旅行代理店の複合機選び【旅程表・取引条件の書面・カラー品質】

「繁忙期の前になると、旅程表と案内の印刷が追いつかない」
「写真の入った案内をカラーで刷ると、思ったより色がくすむ」
「パスポートのコピーを扱うので、情報の管理が気になる」

旅行代理店の複合機は、見積書や旅程表のような事務書類と、写真の入った案内物の両方を扱います。さらに、お客様の個人情報や身分証の写しも日常的に取り扱います。

結論から言うと、旅行代理店の複合機は①写真の入った資料をカラーできれいに刷れること、②繁忙期の印刷量に追いつくこと、③お客様の個人情報を人目に残さないこと、の3点で選びます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、旅行代理店で複合機に求められることと、選ぶときの確認点を整理します。

旅行代理店で扱う紙

お客様に渡す書類

旅行の申し込みでは、取引条件を説明する書面や、契約内容を記した書面をお客様に渡すことが旅行業法で定められています。旅程表、見積書、申込書の控えなど、1件の申し込みで渡す書類は複数枚になります。

書面を電子で交付する方法もありますが、紙で受け取りたいお客様や、店頭で説明しながら渡す場面では紙が中心になります。

写真の入った案内

店頭でのご提案用に、行き先の写真や地図を入れた案内を自社で作る代理店は多くあります。旅行の魅力を伝える資料ですので、色の出方が提案の印象を左右します。

お客様の身分証の写し

海外旅行の手配ではパスポート、国内でも本人確認の書類の写しを取ることがあります。これらは、扱いに特に注意が必要な個人情報です。

選ぶときに見るところ

カラーの品質

写真の入った案内を刷るなら、カラーの品質が最も効いてきます。

・写真の色味が自然に出るか
・厚手の紙や光沢のある紙に対応しているか
・A3で出して店頭に掲示できるか

カタログの数値だけでは色の出方は分かりません。自社で使っている案内のデータを持ち込んで、試し刷りをさせてもらうのが確実です。カラー機の選び方はカラー複合機のおすすめを目的別に紹介でも整理しています。

繁忙期の印刷量

旅行代理店の印刷は、年間を通じて一定ではありません。長期休暇の前や、団体旅行の手配が重なる時期に集中します。

機種を選ぶときは、月の平均ではなく、最も忙しい月の印刷量を基準にしてください。平均で選ぶと、いちばん忙しい時期に印刷の待ち時間が出ます。月間の枚数の数え方は複合機の月間印刷枚数の数え方で解説しています。

カラーの費用を抑える工夫

カラーの印刷は、モノクロに比べて1枚あたりの費用が大きくなります。写真の入った案内はカラーで刷り、社内用の資料や控えはモノクロで刷る、と使い分けるだけで費用は変わります。

黒と1色だけで構成した資料を、カラーより安い単価で刷れる区分を用意しているメーカーもあります。詳しくはカウンター料金節約術。モノカラーとはをご覧ください。

個人情報の扱い

パスポートの写しや申込書をコピーしたまま、排紙トレイに置き忘れることがないよう、次の機能を確認してください。

・本人が操作するまで印刷を始めない機能（認証印刷）
・スキャンしたデータの保存先を限定する機能
・本体に残るデータを消去・暗号化する機能

店頭のお客様から見えない位置に複合機を置くことも大切です。詳しくは複合機のセキュリティチェックリストで整理しています。

店舗の規模別の考え方

1店舗・少人数の代理店

書類の印刷と、店頭の案内づくりを1台で担う形が中心です。A3のカラー機にしておくと、掲示用の案内も社内で作れます。

団体旅行や法人の手配が多い代理店

参加者分の旅程表や案内を一度に刷る場面が多くなります。印刷の速さに加えて、部数ごとに仕分けたりホチキスで留めたりする機能（フィニッシャー）があると、準備の時間が短くなります。詳しくはコピー機で簡単製本！フィニッシャー徹底解説をご覧ください。

複数店舗を持つ代理店

店舗ごとに機種が違うと、案内の色の出方が揃いません。同じ機種に揃えると、本部で作った案内をどの店舗でも同じ仕上がりで刷れます。

よくあるご質問

Q. 案内は印刷会社に頼むのと社内で刷るのと、どちらがよいですか

大量に配布する冊子や、長く使うパンフレットは印刷会社のほうが品質も単価も有利です。お客様ごとに内容を変える提案資料や、少部数ですぐに必要な案内は、社内の複合機で刷るほうが速く対応できます。

Q. 光沢のある紙に印刷できますか

対応している用紙は機種によって異なります。使いたい紙がある場合は、その紙が通るかを試し刷りで確認してください。

Q. パスポートのコピーはどう管理すればよいですか

取得したら必要な手続きに使い、不要になった時点で廃棄するなど、社内で扱いのルールを決めておくことが大切です。複合機の側では、印刷物を置き忘れない仕組みと、本体にデータを残さない設定で支えられます。

Q. 電子で書面を交付すれば、複合機はいらなくなりますか

お客様の同意を得て電子で交付する方法はありますが、紙で受け取りたいお客様も多く、店頭での説明や控えの保管で紙はしばらく残ります。紙の量が減っていく前提で、機種のクラスを考えるとよいでしょう。

旅行代理店の複合機選びでお困りなら「事務機器ねっと」にご相談ください

事務機器ねっとは、複合機・コピー機のマルチベンダー販売店として20年目に入りました。8メーカーを取り扱っているため、カラーの出方を比べながら機種を選べます。

普段お使いの案内のデータと、繁忙期のおおよその印刷量をお知らせいただければ、合う機種をご提案できます。

お取引にあたっての体制

・ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得
・創業35年以上、サイト運営20年、総販売台数16,000台超
・8メーカー取扱いのマルチベンダー販売店

ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

まとめ

旅行代理店の複合機は、次の3点で選びます。

・写真の入った案内を、カラーできれいに刷れる
・繁忙期の印刷量に追いつく
・お客様の個人情報を、人目に残さない

平均的な月ではなく、最も忙しい時期と、最も見せたい案内を基準に選ぶと、導入後に困ることがありません。