ピンチ！　手元に資料が無い!?　コンビニのマルチコピー機が救世主に

事務機器ねっとでは、これまでコンビニのマルチコピー機に関していくつか記事を掲載してきました。お誕生日新聞や、ブロマイド印刷だったりと、特別な日に贈れるものや個人の趣味で活用もできるマルチコピー機。今回は、LAWSONやFamily Mart、ポプラグループを中心に全国約30,000店舗のコンビニに設置してあるシャープのマルチコピー機の仕事に活用できるシステムや機能をご紹介いたします。

＜目次＞
・ビジネスに活用できる、ネットワークプリント for Biz
・マルチなサービス３選
・外出先でもコンビニプリント
・テレワークでもコンビニプリント
・プリント料金の細かい業務にも対応
・セキュリティは大丈夫なの？

ビジネスにフル活用できる、ネットワークプリント for Biz

ネットワークプリント for Bizとは、ネットワークプリントサービスを、会社単位・企業単位でご利用可能なシャープが展開しているサービスです。このネットワークプリント for Bizを契約すると、契約数に応じたアカウントを発行し、そのアカウントを使用して対応する全国のコンビニのマルチコピー機で、社内の資料や文書の印刷が可能になります。

マルチなサービス３選

外出先でもコンビニプリント

外出先での突然のアポイントメントの際、紙の資料を持っていない！　でも帰社してプリントする時間はない…という状況は営業の方や、外出が多い業種の方はあるあるかと思います。USBメモリでデータを持ち出したり、コンビニや個人の端末で印刷することを止むを得ず許可している企業も多いでしょう。ネットワークプリント for Bizは、クラウド上にデータを登録できるため、会社で取り扱っている書類や資料を外出先からでも印刷することが可能になります。地方営業で移動距離も長く多くの紙の資料を持ち歩くことが困難な営業の方や、出張先で資料が必要になった方に最適なサービスとなっています。また、ユーザー番号を発行・共有することによって、ユーザー番号を知っている方なら誰でも同じ資料をコンビニで印刷することが可能なのです。営業先、業務先の現場で資料が必要になってしまっても、わざわざ帰社する時間も手間も無くなり、業務効率が上がったというお客様の声もあるようです。

テレワークでもコンビニプリント

新型コロナウイルスが蔓延し、働き方が変化しました。以前は社員全員がオフィスに出社していましたが、営業先へ直行直帰したり、テレワークをしたりと柔軟な働き方になりました。テレワークの場合、一人暮らしだと家にプリンターがない場合がほとんどでしょう。また、自宅のプリンターでは対応できない、A3サイズのプリントをしたい場合や、大量の印刷を頼まれた場合わざわざ用紙を購入することも面倒でしょう。ネットワークプリント for BizはMicrosoft Word、Excel、PowerPoint、PDFの文書ファイルや、JPEG、PNGに対応しているため、会社の資料はほぼ印刷が可能です。また、スマートフォンやタブレットに専用のネットワークプリントアプリをダウンロードすると、いつでもどこからでも印刷ができるようになります。また、あなたがお使いのLINEからでも登録が可能です。最寄りのコンビニで印刷できるのは、テレワーク中の散歩にもなって良いのではないでしょうか。

プリント料金の細かい業務にも対応

営業での外出先や、出張先のコンビニで資料を大量に印刷した場合、カラー印刷だとかなりの料金がかかります。また、出先での細かな印刷をちょこちょこと続けていると意外とプリント料金がチリツモとなっているでしょう。テレワークの場合でも、自宅で印刷する場合、わざわざ会社からコピー用紙を持ってきて印刷するわけではないので、自宅に用紙を保管しておく必要があります。こういった印刷代金や備品の管理はどうすればいいのか悩みますよね。特に経理の方の場合、外勤の多い職場では個々に使用した印刷代金を精算しなければならず、事務作業の負担が増えてしまいます。
ネットワークプリント for Bizは誰がどのくらい印刷したかを把握でき、会社単位で月々まとめて請求することが可能です。管理者が印刷の利用限度金額（月間金額）を設定できるので、印刷に掛かる費用を一定に保ち管理することができます。印刷の上限額に達したIDは利用停止も可能です。ネットワークプリント for Bizを活用することで、マルチコピー機使用のたびに領収書をもらうなどの、細かい手間の掛かる業務も軽減でき、コピー用紙などの備品に関しても面倒な請求が無くなるのです。

セキュリティ面は大丈夫なの？

外出先や自宅から簡単に会社の資料が印刷できてしまうなんて、セキュリティ面で大丈夫なの？　と心配になる方も多いでしょう。しかし、ネットワークプリント for Bizはセキュリティで守られたクラウド上にデータを登録しているため安心です。IDとパスワードで認証を行うため、関係者以外がデータを印刷したり閲覧することはできない仕組みになっています。クラウド上でのデータ保存の期間は管理者がユーザーごとに設定することができ、保存期間を過ぎてしまうとデータは削除されるようになっています。また、マルチコピー機に記録されたデータも印刷直後に消去されるため、安心して印刷することができるのです。

ネットワークプリント for Bizのサービスはいかがでしたでしょうか？
「コンビニで印刷するなんてセキュリティ上危険」と不安がられる方もいらっしゃるかと思います。しかし、物理的なUSBメモリに会社の資料を入れたり、個人のスマホに書類を入れていたりしていることの方が、万一紛失したことによる情報漏洩リスクが高いと言えます。コンビニのマルチコピー機なら、紛失することもデータが流出することもありません。ビジネスにおけるプリンター関連のお悩みを解決してくれるサービスが、ネットワークプリント for Bizになります。そして最近追加された「for Bizスキャン」サービスでは、コンビニのマルチコピー機のスキャナ機能を利用して、手持ちの書類をクラウド上に保存することも可能になりました。マルチに進化していくネットワークプリント for Bizに目が離せません。コンビニでプリントした場合は、プリントした印刷物を受け取って、お釣りの受け取り忘れも無いように気をつけてくださいね！

“事務機器ねっとコラム”監修者　プロフィール
複合機のメンテナンスエンジニアとして業界歴26年以上のキャリアから、フィールドエンジニアグループのマネージャーとして事業部を統括。凡そ4万5,000回以上の複合機メンテナンス実績があり、コピー機やプリンターを隅々まで熟知。お客様が抱えられている課題やお悩みに対して真摯に向き合ってサポートすることがモットー。これまでに培った多くの知見と経験を活かした有益な情報を発信いたしますので、少しでもお役立ていただけると幸いです。[富士フイルム･キヤノン･シャープ･エプソンの複合機メンテナンス許可認定]　» 監修者インタビュー記事

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