【解説】改正 電子帳簿保存法。コピー機で文書管理対策が完結

2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されます。「電子帳簿」とだけ聞くと、なんだか難しそうと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか？　電子帳簿保存法は全ての企業で必ず対応しなければならないため、今のうちに「電子帳簿保存法」について知っておくことと、しっかりと対応するための文書管理方法を考えておくことが重要になります。

電子帳簿保存法とは？

各税法で原則として紙での保存が義務付けられている書類があります。例えば、見積書や契約書、請求書などの取引関係書類です。これらは一定の要件を満たした上で電子データによる保存が可能になりました。このように電子帳簿保存法とは、国税庁が定めた会計帳簿や国税関係書類を電子データとして保存することを認めた法律になります。

 

そして、この電子帳簿保存法は、大きく３区分に分けられます。

そして今回、この上記の３区分を含めた電子帳簿保存法の中の、６つのポイントが改正されます。

上記の改正ポイントのうち、５番以外がスキャナ保存区分の対象になります。

長々と電子帳簿保存法について解説してきましたが、今回はその電子帳簿保存法でも対象となっているスキャナ保存に大きく関係する、複合機メーカー３社の文書管理ソフト（ファイリングソフト）をご紹介したいと思います。ペーパーレスで業務効率を向上させましょう！

文書管理ソフトの大まかな役割

複合機の文書管理ソフトは、契約書や提案書、見積書などを、複合機の中にデータとして整頓し、保存しておくシステムです。文書管理ソフトを活用すると、書類を紙で保管する必要がなくなり、改正ポイントの４つ目であるペーパーレス化に繋がります。また、複合機の中で管理することによって、業務の効率・生産性向上を図り顧客とのやり取りをサポートする役割があります。

メーカー３社の文書管理ソフト紹介

SHARP Sharpdesk

概要

Sharpdeskは、小規模グループの情報共有と協働をサポート。スキャナで読み込んだ紙文書やパソコンで作成したデジタル文書と画像ファイルなどを、シームレスに扱うための統合型文書管理ソフトウェアです。

 

富士フイルムビジネスイノベーション DocuWorks

概要

文書のスキャン時に複合機の操作パネルで画面をタッチすることで、属性を付与して自動的に仕分けを保存します。文書管理の操作ルールを周知できていなくても画面を見ながら簡単に操作が可能です。

 

Canon Document Navigator

概要

複合機のスキャナーから読み込んだ文書データの保存先を、PCサーバー、クラウドストレージのフォルダー階層一覧を表示してナビゲートします。以前、「複合機もスマホ感覚のアプリ追加で機能拡張。MEAPは痒いところに手が届く使い勝手を向上」の記事でもご紹介いたしました、MEAPアプリケーションの一つです。

比較表

	SHARP Sharpdesk	富士フイルムBI DocuWorks	Canon Document Navigator
文書を一元管理	できる 紙文書を電子化して他の電子ファイルと統合管理。	できる スキャンデータや電子文書をまとめて管理ができます。	できる 契約書・提案書などのフォルダー分けが可能。
文書の編集と加工	できる オリジナルのスタンプを作成して書類に貼り付けて使用可能。	できる 付箋、スタンプ、マーカーなど、文字や図形を書き込めます。	できない
保存状態の変更	できる スキャン画像をPDFやOfficeファイル（.docx/.xlsx/.pptx）で保存が可能。	統合できる スキャンで取り込んだ文書やアプリケーションで作成した文書をDocuWorks文書にすることが可能。	できる（オプション） メディアドライブ社製アプリと連携するとフォーム付きPDF やOfficeデータに変換できます。
提供形態	パッケージソフト	パッケージソフト	パッケージソフト
対象従業員規模	全ての規模に対応	全ての規模に対応	全ての規模に対応
参考価格補足	ライセンス数によって異なる	ライセンス数によって異なる	ライセンス数によって異なる

電子帳簿保存法という少し難しい内容から、メーカー３社の文書管理ソフトをご紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか？　電子帳簿保存法が改正され、煩わしかった手続きなどが大幅に緩和されています。改正前の2019年度末の時点ではスキャナ保存の申請承認件数が、法人が3,470社、個人が492人しかいませんでした。しかし今回の法改正により適用される事業者が増えているようです。

 

あなたも電子保存を開始してペーパーレスでセキュリティが安心な業務を目指しましょう。電子帳簿保存法の詳細および文書管理ソフトの導入についてのご不明点やご相談などございましたら、事務機器ねっとまでお気軽にお問い合わせください。

 

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