複合機の廃棄・処分方法【リース返却・買取・データ消去の手順】

「リース満了で複合機を返すことになったが、中のデータはどうなるのか気になっている」
「購入した複合機を処分したいが、粗大ごみでは出せないと言われた」
「入れ替えのタイミングで古い機械をどうするか、費用も含めて把握しておきたい」

こうした声を、複合機の入れ替えを控えた企業のご担当者様から伺うことがあります。複合機の処分は、一般的なオフィス備品と違って内部にデータが残るという点と、産業廃棄物として扱われるという点で、手順を知らないまま進めると後で困ることがあります。

結論から言うと、複合機の処分は、①所有形態（リースか購入か）で手順がまったく異なる、②内部ストレージのデータ消去を必ず確認する、③購入品は産業廃棄物として適正処理が必要、の3点を押さえておけば迷いません。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、リース返却と購入品処分それぞれの手順・データ消去の実務・費用の目安・買取という選択肢までを整理します。

まず確認すべきは「所有形態」

処分の手順は、その複合機を誰が所有しているかで分かれます。契約書を確認するところから始めてください。

リース契約の場合

機械の所有者はリース会社です。使用者は借りている立場なので、勝手に処分することはできません。満了時にリース会社へ返却するのが基本の流れです。

レンタル契約の場合

所有者はレンタル会社です。リースと同様、返却になります。

購入した場合

所有者は自社です。自分で処分する必要があり、産業廃棄物としての適正処理が求められます。

再リース中の場合

所有者はリース会社のままです。再リース契約を終了する際に返却します。

リース満了時の返却手順

ステップ1：満了時期の確認と意思表示

リース満了の2〜3ヶ月前に、リース会社から案内が届くのが一般的です。ここで再リース・入れ替え・返却のいずれかを選びます。

意思表示をしないまま満了日を過ぎると、自動的に再リースへ移行する契約もあります。契約書の条項を確認してください。自動更新の扱いは複合機リース契約書の落とし穴でも解説しています。

ステップ2：データ消去の依頼

ここが最も重要な工程です。

複合機は、印刷・コピー・スキャン・FAXしたデータを内部ストレージ（HDDまたはSSD）に一時保存します。返却前にこのデータを消去する必要があります。

依頼先は、リース会社または保守業者です。次の点を確認してください。

• 消去は標準対応か、有償オプションか
• 消去方式（データ上書き／初期化／物理破壊）
• 消去証明書を発行してもらえるか

個人情報や機密情報を扱う事業者は、消去証明書を取得して記録に残すことをおすすめします。

ステップ3：引き取り日の調整

リース会社が手配した業者が引き取りに来ます。搬出経路の確保が必要です。

• 通路の幅と段差
• エレベーターの有無とサイズ
• 引き取り当日の立ち会い者

ステップ4：付属品の返却

本体だけでなく、次のものも返却対象になることがあります。

• 給紙トレイ、フィニッシャー等のオプション機器
• 取扱説明書
• 未使用のトナー（契約による）

契約書に返却対象が記載されています。不足があると追加請求の対象になる場合があります。

返却時にかかる費用

• 搬出・運搬費：リース料に含まれる契約と、別途請求される契約があります
• データ消去費：標準対応か有償かで変わります（有償の場合、数千円〜2万円程度）
• 原状回復費：機械に破損がある場合に請求されることがあります

いずれも契約書の記載を確認してください。

購入した複合機の処分手順

購入品は自社の資産なので、自分で処分先を決めます。

選択肢1：販売業者に引き取ってもらう

新しい機械を導入する業者に、古い機械の引き取りを依頼する方法です。入れ替えとセットで依頼するのが最も手間がかかりません。

引き取り費用は業者によりますが、無償から2万円程度が目安です。データ消去まで対応してもらえるかを確認してください。

選択肢2：産業廃棄物処理業者に依頼する

複合機は産業廃棄物にあたります。一般家庭の粗大ごみとしては出せません。

産業廃棄物収集運搬の許可を持つ業者に依頼し、マニフェスト（産業廃棄物管理票）を受け取ってください。これは適正に処理されたことを証明する書類で、排出事業者に保存義務があります。

選択肢3：買取に出す

年式が新しく状態の良い機械であれば、買取業者が値をつけることがあります。

ただし複合機の中古市場は機種と年式で価格差が大きく、製造から5年を超えると値がつかないことが一般的です。まず査定を取ってみて、値がつかなければ他の方法を検討する形になります。

