本記事では、複合機・プリンター・コピー機の違いやそれぞれのメリット・デメリット、おすすめの導入シーンやよくある質問まで、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく解説します。

コピー機･プリンター･複合機の違い

「コピー（copy）」は「写し、複写をすること」という意味です。昔は「複写機」とも呼ばれていました。一般的なコピー機では、ガラス面（スキャナー）に原稿を置いてスイッチを押すと原稿と同じ内容の物が印刷されます。つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機と言います。

 

「プリンター」は通常、パソコンに接続して使います。パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送し、紙に印刷する事務機器が「プリンター」です。つまり、プリンターは主にパソコンやタブレット、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷するものです。構造がシンプルなため印刷速度が速く、印刷が込み合う時間帯の待ち時間が減り、業務効率を上げることができます。プリンターには印刷する機能しか搭載されていないため、複合機に比べ低価格です。 スキャナーやファックスを使わない方にとっては、導入時の費用を抑えることができます。 また、一般的に軽く、お手入れが容易である点もメリットとして挙げられます。

 

複合機（デジタル複合機）は、コピー機とプリンター双方の機能をあわせ持ち、さらに業務で使用するにあたって便利な機能がついた事務機器です。一般的にはコピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能の４役をこなせる機器が複合機として認識されています。それぞれを別に購入しなくてもよいため、オフィスのスペースを有効活用することができます。複合機の機能はオフィスのニーズに対応し近年ますます多岐にわたっています。スキャンした画像から文字を認識し、ドキュメントデータに変換できる機種も登場しています。複合機とコピー機の外見は似ていますが、オフィスではコピー機以上にさまざまな場面で活用できる優秀な機器です。定義上は明確な違いがあるコピー機・プリンター・複合機ですが、一般的な区別はあいまいです。複合機を指して「コピー機」という名称が用いられることも多いです。現在は純粋なコピー機は流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えて良いでしょう。

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コピー機のメリット・デメリット

コピー機は、紙の原稿を複写することに特化したシンプルな機器です。印刷専用のプリンターや多機能を備えた複合機とは異なり、必要最小限の機能に絞られている分、コストや操作性に特徴があります。

ここでは、コピー機を導入する際に知っておきたいメリットとデメリットを整理します。

コピー機のメリット

コピー機の大きな魅力は、ランニングコストが低い点です。印刷やスキャンなどの多機能を備えていないシンプルな構造であるため、消耗品や電力の使用量を抑えられ、長期的に見ても経済的に利用できます。大量に複写を行う業務環境では特にコストパフォーマンスが高く、費用を意識した運用に貢献します。

さらに、コピー機は本体価格が安い点もメリットです。複合機や高性能プリンターと比較すると導入コストが抑えられます。

コピー機のデメリット

一方で、コピー機は単機能であるがゆえの制約もあります。操作が簡単で故障が少ない点は強みですが、複合機のようにコピー・スキャン・FAXをまとめて行うことはできません。

コピー以外の機能が必要な場合は、別途プリンターやスキャナーを準備する必要があり、結果的に機器が増えて管理の手間がかかることもあります。

プリンターのメリット・デメリット

プリンターは、その名の通り「印刷」に特化した機器です。複合機と比べて機能はシンプルですが、コストの低さや設置のしやすさといった独自の利点があります。

一方で、印刷以外の機能が必要な場合には別の機器を準備する必要があり、利用環境によって向き不向きがはっきりする点も特徴です。ここでは、プリンターのメリットとデメリットを解説します。

プリンターのメリット

プリンターは複合機に比べて本体がコンパクトかつ軽量であることが大きな特徴です。さらに、プリンターは本体価格が安価で、導入コストを抑えられる点も魅力です。

印刷機能に特化しているため構造がシンプルで、複雑な機能が不要な環境ではコストパフォーマンスの高い選択肢となります。シンプルながらも効率的に運用できるのが、プリンターの強みといえるでしょう。

プリンターのデメリット

プリンターは、印刷機能に特化しているため、コピーやスキャン、FAXなど他の機能が必要な場合は別途機器を用意する必要があります。

また、低価格で購入できる反面、定期的なメンテナンスがないことも多いため故障の際にはメーカー修理に手間や買い替えが必要になる点には注意が必要です。必要な機能や予算を踏まえ、複数の機器を組み合わせるのか、複合機1台でまかなうのかを比較検討するとよいでしょう。

