複合機をリースで導入したら、『保守契約』の加入が必須です。買取り（購入）された場合も加入を推奨します。トラブルが生じた際の修理や日常的なメンテナンスなどが受けられるサービスのことを言い、家電を購入したときのアフターサービスの保障などと似たようなものです。保守契約を結ぶと専門の技術者がサービスにあたります。

主な保守内容としては、定期的なメンテナンス作業、不具合が生じたときの出張修理対応、トナーがなくなったときの無償交換などがあります。サービスの契約内容によって保守の範囲や料金が変わりますので確認が必要です。

本記事では、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに複合機の保守契約について詳しく解説します。ぜひ、契約内容を検討する際の参考にしてください。

複合機における保守契約とは？

複合機の保守契約とは、安定した稼働を維持するために点検や修理、部品交換などをしてくれるサービスのことです。そのため、保守契約に加入しなかった場合、故障時には修理費用を実費で支払わなくてはいけません。

保守契約への加入は義務ではありませんが、新品リース機では加入が必須とされる場合が多く、中古機では任意とされるケースも見られます。また、契約形態には種類があるため、目的に合った種類を選ぶことが大切です。

ただし、どの種類が最適かは利用頻度や印刷枚数により異なるため、自社の実態を踏まえて選びましょう。

なぜ『保守契約』が必要なのか

複合機には様々な機能が搭載されており、かなり複雑な作りになっています。そのため、専門の知識を持った技術者でないと扱いが難しいところがあります。万が一故障した場合修理を頼むことになりますが、保守契約に加入していないと個別に業者への修理を依頼することになり、部品代などを含め高額な修理代がかかる可能性も大きくあります。高級な部品を取り換える必要がある場合、修理代が10万円以上になってしまったというケースもあります。修理交換などに関する保守契約を結んであれば、こういったトラブルにも無償で対応してもらえますので、急な出費を抑えることができます。

また、トナーの無料交換や、故障時にすぐ対応してもらえるのも大きなメリットです。会社の場所や修理内容、時間によっては後日対応になる可能性もありますが、大抵は即日対応してもらえます。契約内容に技術者による定期メンテナンスも含まれていれば、故障を未然に防ぐことができ、業務に支障が出ることを防ぐことができます。

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『保守契約』の種類

保守契約の種類は契約する機種などによって多少違いがあり、大きく分けて４種類あります。「カウンター保守」「キット（キットトナー）保守」「スポット保守」「年間保守」の４つです。最もポピュラーなのが「カウンター保守」となっており、複合機（コピー機）を導入している８割以上の会社が契約を結んでいるほど一般的な保守契約です。

カウンター保守

モノクロ印刷、カラー印刷それぞれに1枚あたりの単価設定がなされ、複合機に設置されているカウンターでカウントした印刷枚数に応じてカウンター料金というものを毎月支払います。カウンター料金を毎月支払うことで、定期的なメンテナンス作業やトラブル発生時の対応、故障時の部品交換、トナーの無償交換など、保守を受けられます。モノクロ印刷よりもカラー印刷の方が価格は高くなります。

メリット

・故障時やトナー補充などの急な出費を抑えられる
・印刷枚数が多くなればなるほど、維持費としては割安になる
・定期メンテナンスを行うことで、故障時の業務への支障を回避することができる

デメリット

・使用頻度が少ない場合など、印刷枚数によっては割高になる
・一時的に大量に印刷すると思わぬ出費になる
・使用有無にかかわらず毎月の基本料金が発生する場合がある（販売店により異なる）

カウンター料金の落とし穴

少しでも単価を安くすることを意識してしまい、カウンター料金ばかりに目がいってしまいがちです。安いにこしたことはありませんが、料金だけで選ぶと「安いけど修理が遅い」「アフターフォローが全く無い」など、安かろう悪かろうといった契約内容の可能性もありますので注意が必要です。

キット（キットトナー）保守

専用トナーを購入することで、その複合機の保守サービスを受けることができる契約です。修理費が含まれた専用トナーを買うイメージです。そのトナーが無くなるまで、または最大５年間無償の修理やメンテナンスを受けることができます。どの機種にも対応できるわけではなく、仕組み上カラー印刷ができない小型の機体に限られています。１日20枚以上印刷することが無い小規模なオフィス向けと言えます。

メリット

・比較的本体価格が安くなっていること
・トナーが残っている限り最大５年間は保守が無料になる
・使う頻度が少ないほど１ヶ月あたりにかかる相対的なランニングコストが安くなる

デメリット

・トナーは正規代理店で購入したものでしかメンテナンスの対象にならない
・修理内容により追加費用が必要となることもある
・カウンター保守に比べ、１枚あたりで比べると割高になる