選択肢4：寄付・譲渡

学校法人やNPOへの譲渡という選択肢もあります。ただし、保守契約を引き継げるかとデータ消去を済ませたかの2点は必ず確認してください。

データ消去は何をすればいいのか

なぜ必要か

複合機の内部ストレージには、直近に処理した文書のデータが残ります。機種によっては、数百〜数千件の文書が蓄積されている場合があります。

契約書、請求書、社員名簿、顧客リスト。これらが第三者の手に渡るリスクを、返却・処分の前に断つ必要があります。

消去の方式

データ上書き
既存データの上に無意味なデータを書き込み、復元できない状態にします。上書き回数が多いほど確実性が上がります。

初期化（フォーマット）
設定を工場出荷状態に戻します。ただし方式によってはデータが復元可能な場合があるため、上書きと併用するのが確実です。

物理破壊
ストレージを物理的に破壊します。最も確実ですが、リース返却では通常選べません（機械はリース会社の資産のため）。

確認しておくこと

• 自社の機種がどの方式に対応しているか
• 消去作業を誰が行うか（自社／保守業者／リース会社）
• 証明書の発行有無

セキュリティ設定の全体像は複合機の情報セキュリティ対策チェックリストで解説しています。

処分費用の目安

状況	費用の目安
リース返却（搬出費が含まれる契約）	0円
リース返却（搬出費が別途）	1〜3万円
データ消去（有償オプションの場合）	数千円〜2万円
購入品の引き取り（入れ替えとセット）	0〜2万円
産業廃棄物処理業者に単独依頼	2〜5万円

いずれも機種の大きさ、階数、搬出経路によって変動します。見積を取って確認してください。

処分前にやっておくとよいこと

アドレス帳・宛先情報の削除
FAXやスキャン送信の宛先が登録されたままになっていないか確認してください。

ユーザーアカウントの削除
認証印刷を使っていた場合、登録した社員情報が残ります。

設定のバックアップ
新しい機械に同じ設定を移したい場合、事前に設定情報を控えておくと移行が楽になります。

カウンターの記録
最終カウンター数を控えておくと、最終請求の確認に使えます。

よくあるご質問

Q. リース満了前に処分したい場合はどうなりますか

A. 中途解約となり、残リース料相当額の違約金が発生するのが一般的です。詳しくは複合機リース契約書の落とし穴で解説しています。

Q. データ消去は自分でできますか

A. 機種によっては操作パネルから初期化できます。ただし確実性を担保するには、業者による消去と証明書の取得を推奨します。

Q. マニフェストは必ず必要ですか

A. 産業廃棄物として処理する場合、排出事業者にはマニフェストの交付と保存の義務があります。処理業者から受け取り、保存してください。

Q. 古い機械を下取りに出せますか

A. 入れ替えの際に下取りを行う業者もあります。年式と状態によりますので、見積時に確認してください。

Q. トナーが残っている場合はどうしますか

A. リース返却の場合、契約により返却対象になることがあります。購入品の場合、未開封のトナーは買取や譲渡の対象になる場合があります。使用済みトナーカートリッジは、メーカーの回収プログラムを利用できることが多くあります。

複合機の入れ替え・処分なら「事務機器ねっと」にご相談ください

複合機の処分は、所有形態の確認・データ消去・適正処理という手順を踏む必要があります。入れ替えと同時に依頼すれば、古い機械の引き取りから新しい機械の設置まで一度に進められます。

複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）は、SHARP・Canon・FUJIFILM・KYOCERA・OKI・EPSON・KONICA MINOLTA・HPの8メーカーを取り扱う独立系マルチベンダー販売店として、入れ替え時の引き取りもあわせてご相談をお受けしています。

お取引にあたっての体制

• ISO/IEC 27001（ISMS）情報セキュリティマネジメントシステム認証を取得・維持
• 創業35年・事務機器ねっと運営20年・8メーカー取扱
• 東京都内では区域担当制の自社メンテナンス体制
• 本体リース料金・カウンター料金・保守費を分けた明細でお見積り

現在お使いの機種・所有形態（リース／購入）・満了時期・設置場所の搬出経路をお伺いした上で、処分方法と費用の見通しをご提示いたします。ご相談はお問い合わせフォームよりご連絡ください。

まとめ

複合機の廃棄・処分は、①まず所有形態（リース／レンタル／購入）を契約書で確認する、②返却・処分の前に内部ストレージのデータ消去を依頼し、可能であれば消去証明書を取得する、③購入品は産業廃棄物として適正処理し、マニフェストを保存する、の3点が基本手順です。

なかでも見落とされやすいのがデータ消去です。返却してしまってからでは手が出せません。満了案内が届いた段階で、消去の方式と費用を確認するところから始めてください。