複合機のメリット・デメリット

複合機はコピー、プリント、スキャン、FAXといった複数の機能を一台にまとめた機器です。オフィスにおいては、業務効率を大きく改善できるため、利便性やセキュリティ機能の高さから多くの企業で選ばれている頼もしい存在です。

しかし、多機能ゆえのコストや設置スペースなど、注意すべき点もあります。ここでは、複合機のメリットとデメリットを整理して解説します。

複合機のメリット

複合機の最大の特徴は、多機能を1台に集約できる点です。コピー・プリント・スキャン・FAXといった業務に必要な機能を網羅しており、従来なら複数台の機器を導入しなければならなかった作業も、複合機だけで対応できます。そのため、機器ごとの管理やメンテナンスの手間を減らせるのも大きなメリットです。

また、近年の複合機はセキュリティ面も充実しています。ユーザー認証や暗号化機能を搭載している機種も多く、印刷データやスキャンした情報を安全に扱うことが可能です。情報漏洩リスクを抑えられるため、顧客情報や機密データを扱う企業にとって安心できる点も魅力といえます。

複合機のデメリット

複合機は、さまざまな機能を一台に集約しているため、トラブルが発生するとすべての機能が停止するリスクがあります。また、費用が高額であるため、全機能を有効活用できない場合は割高になる可能性があり、注意が必要です。

費用だけでなく、ランニングコストが高いこともデメリットとなるでしょう。業務用の新品は高額ですが、中古やリースを活用すればコストを抑えられます。ただし、中古購入だとメンテナンスなどのサポートを受けられないため、総合的に見て判断することが重要となります。

コピー機･プリンター･複合機のそれぞれ導入が適しているシーン

コピー機・プリンター・複合機は、それぞれ特徴や強みが異なるため、利用環境や業務内容によって最適な選択肢は変わります。単機能でシンプルなものから、多機能で効率化を支えるものまで幅広く存在するため、導入前に自社のニーズを整理することが重要です。

ここでは、それぞれの機器がどのようなシーンに適しているのかを紹介します。

コピー機の導入が適しているシーン

コピー機はコンパクトでシンプルな構造のため、設置スペースをほとんど必要としません。オフィスのスペースが限られている場合や、一時的にレイアウトを変えながら運用したい場合にも対応しやすく、柔軟に導入できます。小規模なオフィスや店舗の一角に置くのにも適しています。

また、紙の原稿をそのまま複写する作業が中心となる環境では、コピー機の導入がおすすめです。多機能を持つ複合機ほどの設備は必要ないが、確実に複写が行えれば十分というケースに向いています。

機能よりもシンプルさや効率性を重視する職場では、コピー機を導入することで無駄のない運用が実現できます。

プリンターの導入が適しているシーン

プリンターは、電気代を節約したい場合に特に適しています。省エネ性能に優れているため、日常的に利用しても電気料金を抑えられ、長期的に見ても経済的な効果を期待できます。環境負荷を減らしつつコスト削減を図りたい企業にとって心強い存在です。

また、印刷だけで業務をまかなえるオフィスに最適です。スキャンやコピー、FAXといった多機能が必要ない場合、プリンターを導入することで無駄を省き、シンプルに業務を進められます。小規模なオフィスや応接室、個人の作業スペースなど、限られた環境で機動的に利用できます。

複合機の導入が適しているシーン

複合機はオフィススペースに余裕があり、複数部門で1台を共有して利用する環境に適しています。部署ごとに個別の機器を導入する必要がなくなるため、スペースを効率的に使えるほか、導入・運用コストの抑制にもつながるでしょう。

さらに、機能を一元化することで業務効率を大きく向上させられます。印刷からスキャン、FAX送信までをシームレスに行えるため、紙とデジタルの両方を扱うワークフローをスムーズに進められるようになります。ペーパーレス化やデジタル化を推進するオフィスにおいても、複合機は有効な選択肢といえるでしょう。

 

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家庭用と業務用の違い

家庭用の小さなプリンターは多くの場合がインクジェット式で、業務用はトナー(インク)を使用するレーザープリント式が一般的です。例えば写真をプリントしたい場合、インクジェット式の方が美しく精緻に印刷できます。これは家庭用のプリンターが写真を印刷することを主眼として作られているためです。またカラーコピーもインクジェットの方が、鮮やかな色を表現することができます。ただし、家庭用のインクジェット式プリンターは、水に濡れるとインクが滲む、日光で色あせてしまうといったデメリットがあります。

 