スポット保守

基本的に加入できるのは中古コピー機のみで、不具合が発生し、サービスを利用したときにのみ料金を支払う契約です。トラブル発生時に単発で修理の依頼をする形になります。修理費用や消耗品代はメーカー、機種により大きく変わり、サービスごとに個別に料金がかかります。単発で修理を受け付けてくれる業者は少ないので、あまり複合機は使わないが契約を結んでおくことで安心して保持したい企業向けです。

メリット

・修理や部品交換対応はこちらから依頼したときのみ、その都度払い
・機器トラブルが起こらなければ出費を抑えられる
・毎月かかる固定の費用が無い

デメリット

・修理やメンテナンス、部品交換が終わってみないと費用がわからない場合がある
・感光体やトナーなど消耗品を負担しなければならない
・修理が当日中に対応してもらえない場合がある

年間保守

１年間の期間を設けて修理などのサービスを保証する契約です。基本的に、商品購入後１年間は無償の保守サービスが受けられますが、年間の保守料金の中にトナーやパーツなどの消耗品費用は一切含まれていません。契約の対象となるのは修理にかかる技術者の派遣等の修理代のみとなります。販売店独自の設計になっているものが多く、あまり存在していない契約形態です。

メリット

・基本的に１年間の保守（5年まで更新可能）
・修理代はかからない

デメリット

・１度契約が切れると再契約はできない
・感光体やトナーなど消耗品を負担しなければならない

複合機（コピー機）リースの保守契約でチェックするポイント

複合機をリースする際には、料金や機種選びと同じくらい保守契約の内容確認が重要です。なぜなら、契約に含まれる範囲やサービスの質は事業運営に直結するためです。長い目で考えると、コストや業務効率に影響を与えるため、しっかり確認しておきましょう。

ここでは、複合機（コピー機）リースの保守契約でチェックしておきたいポイントを3つ紹介します。

トナーや消耗品が含まれるか

複合機の保守契約では、トナーやドラムなどの消耗品が契約に含まれるかが重要なポイントです。これらが含まれていれば定期的に補充してもらえるため、在庫管理する手間が省けたり、消耗品の購入費用を賄ってくれたりなど、会社にとって多くのメリットを享受できます。

その一方、消耗品が対象外となる契約の場合、自社で在庫管理と調達を行う必要があります。その結果、追加コストや手間がかかるため、注意が必要です。長期利用を前提とする場合、消耗品が含まれるかどうか事前に確認しておきましょう。

出張費・部品代の扱い

契約内容によっては、出張費や部品代が契約に含まれず、故障時に別途費用が発生するケースがあることも覚えておきましょう。技術者の派遣料は対象外とされる契約では、予想外の出費が発生するケースも少なくありません。

さらに、主要部品代が対象外だった場合、予想外の出費が頻発する可能性もあります。そのため、保守契約を検討する際は、どの範囲までが契約料に含まれているかを確認しておきましょう。

対応時間・サービスレベル

複合機は業務で欠かせない機器の1つです。そのため、故障対応のスピードは非常に重要なポイントです。契約によっては「即日対応」のパターンもあれば、「翌営業日対応」になる可能性もあります。

万が一、対応が遅れれば印刷業務が滞り、営業活動や事務処理に支障をきたしかねません。また、サポートの受付時間が平日のみなのか、休日対応もあるのかも契約で差が出る部分であるため、あわせて確認しておきましょう。

自社に最適な保守契約の選び方

複合機の保守契約は、利用状況や業務内容にあわせて選ぶことが重要です。もし、契約内容が自社の印刷量や運用スタイルに合わなければ、コストが無駄になったり、トラブル時に対応が遅れたりする可能性があります。

では、どのような基準で選べば良いのでしょうか。ここでは、自社に最適な保守契約の選び方を2つ紹介します。

自社の印刷量や業務ニーズを正確に把握する

保守契約を選ぶ際、まず自社の印刷量や業務ニーズを正確に把握してください。大量印刷が日常的な企業では、カウンター保守契約のように印刷枚数に応じた料金体系がおすすめです。なぜなら、故障時や消耗品交換時の費用負担を抑えられるためです。

反対に、印刷枚数が少ない場合、キット保守やスポット保守のような必要時のみ対応する契約の方が適しています。キット保守やスポット保守はコスト効率に優れているため、無駄な支出を避けられるでしょう。

このように、自社の印刷量や業務ニーズを整理した上で、契約種類を選ぶことが重要です。

定期的な見直しで契約内容を最適化する

保守契約は一度結んで終わりではなく、定期的に見直すことをおすすめします。一定期間ごとに印刷量の増減や業務内容の変化を確認して契約内容を調整すれば、その状況に適した過不足のないサービスを受けられる可能性が高まります。

