【2026年最新】モノクロコピー機おすすめ3選！メリットや費用、選ぶポイントまで網羅的に解説

コピー機が日常業務に欠かせない存在である一方、コストが高いことに不満を感じている企業は少なくありません。もし、カラー複合機を導入しているのに、白黒でしか印刷していないのであれば、モノクロ専用のコピー機（複合機）の導入を検討してみてはいかがでしょうか。機能を絞ることで、印刷にかかる費用を大きく削減することも可能です。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに、モノクロコピー機のメリットや、利用頻度別のおすすめ機種を紹介します。

カラー複合機が普及する一方で、モノクロコピー機が根強い人気を誇る理由

近年はオフィスにカラー複合機を導入する企業が増えましたが、それでもモノクロコピー機は根強い人気を維持しています。その理由は、社内向けの会議資料や伝票、図面など、実際の業務でカラー印刷を必要としない企業が一定数あるためです。
自社の用途を見直し「カラー印刷機能は不要」と割り切ってモノクロ専用機を導入すれば、カラー対応機種よりも安く導入できるだけでなく、毎月のランニングコストも下げられます。
なお、コピー機には「家庭用」と「業務用」が存在します。業務で日常的に使用するのであれば、サポートの手厚さや使い勝手の面から、業務用を導入するのがおすすめです。

家庭用と業務用の違い

「モノクロだし価格の安い家庭用で十分では？」と思われる方もいるかもしれません。しかし、両者には、印刷スピードはもとより、耐久性やサポート体制で大きな差があります。

	家庭用	業務用（オフィス向け）
本体価格	数万円程度	数十万円～
インク代や補充方法	自社でインクの減り具合を確認し、都度購入・補充する必要がある。	・インク代（トナー代）の別途請求はない ・業者が定期的に補充してくれる （※契約内容による）
サイズ	コンパクトで卓上に置ける	床置き型が主流（卓上型もある）
印刷速度	遅い	早い
耐久性	低い	高い
サポート体制	メーカー保証のみ・持ち込み修理	専門家による訪問修理・定期メンテナンス

家庭用コピー機は本体価格の安さが魅力ですが、大量印刷を想定した設計ではないため、オフィスで使い続けると故障するリスクが高まります。修理に出している間だけでなく「急いでいる時に限ってインクを切らしていて印刷できない」といったトラブルも起こりがちです。また本体価格は安いものの消耗品費用がかさむ懸念もあります。

一方、業務用のコピー機は、頻繁に使用することを前提に設計されています。専門業者による訪問修理やメンテナンスを受けられるため、コピー機のトラブルで業務が長時間滞ってしまうリスクを下げられます。消耗品についてもメンテナンス費用に含まれている場合が多いため気兼ね無く交換が可能です。

毎日一定量の印刷を行うオフィスであれば、最初から業務用を選んだ方がトータルコストを下げられるでしょう。

モノクロのコピー機のメリット2つ

モノクロの専用機は、カラー対応機と比べて以下のような特徴があります。

• 本体価格が安い
• トナー交換の手間が少なく、故障しにくい

「カラー印刷の機能がない分、本体価格が安い」という点はイメージしやすいかもしれません。しかし、カラー機で白黒印刷をすると割高になること、メンテナンスの手間にも差が出ることは、意外と見落とされがちです。それぞれの理由を、わかりやすく解説します。

本体価格が安い

モノクロ機は、カラー複合機と比べて内部構造がシンプルです。カラー対応機では4色分必要なドラムや現像ユニットといった内部部品が、モノクロ専用機では1色分で済むため、製造コストが抑えられ、本体価格も低くなる傾向があります。たとえば、1分間に25枚程度印刷できるスペックのA3複合機の標準価格を比較すると、カラー機が定価150万円～180万円前後であるのに対し、モノクロ機は100万円～130万円程度と、大きな差があります。

リース契約で導入する場合も、ベースとなる本体価格が安価なぶん、毎月のリース料金が低く抑えられます。固定費の削減のためにも、モノクロコピー機を検討してみる価値はあるでしょう。

