／PDFクラウド保存
• 印刷量別の機種クラス：〜500枚は普及機・500〜1,000枚は普及機〜中位機・1,000枚以上は中位機〜高速機
• リース期間：３〜６年。長期契約で月額を抑え、必要時に「リースの組み換え」で機種をスケールアップ
• 電子帳簿保存法対応：解像度・タイムスタンプ・検索性の3要件をクラウド連携と組み合わせて満たす
• 保守契約：通常メンテナンスとクラウド連携設定支援は別契約が一般的。導入時に分けて確認

「自分の事務所にはどの機種が合うのかわからない」「複数社から見積りを取って比較したい」という段階の先生は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）にお気軽にご相談ください。７メーカーの中から、業務内容と印刷量に合う機種を複数パターン比較提示いたします。