仮に、業務拡大に伴い印刷量が増えた場合、キット保守やスポット保守よりもカウンター保守契約にすることで中長期で見た場合の費用を抑えられます。

【業界別】保守契約のポイント

業界ごとに複合機の使用状況や求められるサービスは異なります。それに伴い、保守契約のポイントも変わることを理解しておきましょう。

万が一、自社の業種に合った契約を選ばなかった場合、対応が遅れたり、コストが無駄になったりする可能性があるため注意してください。ここでは、業界別に保守契約のポイントを解説します。

広告業界

広告業界では、チラシやパンフレット、ポスターなど高解像度の印刷物を短期間で大量に出力することが多い業界です。そのため、色校正やデザイン調整も頻繁に行われています。つまり、プリンターや複合機の色調安定性や印刷品質を常に維持することが業務の成否に直結しているのです。

そのため、保守契約では定期的な部品交換や点検、トナーやドラムなど消耗品の安定供給が含まれているか確認しましょう。また、印刷の色ずれや画質低下に迅速に対応できるサービスがあるかも、契約選定のポイントです。

医療機関

医療機関では、患者情報や診療記録など高い機密性が求められる文書を扱います。そのため、複合機の保守契約ではセキュリティ面への配慮が重要なポイントです。さらに、機器が故障すると診療業務や書類作成に大きな支障が出るため、迅速な修理対応や即日出張サービスが含まれている契約内容を選びましょう。

また、安定性を確保するために定期点検が含まれているかも大切です。トナーや部品交換のタイミングを適切に管理することで、緊急時に印刷が止まるリスクを低減できます。

教育機関

教育機関では、学生や教職員による大量印刷が日常的に行われています。複合機の稼働率が非常に高く、消耗品の迅速な補充や耐久性を保つための定期点検が欠かせません。そのため、保守契約においては、トナーやドラムの交換が含まれているか、定期的な機器チェックが実施されるかを確認することが重要です。

また、試験期間などの繁忙期に業務が滞らないよう、対応時間やサービスレベルも大切です。万が一、契約内容が不十分だと、印刷待ちの行列や書類提出の遅延が発生する可能性があるため、教育機関の特性にあっているか必ず確認しておきましょう。

安心・安全なリース契約なら「事務機器ねっと」にお任せ！

複合機やコピー機の導入を検討する際は、リース契約の安全性やアフターサポートの充実度が重要です。複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）では、契約前の機種選定から導入後の保守対応まで、専門知識を持ったスタッフが一貫してサポートいたします。

例えば、消耗品の手配や定期点検、故障時の迅速な修理対応など、保守契約内容も柔軟に提案できるため、自社の使用状況や業務ニーズに最適な契約形態を提供可能です。また、リース契約や保守契約に関する不明点も専門スタッフが丁寧に説明いたします。そのため、初めて複合機を導入する場合でも安心です。

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複合機（コピー機）の保守契約に関するよくある質問

複合機の導入にあたって、保守契約は切っても切り離せない要素です。では、導入においてどのようなことに気をつければ良いのでしょうか。ここでは、保守契約に関してよくある質問とその回答を紹介します。

カウンター保守とキット保守契約はどちらが得ですか？

契約の選択は、自社の印刷量に応じて判断してください。例えば、大量印刷を行う企業では、カウンター保守契約がおすすめです。なぜなら、印刷枚数に応じて費用が設定されるためです。

一方、少量印刷の企業では、キット契約がコスト効率に優れる場合があります。キット保守契約では、必要な時だけ対応してもらえるため、無駄な費用を抑えられるでしょう。

リース契約と保守契約は別物ですか？

リース契約と保守契約は別物です。リース契約は複合機を利用するための契約であるため、機器の所有権はリース会社に残ります。

一方、保守契約は故障対応や部品交換、消耗品補充などを含むサポートサービス契約です。リース契約だけでは故障時の費用は発生するため、保守契約を組み合わせることをおすすめします。

契約期間中に解約できますか？

契約の途中解約は契約内容によって異なります。途中解約には違約金や残存費用の支払いが発生するケースがほとんどであるため注意してください。

まとめ

複合機やコピー機の保守契約は、機器を安定して稼働させるための重要なサービスです。そのため、自社の印刷量や業務ニーズにあわせて、カウンター保守やキット保守など最適な契約を選びましょう。さらに、契約内容は定期的に見直したり、業界ごとの特性を踏まえたりすることもポイントです。

本記事は、複合機・コピー機の専門店「事務機器ねっと」（運営：株式会社庚伸）のノウハウをもとに詳しく提供しています。お困りのことがありましたらお気軽にご相談ください。

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