トナー交換の手間が少なく故障しにくい

カラー機は4色（シアン・マゼンタ・イエロー・ブラック）のトナーを使用するため、それぞれ違うタイミングでトナー切れが起こり、その都度交換作業が発生します。一方、モノクロ機は黒1色のみを使用するため、業務中にトナー切れで作業を中断されるストレスを減らすことができます。毎日使うコピー機だからこそ、こうした小さなストレスが減るメリットは侮れません。

また、モノクロ機はカラー機よりも内部構造がシンプルです。部品点数が少ない分、紙詰まりや部品の摩耗といった機械トラブルが起きにくい点も特徴です。エラーや故障でコピー機を使えない時間が減ることは、オフィス全体の業務効率アップにつながります。

 

自社に合うモノクロコピー機を選ぶポイント

モノクロコピー機を選ぶ際、本体価格の安さだけで決めてしまうと「動作が遅くてイライラする」「あると思っていた機能が搭載されていない」といった後悔につながる可能性があります。自社の業務に最適な1台を見極めるためには、以下の5つのポイントをチェックするようにしましょう。

• 印刷スピード（ppm）
• ファーストコピータイム
• 本体のサイズ
• 業務に必要な機能
• セキュリティ

それぞれ詳しく解説します。

印刷スピード（ppm）

印刷スピードは、1分間に印刷できる枚数（ppm）で表されます。一月あたりの印刷枚数をもとに、おすすめのスペックを以下の表にまとめたので、ぜひ参考にしてください。

月間印刷枚数	おすすめの印刷スピード
2,000枚以下	20～25枚/分
2,000～4,000枚	25～35枚/分
4,000枚以上	35~45枚/分

高速な機種ほど快適に使用でき、業務の滞りを防げます。とはいえ、スペックが上がるほど本体価格も高くなるため、自社の印刷量に合う速度の機種を選び、オーバースペックを防ぐのも大切です。

ファーストコピータイム

ファーストコピータイムとは、スタートボタンを押してから最初の1枚目が排出されるまでの時間のことです。3秒もかからないスピーディーな機種がある一方で、10秒以上かかる機種もあります。

連続して大量印刷する機会が少なく、1〜2枚のコピーを頻繁に行う環境では、先ほど紹介した印刷スピードよりも、ファーストコピータイムが業務効率に影響します。
窓口業務など、お客様をお待たせしながらコピーをとる場面が多い企業は、とくに重視してほしいポイントです。

本体のサイズ

モノクロコピー機は、対応する用紙サイズによって設置タイプが異なります。A3対応機は床置き型が主流で、A4対応機は卓上設置が可能なコンパクトモデルも多く、小規模オフィスや部門単位での利用に適しています。

ただし、コンパクトモデルは給紙容量が少ない傾向があり、印刷枚数が多いオフィスだとこまめな用紙補充が必要になることも。給紙トレーを増設して容量を増やせる機種もありますが、増設後は卓上に置けないサイズになる場合もあるため、導入前に設置スペースとあわせて確認しておくことをおすすめします。

業務に必要な機能

「コピー機」と一口に言っても、実際に市販されている製品のほとんどは、コピー機能に加えてプリントやスキャン、FAXなどの機能を備えた「複合機」です。ただし、これら4つの機能をすべての製品が標準で備えているわけではないため、自社に必要な機能がしっかり搭載されているか確認しましょう。

さらに、複数枚の原稿を自動で読み取る「ADF（自動原稿送り装置）」や、用紙代を節約できる自動両面印刷、外出先から印刷指示ができるクラウド連携やモバイルプリントなど、自社の業務効率を高める機能もチェックしておくとよいでしょう。

セキュリティ

・社内向けの会議資料や伝票、顧客情報を扱うオフィスでは、情報漏えいリスクを防ぐためのセキュリティ機能も欠かせません。代表的なセキュリティ機能として、以下が挙げられます。

パスワード付き印刷（ID認証）	本体パネルで暗証番号を入力するまで印刷を保留し、機密書類の放置や持ち去りを防ぐ
ICカード認証	社員証などで本人確認を行い、印刷の権限を管理・制限する
HDDデータ消去・暗号化	本体に残ったデータの流出や、不正アクセスを防ぐ

