自動車販売店の複合機選び【注文書・車検証の写し・見積書】

「車検証が小さくなってから、コピーの取り方が店舗ごとにばらばらになった」

「商談中に見積書を出し直すたび、事務所まで印刷物を取りに行っている」

「お客様の免許証の写しが、複合機のトレイに残っていたことがある」

自動車販売店の複合機は、商談で使う見積書やカタログの抜粋から、契約に関わる注文書、お客様からお預かりする書類の写しまで、幅広い紙を扱います。しかも、その多くに個人情報が含まれます。

結論から言うと、自動車販売店の複合機は①お客様の書類の写しを人目に残さないこと、②商談の流れを止めずにすぐ印刷できる場所と速さ、③小さい原稿や厚い紙をきれいに読み取れること、の3点で選びます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、自動車販売店で複合機に求められることと、選ぶときの確認点を整理します。

自動車販売店で扱う紙

商談で使う書類

見積書、支払いのシミュレーション、オプションや装備の一覧などです。商談の途中で条件が変わるたびに出し直すことが多く、1件の商談で何度も印刷します。

写真や色の入った資料をお見せする場面もあり、カラーの仕上がりが商談の印象に影響します。

契約に関わる書類

注文書や契約書、お客様にお渡しする控えなどです。お客様の氏名や住所、支払いの条件が載るため、扱いには注意が必要です。

お客様からお預かりする書類の写し

車検証や運転免許証などの写しを取る場面があります。

車検証は、2023年1月から電子化されました。国土交通省の案内によると、電子車検証はA6サイズ相当の厚紙にICタグを貼ったもので、券面には基礎的な情報だけが記載され、有効期間や所有者の氏名・住所などはICタグに記録されています。

そのため、券面をコピーしただけでは、必要な情報がそろわない場合があります。ICタグの情報は、国土交通省の「車検証閲覧アプリ」で読み取り、すべての車検証情報が載った「自動車検査証記録事項」をPDFで出力できます。運輸支局等の窓口での「自動車検査証記録事項」の配布は、券面の記載に変更のない手続きでは2025年12月末で終わっており、それ以外の手続きでも2027年12月末で終わる予定です。今後はアプリから出力する場面が増えます。この出力を複合機で印刷する流れを、店舗の手順として決めておくと迷いません。

選ぶときに見るところ

お客様の書類を人目に残さない

ショールームに複合機を置く場合、印刷物や写しがお客様の目に触れない配置と仕組みが欠かせません。

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・誰がいつ何を印刷・コピーしたかの記録を残す機能
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能

写しを取ったあと、原本を原稿台に置き忘れるのもよくある失敗です。読み取りが終わったら原本をすぐお返しする手順を決めておいてください。確認項目は複合機セキュリティ完全チェックリストで整理しています。

商談の流れを止めない

商談テーブルから複合機までの距離は、思った以上に効いてきます。見積りを出し直すたびに席を立つと、お客様をお待たせする時間が積み重なります。

・事務所だけでなく、ショールームの近くにも出力できる場所があるか
・タブレットで商談している場合、タブレットから直接印刷できるか
・最初の1枚が出るまでの時間が短いか

タブレットから印刷する場合は、複合機がAirPrint（iPhone・iPad）やMopria（Android）に対応しているかを仕様表で確認してください。詳しくはスマホ・タブレットから複合機で印刷するで解説しています。

小さい原稿と厚い紙の読み取り

電子車検証は厚紙で、サイズも小さくなりました。運転免許証もカードです。こうした原稿は、複数枚をまとめて送る原稿送り装置ではなく、原稿台に置いて読み取るのが確実です。国土交通省も、原稿送り装置で電子車検証をコピーすると、装置の形によってはICタグが大きく折れ曲がって壊れるおそれがあると注意を呼びかけています。

運転免許証のようなカードの表と裏を、1枚の用紙にまとめてコピーする機能を備えた機種もあります。SHARPでは「カードスキャン」という名前で用意されており、KYOCERAにもIDカードの両面を1枚にコピーする「簡単IDカードコピー」を備えた機種があります。よく使う操作は操作パネルに登録しておくと、誰が操作しても同じ仕上がりになります。

カラーの仕上がり

装備やボディカラーの写真が入った資料を印刷するなら、色の出方を確認してください。カタログの数値だけでは分からないため、実際の資料で試し印刷をするのが確実です。カラー機の選び方はカラー複合機のおすすめを目的別に紹介でも整理しています。

店舗の規模別の考え方

1店舗の販売店

事務所に1台を置き、商談と事務を兼ねる形が中心です。ショールームから遠い場合は、置き場所を見直すだけで待ち時間が減ります。

整備工場を併設している店舗

整備の記録や見積書の印刷も加わります。工場側は油分や粉じんへの備えが必要になるため、置き場所を分けて考えてください。詳しくは自動車整備工場の複合機選びをご覧ください。

複数の店舗を持つ会社

店舗ごとに機種が違うと、写しの取り方も手順書も店舗の数だけ必要になります。機種と契約をそろえる考え方は複数拠点の複合機管理ガイドで解説しています。

よくあるご質問

Q. 電子車検証は原稿送り装置で読み取れますか

原稿台に置いて読み取ってください。国土交通省は、原稿送り装置を使うとICタグが折れ曲がって壊れるおそれがあると案内しています。券面のコピー自体は問題ありません。

Q. 車検証の情報をコピー以外で残す方法はありますか

車検証閲覧アプリで、自動車検査証記録事項をPDFで出力できます。紙に出さずにPDFのまま保存するか、印刷して控えにするかは、店舗の書類管理の方針に合わせて決めてください。

Q. ショールームに複合機を置いても大丈夫ですか

置くこと自体は問題ありません。お客様から画面や排紙トレイが見えない向きに置き、認証印刷を使うと、商談の近くでも安心して使えます。

Q. 見積書の印刷はモノクロとカラーのどちらがよいですか

社内の控えはモノクロ、お客様にお渡しする資料はカラーと使い分けると、費用を抑えながら見栄えも保てます。

自動車販売店の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、ショールームの広さや商談の進め方に合わせて機種と置き場所をご提案できます。

店舗の数と、お客様の書類の写しを取る場面をお知らせいただければ、運用の手順も含めてご相談に応じます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

自動車販売店の複合機は、次の3点で選びます。

・お客様からお預かりする書類の写しを、人目に残さない
・商談の流れを止めない場所と速さで印刷できる
・電子車検証やカードのような、小さく厚い原稿をきれいに読み取れる

車検証が電子化されてから、写しの取り方は店舗ごとに差が出やすくなっています。機種を選ぶときに、写しの取り方の手順もあわせて決めておいてください。