保育園・幼稚園の複合機選び【おたより・連絡帳・園児の個人情報】

「毎月のおたよりを全園児分刷るので、月末に印刷が集中する」
「行事の写真を載せた資料を配りたいが、今の機械では色がきれいに出ない」
「園児と保護者の情報が載った書類を扱うので、置き忘れが心配」

こうした声を、保育園・幼稚園・認定こども園の園長先生や事務担当の方から伺うことがあります。園の書類業務は、保護者に配る印刷物が定期的にまとまって発生し、そのすべてに園児の情報が絡む点に特徴があります。

結論から言うと、保育園・幼稚園の複合機選びは、①月末・行事前に集中する印刷を吸収できる処理能力、②写真つき資料をきれいに出せるカラー再現性、③園児・保護者の個人情報を守る設定、の3点を軸に整理するのが実務的です。この3軸を押さえておけば、小規模保育園から複数園を運営する法人まで、体制に合わせて機種を絞り込めます。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、園ならではの印刷業務・おたより制作の実務・個人情報の取り扱い・園内の設置環境までを整理します。

園の印刷業務が持つ3つの特徴

全園児分をまとめて刷る

おたより、献立表、行事のお知らせ、保健だより。園の印刷物は全園児・全保護者に配るものが中心です。

園児60名の園であれば、おたより1種類で60枚。月に5種類配るなら300枚。ここに行事の資料や個別のお知らせが加わります。1枚あたりの部数が読めるぶん、月間の枚数は計算しやすい業種です。

月末と行事前にピークが来る

翌月のおたよりと献立表は月末にまとめて作成します。運動会、発表会、遠足、卒園式。行事の前にも資料が集中します。

平常時の枚数ではなく、月末と行事前のピークを基準に機種を選んでください。

写真を使う印刷物が多い

園の様子を伝えるおたより、行事の記録、卒園アルバムの下版。写真つきの印刷物が他業種より多くなります。

写真の色がくすむと、園の雰囲気が正しく伝わりません。カラー再現性が実用面で効いてくる業種です。

園の複合機で押さえる5つの要件

1. まとめ印刷を止めない処理能力

印刷速度は毎分30枚以上、給紙容量は1,000〜2,000枚以上を目安にしてください。

おたよりを全園児分刷る場面では、1回のジョブで数十枚から数百枚になります。給紙トレイが小さいと、印刷中の紙補給に事務担当者が張り付くことになります。

あわせて、ソート機能（部数ごとの仕分け）があると配布準備が楽になります。クラス別に分ける運用が多い園では、特に効果があります。

2. 写真つき資料のカラー再現

行事の写真、園児の作品の記録、季節の掲示物。A3対応のカラー中位機以上を基準にすると、写真の再現性が安定します。

判断に迷う場合は、実際の園の写真でデモプリントを出してもらうのが確実です。屋外での集合写真、室内での活動風景など、明るさの条件が違う写真で試すと差が分かります。

3. 園児・保護者の個人情報を守る設定

園が扱う情報には、園児の氏名・生年月日・住所に加えて、アレルギー情報、健康状態、家庭状況が含まれます。要配慮個人情報にあたるものも少なくありません。

認証印刷（セキュアプリント）は、事務室と保育室が近い園で有効です。複合機の前で認証するまで出力されないため、置き忘れによる情報漏えいを構造的に防げます。

リース返却時のデータ消去も確認事項です。複合機は印刷・スキャンしたデータを内部に保持します。設定項目の全体像は複合機の情報セキュリティ対策チェックリストで解説しています。

4. 用紙サイズと厚紙対応

おたよりはA4、掲示物はA3、名札や連絡カードは厚紙。園の印刷物はサイズと紙質が多様です。

坪量200g/㎡以上の厚紙に対応していると、名札や行事のプログラムなども自園で作れます。手差しトレイの対応坪量を確認してください。

5. 設置場所と静音性

園は保育室と事務室が近い建物構造が一般的です。

• 静音性：午睡（お昼寝）の時間帯に印刷音が響くと、園児の睡眠を妨げます。静音モードの有無を確認してください
• 設置スペース：事務室が狭い園では、設置面積と搬入経路が制約になります
• 安全性：園児が立ち入る動線上に置かないでください。指を挟む事故を避けるため、扉のロック機能があると安心です

設置寸法の考え方は複合機のおすすめサイズと選定ポイントにまとめています。

印刷される書類ごとの要件

おたより・クラスだより
カラーA4が中心。写真とイラストを使うため、色の再現性が求められます。月に数種類×全園児分。

献立表
モノクロまたはカラーA4。アレルギー対応の表記が入るため、判読性が重要です。

連絡帳の様式・出席簿
モノクロA4。定型様式を年度初めにまとめて印刷します。

行事のプログラム・招待状
カラーA4またはA3。厚紙を使う場合があります。

園内掲示物
カラーA3。季節の飾り、お知らせ、避難経路図。

保護者向けアンケート・書類
モノクロA4。回収後にスキャンして保管する園もあります。

園の規模別、機種の目安

小規模保育園（園児20〜40名）

月間印刷は1,500〜3,000枚程度。A3対応のカラー普及機で足ります。写真のカラー品質を優先して選んでください。月額1.2〜1.8万円台が目安です。

中規模園（園児40〜100名）

月間3,000〜6,000枚、月末ピークで8,000枚に達することも。A3対応・毎分30枚以上・給紙1,500枚以上・ソート機能を基準にしてください。月額1.5〜2.5万円台が目安です。