マイナンバーや給与情報といった機密性の高い書類を扱う場合は「パスワード付き印刷」や「ICカード認証」があると安心です。ただし、ICカード認証は専用のカードリーダーが必要なため、有料オプションになるケースがあると知っておきましょう。

 

関連記事：【情報社会の常識】複合機のセキュリティ対策とは？情報漏えいを防ぐために知っておくべきポイント

【月間印刷枚数別】プロが選ぶモノクロのコピー機おすすめ3選

数多く流通しているモノクロコピー機のなかから、自社に合う製品を絞り込むのは大変です。そこで、さまざまなオフィスで選ばれている売れ筋の機種を、月間印刷枚数別にピックアップしました。ぜひ参考にしてみてください。

月間500～1,000枚程度なら｜Apeos 2561 (Model-PFS-4T)

 

Apeos 2561 (Model-PFS-4T)は、印刷枚数が少なめの小規模オフィスにおすすめのA3モノクロ複合機です。コンパクトな設計で省スペース設置が可能なうえ、無線LANを標準搭載しているため、配線の手間なく柔軟なレイアウトが実現できます。4段給紙カセットを標準装備しており、用紙の補充頻度を抑えられるのもうれしいポイントです。

モノクロ機でありながらカラースキャンに対応しており、カラー原稿のPDF化もスムーズに行えます。省エネ性能にも優れ、ランニングコストを抑えながら快適に運用できる1台です。

月間2,000～4,000枚程度なら｜BP-30M35

 

BP-30M35は、充実した基本性能とスマートな使いやすさが魅力です。35枚/分の高速印刷とファーストコピータイム4.0秒を実現しており、日常的に一定量の印刷が発生するオフィスでも快適に印刷できます。また、自動両面原稿送り装置を標準搭載しているため、書類の読み取りもスムーズです。

無線LANやクラウド連携、フィニッシャーなどオプションも充実しており、導入後も業務の変化や拡大に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

月間7000枚以上なら｜BP-71M45

 

BP-71M45は、45枚/分の高速印刷に加え、両面同時読取対応で毎分300ページのスキャンも可能なため、印刷量の多いオフィスでも業務をスムーズに回せます。人感センサーを標準搭載しており、近づくだけでスリープから自動復帰するため、待ち時間のストレスもありません。オプションを追加すれば、受信したFAXをクラウドストレージに転送して外出先で確認したり、UTM（統合脅威管理）機能でサイバー攻撃から社内ネットワークを保護したりすることも可能です。

操作に関する疑問をチャット形式で解決できる生成AIサポートも備えており、多くの社員が日常的に使う共有機として安心して運用できます。

 

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【導入前に知っておきたい】モノクロコピー機の導入費用

コピー機の導入を検討する際、購入とリースのどちらにするか迷われる方は少なくありません。自社にあう選択肢を選ぶために、まずコピー機の導入にかかる費用の全体像を把握しておきましょう。

導入や運用にかかる費用は、大きく以下の2つに分けられます。

• 本体を利用するための費用（リース料金または購入費用）
• 日々の印刷やメンテナンスにかかる保守費用（カウンター料金など）

購入かリースかによって、初期費用や月々の支払い額だけでなく、経費の計上方法やメンテナンスの受け方も変わってきます。それでは、購入とリースの違いや保守契約の内容について詳しく見ていきましょう。

コピー機本体の費用について｜初期費用を抑えるならリースがおすすめ

リースと購入のおもな違いについて、以下の表にまとめました。

	リース	購入
初期費用	0円	本体価格 （約30～100万円）
月額費用	（約5,000～20,000円）	0円（ローンの場合は月払いあり） ※別途カウンター料金が発生
会計処理	全額を経費として計上	資産計上し減価償却が必要

リースは初期費用がかからず月々の支払いを経費計上（節税）できる手軽さが魅力で、業務用コピー機の導入方法として広く普及しています。一方、複合機の法定耐用年数である5年以上の長期利用を前提にするなら、購入の方がトータルコストを抑えられます。なお、実際にかかる費用はメーカーや販売店によって異なるため、複数の見積もりを比較するようにしましょう。

 