一方、レーザープリント式の業務用複合機は、大量のビジネス文書の効率的なコピーに長けています。スピードが速く、大容量に給紙できたり、表裏プリントも自動ですることができます。コピーサイズも、家庭用はA4までしか印刷できないものが多いですが、業務用はA3サイズまで対応しています。また、いかに効率的に、よりスピーディーに大量印刷ができるかが追求されているので、家庭用とは比べ物にならないくらい頑強な作りになっています。他にもICカード式の本人確認認証システムや、拡大・縮小コピーする際に画面で事前に印刷の仕上がりを確認できるといった機能が追加され、日々便利になってきています。

家庭用はインクジェットなので、写真や画像を印刷する際にはインクも大量に使うことになります。そのためインクの減りが早くなり、そのインクがなくなるごとに都度購入する必要があります。一方、業務用の場合はリース契約をしてしまえば、保守契約にも加入するためトナーの使用量は問われません。どんなに文字の多い文書でも、写真でも同じ料金となります。月に印刷する枚数が少なく、写真や画像をより美しく印刷したい場合は家庭用でも良いかもしれませんが、１ヵ月に500枚を超えるなど大量に印刷をする場合にスピード、堅牢性、セキュリティなども求めるのでしたら、業務用をオススメします。

コピー機・プリンター・複合機に関するよくある質問

コピー機・プリンター・複合機を選ぶ際には、「どの機器を選べばよいのか」「購入とリースのどちらが得か」など、多くの疑問が生じやすいものです。オフィス環境や業務内容によって最適な機器は異なるため、購入前にしっかりと検討することが重要です。

ここでは、実際に導入を検討する企業や個人からよく寄せられる質問を取り上げ、それぞれの判断基準や選び方のポイントを詳しく解説します。

コピー機・プリンター・複合機のうちどの機器を導入すべきか判断する基準は何ですか？

機器を選ぶ際は、まず自社の業務で必要な機能を明確にすることが重要です。例えば、コピー・印刷・スキャン・FAXなど複数の機能をまとめて利用したい場合は複合機、必要な機能は印刷のみである場合にはコピー機やプリンターを検討すると良いでしょう。

また、設置スペースの有無やランニングコスト、日々の管理の手間も判断基準に含めましょう。設置場所が限られている場合や、運用コストをできるだけ抑えたい場合は、小型のプリンターや単機能のコピー機が適している場合があります。

一方で、複数部門での共有や業務効率化を優先する場合は、複合機が向いています。これらの条件を総合的に比較して、最もバランスの良い機器を選ぶことがポイントです。

プリンターと複合機の違いは何ですか？

プリンターはデータを印刷する機能に特化した機器で、複合機と比べると機能はシンプルです。印刷だけを行う場合には低コストで導入でき、省スペースで運用しやすい点が魅力です。

一方、複合機は印刷機能に加えて、コピー・スキャン・FAXなど複数の機能を1台で利用できます。そのため、業務の幅が広いオフィスや、複数部門で機器を共有する必要がある場合に有効です。

機能にこだわりがなく、コストを抑えることを重視する場合にはプリンターを、さまざまな機能を活用することが想定される場合には複合機を選ぶと良いでしょう。

複合機は購入とリース、どちらが良いですか？

複合機の導入方法には、購入とリースの2つがあります。購入の場合は、初期費用が高額になるものの、長期的にはコストを抑えられるケースがあります。
長く使う予定がある場合には購入が向いている場合もあるため、長期的な目線で考えることが必要です。
一方リース契約では、初期費用を低く抑えられ、毎月一定額で利用できるため、キャッシュフローを安定させたい場合に適しています。
どちらが適しているかは、複合機の使用期間や資金状況、オフィス環境などによって異なります。現状と照らし合わせ、総合的に判断することが重要です。

まとめ

本記事では、コピー機・プリンター・複合機の特徴やメリット・デメリット、導入に適したシーン、さらに購入前のよくある質問まで、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに提供しています。

コピー機は単機能でコストや操作性に優れ、紙の複写作業が中心のオフィスに適し、プリンターは印刷機能に特化し、費用やスペースを抑えたい場合に最適な選択肢です。複合機は、コピー・スキャン・FAXを1台に集約でき、業務効率化やセキュリティ向上に役立つため、幅広い業務や複数部門での共有に向いています。

このように、それぞれにメリットがあるため、複合機の選定に関して迷った場合は、機能や設置環境、コストを踏まえて最適な機器を選ぶことが重要です。複合機の選定・導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

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コピー機･複合機･プリンターの選び方