大規模園・複数園を運営する法人

各園に中位機を配置し、法人本部で一括契約すると単価交渉がしやすくなります。セキュリティ設定を全園で統一できる点も利点です。複数拠点の契約の考え方は複数拠点の複合機管理ガイドを参考にしてください。

コストの見方

園の複合機コストは、月額リース料とカウンター料金の合計で見ます。

園はおたよりを中心にカラー比率が高くなる業種です。月3,000枚のうちカラーが1,500枚を占める園も珍しくありません。

月3,000枚（うちカラー1,500枚）で試算すると、モノクロ1,500枚×1.5円＋カラー1,500枚×15円＝月24,750円程度がカウンター料金の目安になります。カラー単価の差が月額に大きく効くため、見積時にカラー単価を必ず確認してください。

カラーを抑える運用として、写真を使う号だけカラー、それ以外はモノクロという使い分けをしている園もあります。料金の内訳は複合機リース料金を構成する5つのコスト項目で整理しています。

月末に止めないための保守体制

園で複合機が止まると、月末のおたより配布が遅れます。保護者への連絡手段が限られる園ほど、影響が大きくなります。

契約前に確認しておきたいのは次の3点です。

• 駆けつけ時間：何時間以内に来られるか
• 代替機の手配：修理が長引く場合に代替機が出るか
• 訪問時間の調整：午睡時間や行事の日を避けてもらえるか

3つ目は園で特に重要です。作業音が保育に影響するため、訪問時間の相談に応じてもらえるかを確認してください。業者ごとの差は複合機の故障対応で業者が違うとここまで差が出るで解説しています。

よくあるご質問

Q. おたよりの写真がきれいに出るか、事前に確認できますか

A. できます。実際に使う予定の写真データを業者に渡し、デモプリントを出してもらってください。屋外と室内、明るさの違う写真で試すと機種の差が分かります。

Q. 午睡の時間に印刷音が響きませんか

A. 設置場所と機種によります。保育室から離した場所への設置を推奨します。静音モードを備えた機種もありますので、デモ機で実際の音を確認してください。

Q. 園児が触れないようにできますか

A. 操作パネルのロック機能や、給紙トレイのロックを備えた機種があります。設置場所を事務室内にするのが基本ですが、機能面でも対策できます。

Q. 名札や行事のプログラムに厚紙を使えますか

A. 機種の対応坪量によります。A3カラー中位機以上であれば手差しトレイで200〜300g/㎡程度まで対応する機種が一般的です。使いたい用紙のサンプルで試してもらってください。

Q. 保護者から回収した書類をスキャンして保管できますか

A. 両面自動原稿送り装置つきの機種であれば、まとまった枚数を短時間で取り込めます。園児の個人情報を含むため、保存先のアクセス権限もあわせて設計してください。

保育園・幼稚園の複合機なら「事務機器ねっと」にご相談ください

園の機種選定は、月末のまとめ印刷・写真のカラー品質・園児の個人情報保護・午睡時間の静音性という、施設ならではの要件が重なります。複数メーカーを横断比較できる販売業者に相談し、園児数と園舎の構造に合った機種を提示してもらうのが実務的です。

複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）は、SHARP・Canon・FUJIFILM・KYOCERA・OKI・EPSON・KONICA MINOLTA・HPの8メーカーを取り扱う独立系マルチベンダー販売店として、小規模保育園から複数園を運営される法人まで幅広くご相談をお受けしています。

園のお取引にあたっての体制

• ISO/IEC 27001（ISMS）情報セキュリティマネジメントシステム認証を取得・維持
• 創業35年・事務機器ねっと運営20年・8メーカー取扱
• 東京都内では区域担当制の自社メンテナンス体制
• 本体リース料金・カウンター料金・保守費を分けた明細でお見積り

園児数・クラス数・月間のおたより発行数・カラーとモノクロの比率・設置予定スペースをお伺いした上で、8メーカーの中から用途に合う複数機種を比較してご提示いたします。実際の園の写真でのデモプリントも承ります。ご相談はお問い合わせフォームよりご連絡ください。

まとめ

保育園・幼稚園の複合機選びは、①月末と行事前のまとめ印刷を吸収する処理能力（毎分30枚以上・給紙1,000枚以上・ソート機能）、②写真つきおたよりのカラー再現性、③園児と保護者の個人情報を守る認証印刷とデータ消去、の3点が基本要件になります。

園はカラー比率が高いため、カラー単価が月額を大きく左右します。見積を比べる際は、モノクロとカラーの単価が分けて記載されているかを必ず確認してください。写真の出方は実データでのデモプリントで判断するのが確実です。