関連記事：複合機の購入とリースの違いを比較！価格相場やメリット・デメリットも解説

保守サービスの内容について｜カウンター契約とスポット契約

コピー機の導入後は、故障時の修理やメンテナンスに関する契約を別途結ぶのが一般的です。主な契約方法として「カウンター契約」と「スポット契約」の2つがあります。

 

	カウンター契約 （リースでは必須）	スポット契約 （購入時のみ選択可能）
費用が発生するタイミング	毎月継続的に発生する （基本料金＋印刷1枚ごとに規定料金を支払う）	定期的な支出はない （故障・修理の都度実費を負担）
修理・メンテナンス費用	別途負担なし （印刷料金に含まれる）	実費を支払う
トナー代	別途負担なし （印刷料金に含まれる）	別途購入が必要

リースの場合は、印刷1枚あたりの単価を毎月支払う「カウンター契約」を結ぶのが一般的で、毎月の支払いがある一方で、突発的な追加費用は発生しません。

一方、本体を購入した場合はカウンター契約を結ばず、修理の都度費用を支払う「スポット契約」も選択が可能です。印刷ごとの課金がない分、安く見えますが、都度の消耗品購入や、急な故障で高額な修理費がかさみ、かえって高くつくケースもあります。日常的に印刷を行うオフィスであれば、安心して運用できるカウンター契約がおすすめです。

 

関連記事：【わかりやすい】複合機（コピー機）の保守契約とは？種類ごとのメリット・デメリットや選び方を解説

モノクロのコピー機を導入するなら「事務機器ねっと」がおすすめ！

モノクロコピー機の導入をご検討の際は、ぜひ「事務機器ねっと」にご相談ください。

「カラー機からモノクロ機に切り替えたら、毎月どのくらいコストが下がる？」
「自社の印刷枚数や用途に合った機種を、プロの目線で選んでほしい」
「価格が良心的で、導入後のサポートもしっかりしている業者に頼みたい」

弊社では、主要メーカーを幅広く取り扱うマルチベンダーとして、豊富な知見と中立的な立場から最適な機種をご提案しております。導入後のメンテナンスも、全国対応の保守体制を整えておりますので、安心してお任せいただけます。

 

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モノクロのコピー機に関するよくある質問

モノクロコピー機の導入を検討する際に、よくお寄せいただく質問をまとめました。リース契約中の乗り換えや、カラースキャンへの対応など、導入前に気になるポイントをわかりやすく解説します。

リースの契約途中で乗り換えできる？

原則として、リース契約を途中で解約することはできません。ただし、現在契約中のリースの残債（残り回数分の料金）を、新しく導入するコピー機のリース料金に組み込んで一本化し、実質的に「乗り換える」手法はあります。
カラー機からモノクロ機へ変更する場合、残債を上乗せしても月々のトータルコストが下がるケースもあります。まずは現在の契約内容を確認したうえで、シミュレーションしてみることをおすすめします。

モノクロのコピー機でもカラースキャンはできる？

はい、多くの機種で対応しています。スキャンしたデータはカラーのPDFとして保存したり、そのままメールで送信したりすることも可能なため、カラー複合機から入れ替えても困らずに済むでしょう。ただし、機種によってはスキャン機能自体が搭載されていない場合もあるため、導入前に仕様を確認しておくことをおすすめします。

カラー複合機の印刷代を安くするには？

現在利用しているカラー複合機の印刷代を節約するには、パソコンやコピー機の初期設定を「モノクロ（グレースケール）」に固定し、うっかりフルカラーで印刷してしまうミスを防ぐのが基本です。さらに、印刷に使用する色を黒+1色に絞る「モノカラー（2色印刷）」を活用すれば、フルカラー印刷よりもカウンター料金を下げることが可能です。

 

関連記事：カウンター料金節約術！カラーでもモノクロでもないモノカラーとは？

まとめ

モノクロコピー機は、カラー複合機と比べてコストやメンテナンスの手間を抑えやすい選択肢です。社内の印刷は白黒で困らないという企業にとって、モノクロ専用機への切り替えは、固定費削減の効果が出やすい取り組みの1つといえます。

機種選びや乗り換えのご相談は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」へお気軽にどうぞ。お客様の用途や印刷枚数に合った最適な1台を、プロの目線でご提案いたします。

 

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